Elektronische Signatur vs. handschriftlich: Was ist der Unterschied?

Sie sind also Kleinunternehmer oder Website-Manager und sammeln häufig Unterschriften von Kunden, Klienten und Website-Benutzern.

Aber wann sollten Sie eine elektronische Signatur verwenden und wann ist eine handschriftliche besser geeignet? Sind digitale Signaturen rechtlich bindend? Können Sie diese elektronischen Signaturen auf Ihrer Website verwenden? Keine Sorge, wir haben die Antworten!

Lassen Sie uns beide Arten von Signaturen untersuchen und herausfinden, was diese beiden unterscheidet.

Elektronische Signatur vs. handschriftlich: Was ist der Unterschied?

Was ist eine handschriftliche Unterschrift?

Eine handschriftliche Unterschrift ist der Name oder das Zeichen einer Person, das in ihrer Handschrift geschrieben wird und seit Jahrhunderten traditionell zur Beglaubigung von Vereinbarungen, Verträgen und anderen Dokumenten verwendet wird. Der physische Akt des Unterschreibens mit einem Stift oder einem anderen Schreibgerät bewahrt die Unterschrift in permanenter Form.

Die Verwendung handschriftlicher Unterschriften reicht bis in die Antike zurück. Sie wurden für alles verwendet, von königlichen Erlassen bis hin zu persönlichen Briefen. Im Laufe der Zeit wurden sie zu einer universell anerkannten Methode zur Überprüfung von Identität und Absicht.

In vielen Orten sind handschriftliche Unterschriften rechtlich bindend. Sie werden oft für offizielle Dokumente wie Testamente, Verträge und Urkunden benötigt. Ihre Akzeptanz ist weit verbreitet und sie haben eine starke rechtliche Stellung.

Vorteile

Hier sind ein paar Gründe, warum eine handschriftliche Unterschrift die von Ihnen gewünschte Option sein könnte:

• Persönliche Note: Eine handschriftliche Unterschrift verleiht Dokumenten eine persönliche Note und lässt sie authentischer und echter wirken.
• Universell anerkannt: Fast jeder erkennt handschriftliche Unterschriften an, daher sind sie immer eine zuverlässige Wahl.

Nachteile

Andererseits 😉 gibt es ein paar Punkte, die bei der Verwendung handschriftlicher Unterschriften zu beachten sind:

• Leicht zu fälschen: Leider können handschriftliche Unterschriften leicht gefälscht werden und zu potentiellem Betrug führen.
• Erfordert physische Anwesenheit: Das Unterzeichnen von Dokumenten von Hand erfordert oft die physische Anwesenheit des Unterzeichners, was für beide Parteien unpraktisch sein kann.
• Herausforderungen bei Speicherung und Abruf: Die Verwaltung von Papierdokumenten kann umständlich sein, da sie physischen Speicherplatz erfordert und den Abruf zeitaufwendig macht.

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Elektronische Signaturen: Ein Überblick

Eine elektronische Signatur oder E-Signatur ist eine digitale Version einer handschriftlichen Unterschrift. Sie kann mit verschiedenen Methoden erstellt werden, z. B. durch Eingabe Ihres Namens, Zeichnen Ihrer Unterschrift auf einem Touchscreen oder Verwendung spezieller digitaler Signatursoftware.

Elektronische Signaturen verwenden verschiedene Technologien, um den Unterzeichner zu authentifizieren und die Integrität des Dokuments sicherzustellen. Dazu können Verschlüsselung, digitale Zertifikate und sichere Softwareplattformen gehören.

Was ihre Rechtmäßigkeit betrifft, so sind elektronische Signaturen in vielen Ländern rechtlich anerkannt, einschließlich der Vereinigten Staaten (gemäß dem E-Sign Act) und der Europäischen Union (gemäß eIDAS). Sie haben die gleiche rechtliche Stellung wie handschriftliche Unterschriften, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Mehr lesen: So erstellen Sie einen digitalen Vertrag in WordPress [Mit Signatur]

Vorteile

Hier sind ein paar Punkte, die für die Nutzung elektronischer Signaturen sprechen:

• Bequemlichkeit: Mit elektronischen Signaturen können Benutzer Dokumente jederzeit und überall unterzeichnen, ohne physisch anwesend sein zu müssen.
• Erhöhte Sicherheit: Fortschrittliche E-Signaturen bieten viele Sicherheitsfunktionen und reduzieren das Risiko von Fälschungen.
• Einfach zu lagern und abzurufen: Digitale Dokumente können einfach gespeichert, organisiert und abgerufen werden, was Zeit und Platz spart.
• Kostengünstig: Digitale Signaturen reduzieren den Bedarf an Papier-, Druck- und Portokosten.

Nachteile

Wie so oft kann die Nutzung digitaler Signaturen auch Nachteile haben. Hier sind die Gründe:

• Technologie erforderlich: Sowohl der Unterzeichner als auch der Empfänger benötigen Zugang zur erforderlichen Technologie.
• Potenzielle Cybersicherheitsrisiken: Obwohl sicher, können elektronische Signaturen anfällig für Hacking und andere Cybersicherheitsbedrohungen sein.
• Möglicherweise nicht überall akzeptiert: Einige Organisationen und Gerichtsbarkeiten verlangen für bestimmte Dokumente möglicherweise immer noch handschriftliche Unterschriften.

Anwendungsfälle und Beispiele

Um den Vergleich zwischen handschriftlichen und digitalen Signaturen weiter zu untersuchen, betrachten wir einige Anwendungsfälle und Beispiele für jeden Typ.

Anwendungsfälle für handschriftliche Signaturen

Dies sind einige der Fälle, in denen eine handschriftliche Unterschrift ideal wäre:

• Rechtsdokumente: Testamente, Urkunden und bestimmte Verträge erfordern für die Echtheit oft handschriftliche Unterschriften.
• Persönliche Anpassung: Handschriftliche Signaturen eignen sich perfekt für persönliche Briefe, Grußkarten und andere Formen der persönlichen Kommunikation.
• Traditionelle Branchen: Einige Branchen, wie z. B. der Immobilien- und Rechtsdienstleistungssektor, verlassen sich bei der Finalisierung bestimmter Transaktionen immer noch stark auf handschriftliche Unterschriften.

Anwendungsfälle für elektronische Signaturen

Hier sind einige Bereiche, in denen Sie mit der Nutzung elektronischer Signaturen rechnen können:

• Geschäftstransaktionen: Verträge, Rechnungen und Vereinbarungen können mit elektronischen Signaturen schnell unterzeichnet und zurückgegeben werden.
• Remote-Arbeit: Mit dem Aufkommen der Remote-Arbeit ermöglichen elektronische Signaturen den Mitarbeitern, Dokumente zu unterzeichnen, ohne physisch anwesend zu sein.
• Medizinische Dokumentation: Patienten-Einverständniserklärungen und andere medizinische Dokumente können elektronisch unterzeichnet werden, was den administrativen Prozess rationalisiert.
• E-Commerce: Elektronische Signaturen erleichtern Online-Transaktionen, von der Unterzeichnung von Nutzungsbedingungen bis zur Genehmigung von Zahlungen.

Branchenspezifische Beispiele

Diese Branchen sind einige von vielen, in denen E-Signaturen verwendet werden können, aber in denen handschriftliche Signaturen später möglicherweise auch erforderlich sind.

• Immobilien: Elektronische Signaturen beschleunigen den Prozess der Unterzeichnung von Kaufverträgen und Mietverträgen, was es für Makler und Kunden einfacher macht, Geschäfte abzuschließen. Einige bevorzugen jedoch eine handschriftliche Unterschrift auf dauerhafteren Dokumenten.
• Rechtswesen: Anwaltskanzleien nutzen elektronische Signaturen, um Mandantenvereinbarungen, Gerichtsakten und andere Rechtsdokumente effizient zu bearbeiten. Dies hilft Fachleuten bei der Erbringung ihrer Dienstleistungen, obwohl für andere offizielle Dokumente eine Nasslackunterschrift erforderlich sein kann.
• Gesundheitswesen: Krankenhäuser und Kliniken verwenden elektronische Signaturen für Patientenaufnahmeformulare, Einverständniserklärungen und Krankenakten. Dennoch müssen Patienten und Personal in bestimmten Fällen möglicherweise eine handschriftliche Unterschrift leisten.

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Wählen Sie die richtige Option für Ihr Unternehmen

Wenn Sie sich zwischen handschriftlichen und elektronischen Signaturen entscheiden, berücksichtigen Sie die Art Ihres Geschäfts, Ihren Kundenstamm und die spezifischen rechtlichen Anforderungen, die Sie erfüllen müssen. Fragen Sie sich:

• Muss ich häufig Dokumente unterschreiben?
• Sind meine Kunden mit elektronischen Signaturen vertraut?
• Welche rechtlichen Anforderungen gelten für meine Branche?

In einigen Fällen kann ein hybrider Ansatz die beste Lösung sein. Sie können elektronische Signaturen für die meisten Ihrer Dokumente verwenden und handschriftliche Signaturen für Situationen aufbewahren, in denen diese ausdrücklich erforderlich oder bevorzugt werden.

Mehrere Tools können Ihnen helfen, elektronische Signaturen in Ihrem Unternehmen zu implementieren – wie natürlich WPForms. Mit unserem Signatures Addon und vorgefertigten Formularvorlagen machen wir es Ihnen leicht, elektronische Signaturen auf Ihrer WordPress-Website zu sammeln.

Also, wo werden Sie Signaturen verwenden? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!

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Als Nächstes: Ermöglichen Sie Benutzern, Ihre Online-Formulare zu signieren

Nachdem Sie nun wissen, wo eine elektronische Signatur verwendet werden könnte und warum, ist es an der Zeit zu lernen, wie es geht. Sehen Sie sich unser Schritt-für-Schritt-Tutorial an, um zu erfahren, wie Sie Ihren Online-Formularen eine Option für elektronische Signaturen hinzufügen.

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