Cómo crear un formulario de ticket de soporte (Plantilla + Mejores prácticas)

¿Desea permitir que los usuarios envíen tickets de soporte fácilmente? WPForms viene con una plantilla de formulario de ticket que permite a sus usuarios crear un ticket de soporte con un solo clic.

En este artículo, echaremos un vistazo a cómo crear un formulario de ticket de soporte fácilmente con nuestra plantilla de formulario de ticket, así como compartiremos algunas de las mejores prácticas de ticket de soporte.

La forma más fácil de crear un formulario de ticket de soporte

WPForms le permite crear un formulario de solicitud de soporte en su sitio de forma rápida y sencilla.

Todo lo que tiene que hacer es elegir la plantilla Support Ticket Form, personalizarla según sus necesidades y publicar el formulario en su sitio. Echemos un vistazo a una guía paso a paso sobre la creación de un formulario de solicitud de soporte en su sitio.

Paso 1: Crear un formulario de ticket de soporte en WordPress

Lo primero que tendrá que hacer es instalar y activar el plugin WPForms. Para más detalles, consulte esta guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin en WordPress.

A continuación, vaya a WPForms " Add New para crear un nuevo formulario.

En la pantalla de configuración, asigne un nombre a su formulario y desplácese hasta la sección Seleccionar una plantilla . Escribe "soporte" en la barra de búsqueda y aparecerá la plantilla de formulario de ticket de soporte.

Haga clic en el botón Usar plantilla para cargar la plantilla en el generador de formularios.

Paso 2: Personalice su formulario de ticket de soporte

Cuando se carga el formulario de ticket de soporte preconstruido, la mayor parte del trabajo ya está hecho para usted.

Encontrará los siguientes campos en el formulario:

• Nombre
• Correo electrónico
• ¿En qué podemos ayudarle hoy?
• Su sitio web
• Temas/Mensaje

Puede personalizar su formulario añadiendo, eliminando y reposicionando los campos según sus necesidades.

Para añadir un campo a tu formulario, sólo tienes que hacer clic en el nombre del campo a la izquierda del constructor de formularios y arrastrarlo a la vista previa del formulario a la derecha. Para reposicionar los campos, puedes arrastrarlos arriba y abajo.

Por último, para personalizar un campo, haga clic en él en el área de vista previa para abrir sus opciones a la izquierda. A continuación, puede realizar los cambios necesarios que desee, como cambiar la etiqueta del campo o añadir una descripción.

Aquí también puede cambiar las opciones del campo ¿En qué podemos ayudarle hoy?

Si a tus usuarios les gusta enviar capturas de pantalla, también puedes añadir un campo de carga de archivos para que los usuarios puedan subir imágenes.

Cuando tenga todos los campos de formulario que desea en su formulario de ticket de soporte, haga clic en Guardar.

Paso 3: Configure su formulario de ticket de soporte

Para empezar, ve a Ajustes " General.

Aquí puede configurar lo siguiente:

• Nombre del formulario - Cambie aquí el nombre de su formulario si lo desea.
• Descripción del formulario - Dé una descripción a su formulario.
• Etiquetas - Las etiquetas de formularios te ayudan a organizar los formularios de tu sitio WordPress para que puedas gestionarlos más fácilmente.
• Texto del botón de envío: personalice el texto del botón de envío.
• Submit Button Processing Text - Cambie el texto que se muestra mientras su formulario se está enviando.

Asegúrese también de ampliar la sección Avanzadas en la parte inferior de la pantalla para acceder a opciones adicionales para su formulario.

• Form CSS Class - Añade CSS personalizado a tu formulario.
• Submit Button CSS Class - Añade CSS personalizado al botón de envío de tu formulario.
• Precompletar por URL - Rellene automáticamente algunos campos basándose en una URL personalizada.
• Habilitar envío de formulario AJAX - Habilita la configuración AJAX sin recarga de página.
• Desactivar el almacenamiento de información de entrada en WordPress - Puedes desactivar el almacenamiento de información de entrada y detalles del usuario, como direcciones IP y agentes de usuario, en un esfuerzo por cumplir con los requisitos del GDPR. Consulta nuestras instrucciones paso a paso sobre cómo añadir un campo de acuerdo GDPR a tu sencillo formulario de contacto.

A continuación, vaya a la configuración de Protección contra spam y Seguridad.

• Habilite la protección anti-spam - Detenga el spam en los formularios de contacto con el token anti-spam de WPForms. La configuración anti-spam se activa automáticamente en todos los nuevos formularios.
• Active la protección antispam Akismet - Conecte su formulario al plugin antispam Akismet.
• Activar filtro de país - Bloquea los envíos de los países especificados.
• Activar filtro de palabras clave - Impide las entradas que incluyan determinadas palabras o frases.

Vuelva a hacer clic en Guardar cuando haya terminado.

Paso 4: Configure las notificaciones de su formulario de ticket de soporte

Las notificaciones son una excelente forma de enviar un correo electrónico cada vez que se envía una solicitud de asistencia en su sitio web.

De hecho, a menos que desactive esta función, cada vez que alguien envíe un formulario de solicitud de asistencia en su sitio, recibirá una notificación al respecto.

Enviar una notificación al usuario

Si utiliza etiquetas inteligentes, también puede enviar una notificación al visitante del sitio cuando envíe una solicitud de ayuda, haciéndole saber que ha recibido su solicitud y que se pondrá en contacto con usted en breve. Esto garantiza que la solicitud de ayuda se ha procesado correctamente.

Para obtener ayuda con este paso, consulte nuestra documentación sobre cómo configurar las notificaciones de formularios en WordPress.

Enviar notificaciones de tickets de soporte a diferentes equipos

Puede utilizar la lógica condicional de WPForms para notificar a la persona adecuada en su organización en función de las selecciones del usuario cuando se envía un formulario de ticket de soporte.

Por ejemplo, puede asignar preguntas generales a su equipo de ventas e informes de errores a su equipo de soporte. Así te aseguras de que los envíos los gestiona la persona adecuada y de que el usuario recibe una respuesta rápida.

En este ejemplo, digamos que desea enviar las selecciones Pregunta general y Otros a su vendedor y las selecciones Informe de errores, Solicitud de funciones y Mi cuenta a su personal de soporte. A continuación se explica cómo hacerlo.

Para empezar, vaya a Configuración " Notificaciones. En el panel de vista previa del lado derecho, desplácese hasta el final y seleccione Activar lógica condicional.

A continuación, elija las opciones apropiadas en el menú desplegable, como se muestra en la captura de pantalla siguiente.

Para este ejemplo, elegiremos Enviar esta notificación si lo que podemos ayudarle es Pregunta general u Otro. La clave para añadir dos reglas de lógica condicional es hacer clic en Añadir nuevo grupo para añadir reglas adicionales.

Por último, vuelva a la parte superior y cambie la dirección de correo electrónico Enviar a. En nuestro ejemplo, añadiremos el correo electrónico de nuestro equipo de ventas.

De este modo, cada vez que un usuario envíe un formulario de ticket de soporte y seleccione Pregunta general u Otros, su solicitud irá directamente al equipo de ventas.

Una vez hecho esto, haga clic en Añadir nueva notificación y especifique un nombre para la notificación sólo para su referencia interna.

A continuación, repita los mismos pasos que arriba, sólo que esta vez cambiará las reglas condicionales para reflejar qué selecciones de usuario desea enviar a su equipo de soporte, que serán Informe de error, Solicitud de función y Mi cuenta.

También añadirá el correo electrónico del equipo de asistencia en la sección Enviar a dirección de correo electrónico.

Una vez que hayas terminado de configurar las notificaciones, asegúrate de volver a guardar el formulario.

Otras opciones de notificación por correo electrónico

¿Quieres hacer más con tus notificaciones de tickets de soporte? Aquí tiene algunas ideas:

• Para saber cómo crear un formulario de ticket de soporte que tenga selecciones para que los usuarios elijan, consulte este tutorial sobre cómo permitir que los usuarios seleccionen destinatarios
• Si necesita enviar más de una notificación, por ejemplo a usted mismo, al equipo de ventas o de asistencia y a su cliente, consulte nuestro tutorial paso a paso sobre cómo enviar varias notificaciones de formulario en WordPress.
• Si quieres enviar tickets de soporte directamente a tu plataforma de service desk, echa un vistazo a esta sencilla integración de FreshDesk WordPress
• Para mantener la coherencia de la marca en todos sus correos electrónicos, puede consultar esta guía sobre cómo añadir un encabezado personalizado a su plantilla de correo electrónico.

Paso 5: Configure las confirmaciones de su formulario de ticket de soporte

Las confirmaciones de formulario son mensajes que se muestran a los visitantes del sitio una vez que envían un formulario de ticket de soporte en su sitio web. Permiten a la gente saber que su solicitud ha sido procesada y te ofrecen la oportunidad de hacerles saber cuáles son los próximos pasos.

WPForms tiene tres tipos de confirmación:

1. Mensaje. Este es el tipo de confirmación por defecto en WPForms. Cuando un cliente envía un formulario de ticket de soporte, un simple mensaje de confirmación aparecerá haciéndole saber que su solicitud de ayuda fue procesada. Busque aquí algunos mensajes de éxito para ayudar a aumentar la felicidad del cliente.
2. Mostrar página. Este tipo de confirmación llevará a los visitantes del sitio a una página web específica de su sitio agradeciéndoles su solicitud de asistencia e indicándoles cuándo se pondrá en contacto con usted para ayudarles. Si necesita ayuda para hacerlo, consulte nuestro tutorial sobre cómo redirigir a los clientes a una página de agradecimiento. Además, asegúrese de consultar nuestro artículo sobre cómo crear páginas de agradecimiento eficaces para aumentar la fidelidad de los clientes.
3. Ir a URL (Redirigir). Esta opción se utiliza cuando desea enviar a los visitantes del sitio a un sitio web diferente.

Veamos cómo configurar un sencillo formulario de confirmación en WPForms para que pueda personalizar el mensaje que verán los visitantes del sitio cuando soliciten su ayuda.

Para empezar, haga clic en la pestaña Confirmaciones del creador de formularios, en Configuración.

A continuación, seleccione el tipo de confirmación que desea crear. Para este ejemplo, seleccionaremos Mensaje.

A continuación, personaliza el mensaje de confirmación a tu gusto y haz clic en Guardar.

Si desea mostrar diferentes confirmaciones a los visitantes del sitio en función de su comportamiento, asegúrese de leer cómo crear confirmaciones de formulario condicionales.

Ahora está listo para añadir su formulario de ticket de soporte a su sitio web.

Paso 6: Añada el formulario de solicitud de asistencia a su sitio web

Una vez creado el formulario de ticket de soporte, debe añadirlo a su sitio web WordPress para que los usuarios puedan rellenarlo.

WPForms le permite añadir sus formularios a muchos lugares en su sitio web, incluyendo sus entradas de blog, páginas, e incluso widgets de la barra lateral.

Echemos un vistazo a la opción de incrustación de post o página más común.

Para empezar, cree una nueva entrada o página en WordPress o abra una existente en el editor. A continuación, añada un nuevo bloque y seleccione WPForms. Puede que tengas que buscarlo si no lo ves de inmediato.

En el desplegable del bloque WPForms, seleccione su formulario de ticket de soporte.

A continuación, publique o actualice su página.

Ya está. Ahora los usuarios pueden enviar tickets de soporte en su sitio WordPress.

A continuación, vamos a echar un vistazo a algunas de las mejores prácticas de formulario de ticket de soporte para aumentar las conversiones de formulario y la satisfacción del cliente.

Formulario de solicitud de asistencia Mejores prácticas

Algunas de las mejores prácticas que puede seguir al diseñar un formulario de solicitud de asistencia son:

1. Integre su formulario de ticket de soporte con Zendesk

Si utiliza Zendesk o cualquier otra herramienta de gestión de tickets, WPForms le permite integrar fácilmente su formulario con su herramienta de gestión de tickets favorita.

Todo lo que necesita hacer es instalar el complemento Zapier en su sitio. Para obtener ayuda con esto, lea cómo integrar su formulario con Zendesk usando Zapier.

2. Reducir el abandono de formularios

¿Utiliza un formulario multiuso en su sitio y sospecha que demasiados visitantes abandonan el formulario sin completarlo? Entonces necesita activar el complemento Abandono de formularios en su sitio.

Nuestro complemento de abandono de formularios le permite desbloquear más clientes potenciales mediante la captura de entradas parciales de sus formularios. De este modo, puede realizar un seguimiento de los clientes potenciales interesados y, posiblemente, convertirlos en clientes.

Usar el abandono de formularios es muy útil si estás usando un formulario multipropósito que permite a los usuarios contactarte para diferentes propósitos como solicitudes de soporte, consultas de pre-venta y más. Usted puede mirar aquí para leer más sobre el uso de abandono de formularios con WPForms.

3. Permitir la carga de archivos

A veces es útil tener una captura de pantalla de un problema particular que está afectando a sus usuarios. Es por eso que agregar la capacidad para que los usuarios suban archivos en su formulario de ticket de soporte usando el complemento File Upload de WPForms es tan útil.

Permite que los usuarios suban fácilmente tipos de imágenes como .png, .gif y .jpg para que puedas solucionar mejor su problema desde el principio y ofrecer respuestas más rápidas. También puedes permitirles añadir a tu formulario documentos, archivos de audio e incluso de vídeo.

Para obtener ayuda sobre la carga de archivos, consulte esta documentación sobre cómo añadir campos de formulario de carga de archivos a sus formularios de WordPress.

A continuación, integra el formulario de solicitud de asistencia con Google Sheets

Y ya está. Ahora ya sabes cómo crear un formulario de ticket de soporte en WordPress, así como comprender algunas de las mejores prácticas importantes del formulario de ticket de soporte para aumentar las conversiones y ofrecer un mejor soporte a tus clientes.

Cree ahora su formulario de ticket de asistencia

¿Quieres enviar la información de contacto y otros datos de tu formulario de ticket de soporte a Google Sheets? Puede utilizar el complemento WPForms Google Sheets para integrar fácilmente cualquier formulario con Google Sheets y realizar un seguimiento de sus entradas de esa manera.

Y para más maneras impresionantes de utilizar WPForms y otras plataformas juntos, echa un vistazo a estas guías sobre cómo:

• Crear un calendario de eventos enviado por los usuarios en WordPress
• Crear un formulario Airtable personalizado para WordPress
• Conecta tu formulario de contacto de WordPress a Discord
• Recibe notificaciones de Slack desde tu formulario de WordPress

¿A qué está esperando? Empieza hoy mismo con el plugin de formularios para WordPress más potente.

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