Facturación en WordPress: 2 formas de facturar de forma más inteligente, no más difícil

¿Necesitas una solución de facturación para WordPress para tu pequeña empresa?

Existen muchísimas herramientas de facturación para negocios de comercio electrónico de verdad, pero a menudo son demasiado grandes, complicadas y caras para una pequeña empresa que no vende tanto en línea.

Si este es tu caso y solo necesitas una forma cómoda de gestionar las facturas de tus formularios de pedido de WordPress, ¡estoy aquí para ayudarte! En esta publicación, te mostraré 2 formas de gestionar tu facturación como un profesional con un presupuesto de pequeña empresa.

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Facturación en WordPress: 2 formas de facturar de forma más inteligente, no más difícil

El software de facturación se utiliza para realizar las tareas contables y financieras de tu negocio. Puede generar facturas de pago automáticamente y, a menudo, utiliza plantillas predefinidas, lo que te facilita la vida.

Si tus pedidos llegan a través de un formulario de pedido en WordPress, tiene sentido que también quieras gestionar la facturación a través de WordPress. Agiliza el proceso, ¿verdad?

Así que, en aras de la simplicidad, te mostraré 2 formas de abordar la facturación en WordPress: integraciones y plugins.

Facturación en WordPress con Zapier

Zapier es una potente herramienta de automatización que te permite conectar fácilmente más de 7000 aplicaciones a tu sitio web. Puedes usarla para crear flujos de trabajo con las herramientas que utilizas para simplificar procesos.

Como te imaginarás, somos un poco parciales con WPForms cuando se trata de crear formularios de pedido. También tenemos un complemento de Zapier, disponible para licencias Pro y superiores, que facilita enormemente la conexión de tus formularios con otras herramientas.

En este tutorial, vamos a integrar WPForms con Zoho Invoice. Esto nos permitirá enviar fácilmente facturas desde nuestras envíos de WPForms. Dicho esto, si estás utilizando otra herramienta para crear tus formularios de pedido o para tu facturación, deberías poder conectarlas de manera similar. Solo asegúrate de comprobar sus requisitos y compatibilidad.

Lo que necesitarás

Para configurar la facturación en WordPress con Zapier, necesitarás tener lo siguiente preparado con antelación:

• Una cuenta de Zapier (la gratuita es suficiente para este método)
• Una cuenta de Zoho Invoice (la gratuita es suficiente para empezar)
• Una cuenta de WPForms (se requiere una licencia Pro o superior para usar el complemento de Zapier)
  
  • WPForms instalado y activado en tu sitio web de WordPress (algunos consejos, si los necesitas)
  • El complemento de Zapier activado en tu cuenta de WPForms
• Un formulario de pedido

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Estableciendo las conexiones

Una vez que tengas todas las cuentas necesarias configuradas, es hora de integrar.

Primero, conecta tu cuenta de Zapier a WPForms. Para ello, desde tu panel de WordPress, navega a WPForms » Ajustes y luego selecciona la pestaña Integraciones en la parte superior de esa pantalla. Desplázate hacia abajo hasta que encuentres Zapier.

Sigue los pasos para conectar tu cuenta de Zapier a WPForms. Cuando termine, una marca verde confirmará que está conectada. No te preocupes si no tienes ningún formulario conectado. ¡Eso es lo que vamos a hacer!

Antes de continuar, comprueba que tu formulario de pedido esté completo. Vas a necesitar conectarlo para la siguiente parte.

Ahora vamos a crear un Zap que generará y enviará una factura desde tu cuenta de Zoho Invoice cada vez que un cliente realice una compra. Para configurar esto, inicia sesión en tu cuenta de Zapier en una pestaña separada.

Desde tu pantalla de inicio, haz clic en el botón naranja Crear en la esquina superior izquierda y selecciona Zap. Terminarás en una pantalla que te muestra el flujo de trabajo en tiempo real a medida que lo configuras.

Zapier opera en una serie de desencadenadores y acciones que se derivan de ellos. El flujo de trabajo que vamos a configurar es el siguiente: Cuando se envía un formulario específico a través de WPForms, se activará Zoho Invoice para crear una nueva factura.

Haz clic en el cuadro Desencadenador, luego busca y selecciona WPForms. Te pedirá que selecciones un evento que active el desencadenador. Selecciona Nueva presentación de formulario de la lista desplegable.

Haz clic en Continuar y te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de WPForms. Si ya has iniciado sesión, confirmará tu cuenta.

A continuación, seleccionarás tu desencadenador, que es el formulario de pedido que deseas utilizar en este Zap. Si tienes muchos formularios creados, se cargarán todos y puedes usar la función de búsqueda para encontrar el que deseas usar. Ten en cuenta que también tendrán los números de identificación del formulario para que puedas asegurarte de que estás seleccionando el formulario correcto.

Después de seleccionar tu formulario de pedido, continúa para probar el desencadenador.

Nota: antes de probar el desencadenador, asegúrate de tener al menos una entrada en el formulario que estás utilizando. Zapier necesita poder extraer datos de la entrada del formulario para probar. Puedes introducir información tú mismo si no hay otras entradas.

Si hay algún error con tu prueba, realiza los ajustes necesarios hasta que la prueba se pueda completar.

Luego repetirás un proceso muy similar con la Acción, comenzando por seleccionar la aplicación que deseas conectar. Esta será la que estés utilizando para la facturación. De nuevo, estoy usando Zoho Invoice aquí porque es bastante sencillo de usar y genial para principiantes.

Después de seleccionar la aplicación, elegirás el Evento. Esta es la acción que deseas que siga al desencadenador. En este caso, será crear una nueva factura, así que he seleccionado esa opción.

Al igual que hiciste antes, tendrás que iniciar sesión en tu cuenta para que se pueda establecer la conexión. Al configurar los campos de acción, ten cuidado con los elementos de línea. Si esta parte te da problemas, consulta la guía de elementos de línea de Zapier.

Cuando hayas terminado con la configuración, ejecuta la prueba y asegúrate de que todo esté configurado correctamente. Realiza los cambios necesarios.

Enviando las facturas

Ahora, cuando alguien envíe tu formulario de pedido, se enviará una factura directamente a tu cuenta de Zoho Invoice. ¡Ten en cuenta que deberás enviarla al cliente!

Para ello, inicia sesión en tu cuenta de Zoho Invoice y navega a Facturas en la barra de navegación izquierda. Verás todas tus facturas allí. Haz clic en cualquiera de ellas para abrirla y verla.

Cuando abras una factura, verás que tienes varias opciones. La más destacada es la opción Editar. Si abres una factura y notas que hay un problema, puedes hacer cambios para reflejar lo que debería estar en la factura.

Además de personalizar la factura, también puedes guardarla como PDF e imprimir la factura, el albarán y el packing list. Una vez que hayas realizado los cambios que desees, puedes hacer clic en Enviar y enviar la factura inmediatamente o programarla para enviarla a tu cliente en un momento posterior.

Alternativas a Zoho Invoice

Quizás te guste la idea de usar Zapier, pero no estás del todo convencido con Zoho Invoice. ¡Todo bien! Aquí tienes algunas alternativas que puedes usar con Zapier.

• Freshbooks
• Quickbooks
• Wave
• Invoice Ninja
• Invoiced
• InvoiceXpress

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Pros y contras

Como con todo, existen pros y contras al usar el método de integración de Zapier, en este caso con Zoho Invoice. Al final, todo se reduce a la preferencia personal.

Ventajas

• Usa tus propios formularios de tu cuenta de WPForms
• Conecta más de 7000 aplicaciones, para que puedas usar las herramientas que ya existen en tu flujo de trabajo
• El panel de Zoho es fácil de usar

Contras

• No se pueden ver las facturas directamente en WordPress; es necesario ir al panel de Zoho
• A veces puede ser un poco complicado de configurar
• La creación de elementos de línea en Zapier no siempre es intuitiva

Facturación en WordPress con un plugin

Si quieres cambiar el uso de tus propios formularios de WordPress por la capacidad de gestionar tu facturación directamente en WordPress, un plugin es probablemente la mejor opción para ti. Hay muchos disponibles y te daré una lista de alternativas al final. Para este tutorial, sin embargo, voy a usar Sliced.

Sliced también es fácil de configurar. Si probaste el método de Zapier y no te gustó (y está bien; ¡no todo es para todos!), dale una oportunidad a un plugin.

Lo que necesitarás

• El plugin Sliced, descargado y activo en tu sitio de WordPress (la versión gratuita está bien para este tutorial)

Configuración de los ajustes del plugin

A efectos de nuestro tutorial, todo lo que hagas con Sliced se hace directamente en WordPress. Eso significa que tendrás que dedicar tiempo a configurar tus ajustes, añadir tus elementos de línea y elegir una plantilla de factura.

Una vez instalado el plugin, busca Sliced Invoices en la barra lateral izquierda. Navega a Sliced Invoices » Settings.

Verás primero la configuración general, con otras pestañas donde puedes configurar ajustes específicos y establecer preferencias.

Puedes configurar aquí partidas predefinidas, si lo deseas. Te ahorrará tiempo más tarde cuando crees la factura y simplemente podrás hacer clic en algo que se usa con frecuencia.

También puedes añadirlas a cada factura individual más tarde si lo prefieres. Las instrucciones se indican claramente para que sepas exactamente qué información introducir y cómo introducirla para crear las partidas.

Puedes y debes revisar cada pestaña. Encontrarás opciones para configurar la información de tu negocio y el logotipo, elegir una plantilla de logotipo, habilitar la pasarela de pago de PayPal, configurar los ajustes de correo electrónico y más.

Creación y envío de tu factura

Además del plugin Sliced que verás en el menú de navegación lateral de WordPress, también debería haber un elemento que diga, simplemente, Facturas. Cuando hagas clic en Facturas, podrás ver las que has recibido o crear una nueva. Para nuestros propósitos, vamos a hacer clic en Facturas » Añadir Nueva Factura.

Ahora empiezas a rellenar los detalles de tu factura.

En cuanto a las partidas, puedes introducirlas manualmente o puedes configurar y elegir partidas predefinidas. Todo lo que necesitas hacer para añadir más partidas es hacer clic en Añadir Otra Partida.

Si te confundieron las partidas en el método Zapier, esto es mucho más sencillo. Recuerda que podías establecer partidas predefinidas en la configuración para que todo lo que necesites hacer aquí sea seleccionarlas de un menú.

Dicho esto, también puedes añadir elementos manualmente como desees. A medida que añades elementos a la factura, verás que los totales se suman en el lado derecho.

Antes de prepararla para enviarla al cliente, echa un vistazo rápido al campo Descripción encima de los elementos. Asegúrate de añadir algo que indique el nombre de tu negocio y la fecha de compra. También es donde puedes añadir enlaces de pago.

Si configuraste la pasarela de PayPal en la configuración, puedes usarla. Si tienes otro sistema de pago conectado en WordPress, es posible que veas una integración automática que te permite añadir un formulario para el pago.

Decidí tomar la ruta más simple que se me ocurrió: un enlace a un formulario de pago. El mío está configurado en WPForms, pero no importa dónde resida ese formulario de pago, puedes enlazarlo en la descripción de la factura y enviar a los clientes allí para completar el pago.

Así es como se ve al previsualizar la factura. Puedes ver el enlace de pago incluido en el mensaje.

Si alguna de las otras opciones funciona mejor para ti, ¡no dudes en usarla! Deberías hacer lo que sea mejor para tu negocio.

Cuando la factura esté completa y tenga todo lo que quieras incluir, mira la sección Detalles de la Factura en el lado derecho del editor de facturas. Primero, selecciona un cliente existente o añade uno nuevo. Eso le dirá a Sliced dónde enviar la factura.

Haz clic en el desplegable debajo de Estado y haz una selección. En la mayoría de los casos, marcarás una nueva factura como No pagada.

Cuando todos los detalles estén resueltos, desplázate hacia arriba y Publica la factura. Esto publicará la factura para que puedas enviar un enlace para que los clientes la vean en línea.

Después de publicar la factura, estarás listo para enviarla por correo electrónico al cliente. Hay 2 iconos en la parte superior. El de la izquierda te permite crear un PDF de la factura en su lugar. El de la derecha te permite enviarla por correo electrónico. Para nuestros propósitos, enviémosla por correo electrónico.

Enviará el correo electrónico basándose en la información que agregaste en la configuración. El cliente recibirá un correo electrónico diciéndole que tiene una nueva factura para ver en línea.

Desde allí, los clientes pueden ver la factura en línea y usar el enlace de pago o cualquier método de pago que hayas utilizado. Una vez que la factura esté pagada, puedes actualizar el estado directamente en WordPress. ¡Eso es prácticamente todo!

Alternativas a Sliced

Sliced es solo la herramienta que usé para este tutorial. Sin embargo, te prometí que compartiría algunas alternativas en caso de que no fuera la adecuada para ti.

• GetPaid
• Facturación de Clientes por Sprout Invoices
• Jetpack CRM
• Facturas PDF y Albaranes para WooCommerce

Pros y contras

Al igual que Zapier, existen pros y contras definidos al usar un plugin como Sliced para tu facturación.

Ventajas

• Los plugins de WordPress suelen ser bastante fáciles de configurar
• Puedes configurar todo lo que necesitas para crear una factura atractiva y profesional
• Potencialmente puede conectarse automáticamente a otros plugins de WordPress que tengas, como WPForms
• Fácil acceso directamente en WordPress

Contras

• Necesidad de crear facturas manualmente
• La conexión automática con WPForms no funcionó para nosotros (pero hubo otras formas de enviar un formulario de pago)
• Publica cada factura en tu sitio web, lo que puede requerir seguridad adicional

Una cuestión de preferencia

Ambos métodos de facturación de WordPress tienen sus pros y contras, por lo que uno no es necesariamente mejor que el otro. Mi objetivo era simplemente mostrarte objetivamente 2 formas diferentes de lograr el mismo objetivo final. Cuál prefieras depende totalmente de ti y probablemente de tu experiencia y nivel de comodidad.

¡Pruébalos y ve cuál funciona mejor para ti!

Preguntas frecuentes — Facturación en WordPress

¿Cómo aseguro mi solución de facturación de WordPress?

• Utiliza plugins de confianza que se actualicen regularmente y tengan buenas medidas de seguridad.
• Mantén actualizado el núcleo de WordPress, el tema y los plugins para prevenir riesgos de seguridad.
• Utiliza cifrado SSL en tu sitio web.
• Crea contraseñas seguras, actualízalas regularmente y habilita la autenticación de 2 factores.
• Realiza copias de seguridad regulares de todos tus datos de facturación.

¿Qué debo buscar en un plugin de facturación de WordPress?

• Facilidad de uso y configuración
• Capacidad para personalizar plantillas
• Múltiples opciones de pasarela de pago
• Informes y análisis

¿Es posible enviar facturas en varias divisas con WordPress?

Sí, es posible. Muchos complementos y servicios admiten varias divisas. Siempre debes comprobar antes de empezar a usar una nueva herramienta para asegurarte de que tiene esta capacidad. También debes entender que es posible que la capacidad de admitir varias divisas solo exista como una función de pago.

¿Cómo debo gestionar las facturas recurrentes en WordPress?

• Utiliza una herramienta que admita la facturación recurrente.
• Crea plantillas de facturas para diversos periodos recurrentes.
• Elige una solución con funciones que simplifiquen la facturación recurrente para ti.

¿Puedo crear presupuestos y convertirlos en facturas en WordPress?

Varias soluciones ofrecen la capacidad de crear presupuestos además de facturas. Sliced es una de ellas. Investiga si la funcionalidad es compatible en una plataforma determinada y, a continuación, obtén más información sobre cómo funciona para saber si será adecuada para ti.

A continuación, encuentra las mejores herramientas de IA para tu pequeña empresa

Aunque ciertamente puede parecer desalentador a veces, la IA también puede ser la mejor amiga de un propietario de pequeña empresa con todas las formas en que puede ayudarte en tu trabajo. Echa un vistazo a esta lista de las mejores herramientas de IA para pequeñas empresas, prueba algunas de ellas y cuéntanos tus favoritas.

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