チームのために新しいメンバーを採用するのは大変な仕事だが、採用を管理する適切なツールなしで採用するのは限りなく悪いことだ。
完璧な候補者の追求と、合理化された採用システムがないために頭をもたげる非効率との戦いである。
幸運なことに、採用プロセスのためのシンプルなシステムを構築することは、すぐに実現できることです。必要なのは、強力な機能を組み込んだ求人応募フォームだけで、人材探しにそれ以上の高価なものや洗練されたものは必要ないでしょう。
申請フォームに関しては、WPFormsが最もシンプルな答えであることが多い。
この投稿では、WPFormsがあなたの採用活動をより効率的で手間のかからないものにするのに役立つ、最もインパクトのある方法をいくつかご紹介します。
始めよう。
WPFormsが採用プロセスを効率化する方法
私は人事のプロではないが、長年にわたって自分のサイドプロジェクトのために十分な数の応募用紙を作成してきた。
そこで私の目標は、求職者が気持ちよく記入できる採用フォームの作成について私が学んだことを共有することであり、さまざまな方法で貴社のビジネスに業務上の利便性をもたらすことです。
まず、WPFormsをインストールします。
求人応募フォームの作成にはWPForms Proの使用を強くお勧めします。WPFormsをお勧めする理由は、WordPressのフォームソリューションの中で最もフォーム作成プロセスが簡単で、学習曲線が短いからです。
あなたのサイトにプラグインをインストールする方法がわからない？詳しい手順はWPFormsのインストールガイドをご覧ください。
プラグインをインストールすれば、すぐにフォームを作り始めることができます。最初のフォームを作成するためのステップバイステップのチュートリアルです。
これから紹介するヒントはすべてWPForms Proを使えば非常に簡単に適用できます。この記事の続きでは、あなたがWPFormsを使っていると仮定します。
1.スマート・ロジックでカスタマイズされたアプリケーション
よくデザインされた応募フォームに通常備わっている機能があるとすれば、それは、応募者一人ひとりの回答にリアルタイムで適応する、動的に変化するフォームです。
これこそが、条件付きロジックでできることなのだ。
WPFormsでは、応募者がフォームに記入する際に選択した内容に応じて、特定のフィールドを表示する（または表示しない）タイミングを定義する条件を設定することができます。
例を挙げて説明しよう。語学力についていくつか質問したいとします。しかし、これらの質問は、応募者が以前に複数の言語を話せると回答した場合にのみ表示されるようにするのがコツです。
このような条件付きフィールドを作るには、まずフォームに複数選択肢 フィールドを追加します。
フィールドのラベルや選択肢を変更するには、フォームに複数選択肢フィールドを挿入した後、そのフィールドをクリックして左側のフィールドオプションを 開きます。
このサイドパネルで、ラベルと選択肢のテキストを入力するだけです。
これは単純な「はい」か「いいえ」の質問なので、その横にある赤いマイナス「-」ボタンをクリックして、「第3の選択肢」オプションを削除することができます。これで、必要な選択肢は2つだけになります。
次に、他の言語の習熟度を示す尺度を追加してみましょう。これには、リッカート尺度を使います。
もう一度、スケールをクリックして左側のフィールドオプションに アクセスすると、スケールの行と列を編集できます。
行を編集した後、列セクションまでスクロールダウンし、適切と思われる列を修正する。
ここからが面白いところです。このリッカート尺度の質問は、英語以外の言語を知っている人にしか関係しないので、ベストプラクティスは、適切な条件が満たされた場合にのみ、このフィールドを表示させることです。そうでなければ、余分なスペースを取るだけで、余分な言語資格を持っていない応募者を困らせる可能性が高いからです。
このフィールドに条件付きロジックを追加するのは簡単です。フィールドオプションの スマートロジックタブを クリックするだけです。
次に、「条件ロジックを有効にする」の横にあるトグルボタンを使います。すると、その下に追加オプションが表示されます。
わかりやすくするために、ロジックのドロップダウンを使って私が行った選択を綴っておこう：
"英語以外の言語を話しますか "が "はい"の場合、このフィールドを"表示 "する。
素晴らしい！あとはフォームを保存して埋め込むだけです。これで、訪問者が言語に関する質問に「はい」と答えた場合、リッカート尺度フィールドが自動的に下に表示されます。
しかし、答えが「いいえ」の場合、フォームはリッカート尺度フィールドをスキップし、非表示にします。
かなり巧妙だろう？
条件ロジックを追加して、応募者ごとに最も関連性の高いフィールドだけが表示されるようにすることで、採用フォームを効率化する方法は無限にあります。
2.文書アップロードの簡素化
履歴書、カバーレター、資格証明書などの書類を簡単にアップロードできなければ、応募フォームは完成しない。
しかし、アップロードしたファイルへのリンクの提出を求める応募フォームにはいまだによく出くわす。
WPFormsを使えば、ファイルアップロードフィールドを追加するのは簡単です。さらに、とても便利なオプションもあります。アップロードを受け付けるには、ファイルアップロードフィールドを フォームにドラッグ＆ドロップするだけです。
フィールドを追加した後、そのフィールドをクリックし、左側のペインのフィールドオプションに アクセスすることで設定を変更することができます。ラベルを "Upload your resume"（履歴書をアップロードしてください）のような分かりやすいものに自由に変更してください。説明 テキストボックスを使用して、受け付けるファイルのタイプに関する説明を追加することができます。
この機能を最大限に活用するには、受け入れるファイルの種類とサイズ制限を明確に指定することをお勧めします。そうすることで、お客様が確認・管理しやすい形式の文書を確実に受け取ることができます。
さらに下にスクロールすると、申請者がアップロードできるファイル、ファイルのサイズ、ファイル数を正確にコントロールすることができます。
これらの設定を使用して要件を強制し、不要なファイルをアップロードするスパマーによる悪用の可能性を排除します。
これらのフィールドを空白のままにすると、デフォルトのファイル仕様が使用されます。ファイルアップロードフィールドのデフォルト設定の詳細については、こちらのドキュメントをご覧ください。
応募者は、履歴書、手紙、その他必要な書類を数回クリックするだけで、応募者のコンピュータから直接アップロードすることができます。
次のヒントは、私のお気に入りのひとつだ。
3.リピーターで可変量の情報をキャプチャする
優秀な候補者は、学歴、過去の職務経験、業績など、自分の経歴を詳しく話したがるものです。しかし、フォームの各セクションにいくつのフィールドを残すべきか、事前に知ることができるでしょうか？結局のところ、候補者は一人ひとり異なり、経験もさまざまです。
この問題の簡単な解決策は、リピーターフィールドです。WPFormsのリピーターフィールドを使用すると、訪問者がクリックするだけでフィールドを複製することができます。つまり、応募者が必要に応じて詳細を記入するために同じフィールドを複製することができるので、一つのフィールドであらゆる種類の候補者に対応することができます。
WPFormsを使った方法を紹介します。まず、フォームにRepeater フィールドを追加します。
次に、リピーター・フィールドを クリックして、フィールド・オプションにアクセスする。先ほどと同じように、フィールドのラベルを変更し、より説明的なものにすることができます。リピーター・セクションを説明するラベルを使うのがよいでしょう。
繰り返しセクションに3つのフィールドを追加したいので、3カラムレイアウトを使うことにする。
リピーター・セクションの中に3つのドロップ・エリアが表示されます。必要に応じて、これらの領域に異なるフィールドを1つずつドラッグ＆ドロップしてください。私の例では、2つの1行テキスト フィールドと1つのドロップダウンフィールドを使って います。
これらのフィールドは、応募者が提供したい経験ごとに、応募者の職種、会社、勤続年数に関する情報を収集するために選びました。このため、3つのフィールドのラベルを変更するだけで、応募者が入力する情報を記述することができます。
これが最終結果だ：
WPFormsで反復可能なフィールドを作成する 🔁 - WPForms
4.保存と履歴書で質の高い応募を促す
率直に言おう。詳細かつ思慮深い方法で応募書類に記入するには時間がかかります。応募用紙は、一度に記入することを求めるのではなく、必要であれば、応募者が時間をかけて記入することを歓迎すべきです。
WPForms Save and Resumeアドオンはこれに最適です。
フォームビルダーから設定に行き、保存と再開をクリックすることで、フォームに保存と再開の機能を追加することができます。
注意: このアドオンがまだインストールされていない場合、設定メニューでは灰色で表示されます。このアドオンをクリックしてインストールし、画面の指示に従ってすぐに有効化することができます。詳しいチュートリアルについては、WordPress フォームの進捗保存に関する記事をご覧ください。
インストールが完了したら、「保存と再開を有効にする」ボタンをクリックしてください。
この機能の下に、関連するオプションがたくさん表示されるはずです。最初のものは、フォームを保存するためのリンクテキストです。このリンクは送信ボタンのすぐ隣に表示され、テキストは自由に編集することができます。
また、保存機能に関するさまざまなメッセージを表示し、応募者が後で応募を再開する方法を指示することもできます。
例えば、免責事項ページを有効にすることで、ウェブサイトがどのような情報を保存するかについての編集可能なメッセージを表示し、機密情報の取り扱い方法について申込者を安心させることができます（WPFormsはセキュリティ上の理由から、クレジットカード番号、ファイルのアップロード、郵送先住所などを保存しません）。
同様に、確認ページのメッセージには、フォームを再開するための指示が含まれています。最後に、履歴書リンクが応募者のメールアドレスに送信された後に表示される、実際の履歴書リンクとページ上の確認メッセージを含む通知メールを編集することができます。
保存してレジュメを作成する機能を使えば、多忙なスケジュールや特殊な事情を持つ応募者が、自分のペースで応募できるように配慮することができます。さらに、求職者の時間を尊重し、応募に前向きな姿勢を示すことができます。
5.マルチページフォームによるアプリケーション体験の向上
WPFormsのSave and Resume機能は単独で使用することもできますが、複数ページのフォームと並行して強力な組み合わせで使用することもできます。通常、応募フォームには経歴、過去の職歴、学歴など複数のセクションがあります。
フォームが長すぎると、応募者は記入するのがおっくうになり、結局もっと放棄してしまうかもしれません。しかし、応募プロセスを管理しやすいセクションに分割すれば、フォームをより魅力的に見せることができます。
WPFormsで複数ページのフォームを作成するのはとても簡単です。新しいページを挿入したい場所に改ページ フィールドを追加するだけです。
改ページを挿入すると、各ページの下部に「次へ」ボタンが自動的に挿入されます。さらに、上部にプログレスバーが追加され、候補者の応募がどの程度進んでいるかを表示します。各ページのタイトルを入力し、「次へ」ボタンのテキストをカスタマイズすることもできます。
保存とレジュメ」を有効にすると、各ページの下に保存リンクが表示されます。こうすることで、求職者は各項目を記入した後、応募書類を保存するチャンスを何度も得ることができます。
論理的なステップ・バイ・ステップの形式で質問を提示することで、候補者は思慮深く包括的な回答をしやすくなります。私は、複数ページのフォームを使用することで、実際に受け取る応募書類の質が高まることを発見しました。
こちらもお読みください： WordPressでマルチステップのフォームを作成する方法。
6.申請時に即座に通知
採用活動で最もイライラすることの1つは、候補者が応募してから実際に応募を見るまでの時間です。WPFormsはカスタマイズ可能なインスタント通知でこれを解決します。
設定 " 通知 で通知を設定することができます。すでにサイト管理者向けの通知があり、投稿のコピーがあなたの受信トレイに直接送信されます。
この方法だと、新しい候補者が応募を提出するとすぐに受信トレイにアラートが届きます。それだけでなく、候補者に通知を送ることもできますので、応募書類の提出が完了したことを確認したり、次のステップについて話し合ったりするのに最適です。
そのためには、Add New Notificationボタンを押して新しい通知を作成します。
続行を求められたら、通知の名前を入力します。その後、スマートタグを使用し、メール送信先ボックスの利用可能なオプションからメールフィールドを選択してください。こうすることで、WPFormsは候補者のアドレスに直接メールを送信します。
メールの件名やメッセージは、候補者にとって適切で役に立つようにカスタマイズしましょう。また、{all_fields}タグを使用して、記入済みのフォームのコピーを添付することもできます。
通知システムは高度にカスタマイズ可能です。つまり、ポジションごとに異なるアラートを設定したり、役割に基づいて特定のチームメンバーに応募をルーティングすることもできます。複数の通知を設定するガイドをご覧ください。
7.データの一元管理
応募が殺到し始めると、すべての情報を追跡することはすぐに圧倒されてしまいます。WPFormsはWordPressのダッシュボードの一か所にすべての応募情報を整理することでこの課題に取り組んでいます。WPForms " Entriesにアクセスすることで、候補者が提出したエントリーの完全な記録を見つけることができます。
保存されているすべてのフォームのリストが表示されます。エントリー記録を表示したいフォームを選択します。そのフォームに寄せられた応募の全リストが表示されます。個々の応募の詳細を見たい場合は、一覧から任意の応募をクリックしてください。
必要に応じて、エントリーをエクスポートしたり、添付ファイルをダウンロードすることもできます。
それだけではありません！スムーズな自動化でGoogleスプレッドシートに候補者の応募を保存することもできます。応募フォームをGoogleスプレッドシートに保存するステップバイステップガイドをご覧ください。
8.既製の採用フォームテンプレートを使う
WPFormsでゼロからフォームを作成するのは簡単なプロセスです。WPFormsには、求人応募フォームやその他様々な採用や人事のユースケースのためのテンプレートがあらかじめ用意されています。
2,000種類以上のフォームテンプレートからお好きなものを選択し、フォーム作成をスピードアップすることができます。WordPress の管理メニューからWPForms " 新規追加 をクリックした後、フォームビルダー画面で "採用" を検索すると出てくる利用可能なテンプレートのほんの一部をご紹介します。
実際、作成したフォームはカスタムテンプレートとして保存できます。これは、採用フォームの種類は違っても、共通する要素が多い場合に便利です。例えば、カスタマイズした同じテンプレートをもとに、組織内のさまざまなポジションの採用フォームを作成することができます。
任意のフォームをテンプレート化するには、上部のメニューアイコンをクリックして追加オプションを展開します。次に「テンプレートとして保存」をクリックします。
そうするとすぐにフォームビルダーの画面が更新され、フォーム名の横にオレンジ色のテンプレートバッジが表示され、フォームのテンプレート化が成功したことを示します。
WPForms " Add NewでMy Templates カテゴリを選択すれば、このテンプレートを使って他のフォームを作成することができます。すべてのカスタムテンプレートがここに表示されます。
カスタムテンプレートの作成に関する包括的なガイドを読めば、利用可能なすべてのオプションについて詳しく知ることができます。
以上です！これらのヒントを参考に、適切な候補者を惹きつけ、より効率的に応募を管理することで、応募フォームや採用プロセスが大幅に便利になることを願っています。
詳しくは、WPForms HRソリューションをご覧ください。
次に、フルレングスのフォームページを作る
WPFormsでは、特定の結果を達成するための複数の方法が常にあります。求人応募フォームの埋め込みが良い例です。新しいページで標準のフォームを公開することもできますし、邪魔にならない専用ページで完全な長さのフォームを作成することもできます。
フォームを作る準備はできましたか？最も簡単なWordPressフォームビルダープラグインで今すぐ始めましょう。WPForms Proにはたくさんの無料テンプレートが含まれており、14日間の返金保証がついています。 この記事がお役に立ちましたら、ぜひFacebookや TwitterでWordPressのチュートリアルやガイドをご覧ください。
