11 Intake-Formular-Beispiele, die Sie stehlen können (plus kostenlose Vorlagen)

Wenn Sie jemals in einem ersten Treffen einen neuen Kunden nach seiner Telefonnummer und seinem Budget gefragt haben, wissen Sie bereits, warum Aufnahmeformulare existieren. Unten finden Sie 11 Beispiele für Aufnahmeformulare für Unternehmen und gemeinnützige Organisationen aller Art, jeweils gepaart mit der WPForms-Vorlage, mit der ich beginnen würde.

Für jeden einzelnen gehe ich darauf ein, welche Daten das Formular sammelt und warum es funktioniert. Dann teile ich eine Taktik, die es wert ist, für Ihre eigene Version übernommen zu werden. Nach den Beispielen finden Sie eine Checkliste mit den Feldern, die jedes Aufnahmegespräch-Formular benötigt, und eine kurze Anleitung zum Erstellen Ihres eigenen Formulars in WPForms.

Was ist ein Aufnahmeformular? (Und warum Sie eines brauchen)

Ein Aufnahmeformular sammelt die Details, die Sie von einem neuen Kunden oder Patienten benötigen, bevor Sie mit der Zusammenarbeit beginnen. Es wird normalerweise vor dem ersten Termin ausgefüllt und erspart Ihnen beiden, dieselben Fragen persönlich durchzugehen.

Je nach Branche hören Sie es auch als Aufnahmebogen oder Aufnahmefragebogen. Kliniken nennen es oft Aufnahmeunterlagen, während viele Dienstleistungsunternehmen es einfach Neukundenformular nennen.

Aufnahmeformulare werden in fast jedem Unternehmen und jeder Branche verwendet und sind, wie Sie sehen werden, hochgradig anpassbar und vielseitig. Für die meisten Unternehmen zahlen sie sich auf fünf Arten aus:

• Datenerfassung: Jeder neue Kunde gibt Ihnen dieselben Details im selben Format, einschließlich der Zustimmung und der Gesundheitsinformationen, die einige Branchen von Ihnen verlangen, aufzubewahren.
• Verbesserte Organisation: Antworten leben an einem Ort, sodass Sie zum ersten Treffen gehen und die Ziele und die Geschichte der Person bereits kennen.
• Verbesserte Kommunikation: Jede Einreichung erreicht sofort den richtigen Teamkollegen, anstatt in einer gemeinsamen Inbox zu liegen.
• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Niemand muss Papierformulare neu eingeben oder Leute zurückrufen, um die Antworten zu erhalten, die sie übersprungen haben.
• Anpassung und Skalierbarkeit: Sie können eine Frage oder ein ganz neues Aufnahmeformular hinzufügen, wenn Ihre Dienstleistungen wachsen.

Lassen Sie sich bei der Erstellung Ihrer Aufnahmeformulare von den unten aufgeführten Beispielen inspirieren. Indem Sie die wesentlichen Elemente einbeziehen und Ihr Formular an spezifische Geschäftsanforderungen anpassen, können Sie die Vorteile von Aufnahmeformularen maximieren!

11 Beispiele für Aufnahmeformulare, die Sie noch heute verwenden können

Verwenden Sie die folgende Tabelle, um direkt zu dem Beispiel zu springen, das Ihrem Unternehmen am nächsten kommt. Die letzte Spalte nennt die WPForms-Vorlage, mit der Sie beginnen können, und den Plan, den sie benötigt. Basisvorlagen funktionieren mit jedem bezahlten Plan, und Pro-Vorlagen benötigen den Pro- oder Elite-Plan.

#	Beispieltyp	Am besten für	Schlüsselfelder	WPForms-Vorlage
1	Kundenaufnahmeformular	Agenturen, Freiberufler, Berater	Kontakt, Geschäftsinformationen, benötigte Dienstleistungen, Budget	Kundenaufnahmeformular-Vorlage (Basic)
2	Aufnahmeformular für die Personalbeschaffung	HR-Teams, Recruiter	Kandidatendetails, Lebenslauf-Upload, Berufserfahrung	Rekrutierungsaufnahmeformular-Vorlage (Basic)
3	Patientenaufnahmeformular	Praxen, Kliniken	Medizinische Vorgeschichte, Versicherung, aktuelle Medikamente	Patientenaufnahmeformular-Vorlage (Basic)
4	Aufnahmeformular für Schreibzentren	Universitäten, Nachhilfedienste	Studenteninformationen, Aufgabentyp, Schwerpunkte	Schreibzentrum-Aufnahmeformular-Vorlage (Basic)
5	Aufnahmeformular Tierheim	Tierheime, Rettungsgruppen	Tierdetails, Temperament, medizinische Informationen	Tieraufnahmeformular-Vorlage (Pro)
6	Aufnahmeformular Tierarzt	Tierarztpraxen	Haustierinformationen, Kontaktdaten des Besitzers, medizinische Vorgeschichte	Tierarzt-Aufnahmeformular-Vorlage (Basic)
7	Aufnahmeformular Massage	Masseure, Spas	Gesundheitsinformationen, Präferenzen, unterzeichnete Einwilligung	Massage-Aufnahmeformular-Vorlage (Pro)
8	Aufnahmeformular für Veranstaltungsanmeldungen	Veranstalter, Konferenzgastgeber	Unternehmen, Kontakt, Präferenzen für Stand oder Teilnehmer	Veranstaltungsregistrierungsformular-Vorlage (Pro)
9	Aufnahmeformular für Mietanträge	Hausverwaltungen, Vermieter	Persönliche Informationen, Mietverlauf, Referenzen	Mietantragsformular-Vorlage (Pro)
10	Aufnahmeformular für Freiwillige	Gemeinnützige Organisationen, Gemeindegruppen	Kontakt, Verfügbarkeit, Interessengebiete	Freiwilligenrekrutierungsformular-Vorlage (Basic)
11	Aufnahmeformular für Spenden	Wohltätigkeitsorganisationen, Fundraising-Teams	Spenderinformationen, Spendentyp, Steuerinformationen	Allgemeines Spendenformular-Vorlage (Pro)

1. Kundenaufnahmeformular

Kundenaufnahmeformulare helfen dabei, wichtige projektbezogene Informationen zu sammeln, die zur Steuerung der Kundenerwartungen und zur Erzielung erfolgreicher Ergebnisse beitragen.

Das nachstehende Beispiel zeigt das Kundenaufnahmeformular einer Marketingagentur, das wichtige Informationen abfragt, wie zum Beispiel:

• Allgemeine Kontaktinformationen (Felder für Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Geschäftsinformationen (Felder für Firma/Organisation und Website-URL)
• Benötigte Dienstleistung (Liste mit Kontrollkästchen)
• Projektinformationen (Nachrichtenfeld)

Warum es funktioniert

Thrive hat dieses Formular auf seine digitalen Marketingdienste zugeschnitten, sodass ein Interessent sofort erkennen kann, dass die Agentur die Art von Projekten bearbeitet, die sie haben. Die Antworten geben dem Team auch genug, um eine kleine Prüfung der angeforderten Dienstleistungen vor dem ersten Anruf vorzubereiten.

Vorgelagerte Details wie diese stimmen die Arbeit Ihres Teams vom ersten Tag an mit den Zielen des Kunden ab. Die Webdesign- und Digital-Marketing-Agentur KLH Technology Solutions verwendet ein WPForms-Kundenkontaktformular, das dem obigen ähnelt, um Informationen über potenzielle Kunden zu sammeln und Termine zu vereinbaren.

Vorlagen zum Ausprobieren

• Allgemeines Erfassungsformular (Basic)
• Kundenaufnahmeformular-Vorlage (Basic)

Hinweis: Mit WPForms können Sie das Layout, Design und den Stil Ihres Formulars einfach an das Design Ihrer Website anpassen. Vergessen Sie nicht, den Formular-Builder zu verwenden, um Ihre Formulare anzupassen, damit sie zu Ihren einzigartigen Dienstleistungen und Kundenbedürfnissen passen.

2. Einstellungsaufnahmeformular

Rekrutierungs-Erfassungsformulare helfen Ihnen, die benötigten Informationen über Stellenbewerber zu sammeln, damit Sie Bewerbungen schneller prüfen und nebeneinander vergleichen können.

Das folgende Beispiel von DigitalOcean hält die Dinge kurz. Es fragt nach:

• Kontaktdaten (Felder für Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon und Stadt)
• Lebenslauf/CV-Upload (PDF-, DOC-, DOCX-, TXT- oder RTF-Dateien)
• Anschreiben-Upload
• Screening-Fragen (Woher sie von der Stelle erfahren haben und Arbeitserlaubnis)

Warum es funktioniert

Bewerber können dieses Formular in wenigen Minuten ausfüllen, und die Schaltfläche „Mit LinkedIn bewerben“ beschleunigt den Vorgang für alle mit einem aktuellen Profil noch weiter. Auf Ihrer Seite teilen Ihnen die beiden Screening-Fragen sofort mit, ob jemand die Grundvoraussetzungen erfüllt, was Ihnen die Zeit erspart, die Sie sonst für das Lesen von Lebensläufen aufwenden würden, die nie gepasst haben.

Vorlagen zum Ausprobieren

• Rekrutierungs-Erfassungsformular (Basic)
• Bewerbungs-Upload-Formular (Basic)

3. Patientenaufnahmeformular

Ein Patientenaufnahmeformular sammelt grundlegende Informationen über die Krankengeschichte eines Patienten. Es ist leicht zu lesen und auszufüllen, wodurch es für Patienten weniger überwältigend ist.

Dieses Beispiel von PatientPop (jetzt Teil von Tebra) passt all das Folgende auf eine einzige Seite:

• Patientendetails (Name, Geburtsdatum, Kontaktinformationen und Notfallkontakt)
• Versicherungsinformationen (Primär- und Sekundärversicherung, Versicherungsnehmer, ID und Gruppennummern)
• Zahlungs- und Verschreibungspolitik (Zuzahlungen, Gebühren für verpasste Termine und bevorzugte Apotheke)
• Patientenunterschrift und Datum

Warum es funktioniert

Klare Abschnitte und einfache Fragen ermöglichen es den Patienten, das Formular schnell auszufüllen, während die Praxis dennoch die benötigten Versicherungs- und Policendetails vor dem Besuch erfasst. Das Sammeln all dieser Informationen im Voraus verkürzt auch den Check-in, sodass die Leute weniger Zeit im Wartezimmer verbringen.

Die gleiche Struktur funktioniert auch für Therapie- und Beratungs praxen. Sie tauschen normalerweise die versicherungsintensiven Abschnitte gegen Fragen zu aktuellen Anliegen und früheren Behandlungen aus.

Vorlagen zum Ausprobieren

• Patienten-Erfassungsformular (Basic)
• Patienten-Informationsformular (Basic)
• Beratungsaufnahmeformular (Basic)

4. Aufnahmeformular für das Schreibzentrum

Aufnahmeformulare für Schreibzentren dienen als Ausgangspunkt für die Tutorensitzung und helfen dem Dozenten, den Studenten und seine Schreibbedürfnisse kennenzulernen.

Das folgende Beispiel stammt vom University of Iowa Writing Center. Es ist das Formular, das Studenten ausfüllen, um am Honors Writing Fellows-Programm des Zentrums teilzunehmen, und es erfasst:

• Studenteninformationen (Name, Hauptfach, Universitäts-ID, GPA und voraussichtliches Abschlussdatum)
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, lokale Adresse und Handynummer)
• Empfehlung durch Fakultätsmitglieder (Name und Abteilung des Empfehlenden)
• Führungserfahrung (Hochschulaktivitäten und Rollen)

Warum es funktioniert

Das Formular der University of Iowa fragt nur nach dem, was der Auswahlkommission benötigt wird, vom akademischen Stand bis zu einem Fakultätsmitglied, das für den Studenten bürgen kann. Studenten wissen genau, was erwartet wird, bevor sie beginnen, und das Zentrum erhält Bewerbungen, die es Seite an Seite vergleichen kann.

Wenn Sie stattdessen ein Aufnahmeformular für Tutoring-Sitzungen erstellen, gilt der gleiche Ansatz mit anderen Fragen, wie z. B. dem Aufgabentyp und womit der Student Hilfe wünscht.

Vorlagen zum Ausprobieren

• Aufnahmeformular Schreibzentrum (Basic)
• Formular zur Bewertung des Schreibens (Basic)

5. Aufnahmeformular für Tierheime

Tierheime und Rettungsgruppen verlassen sich auf Tieraufnahmformulare, um Daten über die Tiere in ihrer Obhut und besondere Anforderungen zu sammeln, die sie möglicherweise haben.

Das Folgende ist ein Beispiel für ein Aufnahmeformular eines Tierheims, der ASPCA, das wichtige Fragen wie die unten aufgeführten enthält:

• Tierinformationen (Felder für Name, Rasse, Alter, Geschlecht)
• Temperament (Felder für Verhaltensmerkmale und Persönlichkeit)
• Kontaktinformationen (Felder für Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Medizinische Informationen (Felder für Impfhistorie, Medikamente und Gesundheitszustände)

Warum es funktioniert

Das Formular basiert auf dem Tierschutz und erfasst daher neben den Grundlagen auch das Temperament und die Krankengeschichte. Mitarbeiter erhalten alles, was sie brauchen, um jedes Tier vom Tag seiner Ankunft an sicher zu halten.

Diese Details im Voraus zu haben, erleichtert auch die spätere Vermittlung, da das Tierheim Tiere mit den richtigen Adoptanten zusammenbringen und deren Fragen mit Zuversicht beantworten kann.

Vorlagen zum Ausprobieren

• Aufnahmeformular Tierheim (Pro)
• Antragsformular Tiervermittlung (Pro)

6. Aufnahmeformular für Tierarztpatienten

Um die bestmögliche Versorgung anbieten zu können, verwenden Tierärzte Aufnahmeformulare für Patienten, um wichtige Informationen über Haustiere und deren Besitzer zu sammeln.

Dieses Aufnahmeformular der Wildwood Veterinary Clinic deckt alle Bereiche ab. Es fragt nach:

• Angaben zu Besitzer und Haustier (Name des Kunden, Name des Haustiers und die besten Rufnummern)
• Aktuelles Problem (Symptome, Dauer, Appetit, Ernährung und Medikamente)
• Checkliste zur Krankengeschichte (Ja/Nein-Fragen zu Husten, Erbrechen, Gewichtsverlust, Mikrochip und mehr)
• Impfungen und Nachfüllungen (Ob Impfungen aktualisiert und Rezepte bei dem Besuch nachgefüllt werden sollen)
• Genehmigungen und Bezahlung (Kostenvoranschlag und bevorzugte Zahlungsmethode des Besitzers)

Warum es funktioniert

Ein solch gründliches Formular zeigt Tierbesitzern, dass ihr Tier in guten Händen ist, und gibt dem Tierarzt ein vollständiges Bild der Krankengeschichte des Tieres, bevor die Untersuchung beginnt. Das Personal kann sich auf jeden Termin vorbereiten, anstatt am Empfang die gleichen Fragen zu stellen.

Der Autorisierungsbereich ist ebenfalls ein intelligenter Schachzug. Besitzer entscheiden im Voraus, ob sie ein Gespräch mit einem Kostenvoranschlag wünschen oder alle empfohlenen Behandlungen genehmigen, sodass es an der Kasse keine Überraschungen gibt.

Vorlagen zum Ausprobieren

• Tierarzt-Patientenaufnahmeformular (Basic)
• Haustierpflege-Terminformular (Basic)

7. Anamnesebogen für Massagen

Die Fähigkeit eines Masseurs, erfolgreiche, individuelle Behandlungen durchzuführen, hängt von den Informationen ab, die er aus Anamnesebögen für Massagen gewinnt.

Unten finden Sie ein Beispiel für einen Anamnesebogen für Massagen von Clinicsense, der sowohl potenziellen Kunden als auch Masseuren zugutekommt und wichtige Informationen abfragt, wie zum Beispiel:

• Allgemeine Kontaktinformationen (Felder für Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Gesundheitsinformationen (Felder für Erkrankungen, Verletzungen, Allergien und Medikamente)
• Massagepräferenzen (Felder für Massageart, Druck und Fokusbereich)
• Einwilligung zur Behandlung (Zustimmungs- und Unterschriftenfelder)

Warum es funktioniert

Kunden erhalten einen privaten Bereich, um Zustände oder Verletzungen zu erwähnen, die ihre Sitzung beeinträchtigen könnten, sowie die Möglichkeit, ihre bevorzugte Druckstärke und Fokusbereiche anzugeben. Mit diesen Informationen kann der Therapeut eine maßgeschneiderte Behandlung planen, bevor der Kunde auf der Liege liegt.

Der Einwilligungsbereich ist ebenso wichtig. Eine unterzeichnete Vereinbarung in den Akten gibt Ihnen die informierte Zustimmung für jede Sitzung, was sowohl den Kunden als auch Ihre Praxis schützt.

Vorlagen zum Ausprobieren

• Massage-Aufnahmeformular (Pro)
• Spa-Kundenaufnahmeformular (Pro)

8. Anamnesebogen für Veranstaltungsanmeldungen

Anamnesebögen für Veranstaltungen helfen dabei, alle benötigten Informationen von den Anmeldenden an einem zentralen Ort zu sammeln, was Ihnen Zeit und Stress erspart.

Das folgende Beispiel zeigt einen Anamnesebogen für Veranstaltungsanmeldungen, der auf Aussteller zugeschnitten ist und wichtige Informationen abfragt, wie zum Beispiel:

• Firmen-/Organisationsname
• Kontaktinformationen (Name, E-Mail, Telefon)
• Standpräferenzen (Größe, Lage, Sonderwünsche)
• Angebotene Produkte/Dienstleistungen

Warum es funktioniert

Da das Formular direkt an die Aussteller gerichtet ist, zeigt es ihnen, dass die Organisatoren verstehen, was der Aufbau eines Standes beinhaltet. Die Standfragen ermöglichen es jedem Aussteller, die Größe und den Ort anzufordern, die ihm passen, mit Platz für Sonderwünsche.

Für den Organisator machen diese Details im Voraus die Logistik überschaubar, von der Planung des Grundrisses bis zur Sicherstellung, dass jeder Aussteller am Tag das hat, was er braucht.

Vorlagen zum Ausprobieren

• Veranstaltungsregistrierungsformular (Pro)
• Online-Veranstaltungs-RSVP-Formular (Pro)

9. Anamnesebogen für Mietanträge

Um potenzielle Mieter richtig zu überprüfen, verlassen sich Hausverwaltungen und Vermieter stark auf Anamnesebögen für Mietanträge.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein Mietantragsformular aussehen kann. Dieses erstreckt sich über fünf Seiten, und die erste Seite fragt nach:

• Objektdetails (Typ, Größe, Schlafzimmer, Miete und Adresse)
• Mietbedingungen (Mietvertragstyp, Dauer und Startdatum)
• Bewerberdetails (Name, Geburtsdatum, Ausweisnummern, Telefon und E-Mail)
• Haushaltsfragen (andere Bewohner, Haustiere und Fahrzeuge)
• Hintergrundfrage (Strafrechtliche Verurteilungen)

Warum es funktioniert

Bewerber sehen genau, was der Vermieter braucht, bevor sie beginnen, was das Rätselraten bei der Bewerbung beseitigt. Für Hausverwalter erleichtert ein vollständiger Antrag die faire und konsistente Prüfung jedes Mieters.

Die Auswahl qualifizierter Mieter beim ersten Mal spart auf lange Sicht Geld, da das Risiko von Mietausfällen und Räumungen gesenkt wird.

Vorlagen zum Ausprobieren

• Mietantragsformular (Pro)
• Mietvertragsformular (Pro)

10. Aufnahmeformular für Freiwilligenwerbung

Freiwillige sind das Rückgrat vieler gemeinnütziger Organisationen, und das richtige Aufnahmeformular für Freiwillige kann den entscheidenden Unterschied bei der Suche nach den besten Kandidaten machen.

Sehen Sie sich dieses Formular zur Aufnahme von Freiwilligen vom Amerikanischen Roten Kreuz an. Es erfasst:

• Persönliche und Kontaktdaten (Name, Geburtsdatum, Altersgruppe, Adressen, Telefonnummern und E-Mail)
• Notfallkontakt (Name, Telefon und Beziehung)
• Erfahrung (bezahlte und ehrenamtliche Arbeit, mit Details zum Vorgesetzten)
• Lizenzen, Ausbildung und Sprachen
• Fähigkeiten und Interessen (Kontrollkästchen für Bereiche wie Fahren, Lehren, Fotografie und Spenden sammeln)

Warum es funktioniert

Die Fähigkeitscheckliste erledigt hier viel Arbeit. Freiwillige können in Sekundenschnelle ankreuzen, was sie gut können, und das Rote Kreuz hat eine schnelle Möglichkeit, jede Person mit einer Rolle abzugleichen, die zu ihr passt.

Eine solche gute Passung bedeutet normalerweise eine bessere Erfahrung für Freiwillige und eine stärkere Bindung für Ihre Organisation.

Vorlagen zum Ausprobieren

• Formular zur Rekrutierung von Freiwilligen (Basic)
• Formular zur Anmeldung von Freiwilligen (Pro)

11. Spendenaufnahmeformular

Spendenaufnahmeformulare helfen dabei, wichtige Informationen von Spendern zu sammeln, damit Sie Spenden verfolgen, sich bedanken und mit Ihren Unterstützern in Kontakt treten können.

Das folgende Beispiel zeigt das Spendenformular, das YRMC zur Sammlung von COVID-19-Spenden verwendet hat. YRMC ist inzwischen Teil von Dignity Health Arizona geworden, aber das Formular ist immer noch ein großartiges Modell, da es Informationen wie diese abgefragt hat:

• Persönliche Informationen (Name, E-Mail, Adresse, Telefon)
• Spendeninformationen (Gespendete Artikel, Menge und Wert)
• Dankesschreiben für die Steuererklärung

Warum es funktioniert

Spender können jeden Artikel, den sie geben, zusammen mit Menge und Wert auflisten und dann im selben Formular einen Bestätigungsbrief für ihre Steuern anfordern. Das Anbieten dieses Briefes von Anfang an zeigt den Spendern, dass die Organisation Transparenz ernst nimmt.

Auf Ihrer Seite erleichtern organisierte Spenderaufzeichnungen die gezielte Ansprache verschiedener Unterstützergruppen, was ihnen hilft, sich stärker mit Ihrer Mission verbunden zu fühlen.

Vorlagen zum Ausprobieren

• Allgemeines Spendenformular (Pro)
• Online-Spendenformular (Pro)

Was gehört in ein Aufnahmeformular

Jedes Aufnahmeformular benötigt die gleichen vier Gruppen von Feldern, unabhängig von Ihrer Branche. Alle 11 obigen Beispiele folgen diesem Muster, auch wenn ihre Fragen völlig unterschiedlich aussehen.

• Kontaktdaten: Die Felder Name und E-Mail funktionieren in jedem WPForms-Plan, einschließlich der kostenlosen Lite-Version. Die Felder Telefon und Adresse bieten intelligente Formatierung und Validierung ab dem Basic-Plan aufwärts.
• Grund für die Kontaktaufnahme: Verwenden Sie ein Dropdown- oder Kontrollkästchen-Feld für den benötigten Service und ein Absatztext-Feld, damit die Person ihn mit eigenen Worten erklären kann.
• Vorbereitender Hintergrund: Hier kommen Historie, Dokumente und Terminplanung hin. Datei-Upload- und Kamera-Felder verarbeiten Dokumente und Fotos, und ein Datum/Uhrzeit-Feld sammelt Terminpräferenzen. Alle drei erfordern einen kostenpflichtigen Plan.
• Einwilligung: Eine erforderliche Checkbox deckt Datenschutz und Nutzungsbedingungen ab. Wenn Sie eine echte Unterschrift benötigen, kümmert sich das Unterschrift-Feld auf den Pro- und Elite-Plänen darum.

Service-spezifische Fragen gehören in diese dritte Gruppe. Eine Praxis fragt nach aktuellen Anliegen und früheren Behandlungen, während eine Klinik nach Allergien und Medikamenten fragt. Eine Agentur möchte stattdessen Budgets und Fristen.

So erstellen Sie ein Aufnahmegespräch-Formular in WPForms

WPForms bietet Ihnen zwei schnelle Möglichkeiten, ein Aufnahmegespräch-Formular zu erstellen. Sie können mit einer der Vorlagen in dieser Anleitung beginnen oder das gewünschte Formular beschreiben und WPForms AI es für Sie entwerfen lassen. WPForms erstellt jedes Formular mit einem Drag-and-Drop-Builder und ohne Code.

Schritt 1: Wählen Sie eine Aufnahmegespräch-Vorlage oder generieren Sie eine mit KI

Gehen Sie in Ihrem WordPress-Dashboard zu WPForms » Neu und geben Sie „Aufnahmegespräch“ in die Suchleiste ein. Sie sehen die Aufnahmegespräch-Formularvorlagen aus diesem Artikel sowie einige weitere, wie z. B. Aufnahmegespräch-Formulare für Beratung und Coaching. Klicken Sie auf Vorlage verwenden für die gewünschte Vorlage, und sie öffnet sich im Formular-Builder.

Wenn Sie das Formular lieber beschreiben als Vorlagen durchsuchen möchten, gehen Sie zu WPForms » Neu und wählen Sie Mit KI generieren. WPForms AI wandelt Ihre Beschreibung in natürlicher Sprache in einen Entwurf um, den Sie wie jedes andere Formular bearbeiten können.

Beachten Sie, dass die Aufnahmegespräch-Vorlagen Teil der kostenpflichtigen Pläne von WPForms sind. Etwa die Hälfte benötigt Basic, und der Rest, wie die Vorlagen für Vermietung und Spenden, benötigt Pro.

Schritt 2: Passen Sie die Felder an

Ziehen Sie neue Felder aus dem linken Bereich hinein und klicken Sie dann auf ein beliebiges Feld, um dessen Bezeichnung oder Optionen zu ändern. Einige Einstellungen machen den größten Unterschied bei Aufnahmegespräch-Formularen:

• Intelligente Verzweigung: Verwenden Sie bedingte Logik, um Folgefragen nur den Personen anzuzeigen, für die sie relevant sind (jeder kostenpflichtige Plan).
• Seitenumbrüche: Teilen Sie ein langes Formular mit einer Fortschrittsleiste in Seiten auf, damit es kürzer erscheint (jeder kostenpflichtige Plan).
• Uploads und Fotos: Fügen Sie Datei-Upload- oder Kamera-Felder für Dokumente, Ausweise und Versicherungskarten hinzu (jeder kostenpflichtige Plan).
• Unterschriften: Fügen Sie das Unterschrift-Feld hinzu, wenn Sie eine unterschriebene Einwilligung benötigen (Pro und Elite).

Schritt 3: Richten Sie Benachrichtigungen und Bestätigungen ein

Öffnen Sie als Nächstes Einstellungen » Benachrichtigungen im Formular-Builder.

Ihr Team erhält standardmäßig eine E-Mail für jeden neuen Eintrag, und mit jedem kostenpflichtigen Plan können Sie eine zweite Benachrichtigung hinzufügen, die der Person eine Kopie ihrer Antworten sendet.

Bezahlte Pläne speichern auch jeden Eintrag in Ihrem WordPress-Dashboard unter WPForms » Einträge.

Die Bestätigung ist das, was die Leute direkt nach der Einreichung sehen, und Sie finden sie unter Einstellungen » Bestätigungen. Eine Nachricht als Dankeschön ist die Standardeinstellung, aber Sie können Leute auf eine Seite Ihrer Website oder eine beliebige andere URL weiterleiten.

Schritt 4: Veröffentlichen und teilen

Klicken Sie im Formular-Generator auf Einbetten, um Ihr Aufnahmeformular zu einer neuen oder bestehenden Seite hinzuzufügen, und veröffentlichen Sie dann diese Seite.

Für die persönliche Aufnahme ist ein QR-Code der einfachste Weg, um Leute zum Formular zu bringen. Öffnen Sie Einstellungen » Allgemein und richten Sie die Einstellung QR-Code auf die Seite, auf der sich Ihr Formular befindet. Klicken Sie dann auf QR-Code generieren und laden Sie ihn als PNG oder als SVG herunter, wenn Sie ihn drucken.

Patienten und Klienten können den Code in Ihrem Wartezimmer scannen und das Formular auf ihrem eigenen Handy ausfüllen. QR-Codes sind bei jedem WPForms-Plan enthalten, auch bei der kostenlosen Lite-Version. Auf den Pro- und Elite-Plänen können Sie auch das WPForms-Logo in der Mitte des Codes durch Ihr eigenes ersetzen.

Bewährte Praktiken für Aufnahmeformulare

Einige Dinge, die ich beim Erstellen dieser Formulare in verschiedenen Branchen gelernt habe, zusätzlich zu den üblichen Best Practices für Formulare:

• Fordern Sie das Minimum im Voraus an und fügen Sie später Details hinzu: Ein Aufnahmeformular mit 30 Feldern beim ersten Kontakt führt dazu, dass Sie Leute verlieren. Beginnen Sie mit 8-12 Feldern. Wenn Sie mehr benötigen, senden Sie nach dem ersten Anruf ein Folgeformular.
• Finden Sie die Frage, bei der die Leute aufgeben: Formular-Analyse verfolgt Aufrufe bei jedem WPForms-Plan. Auf Pro und Elite werden auch die Abbrüche für jedes Feld angezeigt, sodass Sie genau sehen können, welche Frage die Leute dazu bringt, Ihr Aufnahmeformular abzubrechen, und diese dann kürzen oder umformulieren können.
• Verwenden Sie bedingte Logik für verzweigte Formulare: Ein Kundenaufnahmeformular für eine Marketingagentur sollte nicht jedem Besucher jede Dienstleistung abfragen. Zeigen Sie nur die SEO-Fragen für Personen an, die SEO angekreuzt haben.
• Stellen Sie sicher, dass Datei-Uploads auf Mobilgeräten funktionieren: Viele Leute werden Ihr Aufnahmeformular auf einem Handy ausfüllen, testen Sie also den Upload-Ablauf auf einem Handy, bevor Sie es veröffentlichen.
• Senden Sie eine Bestätigungs-E-Mail, nicht nur eine Dankesnachricht: Eine Bestätigungs-E-Mail gibt dem Absender etwas zum Nachschlagen und signalisiert Professionalität. Richten Sie dies während der Erstellung in den Benachrichtigungseinstellungen ein.
• Gestalten Sie das Formular mobilfreundlich: Jeder, der Ihr Formular am Empfang oder im Wartezimmer ausfüllt, hält wahrscheinlich ein Handy in der Hand. Einspaltige Layouts, große Tippflächen und kurze Beschriftungen sind wichtig.
• Beachten Sie von Anfang an die Datenschutzgesetze: Wenn Sie medizinische oder finanzielle Daten sammeln, fügen Sie eine Zustimmungs-Checkbox und einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung hinzu. WPForms enthält DSGVO-konforme Tools in jeder kostenpflichtigen Stufe.
• Verbinden Sie das Formular mit dem Ort, an den die Daten gehören: Lassen Sie die Einträge nicht in WordPress ansammeln. Leiten Sie sie mit einer Zapier- oder nativen Integration an Ihr CRM, Google Sheets oder Ihr E-Mail-Marketing-Tool weiter.

FAQs zu Erfassungsformularen

Einige Fragen, die oft aufkommen, wenn Leute zum ersten Mal Erfassungsformulare erstellen. Nutzen Sie diese als schnelle Referenz, egal ob Sie neu bei Formularen sind oder das bereits vorhandene Formular verfeinern möchten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Erfassungsformular und einem Kontaktformular?

Ein Kontaktformular ist universell einsetzbar, sodass jeder Besucher Ihrer Website es verwenden kann, um eine Frage, einen Kommentar oder eine Anfrage zu senden.

Ein Aufnahmeformular ist für einen bestimmten Geschäftsablauf strukturiert. Es ist auf einen Dienst oder ein Szenario zugeschnitten und sammelt die genauen Informationen, die benötigt werden, um diesen Ablauf zu starten.

Ein Kontaktformular kann 3 Felder haben. Ein Aufnahmeformular hat normalerweise 8 oder mehr.

Wie lang sollte ein Erfassungsformular sein?

Streben Sie 8 bis 12 Fragen an. Kürzer als das und Sie verpassen vielleicht etwas, das Sie brauchen. Länger als das und die Leute brechen das Formular ab, bevor sie es absenden.

Wenn Ihr Workflow wirklich mehr benötigt, teilen Sie das Formular in mehrere Seiten mit einer Fortschrittsanzeige auf, damit es überschaubar wirkt.

Kann ich bestimmte Felder bedingt erforderlich machen?

Ja. Mit bedingter Logik können Sie Felder ein- oder ausblenden, basierend auf dem, was jemand zuvor ausgewählt hat.

Zeigen Sie zum Beispiel nur den Versicherungsbereich an, wenn der Benutzer bei einer Frage zur medizinischen Versorgung „Ja“ markiert.

WPForms unterstützt dies in jeder kostenpflichtigen Stufe, und es ist das mit Abstand wichtigste Werkzeug, um Aufnahmeformulare kurz zu halten.

Benötige ich HIPAA-Konformität für medizinische Erfassungsformulare?

Wenn Sie geschützte Gesundheitsinformationen von Patienten in den Vereinigten Staaten sammeln, ja. Die HIPAA-Konformität regelt, wie Sie diese Daten speichern, übertragen und darauf zugreifen.

Der Formular-Builder ist ein Teil, aber die größeren Teile sind Ihr Hosting, Verschlüsselung und unterzeichnete Vereinbarungen mit Geschäftspartnern mit jedem Dienst, der die Daten berührt.

Sprechen Sie mit einem Spezialisten für Gesundheitskonformität, bevor Sie starten.

Was ist der beste kostenlose Intake-Formular-Builder?

WPForms Lite ist die kostenlose Option, mit der ich bei WordPress beginnen würde. Es enthält den Drag-and-Drop-Builder und die Standard-Formularfelder mit unbegrenzten Formularen auf unbegrenzten Websites, sodass Sie kostenlos ein einfaches Aufnahmeformular von Grund auf erstellen können.

Die vorgefertigten Aufnahmevorlagen in diesem Leitfaden erfordern jedoch einen kostenpflichtigen Plan. Ebenso bedingte Logik, Datei-Uploads und die Verwaltung von Einträgen, weshalb die meisten Anwendungsfälle für Aufnahmeformulare bei Basic oder Pro landen.

Ist ein Aufnahmebogen dasselbe wie ein Aufnahmeformular?

Ja. Ein Aufnahmebogen, ein Aufnahmefragebogen und Aufnahmeunterlagen beschreiben alle dasselbe: eine Reihe von Fragen, die ein neuer Kunde oder Patient beantwortet, bevor Sie zusammenarbeiten.

Der Name ändert sich je nach Branche, und „Bogen“ deutet normalerweise auf eine Papierversion hin. Ein Online-Aufnahmeformular erledigt die gleiche Aufgabe, wird aber direkt an Sie übermittelt, sodass niemand etwas neu eingeben muss.

Wie erstelle ich ein ausfüllbares PDF-Aufnahmeformular?

Sie können einen in einem PDF-Editor wie Adobe Acrobat erstellen, aber ein Online-Formular ist normalerweise für alle einfacher.

Personen können es auf jedem Gerät ausfüllen und sofort absenden, ohne eine Datei zu speichern und per E-Mail an Sie zurückzusenden.

Wenn Sie für Ihre Unterlagen immer noch ein PDF wünschen, verwandelt das WPForms PDF-Addon (Pro und Elite) jede Einreichung in ein formatiertes PDF.

Was sind die Haupttypen von Aufnahmeformularen?

Die häufigsten Arten sind Kundenaufnahmeformulare für Dienstleistungsunternehmen, Patientenaufnahmeformulare für das Gesundheitswesen und Aufnahmeformulare für Therapie oder Beratung für Praxen für psychische Gesundheit.

Sie sehen auch Aufnahmeformulare für Rekrutierung und Personalwesen für Bewerber sowie Projektaufnahmeformulare, die Teams für interne Anfragen verwenden. Jedes Beispiel in diesem Leitfaden passt zu einem dieser Typen.

Erstellen Sie als Nächstes interaktive Formulare, die Ihr Publikum ansprechen

Sobald Ihr Intake-Formular live ist, besteht der nächste Schritt darin, sicherzustellen, dass die Leute es tatsächlich ausfüllen. Mehrseitige Layouts, bedingte Logik und Fortschrittsbalken helfen dabei.

Für einen tieferen Einblick in die Techniken, die die Abschlussraten erhöhen, lesen Sie unseren Leitfaden zur Erstellung interaktiver Formulare, die das Engagement steigern.

Erstellen Sie jetzt Ihr Intake-Formular

Bereit, Ihr Formular zu erstellen? Beginnen Sie noch heute mit dem einfachsten WordPress-Formularersteller-Plugin.  WPForms Pro enthält viele kostenlose Vorlagen und bietet eine 14-tägige Geld-zurück-Garantie.

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