WordPress-Rechnungsstellung: 2 Wege, um intelligenter, nicht härter abzurechnen

Benötigen Sie eine WordPress-Rechnungslösung für Ihr Kleinunternehmen?

Es gibt unzählige Rechnungs-Tools für echte E-Commerce-Unternehmen, aber sie sind oft zu groß, zu kompliziert und zu teuer für ein Kleinunternehmen, das online nicht so viel verkauft.

Wenn das auf Sie zutrifft und Sie nur eine bequeme Möglichkeit benötigen, Rechnungen von Ihren WordPress-Bestellformularen zu verwalten, bin ich hier, um zu helfen! In diesem Beitrag zeige ich Ihnen 2 Möglichkeiten, wie Sie Ihre Rechnungsstellung wie ein Profi mit einem Kleinunternehmensbudget erledigen können.

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WordPress-Rechnungsstellung: 2 Wege, um intelligenter, nicht härter abzurechnen

Rechnungssoftware wird verwendet, um die Buchhaltungs- und Finanzaufgaben Ihres Unternehmens auszuführen. Sie kann automatisch Rechnungen für Zahlungen generieren und verwendet oft fertige Vorlagen, was Ihr Leben einfacher macht.

Wenn Ihre Bestellungen über ein Bestellformular in WordPress eingehen, ist es nur logisch, dass Sie die Rechnungsstellung ebenfalls über WordPress verwalten möchten. Optimieren Sie den Prozess, richtig?

Daher werde ich Ihnen im Sinne der Einfachheit 2 Möglichkeiten für die WordPress-Rechnungsstellung zeigen: Integrationen und Plugins.

WordPress-Rechnungsstellung mit Zapier

Zapier ist ein leistungsstarkes Automatisierungstool, mit dem Sie ganz einfach über 7.000 Apps mit Ihrer Website verbinden können. Sie können es verwenden, um Workflows mit den Tools zu erstellen, die Sie zur Vereinfachung von Prozessen verwenden.

Wie Sie sich vorstellen können, sind wir bei der Erstellung von Bestellformularen ein wenig voreingenommen gegenüber WPForms. Wir haben auch ein Zapier-Addon, das für Pro-Lizenzen und höher verfügbar ist und die Verbindung Ihrer Formulare mit anderen Tools sehr einfach macht.

In diesem Tutorial werden wir WPForms mit Zoho Invoice integrieren. Dies ermöglicht es uns, einfach Rechnungen aus unseren WPForms-Einreichungen zu senden. Wenn Sie ein anderes Tool zur Erstellung Ihrer Bestellformulare oder für Ihre Rechnungsstellung verwenden, sollten Sie diese ähnlich verbinden können. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie deren Anforderungen und Kompatibilität prüfen.

Was Sie benötigen werden

Um die WordPress-Rechnungsstellung mit Zapier einzurichten, benötigen Sie Folgendes im Voraus:

• Ein Zapier-Konto (kostenlos ist für diese Methode in Ordnung)
• Ein Zoho Invoice-Konto (kostenlos ist für den Anfang in Ordnung)
• Ein WPForms-Konto (Eine Pro-Lizenz oder höher ist erforderlich, um das Zapier-Addon zu verwenden)
  
  • WPForms auf Ihrer WordPress-Website installiert und aktiviert (einige Tipps, falls Sie sie brauchen)
  • Das Zapier-Addon in Ihrem WPForms-Konto aktiviert
• Ein Bestellformular

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Die Verbindungen herstellen

Sobald Sie alle notwendigen Konten eingerichtet haben, ist es Zeit für die Integration.

Verbinden Sie zuerst Ihr Zapier-Konto mit WPForms. Navigieren Sie dazu von Ihrem WordPress-Dashboard zu WPForms » Einstellungen und wählen Sie dann oben auf dem Bildschirm die Registerkarte Integrationen. Scrollen Sie nach unten, bis Sie Zapier finden.

Folgen Sie den Schritten, um Ihr Zapier-Konto mit WPForms zu verbinden. Wenn Sie fertig sind, bestätigt ein grüner Haken die Verbindung. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn noch keine Formulare verbunden sind. Das werden wir als Nächstes tun!

Überprüfen Sie, bevor Sie fortfahren, ob Ihr Bestellformular vollständig ist. Sie müssen es für den nächsten Schritt verbinden.

Jetzt erstellen wir einen Zap, der jedes Mal eine Rechnung aus Ihrem Zoho Invoice-Konto generiert und sendet, wenn ein Kunde einen Kauf tätigt. Melden Sie sich dazu in einem separaten Tab bei Ihrem Zapier-Konto an.

Klicken Sie auf Ihrem Startbildschirm in der oberen linken Ecke auf die orangefarbene Schaltfläche Erstellen und wählen Sie Zap. Sie gelangen zu einem Bildschirm, der Ihnen den Workflow in Echtzeit anzeigt, während Sie ihn einrichten.

Zapier arbeitet mit einer Reihe von Triggern und darauf folgenden Aktionen. Der Workflow, den wir einrichten werden, sieht wie folgt aus: Wenn ein bestimmtes Formular über WPForms eingereicht wird, löst dies Zoho Invoice aus, um eine neue Rechnung zu erstellen.

Klicken Sie auf das Feld Trigger, suchen und wählen Sie dann WPForms aus. Sie werden aufgefordert, ein Ereignis auszuwählen, das den Trigger aktiviert. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Neue Formulareinreichung aus.

Klicken Sie auf Weiter, und Sie werden aufgefordert, sich bei Ihrem WPForms-Konto anzumelden. Wenn Sie bereits angemeldet sind, wird Ihr Konto bestätigt.

Als Nächstes wählen Sie Ihren Trigger aus, also das Bestellformular, das Sie in diesem Zap verwenden möchten. Wenn Sie viele Formulare erstellt haben, werden diese alle geladen und Sie können die Suchfunktion verwenden, um das gewünschte zu finden. Beachten Sie, dass auch die Formular-ID-Nummern angezeigt werden, damit Sie sicherstellen können, dass Sie das richtige Formular auswählen.

Nachdem Sie Ihr Bestellformular ausgewählt haben, fahren Sie mit dem Testen des Triggers fort.

Bitte beachten Sie: Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens einen Formulareintrag in dem von Ihnen verwendeten Formular haben, bevor Sie den Trigger testen. Zapier muss in der Lage sein, Formulardaten abzurufen, um zu testen. Sie können selbst Daten eingeben, wenn keine anderen Einträge vorhanden sind.

Wenn bei Ihrem Test Fehler auftreten, nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor, bis der Test abgeschlossen werden kann.

Dann wiederholen Sie einen sehr ähnlichen Vorgang mit der Aktion, beginnend mit der Auswahl der App, die Sie verbinden möchten. Dies ist die App, die Sie für die Rechnungsstellung verwenden. Auch hier verwende ich Zoho Invoice, da es ziemlich einfach zu bedienen und großartig für Anfänger ist.

Nachdem Sie die App ausgewählt haben, wählen Sie das Ereignis aus. Dies ist die Aktion, die auf den Trigger folgen soll. In diesem Fall wird eine neue Rechnung erstellt, daher habe ich diese ausgewählt.

Genau wie zuvor müssen Sie sich bei Ihrem Konto anmelden, damit die Verbindung hergestellt werden kann. Achten Sie bei der Einrichtung der Aktionsfelder auf die Positionen. Wenn dieser Teil Probleme bereitet, lesen Sie die Anleitung von Zapier zu Positionen.

Wenn Sie mit der Einrichtung fertig sind, führen Sie den Test durch und stellen Sie sicher, dass alles richtig konfiguriert ist. Nehmen Sie alle notwendigen Änderungen vor.

Die Rechnungen senden

Wenn nun jemand Ihr Bestellformular absendet, wird eine Rechnung direkt Ihrem Zoho Invoice-Konto gutgeschrieben. Beachten Sie, dass Sie diese an den Kunden senden müssen!

Melden Sie sich dazu in Ihrem Zoho Invoice-Konto an und navigieren Sie in der linken Navigationsleiste zu Rechnungen. Dort sehen Sie alle Ihre Rechnungen. Klicken Sie auf eine beliebige davon, um sie zu öffnen und anzuzeigen.

Wenn Sie eine Rechnung öffnen, sehen Sie, dass Sie mehrere Optionen haben. Am bemerkenswertesten ist die Option Bearbeiten. Wenn Sie eine Rechnung öffnen und feststellen, dass es ein Problem gibt, können Sie Änderungen vornehmen, um widerzuspiegeln, was auf der Rechnung stehen sollte.

Zusätzlich zur Anpassung der Rechnung können Sie sie auch als PDF speichern und den Lieferschein und das Packliste drucken. Sobald Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben, können Sie auf Senden klicken und die Rechnung entweder sofort senden oder planen, sie zu einem späteren Zeitpunkt an Ihren Kunden zu senden.

Alternativen zu Zoho Invoice

Vielleicht gefällt Ihnen die Idee, Zapier zu nutzen, aber Sie sind noch nicht ganz von Zoho Invoice überzeugt. Alles gut! Hier sind einige Alternativen, die Sie mit Zapier verwenden können.

• Freshbooks
• Quickbooks
• Wave
• Invoice Ninja
• Invoiced
• InvoiceXpress

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Vor- und Nachteile

Wie bei allem gibt es Vor- und Nachteile bei der Verwendung der Zapier-Integrationsmethode, in diesem Fall mit Zoho Invoice. Am Ende kommt es auf die persönliche Präferenz an.

Vorteile

• Verwenden Sie Ihre eigenen Formulare aus Ihrem WPForms-Konto
• Verbinden Sie mehr als 7.000 Apps, damit Sie die Werkzeuge nutzen können, die bereits in Ihrem Workflow vorhanden sind
• Das Zoho-Dashboard ist einfach zu bedienen

Nachteile

• Rechnungen können nicht direkt in WordPress angezeigt werden; Sie müssen zum Zoho-Dashboard gehen
• Kann manchmal etwas fummelig einzurichten sein
• Das Erstellen von Positionen in Zapier ist nicht immer intuitiv

WordPress-Rechnungsstellung mit einem Plugin

Wenn Sie die Nutzung Ihrer eigenen WordPress-Formulare gegen die Möglichkeit eintauschen möchten, Ihre Rechnungsstellung direkt in WordPress zu verwalten, ist ein Plugin wahrscheinlich der richtige Weg für Sie. Es gibt viele davon und ich werde Ihnen am Ende eine Liste mit Alternativen geben. Für dieses Tutorial werde ich jedoch Sliced verwenden.

Sliced ist auch einfach einzurichten. Wenn Sie die Zapier-Methode ausprobiert haben und sie nicht mochten (und das ist in Ordnung; nicht alles ist für jeden geeignet!), probieren Sie ein Plugin aus.

Was Sie benötigen werden

• Das Sliced-Plugin, heruntergeladen und auf Ihrer WordPress-Site aktiv (die kostenlose Version ist für dieses Tutorial in Ordnung)

Konfigurieren Ihrer Plugin-Einstellungen

Für die Zwecke unseres Tutorials wird alles, was Sie mit Sliced tun, direkt in WordPress erledigt. Das bedeutet, dass Sie einige Zeit damit verbringen müssen, Ihre Einstellungen zu konfigurieren, Ihre Positionen hinzuzufügen und eine Rechnungsvorlage auszuwählen.

Nachdem das Plugin installiert ist, suchen Sie in der linken Seitenleiste nach Sliced Invoices. Navigieren Sie zu Sliced Invoices » Einstellungen.

Sie sehen zuerst die allgemeinen Einstellungen, mit anderen Registerkarten, auf denen Sie spezifische Einstellungen konfigurieren und Präferenzen festlegen können.

Sie können hier vordefinierte Positionen einrichten, wenn Sie möchten. Das spart Ihnen später Zeit bei der Rechnungserstellung und Sie können einfach auf etwas klicken, das häufig verwendet wird.

Sie können sie auch später zu jeder einzelnen Rechnung hinzufügen, wenn Sie möchten. Die Anweisungen sind klar formuliert, damit Sie genau wissen, welche Informationen Sie eingeben müssen und wie Sie sie eingeben, um die Rechnungspositionen zu erstellen.

Sie können und sollten jeden Tab durchgehen. Sie finden Optionen zum Einrichten Ihrer Geschäftsdaten und Ihres Logos, zum Auswählen einer Logovorlage, zum Aktivieren des PayPal-Zahlungsgateways, zum Konfigurieren von E-Mail-Einstellungen und mehr.

Erstellen und Senden Ihrer Rechnung

Zusätzlich zum Sliced-Plugin, das Sie im linken Navigationsmenü von WordPress sehen, sollte es auch einen Punkt geben, der einfach Rechnungen heißt. Wenn Sie auf Rechnungen klicken, können Sie entweder die erhaltenen Rechnungen anzeigen oder eine neue erstellen. Für unsere Zwecke klicken wir nun auf Rechnungen » Neue Rechnung hinzufügen.

Jetzt beginnen Sie mit dem Ausfüllen der Details für Ihre Rechnung.

Bei den Rechnungspositionen können Sie diese manuell eingeben oder vordefinierte Rechnungspositionen festlegen und auswählen. Alles, was Sie tun müssen, um weitere Rechnungspositionen hinzuzufügen, ist, auf Weitere Position hinzufügen zu klicken.

Wenn Sie mit den Rechnungspositionen in der Zapier-Methode verwirrt waren, ist dies wesentlich einfacher. Denken Sie daran, dass Sie vordefinierte Rechnungspositionen in den Einstellungen festlegen konnten, sodass Sie hier nur noch aus einem Menü auswählen müssen.

Das gesagt, Sie können auch manuell Elemente hinzufügen, wie Sie möchten. Wenn Sie Elemente zur Rechnung hinzufügen, sehen Sie, wie sich die Summen auf der rechten Seite addieren.

Bevor Sie sie für den Versand an den Kunden vorbereiten, werfen Sie einen kurzen Blick auf das Feld Beschreibung oberhalb der Positionen. Stellen Sie sicher, dass Sie dort etwas einfügen, das den Namen Ihres Unternehmens und das Kaufdatum angibt. Dort können Sie auch Zahlungslinks hinzufügen.

Wenn Sie das PayPal-Gateway in den Einstellungen eingerichtet haben, können Sie dieses verwenden. Wenn Sie ein anderes Zahlungssystem in WordPress verbunden haben, sehen Sie möglicherweise eine automatische Integration, mit der Sie ein Formular für die Zahlung hinzufügen können.

Ich habe mich für den einfachsten Weg entschieden, der mir einfiel: ein Link zu einem Zahlungsformular. Mein Formular ist auf WPForms eingerichtet, aber egal wo sich dieses Zahlungsformular befindet, Sie können in der Rechnungsbeschreibung darauf verlinken und Kunden dorthin senden, um die Zahlung abzuschließen.

Hier sehen Sie, wie es aussieht, wenn Sie die Rechnung in der Vorschau anzeigen. Sie können den Zahlungslink in der Nachricht sehen.

Wenn eine der anderen Optionen besser für Sie geeignet ist, können Sie diese gerne nutzen! Sie sollten tun, was für Ihr Unternehmen am besten ist.

Wenn die Rechnung vollständig ist und alles enthält, was Sie einfügen möchten, sehen Sie sich den Abschnitt Rechnungsdetails auf der rechten Seite des Rechnung-Editors an. Wählen Sie zuerst einen vorhandenen Kunden aus oder fügen Sie einen neuen hinzu. Das teilt Sliced mit, wohin die Rechnung gesendet werden soll.

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter Status und wählen Sie eine Option aus. In den meisten Fällen werden Sie eine neue Rechnung als Unbezahlt markieren.

Wenn alle Details sortiert sind, scrollen Sie nach oben und veröffentlichen Sie die Rechnung. Dadurch wird die Rechnung veröffentlicht, sodass Sie einen Link senden können, damit Kunden sie online anzeigen können.

Nachdem Sie die Rechnung veröffentlicht haben, können Sie sie per E-Mail an den Kunden senden. Oben befinden sich 2 Symbole. Das linke Symbol ermöglicht es Ihnen, stattdessen eine PDF-Datei der Rechnung zu erstellen. Das rechte Symbol ermöglicht es Ihnen, sie per E-Mail zu versenden. Für unsere Zwecke senden wir sie per E-Mail.

Die E-Mail wird basierend auf den in den Einstellungen eingegebenen Informationen gesendet. Der Kunde erhält eine E-Mail, die ihn darüber informiert, dass er eine neue Rechnung zur Online-Ansicht hat.

Von dort aus können Kunden die Rechnung online einsehen und den Zahlungslink oder jede von Ihnen verwendete Zahlungsmethode nutzen. Sobald die Rechnung bezahlt ist, können Sie den Status direkt in WordPress aktualisieren. Das ist so ziemlich alles!

Alternativen zu Sliced

Sliced ist genau das Tool, das ich für dieses Tutorial verwendet habe. Ich habe Ihnen jedoch versprochen, einige Alternativen zu nennen, falls dies nicht das Richtige für Sie war.

• GetPaid
• Kundenrechnungen von Sprout Invoices
• Jetpack CRM
• PDF-Rechnungen & Lieferscheine für WooCommerce

Vor- und Nachteile

Wie bei Zapier gibt es bei der Verwendung eines Plugins wie Sliced für Ihre Rechnungsstellung eindeutige Vor- und Nachteile.

Vorteile

• WordPress-Plugins sind im Allgemeinen recht einfach einzurichten
• Sie können alles konfigurieren, was Sie benötigen, um eine schöne und professionelle Rechnung zu erstellen
• Kann potenziell automatisch mit anderen WordPress-Plugins verbunden werden, die Sie haben, wie z. B. WPForms
• Einfacher Zugriff direkt in WordPress

Nachteile

• Müssen Rechnungen manuell erstellen
• Die automatische Verbindung mit WPForms hat bei uns nicht funktioniert (aber es gab andere Möglichkeiten, ein Zahlungsformular zu senden)
• Veröffentlicht jede Rechnung auf Ihrer Website, was möglicherweise weitere Sicherheitsmaßnahmen erfordert

Eine Frage der Präferenz

Beide Methoden der WordPress-Rechnungsstellung haben ihre eigenen Vor- und Nachteile, daher ist eine nicht unbedingt besser als die andere. Mein Ziel war es nur, Ihnen objektiv 2 verschiedene Wege aufzuzeigen, um dasselbe Endziel zu erreichen. Welche Sie bevorzugen, liegt ganz bei Ihnen und hängt wahrscheinlich von Ihrer Erfahrung und Ihrem Komfortniveau ab.

Probieren Sie sie aus und sehen Sie, was für Sie am besten funktioniert!

FAQ — WordPress-Rechnungsstellung

Wie stelle ich sicher, dass meine WordPress-Rechnungslösung sicher ist?

• Verwenden Sie seriöse Plugins, die regelmäßig aktualisiert werden und über gute Sicherheitsmaßnahmen verfügen.
• Halten Sie den WordPress-Kern, das Theme und die Plugins auf dem neuesten Stand, um Sicherheitsrisiken zu vermeiden.
• Verwenden Sie SSL-Verschlüsselung auf Ihrer Website.
• Erstellen Sie starke Passwörter, ändern Sie sie regelmäßig und aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
• Führen Sie regelmäßige Backups aller Ihrer Rechnungsdaten durch.

Worauf sollte ich bei einem WordPress-Rechnungs-Plugin achten?

• Benutzerfreundlichkeit und Einrichtung
• Möglichkeit zur Anpassung von Vorlagen
• Mehrere Zahlungs-Gateway-Optionen
• Berichte und Analysen

Ist es möglich, Rechnungen in mehreren Währungen mit WordPress zu versenden?

Ja, das ist möglich. Viele Plugins und Dienste unterstützen mehrere Währungen. Sie sollten immer prüfen, bevor Sie ein neues Tool verwenden, ob es diese Funktion hat. Beachten Sie auch, dass die Unterstützung mehrerer Währungen möglicherweise nur als kostenpflichtige Funktion verfügbar ist.

Wie gehe ich mit wiederkehrenden Rechnungen in WordPress um?

• Verwenden Sie ein Tool, das wiederkehrende Abrechnung unterstützt.
• Erstellen Sie Rechnungsvorlagen für verschiedene wiederkehrende Zeiträume.
• Wählen Sie eine Lösung mit Funktionen, die die wiederkehrende Abrechnung für Sie vereinfachen.

Kann ich Angebote erstellen und sie in WordPress in Rechnungen umwandeln?

Mehrere Lösungen bieten die Möglichkeit, neben Rechnungen auch Angebote zu erstellen. Sliced ist eine davon. Recherchieren Sie, ob die Funktionalität auf einer bestimmten Plattform unterstützt wird, und erfahren Sie dann mehr darüber, wie sie funktioniert, um zu wissen, ob sie für Sie geeignet ist.

Als Nächstes: Finden Sie die besten KI-Tools für Ihr Kleinunternehmen

Obwohl es manchmal entmutigend erscheinen mag, kann KI mit all den Möglichkeiten, wie sie Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen kann, auch der beste Freund eines Kleinunternehmers sein. Schauen Sie sich diese Liste der besten KI-Tools für Kleinunternehmen an, probieren Sie einige davon aus und lassen Sie uns Ihre Favoriten wissen!

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