So erstellen Sie ein Mitarbeiterinformationsformular in WordPress

Benötigen Sie eine einfache und organisierte Möglichkeit, Informationen über Ihre Mitarbeiter zu sammeln? Das Erstellen eines Mitarbeiterinformationsformulars in WordPress gibt Ihnen die Flexibilität, die benötigten Informationen über Personen zu sammeln, diese Informationen an einem praktischen Ort zu speichern und jederzeit darauf zuzugreifen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie ganz einfach ein Mitarbeiterinformationsformular in WordPress mit WPForms erstellen.

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Was ist ein Mitarbeiterinformationsformular?

Ein Mitarbeiterinformationsformular ist ein Formular, das von Ihren Mitarbeitern ausgefüllt wird und wichtige Daten über sie enthält. Es dokumentiert grundlegende persönliche Informationen, Notfallkontaktdaten und Daten im Zusammenhang mit ihrer Position im Unternehmen.

Hier sind einige der wichtigsten Dinge, die Sie neue Mitarbeiter fragen sollten, wenn sie Ihr Mitarbeiterinformationsformular ausfüllen:

• Vollständiger Name
• Kontaktinformationen einschließlich E-Mail und Telefon
• Adresse
• Geburtsdatum
• Berufsbezeichnung
• Abteilung und Vorgesetzter
• Büro-Kontaktinformationen
• Startdatum und Gehalt
• Notfallkontaktinformationen

Es ist wichtig, dass Sie Informationen von Personen sammeln, sobald sie anfangen, für Sie zu arbeiten. Es ist auch eine gute Idee, Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Informationen regelmäßig zu aktualisieren, damit Sie immer die aktuellsten Informationen haben.

Lassen Sie uns nun sehen, wie Sie ein Mitarbeiterinformationsformular in WordPress erstellen.

So erstellen Sie ein Mitarbeiterinformationsformular in WordPress

Schritt 1: Neues Formular erstellen

Die Verwendung von WPForms ist der einfachste Weg, ein neues Mitarbeiterinformationsformular in WordPress zu erstellen. WPForms bietet über 2.100 WordPress-Formularvorlagen für jede Nische und Branche, einschließlich einer Vorlage für Mitarbeiterinformationsformulare.

Das erste, was Sie tun müssen, ist das WPForms-Plugin zu installieren und zu aktivieren. Weitere Details finden Sie in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Installation eines Plugins in WordPress.

Als Nächstes müssen Sie ein neues Formular erstellen.

Gehen Sie dazu zu WPForms » Neu hinzufügen und benennen Sie Ihr Formular. Scrollen Sie dann zum Abschnitt Vorlage auswählen und geben Sie „Mitarbeiterinformationsformular“ in die Suchleiste ein.

Hier gibt es viele Optionen zur Auswahl. Wählen Sie das Formular, das am besten zu Ihnen passt, und denken Sie daran, dass Sie jede Vorlage an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

In unserem Beispiel verwenden wir die Vorlage „Employee Information Form“.

Wenn die vorab erstellte Vorlage für das Mitarbeiterinformationsformular geladen wird, ist die meiste Arbeit bereits für Sie erledigt. Tatsächlich finden Sie die folgenden Felder im Formular:

• Abschnittstrenner
• Name
• E-Mail
• Telefon
• Adresse
• Datum / Uhrzeit
• Einzeiliger Text
• Einzelner Artikel

Wenn Sie die Vorlage für das Mitarbeiterinformationsformular in Aktion sehen möchten, besuchen Sie unsere Beispiel-Demo für Mitarbeiterinformationsformulare.

Sie können Ihrer Formular zusätzliche Felder hinzufügen, indem Sie sie vom linken Bedienfeld in das rechte Bedienfeld ziehen.

Klicken Sie dann auf das Feld, um Änderungen vorzunehmen. Sie können auch auf ein Formularfeld klicken und es ziehen, um die Reihenfolge in Ihrem Mitarbeiterinformationsformular zu ändern.

Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Personen ein Bild von sich hochladen, das für ihren Ausweis verwendet werden soll, fügen Sie Ihrer Vorlage für das Mitarbeiterinformationsformular ein Datei-Upload-Formularfeld hinzu.

Auf diese Weise können die Leute ein Foto auswählen, das ihnen gefällt. Sie können dies entweder tun, indem sie die Datei hochladen oder sie einfach per Drag & Drop in die Dropzone ziehen. Außerdem sparen Sie sich so die Zeit und Mühe, einen Fotografen engagieren zu müssen, um Bilder von jedem neuen Mitarbeiter zu machen, den Sie einstellen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Einstellung Erforderlich aktivieren, damit neue Mitarbeiter ihr Mitarbeiterinformationsformular nicht ohne Hochladen eines Bildes einreichen können.

Wenn Ihr Mitarbeiterinformationsformular so aussieht, wie Sie es möchten, klicken Sie auf Speichern.

Schritt 2: Einstellungen für Ihr Mitarbeiterinformationsformular konfigurieren

Gehen Sie zunächst zu Einstellungen » Allgemein.

Hier können Sie Folgendes konfigurieren:

• Formularname — Ändern Sie hier den Namen Ihres Formulars, wenn Sie möchten.
• Formularbeschreibung — Geben Sie Ihrem Formular eine Beschreibung.
• Tags — Fügen Sie Tags hinzu, um Ihre WordPress-Formulare zu organisieren.
• Text der Schaltfläche „Senden“ — Passen Sie den Text auf der Schaltfläche „Senden“ an.
• Text der Schaltfläche zum Absenden — Ändern Sie den Text, der angezeigt wird, während Ihr Formular gesendet wird.

Wenn Sie den Abschnitt Erweitert erweitern, können Sie auch:

• CSS-Klassen hinzufügen — Verwenden Sie benutzerdefiniertes CSS, um Ihr Formular oder Ihre Absendeschaltfläche zu gestalten.
• Vorausfüllen per URL aktivieren — Füllen Sie einige Felder automatisch mit einer benutzerdefinierten URL aus.
• AJAX-Formularübermittlung aktivieren — Aktivieren Sie AJAX-Einstellungen ohne Seitenneuladung.
• Speicherung von Eingabeinformationen in WordPress deaktivieren — Sie können die Speicherung von Eingabeinformationen und Benutzerdetails, wie z. B. IP-Adressen und User Agents, deaktivieren, um die DSGVO-Anforderungen zu erfüllen. Sehen Sie sich unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung an, wie Sie ein DSGVO-Zustimmungsfeld zu Ihrem einfachen Kontaktformular hinzufügen.

Wenn Sie fertig sind, gehen Sie zu den Spam-Schutz und Sicherheit-Einstellungen.

Hier können Sie:

• Moderner Anti-Spam-Schutz aktivieren — Kontaktformular-Spam stoppen mit dem integrierten Anti-Spam-Schutz von WPForms. Die Anti-Spam-Funktion ist automatisch für alle neuen Formulare aktiviert, Sie können sie jedoch auch mit einem Schalter ausschalten, wenn Sie möchten. Sie läuft nahtlos im Hintergrund, um Formulare vor Spam zu schützen, und kann auch mit anderen Maßnahmen wie CAPTCHAs für zusätzlichen Schutz kombiniert werden.
• Akismet Anti-Spam-Schutz aktivieren — Wenn Sie das Akismet Anti-Spam-Plugin verwenden, können Sie es mit Ihrem Formular verbinden.
• Länderfilter aktivieren — Blockieren Sie Einreichungen aus bestimmten Ländern.
• Schlüsselwortfilter aktivieren — Verhindern Sie Einträge, die bestimmte Wörter oder Phrasen enthalten.

Sie können auch Ihr bevorzugtes CAPTCHA einrichten. Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zur Formular-Spam-Prävention für weitere Details.

Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 3: Benachrichtigungseinstellungen für Ihr Mitarbeiterinformationsformular konfigurieren

Benachrichtigungen sind eine großartige Möglichkeit, eine E-Mail zu senden, wann immer jemand ein Mitarbeiterinformationsformular auf Ihrer Website einreicht.

Tatsächlich erhalten Sie, sofern Sie diese Funktion nicht deaktivieren, jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn jemand ein Formular auf Ihrer Website einreicht.

Wenn Sie Smart Tags verwenden, können Sie auch Ihrem neuen Mitarbeiter eine Benachrichtigung senden, wenn er Ihr Formular ausfüllt, damit er weiß, dass Sie es erhalten haben und sich bei Bedarf bald bei ihm melden werden. Dies versichert den Leuten, dass ihre Eingabe ordnungsgemäß verarbeitet wurde.

Hilfe bei diesem Schritt finden Sie in unserer Dokumentation zum Thema Einrichtung von Formularbenachrichtigungen in WordPress.

Sie können mehr als eine Benachrichtigung senden, wenn ein neues Mitarbeiterinformationsformular auf Ihrer Website eingereicht wird. Sie können beispielsweise eine Benachrichtigung an sich selbst, Ihren Mitarbeiter und Ihre Personalabteilung oder einen anderen Administrator senden.

Hilfe hierzu finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Senden mehrerer Formularbenachrichtigungen in WordPress.

Schließlich, wenn Sie möchten, dass das Branding Ihrer E-Mails konsistent bleibt, können Sie sich diesen Leitfaden zum Hinzufügen einer benutzerdefinierten Kopfzeile zu Ihrer E-Mail-Vorlage ansehen.

Schritt 4: Bestätigungseinstellungen für Ihr Mitarbeiterinformationsformular konfigurieren

Formularbestätigungen sind Nachrichten, die Mitarbeitern angezeigt werden, nachdem sie ihr Mitarbeiterinformationsformular auf Ihrer Website eingereicht haben. Sie informieren die Leute darüber, dass ihre Informationen gesammelt wurden, und geben Ihnen die Möglichkeit, ihnen die nächsten Schritte mitzuteilen.

WPForms bietet drei Bestätigungstypen:

1. Nachricht. Dies ist der Standard-Bestätigungstyp in WPForms. Wenn jemand ein Mitarbeiterinformationsformular einreicht, wird eine einfache Nachrichtenbestätigung angezeigt, die ihn darüber informiert, dass sein Formular verarbeitet wurde.
2. Seitenanzeige. Diese Bestätigungsart leitet Website-Besucher zu einer bestimmten Webseite auf Ihrer Seite weiter, die ihnen für ihre Formulareingabe dankt. Anleitungen hierzu finden Sie in unserem Tutorial zum Umleiten von Personen zu einer Dankesseite.
3. URL aufrufen (Weiterleitung). Diese Option wird verwendet, wenn Sie Website-Besucher auf eine andere Website senden möchten.

Sehen wir uns an, wie man eine einfache Formularbestätigung in WPForms einrichtet, damit Sie die Nachricht anpassen können, die Website-Besucher sehen, wenn sie ein Mitarbeiterinformationsformular auf Ihrer Website ausfüllen.

Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte Bestätigungen unter Einstellungen.

Wählen Sie als Nächstes den Bestätigungstyp aus, den Sie erstellen möchten. In diesem Beispiel wählen wir Nachricht.

Passen Sie dann die Bestätigungsnachricht nach Ihren Wünschen an und klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie Website-Besuchern basierend auf ihrem Verhalten unterschiedliche Bestätigungen anzeigen möchten, lesen Sie unbedingt unsere Anleitung zur Erstellung bedingter Formularbestätigungen.

Schritt 5: Zugriffskontrollen für Ihr Mitarbeiterinformationsformular konfigurieren

WPForms verfügt über ein Form Locker Addon, das Website-Betreibern eine Möglichkeit bietet, Formularberechtigungen und Zugriffskontrollen zu konfigurieren.

Um auf diese Einstellungen zuzugreifen, gehen Sie zu Einstellungen » Formularsperre.

Hier sehen Sie 4 verschiedene Einstellungen:

1. Formularverifizierung: Aktivieren Sie den Passwortschutz, sodass nur Personen mit dem Passwort, wie z. B. Ihre Mitarbeiter, Ihr Formular ausfüllen können.
2. Formularplanung: Legen Sie Start- und Enddaten für Ihr Mitarbeiterinformationsformular fest.
3. Formularbeschränkungen: Erlauben Sie nur Personen, die sich auf Ihrer Website angemeldet haben, ein Mitarbeiterinformationsformular einzureichen.
4. Einsendungs-Limits & Beschränkungen: Begrenzen Sie die Anzahl der Formulareinsendungen, die Sie akzeptieren.

Natürlich werden Sie nicht alle diese Einstellungen unbedingt nutzen. Wenn Sie jedoch versuchen, Spam-Formulareinsendungen zu verhindern, helfen das Erfordernis eines Passworts für Mitarbeiter zum Ausfüllen eines Formulars oder die Beschränkung von Formulareinsendungen auf angemeldete Benutzer.

Schritt 6: Fügen Sie Ihr Mitarbeiterinformationsformular zu Ihrer Website hinzu

Nachdem Sie ein Mitarbeiterinformationsformular erstellt haben, müssen Sie es zu Ihrer WordPress-Website hinzufügen.

WPForms ermöglicht es Ihnen, Ihre Formulare an vielen Stellen auf Ihrer Website hinzuzufügen, einschließlich Ihrer Blogbeiträge, Seiten und sogar Seitenleisten-Widgets.

Werfen wir einen Blick auf die gängigste Option zum Einbetten in Beiträge oder Seiten.

Erstellen Sie zuerst eine neue Seite oder öffnen Sie eine vorhandene im Editor. Fügen Sie dann einen neuen Block hinzu und wählen Sie WPForms.

Wenn der WPForms-Block erscheint, wählen Sie Ihr Mitarbeiterinformationsformular aus dem Dropdown-Menü.

Klicken Sie dann auf Veröffentlichen oder Aktualisieren Sie Ihren Beitrag oder Ihre Seite, damit Ihr Formular auf Ihrer Website erscheint.

Jetzt können Mitarbeiter Ihr Formular ausfüllen und einreichen, um Ihnen ihre Informationen zu senden.

Als Nächstes: Verbessern Sie Ihr Remote-Arbeits-Setup

Und da haben Sie es! Sie wissen jetzt, wie Sie ein Mitarbeiterinformationsformular in WordPress erstellen.

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Wenn Sie daran interessiert sind, Remote-Mitarbeiter für Ihr Unternehmen einzustellen, lesen Sie diese Zusammenfassung der besten Tools für die Remote-Arbeit, um Ihrem Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen.

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