Die 10 Formulare, die Ihre neuen Mitarbeiter ausfüllen müssen

Sie haben also eine neue Mitarbeiterin eingestellt – herzlichen Glückwunsch! 🎉 Sie haben die eine gefunden. Aber als Nächstes kommt der etwas weniger romantische Teil: Papierkram.

Das bedeutet nicht, dass es mühsam sein muss! Mit den richtigen Formularen können Sie Ihr Mitarbeiter-Onboarding verbessern, die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten und einen großartigen ersten Eindruck hinterlassen.

In diesem Blogbeitrag führe ich Sie durch die wichtigsten Formulare, die Ihre neue Mitarbeiterin ausfüllen muss, und wie Sie diese mit WPForms schnell und einfach erstellen können.

Die 10 Formulare, die Ihre neuen Mitarbeiter ausfüllen müssen

1. Arbeitsvertrag

Dieses Formular ist Ihr offizielles Stellenangebot – es enthält alles von der Berufsbezeichnung bis zum Gehalt und legt den Grundstein für einen professionellen und reibungslosen Onboarding-Prozess.

Es schützt Sie und die Mitarbeiterin, indem es die wichtigen Details schriftlich und sicher dokumentiert.

Was Sie in Ihrem Arbeitsvertragsformular angeben sollten:

• Name und Position der Mitarbeiterin
• Startdatum und Arbeitsort
• Gehalts- oder Stundenlohndetails
• Arbeitszeitplan (z. B. Vollzeit, Teilzeit)
• Beschäftigungsstatus (z. B. ausgenommen/nicht ausgenommen)
• Unterschriftsfeld für die Annahme

WPForms-Tipp: Fügen Sie bedingte Logik hinzu, wenn Sie bestimmte Bedingungen basierend auf Rolle oder Abteilung anzeigen möchten.

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2. Mitarbeiter-Onboarding

Dieses All-in-One-Formular sammelt wesentliche persönliche und berufsbezogene Informationen, damit Sie Ihre neue Mitarbeiterin schnell einrichten können. Es hält die Personalabteilung organisiert und stellt sicher, dass nichts durchrutscht.

Was Sie bei Ihren Mitarbeiter-Onboarding-Formularen beachten sollten:

• Vollständiger rechtlicher Name und Kontaktinformationen
• Notfallkontaktinformationen
• Bevorzugter Name und Pronomen
• Abteilungs-, Rollen- und Managerinformationen
• Bestätigung der Richtlinien

WPForms Tipp: Verwenden Sie ein mehrseitiges Formular, um die Dinge übersichtlich und benutzerfreundlich zu halten. Und Speichern und später fortsetzen aktivieren, wenn Ihr Formular viele Felder hat.

Die nächste Handvoll Formulare, die hier aufgeführt sind, könnten Teil Ihres „Onboarding“-Prozesses für Mitarbeiter sein, oder die Informationen könnten irgendwo auf Ihrem Onboarding-Formular enthalten sein. Aber für weitere Einzelheiten und Ideen wollen wir es noch weiter aufschlüsseln.

3. Notfallkontakt

Sicherheit geht vor!

Das Notfallkontaktformular sammelt die Namen und Nummern der Personen, die Sie anrufen sollten, wenn etwas Unerwartetes passiert. Es ist ein schneller, aber wichtiger Teil des Mitarbeiter-Onboardings, der zeigt, dass Sie sich kümmern.

Was Sie in Ihrem Notfallkontaktformular abfragen sollten:

• Kontaktname und Beziehung
• Telefonnummern (privat, mobil, geschäftlich)
• E-Mail (optional)
• Alternativer Kontakt (falls zutreffend)

WPForms Tipp: Verwenden Sie das Wiederholungsfeld, wenn Sie mehrere Notfallkontakte übersichtlich erfassen möchten.

4. Bestätigung des Handbuchs

Regeln sind Regeln!

Verwenden Sie dieses Formular, um zu bestätigen, dass Ihr Mitarbeiter Ihr Unternehmenshandbuch erhalten und gelesen hat. Es ist Ihre schriftliche Dokumentation, die besagt „Wir haben Ihnen die Regeln mitgeteilt“ – und es ist wichtig für Seelenfrieden.

Was Sie in Ihr Handbuch-Bestätigungsformular aufnehmen sollten:

• Bestätigungs-Kontrollkästchen
• Datum des Erhalts
• Signaturfeld

WPForms Tipp: Fügen Sie ein optionales Kommentarfeld (Absatzfeld) hinzu, wenn Mitarbeiter Fragen haben.

5. Verhaltenskodex oder Bestätigungen von Richtlinien

Manchmal brauchen bestimmte Unternehmensrichtlinien einen eigenen Moment der Bestätigung.

Diese Arten von Formularen ermöglichen es Ihnen, spezifische Regeln hervorzuheben – wie Internetnutzung, Sicherheitsrichtlinien oder Social-Media-Richtlinien – und eine schriftliche Bestätigung zu erhalten. Dies ist besonders nützlich für Richtlinien, die sich häufiger ändern als das gesamte Handbuch.

Was Sie in Ihr Verhaltenskodex-Formular aufnehmen sollten:

• Kurze Beschreibung der Richtlinie
• Link zur vollständigen Richtlinie
• Zustimmungs-Kontrollkästchen
• Signaturfeld

Lesen Sie auch: Wie Sie Formulare mit einem Passwort schützen oder den Zugriff basierend auf Benutzerrollen einschränken.

6. Bestätigung von Geräten und Vermögenswerten

Wenn Sie Laptops, Uniformen oder Softwarelizenzen ausgeben, hält dieses Formular eine klare Aufzeichnung darüber, was ausgegeben wurde. Mitarbeiter unterschreiben, dass sie ihre Ausrüstung erhalten haben und sich bereit erklären, sie zu pflegen.

Auch beim Offboarding sehr praktisch.

Was Sie in Ihrem Ausrüstungsbestätigungsformular sammeln sollten:

• Beschreibung der ausgegebenen(n) Artikel (z. B. Laptop, Telefon, Schlüsselkarte)
• Seriennummern
• Zustand zum Zeitpunkt der Ausgabe
• Unterschrift zur Bestätigung des Erhalts und der Zustimmung

WPForms Tipp: Verwenden Sie Dropdown-Menüs oder Kontrollkästchenlisten, um Ausrüstungsoptionen zu standardisieren.

7. Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)

Eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) hilft, die privaten Informationen Ihres Unternehmens zu schützen, indem sichergestellt wird, dass Ihr neuer Mitarbeiter zustimmt, keine sensiblen Daten weiterzugeben. Sie ist für viele Rollen und Branchen Standard, insbesondere wenn Ihr Team mit Geschäftsgeheimnissen oder Kundeninformationen arbeitet.

Ein digitales Formular macht es daher einfach, diese Vereinbarung zu sammeln und sicher zu speichern.

Was Sie in Ihr NDA-Formular aufnehmen sollten:

• Zusammenfassung dessen, was als vertraulich gilt
• Dauer der Vereinbarung
• Folgen bei Verstößen
• Unterschrift und Datum des Mitarbeiters

Beispiel benötigt? Sehen Sie sich die Vorlage für eine Vertraulichkeitsvereinbarung an.

8. Nicht-Wettbewerbs- oder Nicht-Abwerbevereinbarungen

Diese Vereinbarungen legen Beschränkungen für die Arbeit für Wettbewerber oder die Abwerbung von Kunden nach Verlassen Ihres Unternehmens fest (sofern gesetzlich zulässig). Obwohl nicht jedes Unternehmen eine benötigt, sind sie wichtig für den Schutz von Beziehungen und geistigem Eigentum.

Was Sie in Ihrem Wettbewerbsverbot-Formular berücksichtigen sollten:

• Dauer und Umfang der Beschränkungen
• Geografischer Bereich (falls zutreffend)
• Unterschrift und Bestätigung

Hinweis: Dies ist möglicherweise eine seltene Art von Formular im Vergleich zu den meisten, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden werden. Aber falls Sie es doch brauchen – ich möchte nur, dass Sie wissen, wie Sie es auf Ihrer Website erhalten!

9. Formulare zur Schulungsbestätigung

Sobald Ihr Mitarbeiter eine erforderliche Schulung abgeschlossen hat, hilft ein Schulungsabschlussformular, diese zu dokumentieren. Ob es sich um Sicherheit, Compliance oder interne Tools handelt, Sie möchten einen Nachweis, dass sie abgeschlossen wurde.

Was Sie in Ihre Schulungsabschlussformulare aufnehmen sollten:

• Schulungstitel und Datum
• Name des Trainers oder Methode (persönlich, Video usw.)
• Quizergebnisse oder Feedback (optional)
• Bestätigungs-Kontrollkästchen oder Unterschrift

WPForms Tipp: Fügen Sie ein Kommentarfeld oder eine Bewertungsskala für schnelles Feedback hinzu.

10. Feedback-Umfragen

Feedback von neuen Mitarbeitern hilft Ihnen, Ihren Onboarding-Prozess zu verbessern. Ein Feedback-Formular ermöglicht es Ihnen, Gedanken zu sammeln, während die Erfahrung noch frisch ist, damit Sie wissen, was funktioniert und was angepasst werden muss.

Ziehen Sie jedoch in Betracht, es kurz und bündig mit Kontrollkästchen und Bewertungsfeldern zu halten.

Was Sie sonst noch in Ihre Feedback-Umfragen aufnehmen sollten:

• Gesamtbewertung des Onboardings
• Hilfreichste/wenig hilfreichste Teile
• Offene Vorschläge
• Net Promoter Score (NPS)-Feld

WPForms Tipp: Verwenden Sie eine Likert-Skala oder ein Sterne-Bewertungsfeld, um Umfragen schnell und ansprechend zu gestalten.

Sie müssen keine PDFs jonglieren oder handschriftlich Unterschriften einholen. Mit WPForms können Sie in wenigen Minuten einen vollständig digitalen Onboarding-Ablauf erstellen. Und hinterlassen Sie vom ersten Tag an einen großartigen Eindruck bei Ihren neuen Mitarbeitern!

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FAQ

Kann ich digitale Unterschriften für meine Mitarbeiterformulare sammeln?

Ja! WPForms enthält ein Unterschriftenfeld, damit Mitarbeiter direkt auf dem Formular unterschreiben können.

Was ist, wenn mein Formular lang oder kompliziert ist?

Verwenden Sie die Funktion für mehrere Seiten, um es in kleinere Abschnitte zu unterteilen, und aktivieren Sie Speichern und Fortsetzen, damit Mitarbeiter später fortfahren können.

Kann ich WPForms nur für interne HR-Formulare verwenden?

Absolut. Sie können Formulare mit einem Passwort schützen oder den Zugriff basierend auf Benutzerrollen einschränken.

Als Nächstes: Optimieren Sie Ihren Bewerbungsprozess

Während Sie dabei sind – Formulare zu erstellen, die Ihr neuer Mitarbeiter ausfüllen muss – können Sie es auch noch weiter absichern. Warum nicht den gesamten Prozess kontrollieren, beginnend mit der Bewerbung? Sie müssen dies nicht an eine komplizierte Plattform auslagern.

Schauen Sie sich unser vollständiges Tutorial an, So erstellen Sie ein Bewerbungsformular in WordPress, um zu erfahren, wie Sie sich direkt von Ihrer Website aus bewerben können.

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