Welche Formulare müssen neue Mitarbeiter ausfüllen?

Sie haben gerade jemanden Tolles eingestellt, und jetzt kommt der Teil, auf den sich niemand freut. Es gibt einen Stapel Papierkram, den Ihr neuer Mitarbeiter durcharbeiten muss, bevor er richtig anfangen kann.

Das bedeutet nicht, dass es mühsam sein muss! Mit den richtigen Formularen können Sie Ihr Mitarbeiter-Onboarding verbessern, die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten und einen großartigen ersten Eindruck hinterlassen.

In diesem Blogbeitrag führe ich Sie durch die wichtigsten Formulare, die Ihre neue Mitarbeiterin ausfüllen muss, und wie Sie diese mit WPForms schnell und einfach erstellen können.

Welche Formulare müssen neue Mitarbeiter ausfüllen?

Die erste Gruppe sind die erforderlichen Unterlagen, die jeder Mitarbeiter ausfüllt, unabhängig davon, wo er arbeitet, wie z. B. Formulare für Bundessteuern und Arbeitserlaubnis.

Die zweite Gruppe sind die unternehmensspezifischen Formulare, die Sie selbst erstellen, vom Angebotsschreiben bis zur Übergabe der Ausrüstung. Hier ist ein kurzer Überblick darüber, wie die beiden Gruppen aufgeteilt sind und welche Sie selbst in WordPress erstellen können.

Formulargruppe	Beispiele	In WPForms erstellen?
Gesetzlich vorgeschrieben	Formular W-4, Formular I-9, staatlicher Steuerabzug	Nein, dies sind offizielle Regierungsformulare
Standard-Gehaltsabrechnung	Direktüberweisung, Leistungseinschreibung	Teilweise, Sie sammeln die Details
Unternehmensspezifisch	Angebotsschreiben, Onboarding, NDA, Ausrüstung, Umfragen	Ja

Gesetzlich vorgeschriebene Formulare zum Ausfüllen

Die Formulare in dieser ersten Gruppe sind die erforderlichen und standardmäßigen Gehaltsabrechnungsformulare. Sie können diese nicht in einem Formularersteller neu gestalten, aber Sie müssen wissen, welche das sind und sicherstellen, dass sie rechtzeitig gesammelt werden.

1. Formular W-4 (Bundessteuerabzug)

Das W-4 gibt an, wie viel Bundeseinkommensteuer von jedem Gehaltsscheck einbehalten werden soll. Jeder neue Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten füllt eines aus, und die IRS aktualisiert das Formular regelmäßig. Laden Sie daher immer die aktuelle Version direkt von der Website der IRS herunter.

Dies ist ein offizielles Formular, daher werden Sie es nicht in WPForms neu erstellen. Was Sie tun können, ist, von einem digitalen Onboarding-Formular darauf zu verweisen oder die grundlegenden Details zu sammeln, die ein neuer Mitarbeiter benötigt, um es korrekt auszufüllen.

2. Formular I-9 (Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung)

Formular I-9 bestätigt, dass Ihr neuer Mitarbeiter legal in den Vereinigten Staaten arbeiten darf. Es stammt von U.S. Citizenship and Immigration Services und hat eine strenge Frist. Der Mitarbeiter füllt seinen Teil bis zu seinem ersten Arbeitstag aus, und Sie vervollständigen Ihren Teil innerhalb von drei Werktagen nach seinem Startdatum.

Sie können das aktuelle Formular und die Liste der akzeptablen Dokumente von der USCIS I-9-Seite herunterladen. Wie das W-4 ist dies ein Regierungsformular und nichts, das Sie selbst erstellen.

3. Formulare zur staatlichen Steuerabzug

Die meisten Bundesstaaten mit Einkommensteuer haben ihre eigene Version des W-4. Ihr neuer Mitarbeiter füllt dies aus, damit Sie die richtige Menge an staatlicher Steuer zusätzlich zum Bundesbetrag einbehalten.

Einige wenige Bundesstaaten haben keine Einkommensteuer, daher gibt es dort nichts zu sammeln. Für alle anderen veröffentlicht die Steuerbehörde Ihres Bundesstaates das aktuelle Formular, und das U.S. Department of Labor führt eine nützliche Liste von Formularen für neue Mitarbeiter, wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen.

4. Genehmigung für Direktüberweisung

Wenn Sie per Direktüberweisung bezahlen, muss Ihr neuer Mitarbeiter seine Bankdaten angeben, damit die Gehaltsabrechnung diese einrichten kann. Dies bedeutet normalerweise den Banknamen, die Kontonummer, die Bankleitzahl und den Kontotyp.

Dies ist eines der erforderlichen Formulare, das Sie tatsächlich in WordPress erstellen können. Ein einfaches WPForms-Formular sammelt die Bankdaten und speichert die Einträge in Ihrem Dashboard. Denken Sie daran, dass Sie sensible Finanzdaten verarbeiten. Es ist daher ratsam, einzuschränken, wer diese Einträge einsehen kann.

Unternehmensspezifische Formulare zum Ausfüllen

Wenn Sie eine Krankenversicherung, Altersvorsorgepläne oder andere Leistungen anbieten, haben neue Mitarbeiter normalerweise ein Zeitfenster, um sich bei Beginn einzuschreiben. Die Einschreibung erfolgt oft über ein Portal des Anbieters, aber viele kleinere Teams sammeln die Auswahlmöglichkeiten zunächst immer noch mit einem einfachen Formular.

Diese anfängliche Sammlung passt gut zu WPForms. Sie können die verfügbaren Pläne darlegen, bedingte Logik verwenden, um Optionen basierend auf der Auswahl einer Person anzuzeigen, und alles an einem Ort aufbewahren, bevor es an Ihren Anbieter weitergeleitet wird.

Damit sind die Formulare abgedeckt, die Sie hauptsächlich sammeln müssen. Nun zum Teil, den Sie selbst gestalten können, nämlich den Unternehmensformularen. Hier kommt WPForms ins Spiel, und hier spart Ihnen ein wenig vorausschauendes Denken viel Hin und Her.

1. Arbeitsvertrag

Dieses Formular ist Ihr offizielles Stellenangebot – es enthält alles von der Berufsbezeichnung bis zum Gehalt und legt den Grundstein für einen professionellen und reibungslosen Onboarding-Prozess.

Es schützt Sie und die Mitarbeiterin, indem es die wichtigen Details schriftlich und sicher dokumentiert.

Was Sie in Ihrem Arbeitsvertragsformular angeben sollten:

• Name und Position der Mitarbeiterin
• Startdatum und Arbeitsort
• Gehalts- oder Stundenlohndetails
• Arbeitszeitplan (z. B. Vollzeit, Teilzeit)
• Beschäftigungsstatus (z. B. ausgenommen/nicht ausgenommen)
• Unterschriftsfeld für die Annahme

Erstellen Sie Ihre Formulare für neue Mitarbeiter in WPForms

2. Mitarbeiter-Onboarding

Dieses All-in-One-Formular sammelt wesentliche persönliche und berufsbezogene Informationen, damit Sie Ihre neue Mitarbeiterin schnell einrichten können. Es hält die Personalabteilung organisiert und stellt sicher, dass nichts durchrutscht.

Was Sie bei Ihren Mitarbeiter-Onboarding-Formularen beachten sollten:

• Vollständiger rechtlicher Name und Kontaktinformationen
• Notfallkontaktinformationen
• Bevorzugter Name und Pronomen
• Abteilungs-, Rollen- und Managerinformationen
• Bestätigung der Richtlinien

Die nächste Handvoll Formulare, die hier aufgeführt sind, könnten Teil Ihres „Onboarding“-Prozesses für Mitarbeiter sein, oder die Informationen könnten irgendwo auf Ihrem Onboarding-Formular enthalten sein. Aber für weitere Einzelheiten und Ideen wollen wir es noch weiter aufschlüsseln.

3. Notfallkontakt

Sicherheit geht vor!

Das Notfallkontaktformular sammelt die Namen und Nummern der Personen, die Sie anrufen sollten, wenn etwas Unerwartetes passiert. Es ist ein schneller, aber wichtiger Teil des Mitarbeiter-Onboardings, der zeigt, dass Sie sich kümmern.

Was Sie in Ihrem Notfallkontaktformular abfragen sollten:

• Kontaktname und Beziehung
• Telefonnummern (privat, mobil, geschäftlich)
• E-Mail (optional)
• Alternativer Kontakt (falls zutreffend)

4. Bestätigung des Handbuchs

Verwenden Sie dieses Formular, um zu bestätigen, dass Ihr Mitarbeiter Ihr Unternehmenshandbuch erhalten und gelesen hat. Es ist Ihre schriftliche Dokumentation, die besagt „Wir haben Ihnen die Regeln mitgeteilt“ – und es ist wichtig für Seelenfrieden.

Was Sie in Ihr Handbuch-Bestätigungsformular aufnehmen sollten:

• Bestätigungs-Kontrollkästchen
• Datum des Erhalts
• Signaturfeld

5. Verhaltenskodex oder Bestätigungen von Richtlinien

Manchmal brauchen bestimmte Unternehmensrichtlinien einen eigenen Moment der Bestätigung.

Diese Arten von Formularen ermöglichen es Ihnen, spezifische Regeln hervorzuheben – wie Internetnutzung, Sicherheitsrichtlinien oder Social-Media-Richtlinien – und eine schriftliche Bestätigung zu erhalten. Dies ist besonders nützlich für Richtlinien, die sich häufiger ändern als das gesamte Handbuch.

Was Sie in Ihr Verhaltenskodex-Formular aufnehmen sollten:

• Kurze Beschreibung der Richtlinie
• Link zur vollständigen Richtlinie
• Zustimmungs-Kontrollkästchen
• Signaturfeld

6. Bestätigung von Geräten und Vermögenswerten

Wenn Sie Laptops, Uniformen oder Softwarelizenzen ausgeben, hält dieses Formular eine klare Aufzeichnung darüber, was ausgegeben wurde. Mitarbeiter unterschreiben, dass sie ihre Ausrüstung erhalten haben und sich bereit erklären, sie zu pflegen.

Auch beim Offboarding sehr praktisch.

Was Sie in Ihrem Ausrüstungsbestätigungsformular sammeln sollten:

• Beschreibung der ausgegebenen(n) Artikel (z. B. Laptop, Telefon, Schlüsselkarte)
• Seriennummern
• Zustand zum Zeitpunkt der Ausgabe
• Unterschrift zur Bestätigung des Erhalts und der Zustimmung

7. Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)

Eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) hilft, die privaten Informationen Ihres Unternehmens zu schützen, indem sichergestellt wird, dass Ihr neuer Mitarbeiter zustimmt, keine sensiblen Daten weiterzugeben. Sie ist für viele Rollen und Branchen Standard, insbesondere wenn Ihr Team mit Geschäftsgeheimnissen oder Kundeninformationen arbeitet.

Ein digitales Formular macht es daher einfach, diese Vereinbarung zu sammeln und sicher zu speichern.

Was Sie in Ihr NDA-Formular aufnehmen sollten:

• Zusammenfassung dessen, was als vertraulich gilt
• Dauer der Vereinbarung
• Folgen bei Verstößen
• Unterschrift und Datum des Mitarbeiters

Beispiel benötigt? Sehen Sie sich die Vorlage für eine Vertraulichkeitsvereinbarung an.

8. Nicht-Wettbewerbs- oder Nicht-Abwerbevereinbarungen

Diese Vereinbarungen legen Beschränkungen für die Arbeit für Wettbewerber oder die Abwerbung von Kunden nach Verlassen Ihres Unternehmens fest (sofern gesetzlich zulässig). Obwohl nicht jedes Unternehmen eine benötigt, sind sie wichtig für den Schutz von Beziehungen und geistigem Eigentum.

Was Sie in Ihrem Wettbewerbsverbot-Formular berücksichtigen sollten:

• Dauer und Umfang der Beschränkungen
• Geografischer Bereich (falls zutreffend)
• Unterschrift und Bestätigung

Hinweis: Dies ist möglicherweise eine seltene Art von Formular im Vergleich zu den meisten, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden werden. Aber falls Sie es doch brauchen – ich möchte nur, dass Sie wissen, wie Sie es auf Ihrer Website erhalten!

9. Formulare zur Schulungsbestätigung

Sobald Ihr Mitarbeiter eine erforderliche Schulung abgeschlossen hat, hilft ein Schulungsabschlussformular, diese zu dokumentieren. Ob es sich um Sicherheit, Compliance oder interne Tools handelt, Sie möchten einen Nachweis, dass sie abgeschlossen wurde.

Was Sie in Ihre Schulungsabschlussformulare aufnehmen sollten:

• Schulungstitel und Datum
• Name des Trainers oder Methode (persönlich, Video usw.)
• Quizergebnisse oder Feedback (optional)
• Bestätigungs-Kontrollkästchen oder Unterschrift

10. Feedback-Umfragen

Feedback von neuen Mitarbeitern hilft Ihnen, Ihren Onboarding-Prozess zu verbessern. Ein Feedback-Formular ermöglicht es Ihnen, Gedanken zu sammeln, während die Erfahrung noch frisch ist, damit Sie wissen, was funktioniert und was angepasst werden muss.

Ziehen Sie jedoch in Betracht, es kurz und bündig mit Kontrollkästchen und Bewertungsfeldern zu halten.

Was Sie sonst noch in Ihre Feedback-Umfragen aufnehmen sollten:

• Gesamtbewertung des Onboardings
• Hilfreichste/wenig hilfreichste Teile
• Offene Vorschläge
• Net Promoter Score (NPS)-Feld

Sie müssen keine PDFs jonglieren oder handschriftlich Unterschriften einholen. Mit WPForms können Sie in wenigen Minuten einen vollständig digitalen Onboarding-Ablauf erstellen. Und hinterlassen Sie vom ersten Tag an einen großartigen Eindruck bei Ihren neuen Mitarbeitern!

FAQs zu Formularen für neue Mitarbeiter

Einige Fragen tauchen immer wieder auf, wenn Leute ihre Formulare für neue Mitarbeiter einrichten. Hier sind schnelle Antworten auf die häufigsten Fragen, die sowohl die erforderlichen Unterlagen als auch die von Ihnen erstellten Formulare abdecken.

Welche Formulare sind für neue Mitarbeiter gesetzlich vorgeschrieben?

In den Vereinigten Staaten sind die beiden Bundesformulare Formular W-4 für die Steuerabzüge und Formular I-9 für die Arbeitsberechtigung. Die meisten Bundesstaaten mit einer Einkommensteuer verlangen auch ihr eigenes Abzugsformular. Alles andere, wie z. B. Stellenangebote und Bestätigungen des Handbuchs, wird von Ihrem Unternehmen festgelegt.

Was ist der Unterschied zwischen Formular I-9 und Formular W-4?

Formular I-9 bestätigt, dass Ihr Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten arbeiten darf, und wird von der USCIS bearbeitet. Formular W-4 gibt an, wie viel Bundeseinkommensteuer von seinem Gehalt einbehalten werden soll, und geht an die IRS. Neue Mitarbeiter füllen beide aus, aber sie dienen völlig unterschiedlichen Zwecken.

Müssen neue Mitarbeiter ein staatliches Steuerformular ausfüllen?

In den meisten Bundesstaaten mit Einkommensteuer ja. Das Formular funktioniert wie das bundesstaatliche W-4, gilt aber für die staatlichen Abzüge. Eine Handvoll Bundesstaaten hat keine Einkommensteuer, daher gibt es dort kein staatliches Formular, das gesammelt werden muss.

Kann ich digitale Unterschriften für meine Mitarbeiterformulare sammeln?

Ja. WPForms enthält ein Unterschriftenfeld, sodass Mitarbeiter das Formular direkt mit einer Maus oder einem Touchscreen unterschreiben können.

Was ist, wenn mein Formular lang oder kompliziert ist?

Teilen Sie sie mit einem mehrseitigen Formular in Abschnitte auf und aktivieren Sie Speichern und Fortsetzen, damit Mitarbeiter ihre Arbeit später abschließen können, ohne ihren Fortschritt zu verlieren.

Kann ich WPForms nur für interne HR-Formulare verwenden?

Absolut. Sie können Formulare mit einem Passwort schützen oder sie auf angemeldete Benutzer beschränken, wodurch interne HR-Formulare privat bleiben.

Als Nächstes: Bauen Sie Ihren Einstellungsprozess auf

Sobald Ihre Formulare für neue Mitarbeiter fertig sind, lohnt es sich, den Schritt davor zu betrachten. Die Bewerbung ist der Ausgangspunkt des gesamten Prozesses, und Sie können sie von Ihrer eigenen Website aus betreiben, anstatt einer umständlichen Drittanbieterplattform.

Mein Leitfaden zum Erstellen eines Bewerbungsformulars in WordPress führt Sie durch den gesamten Prozess. Wenn Sie die Verbindung zwischen Einstellung und Einarbeitung herstellen möchten, werfen Sie einen Blick auf die Verwendung von WPForms für Rekrutierung und Einarbeitung, um einen umfassenderen Überblick darüber zu erhalten, wie die Teile zusammenpassen.

Beginnen Sie mit dem Erstellen Ihrer Einarbeitungsformulare

Bereit, Ihr Formular zu erstellen? Beginnen Sie noch heute mit dem einfachsten WordPress-Formularersteller-Plugin.  WPForms Pro enthält viele kostenlose Vorlagen und bietet eine 14-tägige Geld-zurück-Garantie.

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