Wenn Sie ein Unternehmen leiten oder eine Website verwalten, ist es wichtig, dass Sie Ihre Nutzer auf dem Laufenden halten, und genau hier kommen E-Mail-Benachrichtigungen ins Spiel.
Ob es sich um die Bestätigung eines Kaufs, eine Terminerinnerung oder die Aktualisierung von Kontoaktivitäten handelt, diese Benachrichtigungen sind das Rückgrat einer reibungslosen Kundenkommunikation.
In diesem Leitfaden stelle ich Ihnen Beispiele und bewährte Verfahren für E-Mail-Benachrichtigungen vor, die Ihnen dabei helfen, Ihren Ansatz zu optimieren und Nachrichten zu erstellen, die von den Benutzern gerne geöffnet werden.
Was sind E-Mail-Benachrichtigungen?
Bevor ich auf die Beispiele und bewährten Verfahren eingehe, sollten Sie Ihr Wissen über E-Mail-Benachrichtigungen auffrischen.
Einfach ausgedrückt, sind E-Mail-Benachrichtigungen automatisierte Nachrichten, die an Benutzer gesendet werden, um sie über bestimmte Aktivitäten oder Aktualisierungen zu informieren.
Sie spielen eine Schlüsselrolle in der Unternehmenskommunikation und übermitteln oft wichtige Informationen wie Kaufbestätigungen, Versandwarnungen oder Kontoaktualisierungen.
Im Gegensatz zu Newslettern oder Marketing-E-Mails, die darauf abzielen, Kunden über einen längeren Zeitraum hinweg einzubinden, sind E-Mail-Benachrichtigungen in der Regel direkt und konzentrieren sich auf die Übermittlung spezifischer, umsetzbarer Informationen.
Arten von E-Mail-Benachrichtigungen
Es gibt verschiedene Arten von E-Mail-Benachrichtigungen, die jeweils einem bestimmten Zweck in der Geschäftskommunikation dienen. Dazu gehören Benachrichtigungen, die durch Transaktionen, Verhalten oder Aktionen auf einer Website (wie das Ausfüllen eines Formulars) ausgelöst werden. Im Folgenden werden zwei der gängigsten Kategorien von E-Mail-Benachrichtigungen vorgestellt.
Transaktions-E-Mails
Transaktions-E-Mails werden in der Regel versandt, nachdem ein Benutzer eine Aktion abgeschlossen hat, z. B. eine Bestellung aufgegeben oder sein Konto aktualisiert hat.
Diese E-Mails konzentrieren sich auf die Bereitstellung wichtiger Informationen, die die Nutzer unmittelbar nach ihrer Interaktion erwarten.
Beispiele hierfür sind:
- Versandbenachrichtigungen: Benachrichtigungen, die Kunden darüber informieren, dass ihr Paket versandt wurde, oft mit Informationen zur Sendungsverfolgung.
- Rechnungs-E-Mails: Werden nach der Zahlungsabwicklung an die Benutzer gesendet, um eine Aufschlüsselung der Kosten und eine Quittung für ihre Unterlagen zu bieten.
- Auftragsbestätigungen: Eine Quittung, die bestätigt, dass eine Bestellung aufgegeben wurde und einen Überblick über den Kauf bietet.
Diese E-Mails stellen sicher, dass die Nutzer alle notwendigen Informationen über ihre Interaktionen erhalten, was ihnen Sicherheit gibt und das Vertrauen in das Unternehmen stärkt.
Verhaltensbasierte E-Mails
Verhaltensbasierte E-Mails werden auf der Grundlage der Interaktionen eines Nutzers mit Ihrer Plattform versendet und in der Regel durch Aktionen (oder Untätigkeit) eines Nutzers ausgelöst.
Sie helfen den Unternehmen, mit ihren Kunden in Verbindung zu bleiben, und zielen oft darauf ab, ein weiteres Engagement zu fördern.
Beispiele hierfür sind:
- Aktivitätserinnerungen: E-Mails, die Nutzer daran erinnern, die Einrichtung eines Kontos abzuschließen, an einer Veranstaltung teilzunehmen oder ein Abonnement zu verlängern.
- Benachrichtigungen über den Abbruch des Warenkorbs: Nachrichten, die an Kunden gesendet werden, die Artikel in ihren Einkaufswagen legen, aber den Bestellvorgang nicht abschließen. Diese E-Mails enthalten oft Anreize wie z. B. Rabatte, um die Nutzer zur Rückkehr und zum Abschluss des Kaufs zu bewegen.
Diese E-Mails personalisieren das Kundenerlebnis, indem sie auf das Nutzerverhalten reagieren und rechtzeitig Hinweise geben, um die Nutzer an kritischen Punkten ihrer Reise wieder einzubinden.
Aktionen auf einer Website
E-Mail-Benachrichtigungen werden häufig auch durch bestimmte Aktionen ausgelöst, die ein Nutzer auf einer Website durchführt. Diese Benachrichtigungen helfen, die Nutzer über ihre Aktivitäten auf dem Laufenden zu halten.
Wenn jemand zum Beispiel ein Kontakt- oder Anmeldeformular ausfüllt, kann eine E-Mail-Benachrichtigung als Bestätigung gesendet werden.
Andere häufige Website-Aktionen, die E-Mail-Benachrichtigungen auslösen können, sind
- Newsletter-Anmeldungen: Benutzer, die sich für einen Newsletter anmelden, erhalten eine Willkommens-E-Mail, die sie darüber informiert, dass ihre Anmeldung erfolgreich war.
- Kontoerstellung: Nach der Erstellung eines Kontos auf einer Website erhalten die Nutzer eine E-Mail zur Bestätigung ihrer Registrierung, oft mit Anweisungen zur Einrichtung ihres Profils.
- Passwort zurücksetzen: Wenn ein Benutzer ein neues Passwort beantragt, wird aus Sicherheitsgründen sofort eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen des Passworts versandt.
- Veranstaltungsanmeldungen: Benutzer, die sich für ein Webinar oder eine Veranstaltung registrieren, erhalten möglicherweise eine E-Mail mit Veranstaltungsdetails, Daten oder einer Kalendereinladung.
Durch die Automatisierung von E-Mail-Benachrichtigungen, die auf diesen Website-Aktionen basieren, können Unternehmen das Engagement der Nutzer verbessern und für Klarheit sorgen, was das Vertrauen der Kunden stärkt.
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Best Practices für die Erstellung effektiver E-Mail-Benachrichtigungen
E-Mail-Benachrichtigungen können ein leistungsfähiges Instrument sein, um Ihr Publikum engagiert, informiert und zufrieden zu halten.
Um wirklich effektiv zu sein, müssen diese Benachrichtigungen jedoch gut formuliert, klar und mit Blick auf den Nutzer gestaltet sein.
Im Folgenden finden Sie Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre E-Mail-Benachrichtigungen den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe entsprechen und gleichzeitig eine sinnvolle Beteiligung fördern.
1. Halten Sie die Betreffzeile klar
Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger sieht, daher ist es wichtig, dass sie den Zweck der E-Mail sofort vermittelt. Eine klare und direkte Betreffzeile erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail geöffnet wird.
Verwenden Sie beispielsweise anstelle eines vagen Betreffs wie "Ihre Bestellung" den Satz "Ihre Bestellung Nr. 1234 wurde versandt", um dem Empfänger genau mitzuteilen, was er darin finden wird. Hier sind einige weitere Beispiele aus der Praxis:
- Ihr Paket ist auf dem Weg! - Amazon.
- Das Passwort wurde erfolgreich geändert - Dropbox.
- Ihr Termin ist bestätigt - Zocdoc.
- Neuer Kommentar zu Ihrem Beitrag - Facebook.
- Es ist Zeit, Ihr Abonnement zu verlängern - Adobe.
- Ihre monatliche Abrechnung ist fertig - American Express.
- Aktion erforderlich: Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Adresse - GitHub.
- Ihre letzte Zahlung war erfolgreich - PayPal.
- Update: Änderungen an Ihren Kontoeinstellungen - Spotify.
Diese Beispiele zeigen, wie wichtig Betreffzeilen sind, die den Leser sofort über den Zweck der E-Mail informieren und zum schnellen Handeln oder Verstehen anregen.
2. Personalisieren Sie den Inhalt
Die Personalisierung Ihrer E-Mail-Benachrichtigungen ist eine einfache, aber wirksame Methode, um das Engagement zu erhöhen.
Indem Sie den Namen des Empfängers, seine letzten Einkäufe oder bestimmte Aktionen, die er unternommen hat, einbeziehen, verleihen Sie der E-Mail eine größere Relevanz für ihn. Diese kleine Aufmerksamkeit kann einen großen Einfluss darauf haben, wie Ihre E-Mails aufgenommen werden.
Ein Beispiel: "Hallo Sarah, hier ist dein neuestes Konto-Update" wirkt persönlicher und lädt den Nutzer ein, sich mit dem Inhalt zu beschäftigen.
3. Design für mobile Reaktionsfähigkeit
Da so viele Nutzer ihre E-Mails über ihr Handy abrufen, ist es unabdingbar, dass Ihre E-Mail-Benachrichtigungen mobilfreundlich sind.
Ihre E-Mails sollten auf jedem Gerät leicht zu lesen und zu navigieren sein. Das bedeutet, dass Sie responsive Design-Techniken verwenden, sicherstellen, dass Bilder richtig geladen werden und dass Schaltflächen und Links leicht anklickbar sind.
Ein mobiles Responsive Design sorgt für ein reibungsloses Nutzererlebnis und stellt sicher, dass Ihre E-Mails auf kleinen Bildschirmen genauso effektiv sind wie auf Desktops.
4. Fügen Sie eine Aufforderung zum Handeln (CTA) ein
Ein gut platzierter CTA kann den Unterschied bei der E-Mail-Beteiligung ausmachen. Wenn Ihre E-Mail-Benachrichtigung eine weitere Aktion erfordert, z. B. die Verfolgung einer Bestellung, die Vereinbarung eines Termins oder die Überprüfung eines Produkts, sollten Sie einen klaren und relevanten CTA einfügen.
Schaltflächen wie "Verfolgen Sie Ihr Paket" oder "Überprüfen Sie Ihren Einkauf" machen es den Empfängern leicht zu wissen, was sie als nächstes tun sollen. CTAs fördern das Engagement und machen es den Nutzern leicht, direkt aus der E-Mail heraus aktiv zu werden.
5. Konsistentes Branding verwenden
Ihre E-Mail-Benachrichtigungen sollten die Marke Ihres Unternehmens widerspiegeln, sowohl im Design als auch im Ton. Verwenden Sie einheitliche Farben, Schriftarten und Logos, um die Wiedererkennung der Marke zu gewährleisten.
Außerdem sollte die in der E-Mail verwendete Sprache zum Stil Ihrer Marke passen, egal ob sie leger, professionell oder irgendetwas dazwischen ist.
Ein konsistentes Branding schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass Ihr Publikum auf einen Blick weiß, von wem die Botschaft stammt. Außerdem trägt es dazu bei, die Identität Ihrer Marke bei jedem Kontaktpunkt zu stärken.
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Beispiele für E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie inspirieren
In diesem Abschnitt zeige ich verschiedene Beispiele für E-Mail-Benachrichtigungen von verschiedenen Marken und analysiere, warum sie so gut funktionieren.
1. LinkedIn
Betreffzeile: Ihre Seite wurde erwähnt!
Diese E-Mail von LinkedIn benachrichtigt einen Seitenadministrator über Erwähnungen auf seiner LinkedIn-Seite. Sie erinnert ihn daran, mit den Followern in Kontakt zu bleiben, indem er auf Kommentare antwortet oder Inhalte teilt.
Warum es funktioniert
- Die E-Mail ist direkt und bietet einen unmittelbaren Nutzen, indem sie konkrete Zahlen wie "142 Erwähnungen" enthält, was ein Gefühl der Dringlichkeit vermittelt.
- Die Schaltfläche für die Aufforderung zum Handeln (CTA), "Kommentar starten", ist deutlich und klar und ermutigt den Empfänger, sich ohne Zögern zu beteiligen.
- LinkedIn bietet praktische Ratschläge, wie die Erwähnungen genutzt werden können (erneutes Teilen von Beiträgen, Kommentieren oder Boosten), um den Wert zu steigern.
- Jeder Tipp hat seine eigene klickbare CTA, die einfache nächste Schritte ermöglicht, ohne den Empfänger mit zu vielen Informationen zu überfordern.
2. Trustpilot
Betreffzeile: 16 Personen haben Ihre Bewertung gelesen!
Diese E-Mail-Benachrichtigung von Trustpilot dient dazu, den Nutzer über die Sichtbarkeit und Leistung seiner Bewertung zu informieren. Gleichzeitig fordert sie die Nutzer auf subtile Weise auf, ihre Bewertungen erneut zu lesen oder weitere Unternehmen auf Trustpilot zu besuchen.
Warum es funktioniert
- Durch die Hervorhebung, dass 16 Personen die Bewertung gelesen haben, wird der Beitrag der Nutzer gewürdigt, das Engagement verstärkt und zu weiteren Maßnahmen ermutigt.
- Die E-Mail bietet eine schnelle Zusammenfassung mit visuellen Darstellungen für Bewertungen, Ansichten und Klicks, so dass die Nutzer sie auf einen Blick verstehen können.
- Die primäre CTA-Schaltfläche, "Sehen Sie sich Ihre Bewertung an", ist fett und sichtbar und ermutigt die Nutzer, sofort zu handeln.
- Die E-Mail enthält eine sekundäre CTA, "Finde neue Unternehmen", die eine weitere Interaktion mit der Plattform fördert, ohne aufdringlich zu sein.
3. PayPal
Betreffzeile: Danke für Ihre Kontaktaufnahme
Diese E-Mail-Benachrichtigung von PayPal soll Kunden helfen, indem sie hilfreiche Links und Anleitungen für allgemeine kontobezogene Probleme enthält.
Warum es funktioniert
- Die E-Mail beginnt mit einem Hilfsangebot, das direkt auf den potenziellen Bedarf des Kunden eingeht.
- Die Probleme sind in Kategorien eingeteilt (Kontozugang, Zahlung, Streitfälle), so dass die Benutzer die benötigten Informationen schnell finden können.
- Jeder Problemabschnitt enthält einen Link "Hilfe holen", der die Nutzer dazu ermutigt, auf der Grundlage ihres spezifischen Problems zu handeln.
- Icons neben jeder Kategorie bieten einen schnellen visuellen Hinweis, um das Verständnis zu verbessern und die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen.
- Ein abschließender Link zum Help Center bietet ein breiteres Spektrum an Support-Optionen für Benutzer mit komplexeren Fragen.
4. Netflix
Betreffzeile: Ein neues Gerät verwendet Ihr Konto
Diese E-Mail von Netflix soll den Benutzer über ein wichtiges Sicherheitsereignis informieren: Ein neues Gerät wurde bei seinem Konto angemeldet. Je nachdem, ob die Aktivität autorisiert war oder nicht, enthält sie auch Hinweise zum weiteren Vorgehen.
Warum es funktioniert
- Die Betreffzeile weist eindeutig darauf hin, dass ein neues Gerät auf das Konto zugegriffen hat, so dass die Benutzer aufgefordert werden, die E-Mail sofort zu überprüfen.
- Details wie das Gerät, der Standort und die Uhrzeit werden an prominenter Stelle angezeigt, so dass der Benutzer eine schnelle Entscheidung treffen kann.
- Netflix bietet spezifische Aktionen für verschiedene Szenarien - ob der Nutzer die Aktivität erkennt, ob jemand anderes im Haushalt angemeldet ist oder ob sie verdächtig ist.
- Es gibt Links zum Ändern des Passworts und zum Zugriff auf das Help Center, das schnelle Lösungen bietet.
- Netflix fügt auf intelligente Weise eine Empfehlung für eine Serie ("Stranger Things") hinzu und verbindet so Sicherheit mit einem Hauch von Personalisierung.
5. Shopify
Betreffzeile: Ihre kostenlose Testphase endet morgen
Diese E-Mail von Shopify dient als rechtzeitige Erinnerung daran, dass der kostenlose Testzeitraum des Nutzers am nächsten Tag endet. Sie unterstreicht die Vorteile der Wahl eines Tarifs vor Ablauf der Testphase.
Warum es funktioniert
- Die Betreffzeile erzeugt sofort ein Gefühl der Dringlichkeit und erinnert den Nutzer daran, dass er handeln muss, um eine Unterbrechung seines Dienstes zu vermeiden.
- Die prominente Schaltfläche "Wählen Sie einen Tarif" vereinfacht den Entscheidungsprozess des Nutzers und bietet einen schnellen Weg zum Upgrade.
- Shopify zeigt auf, wie seine Pläne den Nutzern helfen können, indem sie wesentliche Funktionen wie den Verkauf über mehrere Plattformen und den Zugang zum 24/7-Kundensupport bieten.
- Die Schaltfläche "Tarife vergleichen" bietet den Nutzern eine weitere Option, wenn sie sich vor dem Upgrade ausführlicher informieren möchten.
6. Meiro
Betreffzeile: Wir haben Ihre Bewerbung erhalten 💚
Diese E-Mail-Benachrichtigung von Meiro informiert den Bewerber, dass seine Bewerbung erfolgreich eingegangen ist. Sie bedankt sich für das Interesse des Nutzers am Meiro-Beta-Programm und legt die Erwartungen für die nächsten Schritte fest.
Warum es funktioniert
- Die Betreffzeile und der einleitende Satz bestätigen den Eingang der Bewerbung und geben dem Empfänger eine sofortige Rückmeldung.
- In der E-Mail wird ein warmer, menschlicher Ton verwendet, der dem Empfänger das Gefühl gibt, wertgeschätzt zu werden, mit Sätzen wie "Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse".
- In der E-Mail wird der Empfänger auf mögliche Wartezeiten vorbereitet, indem er darauf hingewiesen wird, dass die Bearbeitung der Bewerbungen eine Weile dauern kann.
- Die Verwendung des Namens des Empfängers und des Herz-Emojis schafft eine persönliche, informelle Verbindung und stärkt das Gemeinschaftsgefühl.
7. VSCO
Betreffzeile: Wir aktualisieren unsere Datenschutzrichtlinie
Diese E-Mail von VSCO informiert die Nutzer über bevorstehende Änderungen der Datenschutzrichtlinien der Plattform, die am 1. Januar 2023 in Kraft treten werden. Die Nachricht unterstreicht VSCOs Engagement für Transparenz und den Schutz der Privatsphäre der Nutzer, insbesondere als Reaktion auf neue Datenschutzgesetze.
Warum es funktioniert
- Der Betreff ist kurz und prägnant und informiert die Empfänger sofort über eine wichtige Aktualisierung der Datenschutzrichtlinie.
- VSCO erläutert die Gründe für die Änderungen und verweist auf den California Consumer Privacy Act und den Virginia Consumer Data Protection Act.
- Der freundliche und einladende Ton unterstreicht das Branding von VSCO als Plattform für Kreativität und Selbstdarstellung und hilft den Nutzern, sich mit dem Unternehmen verbunden zu fühlen.
- Der Call-to-Action-Button am Ende der E-Mail ist einfach und fällt auf. Er ermutigt die Nutzer, sich weiterhin mit der Plattform zu beschäftigen, indem er "Keep creating with VSCO" sagt.
8. Roku
Betreffzeile: Setzen Sie Ihr Passwort zurück
In dieser E-Mail von Roku werden die Benutzer darüber informiert, dass sie aufgefordert wurden, ihre Kontopasswörter zurückzusetzen. Die E-Mail enthält einen eindeutigen Call-to-Action (CTA)-Button zum Zurücksetzen des Passworts und eine Erinnerung, dass der Link in 24 Stunden abläuft.
Warum es funktioniert
- In der E-Mail wird eine 24-stündige Frist für den Reset-Link gesetzt, was zum sofortigen Handeln auffordert und gleichzeitig die Sicherheit betont.
- Die Schaltfläche "Kennwort zurücksetzen" ist gut sichtbar und aktivierbar, so dass der Benutzer den Vorgang leicht abschließen kann.
- Durch Hinweise, was zu tun ist, wenn der Benutzer die Anfrage nicht initiiert hat, versichert Roku den Benutzern, dass die Sicherheit ihres Kontos Priorität hat.
- Es wird ein klarer Link zum Kundensupport bereitgestellt, damit die Nutzer eventuelle Probleme schnell lösen können, wenn sie das Zurücksetzen nicht beantragt haben.
Anpassen von E-Mail-Benachrichtigungen für Formulare
Die oben genannten Benachrichtigungen fallen unter das Segment der Transaktions- und Verhaltens-E-Mails. Wenn Sie jedoch eine E-Mail-Benachrichtigung für jemanden erstellen möchten, der eine Aktion auf Ihrer Website durchführt, wie z. B. das Ausfüllen eines Formulars, werden Sie sich freuen zu hören, dass WPForms zahlreiche Anpassungsoptionen bietet.
WPForms ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, den Inhalt Ihrer E-Mails an bestimmte Formulareingaben anzupassen und sogar Smart Tags zu verwenden, um dynamische Daten einzubinden. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass Ihre E-Mails immer relevant und persönlich wirken. Schauen Sie sich diesen detaillierten Leitfaden an, wie Sie E-Mail-Benachrichtigungen für Formulare anpassen können!
FAQs - E-Mail-Benachrichtigungen: Beispiele und bewährte Praktiken
Was ist ein Beispiel für Benachrichtigungs-E-Mails?
Eine Benachrichtigungs-E-Mail ist eine Nachricht, die gesendet wird, um Benutzer über bestimmte Aktivitäten oder Änderungen in Bezug auf ihre Konten, Bestellungen oder Aktionen zu informieren. Beispiele hierfür sind Auftragsbestätigungen, Versandaktualisierungen oder E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts.
Wenn Sie beispielsweise eine Online-Bestellung aufgeben, erhalten Sie in der Regel eine Auftragsbestätigung per E-Mail mit den Einzelheiten Ihres Einkaufs.
Wie schreibt man eine Benachrichtigungs-E-Mail?
Um eine Benachrichtigungs-E-Mail zu schreiben, sollten Sie die Nachricht klar und prägnant halten. Beginnen Sie mit einer einfachen Betreffzeile, die dem Empfänger genau sagt, worum es in der E-Mail geht (z. B. "Ihre Bestellung wurde versandt").
Geben Sie im E-Mail-Text die erforderlichen Informationen an, z. B. Einzelheiten zur Bestellung, Statusaktualisierungen oder die vom Empfänger gewünschte Aktion.
Achten Sie auf einen professionellen, aber freundlichen Ton und geben Sie dem Empfänger immer die Möglichkeit, bei Bedarf weitere Hilfe zu erhalten.
Wie gestaltet man eine E-Mail-Benachrichtigung?
Bei der Gestaltung einer E-Mail-Benachrichtigung ist es wichtig, auf Klarheit und Branding zu achten. Verwenden Sie ein einfaches Layout, fügen Sie Ihr Logo ein und stellen Sie sicher, dass die Aufforderung zur Handlung (CTA) hervorsticht.
Halten Sie die Farben und Schriftarten im Einklang mit Ihrer Marke. Vermeiden Sie Unübersichtlichkeit, indem Sie sich auf die wesentlichen Informationen beschränken, die der Nutzer wissen muss, und gestalten Sie die E-Mail mobilfreundlich, um eine gute Lesbarkeit zu gewährleisten.
Für Formular-Benachrichtigungs-E-Mails bietet WPForms Anpassungsoptionen, die es Ihnen ermöglichen, gebrandete E-Mails zu entwerfen. Sie können Schriftarten, Farben und Layout anpassen, um sicherzustellen, dass Ihre Formularbenachrichtigungen dem Stil Ihres Unternehmens entsprechen.
Als nächstes erfahren Sie, wie Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage in WordPress erstellen.
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