E-Mail-Benachrichtigungen: Beispiele und Best Practices

Wenn Sie ein Unternehmen führen oder eine Website verwalten, ist es entscheidend, Ihre Nutzer auf dem Laufenden zu halten, und hier kommen E-Mail-Benachrichtigungen ins Spiel.

Ob zur Bestätigung eines Kaufs, zur Erinnerung an einen Termin oder zur Information der Nutzer über Kontoaktivitäten – diese Benachrichtigungen sind das Rückgrat einer reibungslosen Kundenkommunikation.

In diesem Leitfaden führe ich Sie durch Beispiele und Best Practices für E-Mail-Benachrichtigungen, damit Sie Ihren Ansatz optimieren und Nachrichten erstellen können, die die Leute gerne öffnen.

Was sind E-Mail-Benachrichtigungen?

Bevor ich auf die Beispiele und Best Practices eingehe, halte ich es für eine gute Idee, Ihr Verständnis von E-Mail-Benachrichtigungen aufzufrischen.

Einfach ausgedrückt sind E-Mail-Benachrichtigungen automatisierte Nachrichten, die an Benutzer gesendet werden, um sie über bestimmte Aktivitäten oder Aktualisierungen zu informieren.

Sie spielen eine Schlüsselrolle in der Geschäftskommunikation und übermitteln oft kritische Informationen wie Kaufbestätigungen, Versandbenachrichtigungen oder Kontoaktualisierungen.

Im Gegensatz zu Newslettern oder Marketing-E-Mails, die darauf abzielen, Kunden im Laufe der Zeit zu binden, sind E-Mail-Benachrichtigungen in der Regel direkt und darauf ausgerichtet, spezifische, umsetzbare Informationen zu liefern.

Arten von E-Mail-Benachrichtigungen

Es gibt verschiedene Arten von E-Mail-Benachrichtigungen, die jeweils einen bestimmten Zweck in der Geschäftskommunikation erfüllen. Dazu gehören Benachrichtigungen, die durch Transaktionen, Verhalten oder Aktionen auf einer Website (wie das Ausfüllen eines Formulars) ausgelöst werden. Im Folgenden werden wir zwei der gängigsten Kategorien von E-Mail-Benachrichtigungen untersuchen.

Transaktions-E-Mails

Transaktions-E-Mails werden normalerweise gesendet, nachdem ein Benutzer eine Aktion abgeschlossen hat, wie z. B. die Aufgabe einer Bestellung oder die Aktualisierung seines Kontos.

Diese E-Mails konzentrieren sich auf die Bereitstellung kritischer Details, die Benutzer unmittelbar nach ihrer Interaktion erwarten.

Beispiele hierfür sind:

• Versandbenachrichtigungen: Benachrichtigungen, die Kunden darüber informieren, dass ihr Paket versandt wurde, oft mit Tracking-Informationen.
• Rechnungs-E-Mails: Werden nach der Zahlungsabwicklung an Benutzer gesendet, um eine Aufschlüsselung der Kosten und eine Quittung für ihre Unterlagen anzubieten.
• Bestellbestätigungen: Eine Quittung, die bestätigt, dass eine Bestellung aufgegeben wurde, und einen Überblick über den Kauf gibt.

Diese E-Mails stellen sicher, dass Benutzer alle notwendigen Details zu ihren Interaktionen haben, was ihnen Sicherheit gibt und das Vertrauen in das Unternehmen stärkt.

Verhaltensbezogene E-Mails

Verhaltensbezogene E-Mails werden basierend auf den Interaktionen eines Benutzers mit Ihrer Plattform gesendet und normalerweise durch Aktionen (oder Unterlassungen) ausgelöst, die ein Benutzer ausführt.

Sie helfen Unternehmen, mit Kunden in Kontakt zu bleiben, und zielen oft darauf ab, weiteres Engagement zu fördern.

Beispiele hierfür sind:

• Aktivitäts-Erinnerungen: E-Mails, die Benutzer daran erinnern, die Einrichtung eines Kontos abzuschließen, an einer Veranstaltung teilzunehmen oder ein Abonnement zu verlängern.
• Warenkorbabbruch-Benachrichtigungen: Nachrichten, die an Kunden gesendet werden, die Artikel in ihren Warenkorb legen, aber den Checkout-Prozess nicht abschließen. Diese E-Mails enthalten oft Anreize wie Rabatte, um Benutzer zur Rückkehr und zum Abschluss des Kaufs zu ermutigen.

Diese E-Mails personalisieren das Kundenerlebnis, indem sie auf das Benutzerverhalten reagieren und zeitnahe Aufforderungen anbieten, Benutzer an kritischen Punkten ihrer Reise erneut einzubinden.

Aktionen auf einer Website

E-Mail-Benachrichtigungen werden auch oft durch bestimmte Aktionen ausgelöst, die ein Benutzer auf einer Website ausführt. Diese Benachrichtigungen helfen, die Benutzer über ihre Aktivitäten auf dem Laufenden zu halten.

Wenn beispielsweise jemand ein Kontaktformular oder eine Registrierungsformular ausfüllt, kann zur Bestätigung eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet werden.

Weitere gängige Website-Aktionen, die E-Mail-Benachrichtigungen auslösen können, sind:

• Newsletter-Anmeldungen: Benutzer, die sich für einen Newsletter anmelden, erhalten eine Willkommens-E-Mail, die sie darüber informiert, dass ihr Abonnement erfolgreich war.
• Kontoerstellung: Nach der Erstellung eines Kontos auf einer Website erhalten Benutzer eine E-Mail zur Bestätigung ihrer Registrierung, oft mit Anweisungen zur Einrichtung ihres Profils.
• Passwort-Zurücksetzungen: Wenn ein Benutzer eine Passwort-Zurücksetzung anfordert, wird aus Sicherheitsgründen sofort eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen des Passworts gesendet.
• Veranstaltungsregistrierungen: Benutzer, die sich für ein Webinar oder eine Veranstaltung anmelden, erhalten möglicherweise eine E-Mail mit Veranstaltungsdetails, Terminen oder einer Kalendereinladung.

Durch die Automatisierung von E-Mail-Benachrichtigungen basierend auf diesen Website-Aktionen können Unternehmen die Benutzerbindung verbessern und Klarheit schaffen, was Vertrauen bei den Kunden aufbaut.

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Bewährte Methoden zur Erstellung effektiver E-Mail-Benachrichtigungen

E-Mail-Benachrichtigungen können ein wirkungsvolles Werkzeug sein, um Ihr Publikum zu binden, zu informieren und zufriedenzustellen.

Damit diese Benachrichtigungen jedoch wirklich effektiv sind, müssen sie gut formuliert, klar und benutzerorientiert gestaltet sein.

Nachfolgend finden Sie umsetzbare Tipps, die Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Benachrichtigungen den Bedürfnissen Ihres Publikums entsprechen und gleichzeitig sinnvolle Interaktionen fördern.

1. Betreffzeile klar halten

Die Betreffzeile ist das Erste, was Ihr Empfänger sieht. Daher ist es entscheidend, dass sie sofort den Zweck der E-Mail kommuniziert. Eine klare und direkte Betreffzeile erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail geöffnet wird.

Verwenden Sie beispielsweise anstelle einer vagen Betreffzeile wie „Ihre Bestellung“ die Betreffzeile „Ihre Bestellung Nr. 1234 wurde versandt“, um dem Empfänger genau mitzuteilen, was ihn im Inneren erwartet. Hier sind einige weitere Beispiele aus der Praxis:

• Ihr Paket ist unterwegs! — Amazon.
• Passwort erfolgreich geändert — Dropbox.
• Ihr Termin ist bestätigt — Zocdoc.
• Neuer Kommentar zu Ihrem Beitrag — Facebook.
• Es ist Zeit, Ihr Abonnement zu verlängern — Adobe.
• Ihre monatliche Abrechnung ist bereit — American Express.
• Aktion erforderlich: Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse — GitHub.
• Ihre letzte Zahlung war erfolgreich — PayPal.
• Update: Änderungen an Ihren Kontoeinstellungen — Spotify.

Diese Beispiele verdeutlichen die Bedeutung von Betreffzeilen, die den Leser sofort über den Zweck der E-Mail informieren und zu schnellem Handeln oder Verständnis anregen.

2. Inhalt personalisieren

Die Personalisierung Ihrer E-Mail-Benachrichtigungen ist eine einfache, aber effektive Methode, um die Interaktion zu erhöhen.

Durch die Einbeziehung des Namens des Empfängers, seiner letzten Käufe oder spezifischer Aktionen, die er durchgeführt hat, machen Sie die E-Mail für ihn relevanter. Diese kleine Geste kann einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie Ihre E-Mails wahrgenommen werden.

Zum Beispiel fühlt sich „Hallo Sarah, hier ist Ihr aktuelles Konto-Update“ persönlicher an und lädt den Benutzer ein, sich mit dem Inhalt zu beschäftigen.

3. Für mobile Geräte optimieren

Da viele Benutzer E-Mails auf ihren Handys abrufen, ist die Sicherstellung, dass Ihre E-Mail-Benachrichtigungen mobilfreundlich sind, nicht verhandelbar.

Ihre E-Mails sollten auf jedem Gerät leicht zu lesen und zu navigieren sein. Das bedeutet, responsive Designtechniken zu verwenden, sicherzustellen, dass Bilder richtig geladen werden, und dass Schaltflächen und Links leicht anklickbar sind.

Ein mobil-responsives Design trägt zu einer reibungslosen Benutzererfahrung bei und stellt sicher, dass Ihre E-Mails auf kleinen Bildschirmen genauso effektiv sind wie auf Desktops.

4. Fügen Sie einen Call-to-Action (CTA) hinzu

Ein gut platzierter CTA kann den Unterschied bei der E-Mail-Interaktion ausmachen. Wenn Ihre E-Mail-Benachrichtigung weitere Aktionen erfordert, wie z. B. die Verfolgung einer Bestellung, die Terminplanung oder die Überprüfung eines Produkts, fügen Sie einen klaren und relevanten CTA hinzu.

Schaltflächen wie „Paket verfolgen“ oder „Kauf überprüfen“ erleichtern es den Empfängern beispielsweise zu wissen, was als Nächstes zu tun ist. CTAs fördern die Interaktion und machen es den Benutzern leicht, direkt aus der E-Mail heraus zu handeln.

5. Verwenden Sie konsistentes Branding

Ihre E-Mail-Benachrichtigungen sollten das Branding Ihres Unternehmens widerspiegeln, sowohl im Design als auch im Ton. Verwenden Sie konsistente Farben, Schriftarten und Logos, um die Markenbekanntheit zu gewährleisten.

Zusätzlich sollte die in der E-Mail verwendete Sprache mit der Stimme Ihrer Marke übereinstimmen, egal ob diese locker, professionell oder irgendwo dazwischen liegt.

Konsistentes Branding schafft Vertrauen und stellt sicher, dass Ihr Publikum auf einen Blick weiß, von wem die Nachricht stammt. Es hilft auch, die Identität Ihrer Marke bei jedem Kontaktpunkt zu stärken.

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Beispiele für E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie inspirieren sollen

In diesem Abschnitt zeige ich verschiedene Beispiele für E-Mail-Benachrichtigungen von verschiedenen Marken und analysiere, warum sie so gut funktionieren.

1. LinkedIn

Betreff: Ihre Seite wurde erwähnt!

Diese E-Mail von LinkedIn benachrichtigt einen Seitenadministrator über Erwähnungen auf seiner LinkedIn-Seite. Sie erinnert ihn daran, mit Followern in Kontakt zu bleiben, indem er auf Kommentare antwortet oder Inhalte teilt.

Warum es funktioniert

• Die E-Mail ist direkt und bietet sofortigen Mehrwert, indem sie spezifische Zahlen wie „142 Erwähnungen“ anzeigt, was ein Gefühl der Dringlichkeit hervorruft.
• Der Call-to-Action (CTA)-Button „Kommentar starten“ sticht hervor und ist klar, was den Empfänger ermutigt, ohne zu zögern zu interagieren.
• LinkedIn enthält umsetzbare Ratschläge und bietet praktische Möglichkeiten, die Erwähnungen zu nutzen (Beiträge erneut teilen, kommentieren oder bewerben), was zusätzlichen Mehrwert bietet.
• Jeder Tipp hat seinen eigenen anklickbaren CTA, der einfache nächste Schritte ermöglicht, ohne den Empfänger mit zu vielen Informationen zu überfordern.

2. Trustpilot

Betreff: 16 Personen haben Ihre Bewertung gelesen!

Diese E-Mail-Benachrichtigung von Trustpilot soll den Benutzer über die Sichtbarkeit und Leistung seiner Bewertung informieren. Gleichzeitig fordert sie die Benutzer subtil auf, ihre Bewertungen erneut zu besuchen oder weitere Unternehmen auf Trustpilot zu erkunden.

Warum es funktioniert

• Durch die Hervorhebung, dass 16 Personen die Bewertung gelesen haben, wird der Beitrag des Benutzers anerkannt, das Engagement verstärkt und zu weiteren Aktionen ermutigt.
• Die E-Mail bietet eine schnelle Zusammenfassung mit visuellen Elementen für Bewertungen, Aufrufe und Klicks, sodass Benutzer sie auf einen Blick verstehen können.
• Der primäre CTA-Button „Bewertung anzeigen“ ist fett und gut sichtbar, was Benutzer zu sofortigem Handeln ermutigt.
• Die E-Mail enthält einen sekundären CTA („Neue Unternehmen finden“), der die weitere Interaktion mit der Plattform fördert, ohne aufdringlich zu sein.

3. PayPal

Betreff: Danke für Ihre Kontaktaufnahme

Diese PayPal-E-Mail-Benachrichtigung soll Kunden durch hilfreiche Links und Anleitungen für häufige Kontoprobleme unterstützen.

Warum es funktioniert

• Die E-Mail beginnt mit einem Hilfsangebot, das direkt auf den potenziellen Bedarf des Kunden eingeht.
• Probleme sind kategorisiert (Kontozugriff, Zahlung, Streitigkeiten), sodass Benutzer die benötigten Informationen schnell finden können.
• Jeder Problembereich enthält einen Link „Hilfe erhalten“, der Benutzer ermutigt, basierend auf ihrem spezifischen Problem zu handeln.
• Symbole neben jeder Kategorie bieten eine schnelle visuelle Hilfe zur Verbesserung des Verständnisses und der Benutzererfahrung.
• Ein abschließender Link zum Hilfe-Center bietet eine breitere Palette von Support-Optionen für Benutzer mit komplexeren Fragen.

4. Netflix

Betreff: Ein neues Gerät verwendet Ihr Konto

Diese E-Mail von Netflix soll den Benutzer über ein wichtiges Sicherheitsereignis informieren: Ein neues Gerät hat sich bei seinem Konto angemeldet. Sie enthält auch Anweisungen, was als Nächstes zu tun ist, je nachdem, ob die Aktivität autorisiert war oder nicht.

Warum es funktioniert

• Die Betreffzeile informiert klar darüber, dass ein neues Gerät auf das Konto zugegriffen hat, und veranlasst die Benutzer, die E-Mail sofort zu überprüfen.
• Details wie Gerät, Ort und Zeit werden prominent angezeigt, damit Benutzer schnell eine Entscheidung treffen können.
• Netflix bietet spezifische Aktionen für verschiedene Szenarien an – ob der Benutzer die Aktivität erkennt, jemand anderes im Haushalt angemeldet ist oder ob sie verdächtig ist.
• Es gibt Links zum Ändern des Passworts und zum Aufrufen des Hilfe-Centers, die schnelle Lösungen anbieten.
• Netflix fügt geschickt eine Serienempfehlung („Stranger Things“) hinzu und verbindet Sicherheit mit einem Hauch von Personalisierung.

5. Shopify

Betreff: Ihr kostenloser Testzeitraum endet morgen

Diese E-Mail von Shopify erinnert rechtzeitig daran, dass der kostenlose Testzeitraum des Benutzers am nächsten Tag endet. Sie hebt die Vorteile der Auswahl eines Plans hervor, bevor die Testphase abläuft.

Warum es funktioniert

• Die Betreffzeile erzeugt sofort ein Gefühl der Dringlichkeit und erinnert den Benutzer daran, dass Maßnahmen erforderlich sind, um eine Unterbrechung seines Dienstes zu vermeiden.
• Der prominente Button „Plan auswählen“ vereinfacht den Entscheidungsprozess des Benutzers und bietet einen schnellen Weg zum Upgrade.
• Shopify beschreibt, wie seine Pläne dem Benutzer helfen können – durch die Bereitstellung wesentlicher Funktionen wie dem Verkauf auf mehreren Plattformen und dem Zugriff auf den 24/7-Kundensupport.
• Der Button „Pläne vergleichen“ bietet Benutzern eine weitere Option, wenn sie vor dem Upgrade detailliertere Informationen erkunden möchten.

6. Meiro

Betreff: Wir haben Ihre Bewerbung erhalten 💚

Diese E-Mail-Benachrichtigung von Meiro informiert den Bewerber, dass seine Bewerbung erfolgreich eingegangen ist. Sie drückt Dankbarkeit für das Interesse des Benutzers am Meiro Beta-Programm aus und legt die Erwartungen für die nächsten Schritte fest.

Warum es funktioniert

• Die Betreffzeile und der Eröffnungssatz bestätigen den Eingang der Bewerbung und geben dem Empfänger sofortige Sicherheit.
• Die E-Mail verwendet einen herzlichen, menschlichen Ton, wodurch sich der Empfänger wertgeschätzt und anerkannt fühlt, mit Formulierungen wie „Wir freuen uns außerordentlich über Ihr Interesse.“
• Die E-Mail bereitet den Empfänger auf eine mögliche Wartezeit vor, indem sie erwähnt, dass die Bearbeitung der Bewerbungen eine Weile dauern kann.
• Die Verwendung des Namens des Empfängers und des Herz-Emojis schafft eine persönliche, informelle Verbindung und stärkt das Gemeinschaftsgefühl.

7. VSCO

Betreff: Wir aktualisieren unsere Datenschutzrichtlinie

Diese E-Mail von VSCO informiert Nutzer über bevorstehende Änderungen der Datenschutzrichtlinie der Plattform, die am 1. Januar 2023 in Kraft treten. Die Nachricht unterstreicht VSCOs Engagement für Transparenz und den Schutz der Privatsphäre der Nutzer, insbesondere als Reaktion auf neue Datenschutzgesetze.

Warum es funktioniert

• Der Betreff ist prägnant und lässt die Empfänger sofort wissen, dass eine wichtige Aktualisierung der Datenschutzrichtlinie bevorsteht.
• VSCO macht deutlich, warum die Änderungen stattfinden, und erwähnt den California Consumer Privacy Act und den Virginia Consumer Data Protection Act.
• Der freundliche und inklusive Ton unterstreicht VSCOs Markenidentität als Plattform für Kreativität und Selbstdarstellung und hilft den Nutzern, sich mit dem Unternehmen verbunden zu fühlen.
• Der Call-to-Action-Button am Ende der E-Mail ist einfach und hebt sich ab, und ermutigt die Nutzer, weiterhin mit der Plattform zu interagieren, indem sie „Weiterhin kreativ mit VSCO sein“.

8. Roku

Betreff: Setzen Sie Ihr Passwort zurück

Diese E-Mail von Roku informiert Nutzer darüber, dass sie aufgefordert wurden, ihre Kontopasswörter zurückzusetzen. Die E-Mail enthält einen klaren Call-to-Action (CTA)-Button zum Zurücksetzen des Passworts und eine Erinnerung, dass der Link 24 Stunden lang gültig ist.

Warum es funktioniert

• Die E-Mail legt eine 24-stündige Gültigkeitsdauer für den Reset-Link fest, was sofortiges Handeln fördert und gleichzeitig die Sicherheit betont.
• Der Button „Passwort zurücksetzen“ ist gut sichtbar und handlungsauffordernd, sodass der Nutzer den Vorgang einfach abschließen kann.
• Indem Roku Anleitungen anbietet, was zu tun ist, wenn der Nutzer die Anfrage nicht initiiert hat, versichert das Unternehmen den Nutzern, dass die Sicherheit ihres Kontos Priorität hat.
• Ein klarer Link zum Kundensupport wird bereitgestellt, um sicherzustellen, dass Nutzer etwaige Probleme schnell lösen können, falls sie das Zurücksetzen nicht angefordert haben.

So passen Sie Formular-E-Mail-Benachrichtigungen an

Die oben genannten Benachrichtigungen fallen in das Segment der transaktionalen und verhaltensbezogenen E-Mails. Wenn Sie jedoch eine E-Mail-Benachrichtigung für jemanden erstellen möchten, der eine Aktion auf Ihrer Website durchführt, z. B. das Ausfüllen eines Formulars, werden Sie sich freuen zu hören, dass WPForms zahlreiche Anpassungsoptionen bietet.

WPForms ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, Ihre E-Mail-Inhalte an spezifische Formularübermittlungen anzupassen und sogar Smart Tags zu verwenden, um dynamische Daten einzufügen. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Ihre E-Mails immer relevant und persönlich wirken. Schauen Sie sich diesen detaillierten Leitfaden an, wie Sie Formular-E-Mail-Benachrichtigungen anpassen!

FAQs — E-Mail-Benachrichtigungen: Beispiele und Best Practices

Was ist ein Beispiel für Benachrichtigungs-E-Mails?

Eine Benachrichtigungs-E-Mail ist eine Nachricht, die gesendet wird, um Nutzer über bestimmte Aktivitäten oder Änderungen in Bezug auf ihre Konten, Bestellungen oder Aktionen zu informieren. Beispiele hierfür sind Bestellbestätigungen, Versandaktualisierungen oder E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts.

Zum Beispiel, wenn Sie eine Bestellung online aufgeben, erhalten Sie in der Regel eine Bestellbestätigungs-E-Mail mit den Details Ihres Kaufs.

Wie schreibt man eine Benachrichtigungs-E-Mail?

Halten Sie die Nachricht klar und prägnant. Beginnen Sie mit einer eindeutigen Betreffzeile, die dem Empfänger genau sagt, worum es in der E-Mail geht (z. B. „Ihre Bestellung wurde versandt“).

Geben Sie im E-Mail-Text die notwendigen Informationen an, wie z. B. Bestelldetails, Statusaktualisierungen oder die vom Empfänger zu ergreifenden Maßnahmen.

Halten Sie den Ton professionell, aber freundlich, und fügen Sie immer eine Möglichkeit hinzu, wie der Empfänger bei Bedarf weitere Hilfe erhalten kann.

Wie gestaltet man eine E-Mail-Benachrichtigung?

Bei der Gestaltung einer E-Mail-Benachrichtigung ist es wichtig, sich auf Klarheit und Branding zu konzentrieren. Verwenden Sie ein einfaches Layout, fügen Sie Ihr Logo hinzu und stellen Sie sicher, dass der Call-to-Action (CTA) hervorsticht.

Halten Sie Farben und Schriftarten konsistent mit Ihrer Marke. Vermeiden Sie Unübersichtlichkeit, indem Sie sich auf die wesentlichen Informationen beschränken, die der Benutzer wissen muss, und machen Sie die E-Mail mobilfreundlich, um eine einfache Lesbarkeit zu gewährleisten.

Für Formular-Benachrichtigungs-E-Mails bietet WPForms Anpassungsoptionen, mit denen Sie gebrandete E-Mails gestalten können. Sie können Schriftarten, Farben und Layout anpassen, um sicherzustellen, dass Ihre Formularbenachrichtigungen dem Stil Ihres Unternehmens entsprechen.

Als Nächstes: Erfahren Sie, wie Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage in WordPress erstellen

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