Die 10 Formulare, die Ihre neuen Mitarbeiter ausfüllen müssen

Sie haben also einen neuen Mitarbeiter eingestellt - herzlichen Glückwunsch! 🎉 Sie haben den Richtigen gefunden. Aber jetzt kommt der etwas weniger romantische Teil: der Papierkram.

Das heißt aber nicht, dass es eine lästige Angelegenheit sein muss! Mit den richtigen Formularen können Sie das Onboarding Ihrer Mitarbeiter verbessern, die Einhaltung der Vorschriften überwachen und einen guten ersten Eindruck hinterlassen.

In diesem Blogbeitrag gehe ich auf die wichtigsten Formulare ein, die Ihr neuer Mitarbeiter ausfüllen muss, und zeige Ihnen, wie Sie sie mit WPForms schnell und einfach erstellen können.

1. Angebotsschreiben

Dieses Formular ist Ihr offizielles Stellenangebot - es enthält alle Angaben von der Stellenbezeichnung bis zum Gehalt und gibt den Ton für einen professionellen und reibungslosen Einstellungsprozess an.

Außerdem schützt es sowohl Sie als auch den Arbeitnehmer, indem die wichtigen Details schriftlich festgehalten und sicher dokumentiert werden.

Was Sie in Ihr Angebotsschreiben aufnehmen sollten:

• Name und Position des Mitarbeiters
• Anfangsdatum und Arbeitsort
• Angaben zum Gehalt oder Stundenlohn
• Arbeitszeiten (z. B. Vollzeit, Teilzeit)
• Beschäftigungsstatus (z. B. befreit/nicht befreit)
• Unterschriftenfeld für die Annahme

WPForms-Tipp: Fügen Sie bedingte Logik hinzu, wenn Sie bestimmte Begriffe auf der Grundlage von Rolle oder Abteilung anzeigen möchten.

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2. Onboarding der Mitarbeiter

Dieses Komplettformular sammelt wichtige persönliche und arbeitsplatzbezogene Informationen, damit Sie Ihren neuen Mitarbeiter schnell einrichten können. Es sorgt für Ordnung in der Personalabteilung und stellt sicher, dass nichts durch die Maschen fällt.

Was Sie bei den Formularen für das Onboarding Ihrer Mitarbeiter beachten sollten:

• Vollständiger rechtlicher Name und Kontaktinformationen
• Kontaktinformationen für Notfälle
• Bevorzugter Name und Pronomen
• Informationen zu Abteilung, Rolle und Manager
• Anerkennung der Politiken

WPForms-Tipp: Verwenden Sie ein mehrseitiges Formular, um es übersichtlich und benutzerfreundlich zu halten. Und aktivieren Sie Speichern und später fortsetzen, wenn Ihr Formular viele Felder hat.

Die nächste Handvoll Formulare, die hier aufgelistet sind, können sehr wohl Teil des "Onboarding"-Prozesses Ihres Mitarbeiters sein, oder die Informationen können irgendwo in Ihrem Onboarding-Formular enthalten sein. Aber um weitere Einzelheiten und Ideen zu erhalten, sollten wir sie noch etwas weiter aufschlüsseln.

3. Notfallkontakt

Sicherheit geht vor!

Das Formular für Notfallkontakte sammelt die Namen und Nummern der Personen, die Sie anrufen sollten, wenn etwas Unerwartetes passiert. Es ist ein schneller, aber wichtiger Teil der Mitarbeitereinführung, der zeigt, dass Sie sich kümmern.

Was Sie in Ihrem Formular für Notfallkontakte erfragen sollten:

• Name und Beziehung der Kontaktperson
• Telefonnummern (privat, mobil, beruflich)
• E-Mail (optional)
• Stellvertretender Kontakt (falls zutreffend)

WPForms-Tipp: Verwenden Sie das Repeater-Feld , wenn Sie mehrere Notfallkontakte sauber erfassen wollen.

4. Handbuch Danksagung

Rulez ist rulez!

Verwenden Sie dieses Formular, um zu bestätigen, dass Ihr Mitarbeiter Ihr Unternehmenshandbuch erhalten und gelesen hat. Es ist Ihr Beweisstück, das besagt: "Wir haben Ihnen die Regeln erklärt" - und es ist wichtig für den Seelenfrieden.

Was Sie in Ihr Formular für die Bestätigung des Handbuchs eintragen müssen:

• Kontrollkästchen für die Bestätigung
• Datum des Eingangs
• Feld Unterschrift

WPForms-Tipp: Fügen Sie ein optionales Kommentarfeld (Absatzfeld) ein, wenn Mitarbeiter Fragen haben.

5. Verhaltenskodex oder Bestätigungen von Richtlinien

Manchmal brauchen bestimmte unternehmenspolitische Maßnahmen einen eigenen Moment der Würdigung.

Mit dieser Art von Formularen können Sie bestimmte Regeln - wie Internetnutzung, Sicherheitsrichtlinien oder Richtlinien für soziale Medien - hervorheben und schriftlich bestätigen lassen. Dies ist besonders nützlich für Richtlinien, die sich häufiger ändern als das komplette Handbuch.

Was Sie in Ihr Formular für den Verhaltenskodex aufnehmen sollten:

• Kurze Beschreibung der Politik
• Link für die vollständige Politik
• Kontrollkästchen Vereinbarung
• Feld Unterschrift

Lesen Sie auch: Wie Sie Formulare mit einem Passwort schützen oder den Zugriff auf Basis von Benutzerrollen einschränken können.

6. Anerkennung von Ausrüstung und Vermögenswerten

Wenn Sie Laptops, Uniformen oder Softwarelizenzen aushändigen, können Sie mit diesem Formular genau dokumentieren, was Sie erhalten haben. Die Mitarbeiter bestätigen mit ihrer Unterschrift, dass sie ihre Ausrüstung erhalten haben und sich verpflichten, sie zu pflegen.

Sehr praktisch auch für das Offboarding.

Was Sie auf Ihrem Formular zur Bestätigung der Ausrüstung eintragen müssen:

• Beschreibung des/der ausgegebenen Gegenstandes/Gegenstände (z. B. Laptop, Telefon, Schlüsselkarte)
• Seriennummern
• Zustand zum Zeitpunkt der Ausgabe
• Unterschrift zur Bestätigung des Empfangs und der Zustimmung

WPForms-Tipp: Verwenden Sie Dropdowns oder Checkbox-Listen, um Ausstattungsoptionen zu standardisieren.

7. Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)

Ein NDA hilft, die privaten Informationen Ihres Unternehmens zu schützen, indem es sicherstellt, dass Ihr neuer Mitarbeiter sich verpflichtet, keine sensiblen Daten weiterzugeben. Es ist Standard für viele Funktionen und Branchen, insbesondere wenn Ihr Team mit Geschäftsgeheimnissen oder Kundeninformationen arbeitet.

Ein digitales Formular macht es also einfach, diese Vereinbarung zu sammeln und sicher zu speichern.

Was Sie in Ihrem NDA-Formular angeben müssen:

• Zusammenfassung dessen, was als vertraulich gilt
• Dauer der Vereinbarung
• Folgen des Verstoßes
• Unterschrift und Datum des Mitarbeiters

Brauchen Sie ein Beispiel? Sehen Sie sich die NDA-Formularvorlage an

8. Wettbewerbsverbote und Abwerbeverbote

In diesen Vereinbarungen werden Beschränkungen für die Arbeit für Konkurrenten oder das Abwerben von Kunden nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen festgelegt (sofern dies legal ist). Auch wenn nicht jedes Unternehmen eine solche Vereinbarung braucht, ist sie doch wichtig für den Schutz von Beziehungen und geistigem Eigentum.

Was Sie bei Ihrem Wettbewerbsverbot beachten sollten:

• Dauer und Umfang der Beschränkungen
• Geografisches Gebiet (falls zutreffend)
• Unterschrift und Empfangsbestätigung

Hinweis: Im Vergleich zu den meisten Formularen, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden werden, ist dies ein seltenes Formular. Aber für den Fall, dass Sie es brauchen - ich möchte nur, dass Sie wissen, wie Sie es auf Ihre Website bekommen!

9. Formulare zum Abschluss der Ausbildung

Wenn Ihr Mitarbeiter eine vorgeschriebene Schulung abgeschlossen hat, hilft ein Schulungsformular, dies zu dokumentieren. Ganz gleich, ob es sich um Sicherheits-, Compliance- oder interne Schulungen handelt, Sie wollen einen Nachweis, dass sie abgeschlossen wurden.

Was auf den Formularen zum Abschluss der Ausbildung stehen sollte:

• Titel und Datum der Schulung
• Name des Ausbilders oder Methode (persönlich, Video, usw.)
• Quiz-Ergebnisse oder Feedback (optional)
• Bestätigungskästchen oder Unterschrift

WPForms-Tipp: Fügen Sie ein Kommentarfeld oder eine Bewertungsskala für schnelles Feedback hinzu.

10. Feedback-Umfragen

Rückmeldungen von neuen Mitarbeitern helfen Ihnen, Ihren Einführungsprozess zu verbessern. Mit einem Feedback-Formular können Sie Gedanken sammeln, während die Erfahrung noch frisch ist, sodass Sie wissen, was funktioniert und was optimiert werden muss.

Aber halten Sie es kurz und bündig mit Kontrollkästchen und Bewertungsfeldern.

Was Sie sonst noch in Ihre Feedback-Umfragen schreiben sollten:

• Gesamtbewertung des Onboarding
• Hilfreichste/am wenigsten hilfreiche Teile
• Offene Vorschläge
• Feld Net Promoter Score (NPS)

WPForms-Tipp: Verwenden Sie eine Likert-Skala oder ein Sternbewertungsfeld, um Umfragen schnell und ansprechend zu gestalten.

Sie müssen nicht mehr mit PDFs jonglieren oder Unterschriften von Hand einholen. Mit WPForms können Sie in wenigen Minuten einen vollständig digitalen Einführungsprozess erstellen. Und hinterlassen Sie vom ersten Tag an einen guten Eindruck bei Ihren neuen Mitarbeitern!

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FAQ

Kann ich digitale Unterschriften auf meinen Mitarbeiterformularen sammeln?

Ja! WPForms enthält ein Unterschriftsfeld, damit die Mitarbeiter direkt auf dem Formular unterschreiben können.

Was ist, wenn mein Formular lang oder kompliziert ist?

Verwenden Sie die Mehrseitenfunktion, um den Text in kleinere Abschnitte zu unterteilen, und aktivieren Sie Speichern und Fortsetzen, damit die Mitarbeiter ihn später fertigstellen können.

Kann ich WPForms nur für interne HR-Formulare verwenden?

Ganz genau. Sie können Formulare mit einem Passwort schützen oder den Zugriff auf der Grundlage von Benutzerrollen einschränken.

Nächster Schritt: Nutzen Sie Ihr Bewerbungsverfahren

Wenn Sie schon dabei sind, Formulare zu erstellen, die Ihr neuer Mitarbeiter ausfüllen muss, können Sie das auch gleich noch weiter ausbauen. Warum übernehmen Sie nicht die Kontrolle über den gesamten Prozess, angefangen bei der Bewerbung? Sie müssen dies nicht an eine komplizierte Plattform auslagern.

Werfen Sie einen Blick auf unser vollständiges Tutorial, How to Create a Job Application Form in WordPress, um zu erfahren, wie Sie Bewerbungen direkt auf Ihrer Website anbieten können.

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