AI要約
素晴らしい人材を採用できたとしても、誰もが乗り気になれない作業が待っています。新しい従業員が実際に業務を開始する前に、完了しなければならない書類の山があります。
だからといって、それが面倒でなければならないわけではありません！適切なフォームを用意することで、従業員のオンボーディングを改善し、コンプライアンスをガイドし、素晴らしい第一印象を与えることができます。
この記事では、新しい従業員が記入する必要のある最も重要なフォームと、WPFormsを使用してそれらを迅速かつ簡単に作成する方法を説明します。
新入社員が記入する必要のある書類は何ですか？
最初のグループは、連邦税や労働許可証フォームのように、どこで働いていてもすべての従業員が記入しなければならない必須の書類です。
2番目のグループは、オファーレターから備品引き渡しまで、自分で作成する会社フォームです。これら2つのグループの内訳と、WordPressで自分で作成できるものを簡単に見てみましょう。
| フォームグループ | 例 | WPFormsで作成しますか？ |
|---|---|---|
| 法定必須 | フォームW-4、フォームI-9、州所得税源泉徴収 | いいえ、これらは公式な政府フォームです |
| 標準給与 | 直接預金、福利厚生加入 | 一部、詳細を収集します |
| 会社固有 | オファーレター、オンボーディング、NDA、備品、アンケート | はい |
記入が必要な法定書類
この最初のグループのフォームは、必須の標準給与フォームです。フォームビルダーでこれらを再設計することはできませんが、それらが何であるかを知り、期日までに収集されるようにする必要があります。
1. フォームW-4（連邦所得税源泉徴収）
W-4フォームは、各給与から源泉徴収する連邦所得税額を示します。米国ではすべての新規従業員がこれに記入し、IRSは定期的にフォームを更新するため、常に最新バージョンをIRSのウェブサイトから直接ダウンロードしてください。
これは公式フォームなので、WPFormsで再作成することはありません。できることは、デジタルオンボーディングフォームから参照するか、新規採用者が正しく記入するために必要な基本情報を収集することです。
2. フォームI-9（雇用資格確認）
フォームI-9は、新規採用者が米国で合法的に就労できる資格があることを確認します。これは米国市民権・移民サービス局から発行され、厳格な期日が定められています。従業員は初日までに自分のセクションを記入し、あなたは開始日から3営業日以内にあなたの部分を完了します。
最新のフォームと承認された書類のリストは、USCIS I-9ページから入手できます。W-4と同様に、これは自分で作成するものではなく、政府のフォームです。
3. 州所得税源泉徴収フォーム
所得税があるほとんどの州では、独自のW-4フォームがあります。新規採用者はこれを記入することで、連邦税額に加えて州税額を適切に源泉徴収できます。
所得税のない州もいくつかあり、その場合は徴収するものはありません。それ以外のすべての州では、州歳入局が最新のフォームを発行します。また、どこから始めればよいかわからない場合は、米国労働省が新規従業員向けフォームの便利なリストを保持しています。
4. 直接預金承認
直接預金で支払う場合、新規採用者は給与担当者が設定できるように銀行の詳細を提供する必要があります。通常、これには銀行名、口座番号、ルーティング番号、口座の種類が含まれます。
これは、WordPressで実際に作成できる必須フォームの1つです。シンプルなWPFormsフォームで銀行の詳細を収集し、ダッシュボードにエントリを保存します。機密性の高い財務データを扱っていることを忘れないでください。そのため、エントリを表示できるユーザーを制限することは価値があります。
記入が必要な会社固有のフォーム
健康保険、退職金制度、その他の福利厚生を提供する際には、通常、新規採用者は入社時に加入期間が設けられています。加入手続きはプロバイダーのポータルサイトで行われることが多いですが、小規模なチームではまず簡単なフォームで選択肢を収集することが依然として一般的です。
最初の情報収集にはWPFormsが適しています。利用可能なプランを提示したり、選択内容に基づいてオプションを表示する条件付きロジックを使用したり、プロバイダーに送る前にすべてを1か所にまとめることができます。
これで、主に収集する必要のあるフォームは網羅されました。次に、自分でデザインする部分、つまり社内フォームについて説明します。ここでWPFormsが登場し、事前に少し考えておくことで、後々のやり取りを大幅に減らすことができます。
1. 採用通知書
このフォームは公式な採用通知書であり、役職から給与まで、すべてを概説し、プロフェッショナルでスムーズなオンボーディングプロセスへの基盤を築きます。
また、重要な詳細を文書化し、安全に記録することで、あなたと従業員の双方を保護します。
採用通知書に含めるべき項目：
- 従業員の氏名と役職
- 勤務開始日と勤務地
- 給与または時給の詳細
- 勤務スケジュール（例：フルタイム、パートタイム）
- 雇用ステータス（例：管理監督対象外/管理監督対象）
- 承認のための署名欄
2. 従業員オンボーディング
このオールインワンフォームは、不可欠な個人情報と職務関連情報を収集するため、新しい人材を迅速に設定できます。これにより、人事部門は整理され、見落としがなくなります。
従業員オンボーディングフォームで考慮すべき点：
- フルネームと連絡先情報
- 緊急連絡先情報
- 希望する氏名と代名詞
- 部署、役職、および上司の情報
- ポリシーの承認
ここにリストされている次のいくつかのフォームは、従業員の「オンボーディング」プロセスの一部である可能性が非常に高いですが、情報はオンボーディングフォームのどこかに含まれている可能性があります。しかし、さらに具体的な情報やアイデアを得るために、もう少し詳しく見ていきましょう。
3. 緊急連絡先
安全第一！
緊急連絡先フォームは、予期せぬ事態が発生した場合に連絡すべき人々の名前と番号を収集します。これは従業員のオンボーディングの迅速かつ重要な部分であり、あなたが気にかけていることを示します。
緊急連絡先フォームで尋ねること：
- 連絡先の名前と関係
- 電話番号（自宅、携帯、職場）
- メールアドレス（任意）
- 代替連絡先（該当する場合）
4. 就業規則承認書
このフォームを使用して、従業員が会社のハンドブックを受け取り、読んだことを確認します。これは、「私たちはあなたにルールを伝えました」と言うためのあなたの証拠であり、安心のために重要です。
ハンドブック承認フォームに記載すること：
- 確認チェックボックス
- 受領日
- 署名フィールド
5. 行動規範またはポリシー承認書
場合によっては、特定の会社のポリシーには、それ自体の承認の瞬間が必要です。
これらのタイプのフォームを使用すると、インターネットの使用、安全ポリシー、ソーシャルメディアガイドラインなどの特定のルールを強調し、書面による承認を得ることができます。これは、完全なハンドブックよりも頻繁に変更されるポリシーに特に役立ちます。
行動規範フォームに含めること：
- ポリシーの簡単な説明
- 完全なポリシーへのリンク
- 同意チェックボックス
- 署名フィールド
6. 機器および資産承認書
ラップトップ、制服、またはソフトウェアライセンスを配布している場合、このフォームは発行されたものの明確な記録を保持します。従業員は、ギアを受け取り、それを大切にすることに同意したことを示すために署名します。
オフボーディングにも非常に便利です。
機器受領確認フォームで収集すること：
- 発行された品目の説明（例：ラップトップ、電話、キーカード）
- シリアル番号
- 発行時の状態
- 受領および同意を確認するための署名
7. 機密保持契約書（NDA）
秘密保持契約書（NDA）は、新規採用者が機密データを共有しないことに同意することで、会社の機密情報を保護するのに役立ちます。多くの職種や業界で標準となっており、特にチームが企業秘密や顧客情報を取り扱う場合には重要です。
したがって、デジタルフォームを使用すると、この同意を簡単に収集し、安全に保存できます。
NDAフォームに含めるべきこと：
- 機密とみなされるものの概要
- 契約期間
- 違反した場合の結果
- 従業員の署名と日付
例が必要ですか？ NDAフォームテンプレートをご覧ください。
8. 競業避止義務または勧誘禁止契約書
これらの契約書は、退職後に競合他社で働いたり、顧客を引き抜いたりすることに対する制限を概説します（法的に可能な場合）。すべてのビジネスに必要というわけではありませんが、関係や知的財産を保護するためには重要です。
競業避止義務フォームで考慮すべきこと：
- 制限の期間と範囲
- 地理的範囲（該当する場合）
- 署名と承認
注意：これは、ビジネスで使用するほとんどのフォームと比較して、まれな種類のフォームかもしれません。しかし、必要になった場合に備えて、サイトでどのように入手できるかを知っておいてほしいのです！
9. 研修完了フォーム
従業員が必要なトレーニングをすべて完了したら、トレーニング完了フォームはそれを文書化するのに役立ちます。それが安全、コンプライアンス、または社内ツールであっても、完了したという証拠が欲しいはずです。
トレーニング完了フォームに記載すべきこと：
- トレーニングのタイトルと日付
- トレーナーの名前または方法（対面、ビデオなど）
- クイズの結果またはフィードバック（オプション）
- 確認チェックボックスまたは署名
10. フィードバックアンケート
新規採用者からのフィードバックは、オンボーディングプロセスを改善するのに役立ちます。フィードバックフォームを使用すると、経験がまだ新しいうちに意見を収集できるため、何がうまくいっていて、何が調整が必要かを知ることができます。
ただし、チェックボックスと評価フィールドを使用して、短く簡潔に保つことを検討してください。
フィードバックアンケートに含めるべきその他のこと：
- 全体的なオンボーディング評価
- 最も役立った部分/最も役立たなかった部分
- 自由記述の提案
- ネットプロモータースコア（NPS）フィールド
PDFのやり取りや手書きの署名集めに追われる必要はありません。WPFormsを使えば、わずか数分で完全なデジタルオンボーディングフローを構築できます。そして、入社初日から新しい従業員に良い印象を与えましょう！
新規従業員フォームに関するよくある質問
新規従業員フォームを設定する際に、繰り返し質問されることがいくつかあります。ここでは、必須書類と自分で作成するフォームの両方に関する、最も一般的な質問への迅速な回答を紹介します。
新規従業員に法的に義務付けられているフォームは何ですか？
米国では、連邦のフォームは税金の源泉徴収のためのW-4フォームと、就労資格のためのI-9フォームの2つです。所得税があるほとんどの州では、独自の源泉徴収フォームも必要です。採用通知や就業規則への署名など、それ以外のすべては会社によって定められます。
I-9フォームとW-4フォームの違いは何ですか？
I-9フォームは、従業員が米国で就労する資格があることを検証するもので、USCISによって処理されます。W-4フォームは、給与から源泉徴収する連邦所得税額を通知するもので、IRSに提出されます。新規採用者は両方を記入しますが、目的は全く異なります。
新規従業員は州の税務フォームに記入する必要がありますか？
所得税があるほとんどの州では、はい。このフォームは連邦のW-4と同様に機能しますが、州の源泉徴収に適用されます。所得税のない州がいくつかあるため、そこでは収集する州フォームはありません。
従業員フォームでデジタル署名を収集できますか？
はい。WPFormsには署名フィールドが含まれているため、従業員はマウスまたはタッチスクリーンから直接フォームに署名できます。
フォームが長かったり複雑だったりする場合はどうなりますか？
複数ページフォームでセクションに分割し、「保存して再開」をオンにすると、従業員は進捗状況を失うことなく後で完了できます。
WPFormsは社内の人事フォームにのみ使用できますか？
もちろんです。フォームにパスワード保護をかけたり、ログインユーザーのみに制限したりできるため、社内の人事フォームを非公開に保つことができます。
次に、採用プロセスを構築する
新しい従業員フォームの準備ができたら、その前のステップを確認する価値があります。求人応募はプロセス全体が始まる場所であり、使いにくいサードパーティプラットフォームの代わりに、独自のサイトから実行できます。
WordPressで求人応募フォームを作成する方法についての私のガイドでは、すべてを説明しています。採用とオンボーディングの点を結び付けたい場合は、採用とオンボーディングでWPFormsを使用することを確認して、各ピースがどのように連携するかをより広く理解してください。
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