AI要約
新しい人材を採用しました — おめでとうございます！🎉 あなたは「この人だ」という人材を見つけました。しかし、次に続くのは、あまりロマンチックではない部分：書類作成です。
だからといって、それが面倒でなければならないわけではありません！適切なフォームを用意することで、従業員のオンボーディングを改善し、コンプライアンスをガイドし、素晴らしい第一印象を与えることができます。
この記事では、新しい従業員が記入する必要のある最も重要なフォームと、WPFormsを使用してそれらを迅速かつ簡単に作成する方法を説明します。
新入社員が必要とする10種類のフォーム
1. 採用通知書
このフォームは公式な採用通知書であり、役職から給与まで、すべてを概説し、プロフェッショナルでスムーズなオンボーディングプロセスへの基盤を築きます。
また、重要な詳細を文書化し、安全に記録することで、あなたと従業員の双方を保護します。
採用通知書に含めるべき項目：
- 従業員の氏名と役職
- 勤務開始日と勤務地
- 給与または時給の詳細
- 勤務スケジュール（例：フルタイム、パートタイム）
- 雇用ステータス（例：管理監督対象外/管理監督対象）
- 承認のための署名欄
WPFormsのヒント：役職や部署に基づいて特定の条件を表示したい場合は、条件付きロジックを追加してください。
2. 従業員オンボーディング
このオールインワンフォームは、不可欠な個人情報と職務関連情報を収集するため、新しい人材を迅速に設定できます。これにより、人事部門は整理され、見落としがなくなります。
従業員オンボーディングフォームで考慮すべき点：
- フルネームと連絡先情報
- 緊急連絡先情報
- 希望する氏名と代名詞
- 部署、役職、および上司の情報
- ポリシーの承認
WPFormsのヒント：きれいでユーザーフレンドリーに保つために、マルチページフォームを使用してください。また、フォームに多くのフィールドがある場合は、後で保存して再開するを有効にしてください。
ここにリストされている次のいくつかのフォームは、従業員の「オンボーディング」プロセスの一部である可能性が非常に高いですが、情報はオンボーディングフォームのどこかに含まれている可能性があります。しかし、さらに具体的な情報やアイデアを得るために、もう少し詳しく見ていきましょう。
3. 緊急連絡先
安全第一！
緊急連絡先フォームは、予期せぬ事態が発生した場合に連絡すべき人々の名前と番号を収集します。これは従業員のオンボーディングの迅速かつ重要な部分であり、あなたが気にかけていることを示します。
緊急連絡先フォームで尋ねること：
- 連絡先の名前と関係
- 電話番号（自宅、携帯、職場）
- メールアドレス（任意）
- 代替連絡先（該当する場合）
WPFormsのヒント：複数の緊急連絡先をきれいに収集したい場合は、繰り返しフィールドを使用してください。
4. 就業規則承認書
ルールはルールです！
このフォームを使用して、従業員が会社のハンドブックを受け取り、読んだことを確認します。これは、「私たちはあなたにルールを伝えました」と言うためのあなたの証拠であり、安心のために重要です。
ハンドブック承認フォームに記載すること：
- 確認チェックボックス
- 受領日
- 署名フィールド
WPFormsのヒント：従業員に質問がある場合は、オプションのコメントボックス（段落フィールド）を含めてください。
5. 行動規範またはポリシー承認書
場合によっては、特定の会社のポリシーには、それ自体の承認の瞬間が必要です。
これらのタイプのフォームを使用すると、インターネットの使用、安全ポリシー、ソーシャルメディアガイドラインなどの特定のルールを強調し、書面による承認を得ることができます。これは、完全なハンドブックよりも頻繁に変更されるポリシーに特に役立ちます。
行動規範フォームに含めること：
- ポリシーの簡単な説明
- 完全なポリシーへのリンク
- 同意チェックボックス
- 署名フィールド
こちらも読む：パスワードで保護する方法、またはユーザーロールに基づいてアクセスを制限する方法。
6. 機器および資産承認書
ラップトップ、制服、またはソフトウェアライセンスを配布している場合、このフォームは発行されたものの明確な記録を保持します。従業員は、ギアを受け取り、それを大切にすることに同意したことを示すために署名します。
オフボーディングにも非常に便利です。
機器受領確認フォームで収集すること：
- 発行された品目の説明（例：ラップトップ、電話、キーカード）
- シリアル番号
- 発行時の状態
- 受領および同意を確認するための署名
WPFormsのヒント：機器のオプションを標準化するには、ドロップダウンまたはチェックボックスリストを使用します。
7. 機密保持契約書（NDA）
秘密保持契約書（NDA）は、新規採用者が機密データを共有しないことに同意することで、会社の機密情報を保護するのに役立ちます。多くの職種や業界で標準となっており、特にチームが企業秘密や顧客情報を取り扱う場合には重要です。
したがって、デジタルフォームを使用すると、この同意を簡単に収集し、安全に保存できます。
NDAフォームに含めるべきこと：
- 機密とみなされるものの概要
- 契約期間
- 違反した場合の結果
- 従業員の署名と日付
例が必要ですか？ NDAフォームテンプレートをご覧ください。
8. 競業避止義務または勧誘禁止契約書
これらの契約書は、退職後に競合他社で働いたり、顧客を引き抜いたりすることに対する制限を概説します（法的に可能な場合）。すべてのビジネスに必要というわけではありませんが、関係や知的財産を保護するためには重要です。
競業避止義務フォームで考慮すべきこと：
- 制限の期間と範囲
- 地理的範囲（該当する場合）
- 署名と承認
注意：これは、ビジネスで使用するほとんどのフォームと比較して、まれな種類のフォームかもしれません。しかし、必要になった場合に備えて、サイトでどのように入手できるかを知っておいてほしいのです！
9. 研修完了フォーム
従業員が必要なトレーニングをすべて完了したら、トレーニング完了フォームはそれを文書化するのに役立ちます。それが安全、コンプライアンス、または社内ツールであっても、完了したという証拠が欲しいはずです。
トレーニング完了フォームに記載すべきこと：
- トレーニングのタイトルと日付
- トレーナーの名前または方法（対面、ビデオなど）
- クイズの結果またはフィードバック（オプション）
- 確認チェックボックスまたは署名
WPFormsのヒント：コメントボックスまたは評価スケールを使用して、迅速なフィードバックを得ましょう。
10. フィードバックアンケート
新規採用者からのフィードバックは、オンボーディングプロセスを改善するのに役立ちます。フィードバックフォームを使用すると、経験がまだ新しいうちに意見を収集できるため、何がうまくいっていて、何が調整が必要かを知ることができます。
ただし、チェックボックスと評価フィールドを使用して、短く簡潔に保つことを検討してください。
フィードバックアンケートに含めるべきその他のこと：
- 全体的なオンボーディング評価
- 最も役立った部分/最も役立たなかった部分
- 自由記述の提案
- ネットプロモータースコア（NPS）フィールド
WPFormsのヒント：リッカート尺度またはスター評価フィールドを使用して、アンケートを迅速かつ魅力的にしましょう。
PDFのやり取りや手書きの署名集めに追われる必要はありません。WPFormsを使えば、わずか数分で完全なデジタルオンボーディングフローを構築できます。そして、入社初日から新しい従業員に良い印象を与えましょう！
よくある質問
従業員フォームでデジタル署名を収集できますか？
はい！WPFormsには署名フィールドが含まれているため、従業員はフォームに直接署名できます。
フォームが長かったり複雑だったりする場合はどうなりますか？
マルチページ機能を使用して小さなセクションに分割し、保存と再開を有効にして、従業員が後で完了できるようにします。
WPFormsは社内の人事フォームにのみ使用できますか？
もちろんです。フォームにパスワード保護をかけたり、ユーザーロールに基づいてアクセスを制限したりできます。
次に、採用プロセスを効率化しましょう
新しい従業員が記入する必要のあるフォームを作成するついでに、さらにバックアップすることもできます。なぜ、採用応募から始めて、プロセス全体を管理しないのでしょうか？複雑なプラットフォームに外部委託する必要はありません。
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