¿Qué formularios deben completar los nuevos empleados?

Acabas de contratar a alguien genial, y ahora llega la parte que a nadie le entusiasma. Hay una pila de papeleo que tu nuevo empleado tiene que superar antes de que pueda empezar de verdad.

¡Eso no significa que tenga que ser una molestia! Con los formularios adecuados, puedes mejorar la incorporación de tus empleados, guiar el cumplimiento normativo y causar una excelente primera impresión.

En esta entrada de blog, te guiaré a través de los formularios más importantes que tu nuevo empleado necesita completar y cómo puedes crearlos de forma rápida y sencilla usando WPForms.

¿Qué formularios deben completar los nuevos empleados?

El primer grupo son los trámites obligatorios que todo empleado completa sin importar dónde trabaje, como los formularios de impuestos federales y de autorización de trabajo.

El segundo grupo son los formularios de la empresa que creas tú mismo, desde la carta de oferta hasta la entrega de equipos. Aquí tienes un resumen rápido de cómo se desglosan los dos grupos y cuáles puedes crear tú mismo en WordPress.

Grupo de formularios	Ejemplos	¿Crearlo en WPForms?
Legalmente requerido	Formulario W-4, Formulario I-9, retención de impuestos estatales	No, estos son formularios oficiales del gobierno
Nómina estándar	Depósito directo, inscripción a beneficios	Parcialmente, tú recopilas los detalles
Específico de la empresa	Carta de oferta, incorporación, NDA, equipo, encuestas	Sí

Formularios legalmente requeridos para completar

Los formularios de este primer grupo son los obligatorios y los de nómina estándar. No puedes rediseñarlos en un creador de formularios, pero sí necesitas saber cuáles son y asegurarte de que se recopilen a tiempo.

1. Formulario W-4 (Retención de impuestos federales)

El W-4 te indica cuánto impuesto federal sobre la renta retener de cada nómina. Cada nuevo empleado en los Estados Unidos completa uno, y el IRS actualiza el formulario regularmente, así que descarga siempre la versión actual directamente del sitio web del IRS.

Este es un formulario oficial, por lo que no lo reconstruirás en WPForms. Lo que puedes hacer es enlazarlo desde un formulario de incorporación digital o recopilar los detalles básicos que un nuevo empleado necesita para completarlo correctamente.

2. Formulario I-9 (Verificación de elegibilidad de empleo)

El Formulario I-9 confirma que tu nuevo empleado tiene permiso legal para trabajar en los Estados Unidos. Proviene de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. y tiene una fecha límite estricta. El empleado completa su sección antes de su primer día, y tú completas tu parte dentro de los tres días hábiles posteriores a su fecha de inicio.

Puedes obtener el formulario actual y la lista de documentos aceptables de la página I-9 de USCIS. Al igual que el W-4, este es un formulario gubernamental en lugar de algo que creas tú mismo.

3. Formularios de retención de impuestos estatales

La mayoría de los estados con impuesto sobre la renta tienen su propia versión del W-4. Tu nuevo empleado lo completa para que retengas la cantidad correcta de impuesto estatal además de la cantidad federal.

Un puñado de estados no tienen impuesto sobre la renta, por lo que no hay nada que recopilar allí. Para todos los demás, el departamento de ingresos de tu estado publica el formulario actual, y el Departamento de Trabajo de EE. UU. mantiene una lista útil de formularios para nuevos empleados si no estás seguro de por dónde empezar.

4. Autorización de depósito directo

Si pagas por depósito directo, tu nuevo empleado necesita entregar sus datos bancarios para que la nómina pueda configurarlo. Eso generalmente significa el nombre del banco, el número de cuenta, el número de ruta y el tipo de cuenta.

Este es uno de los formularios requeridos que sí puedes crear en WordPress. Un formulario simple de WPForms recopila los datos bancarios y mantiene las entradas en tu panel. Solo recuerda que estás manejando datos financieros sensibles, por lo que vale la pena restringir quién puede ver esas entradas.

Formularios específicos de la empresa para completar

Cuando ofreces seguro médico, planes de jubilación u otros beneficios, los nuevos empleados suelen tener un plazo para inscribirse cuando empiezan. La inscripción a menudo se realiza a través del portal de un proveedor, pero muchos equipos pequeños todavía recopilan las opciones con un simple formulario primero.

Esa recopilación inicial es ideal para WPForms. Puedes presentar los planes disponibles, usar lógica condicional para mostrar opciones según lo que alguien seleccione y mantener todo en un solo lugar antes de que vaya a tu proveedor.

Eso cubre los formularios que necesitas recopilar principalmente. Ahora, para la parte que puedes diseñar tú mismo, que son los formularios de la empresa. Aquí es donde entra WPForms y donde un poco de reflexión inicial te ahorra muchas idas y venidas después.

1. Carta de oferta

Este formulario es tu oferta de empleo oficial: describe todo, desde el puesto de trabajo hasta el salario, y marca el tono para un proceso de incorporación profesional y fluido.

También te protege a ti y al empleado al tener los detalles importantes por escrito y documentados de forma segura.

Qué incluir en tu formulario de carta de oferta:

• Nombre y puesto del empleado
• Fecha de inicio y lugar de trabajo
• Detalles del salario o pago por hora
• Horario de trabajo (p. ej., jornada completa, media jornada)
• Estado del empleo (p. ej., exento/no exento)
• Campo de firma para la aceptación

Crea tus formularios para nuevos empleados en WPForms

2. Incorporación de empleados

Este formulario todo en uno recopila información personal y laboral esencial para que puedas poner en marcha a tu nuevo empleado rápidamente. Mantiene a RR. HH. organizado y se asegura de que nada se pierda.

Qué considerar en tus formularios de incorporación de empleados:

• Nombre legal completo e información de contacto
• Información de contacto de emergencia
• Nombre preferido y pronombres
• Información del departamento, puesto y gerente
• Reconocimiento de las políticas

El siguiente puñado de formularios enumerados aquí bien podrían ser parte del proceso de “incorporación” de tu empleado, o la información podría incluirse en algún lugar de tu formulario de incorporación. Pero para obtener más detalles e ideas, vamos a desglosarlo un poco más.

3. Contacto de emergencia

¡La seguridad es lo primero!

El formulario de contacto de emergencia recopila los nombres y números de las personas a las que debes llamar si ocurre algo inesperado. Es una parte rápida pero importante de la incorporación de empleados que demuestra que te preocupas.

Qué pedir en tu formulario de contacto de emergencia:

• Nombre y relación del contacto
• Números de teléfono (casa, móvil, trabajo)
• Correo electrónico (opcional)
• Contacto alternativo (si procede)

4. Acuse de recibo del manual

Utiliza este formulario para confirmar que tu empleado ha recibido y leído el manual de tu empresa. Es tu rastro documental que dice “Te dijimos las reglas”, y es importante para tu tranquilidad.

Qué incluir en tu formulario de acuse de recibo del manual:

• Casilla de confirmación
• Fecha de recepción
• Campo de firma

5. Acuses de recibo del código de conducta o de las políticas

A veces, ciertas políticas de la empresa necesitan su propio momento de reconocimiento.

Estos tipos de formularios te permiten destacar reglas específicas —como el uso de internet, las políticas de seguridad o las directrices de redes sociales— y obtener un reconocimiento por escrito. Es especialmente útil para políticas que cambian con más frecuencia que el manual completo.

Qué incluir en tu formulario de Código de Conducta:

• Breve descripción de la política
• Enlace a la política completa
• Casilla de aceptación
• Campo de firma

6. Acuse de recibo de equipos y activos

Si estás entregando ordenadores portátiles, uniformes o licencias de software, este formulario mantiene un registro claro de lo que se ha emitido. Los empleados firman para decir que han recibido su equipo y aceptan cuidarlo.

Súper útil también para la desvinculación.

Qué recopilar en tu formulario de acuse de recibo de equipo:

• Descripción del/los artículo(s) emitido(s) (p. ej., portátil, teléfono, tarjeta de acceso)
• Números de serie
• Condición en el momento de la emisión
• Firma para confirmar la recepción y el acuerdo

7. Acuerdo de confidencialidad (NDA)

Un NDA ayuda a proteger la información privada de tu empresa asegurándose de que tu nuevo empleado acepte no compartir datos confidenciales. Es estándar para muchos puestos e industrias, especialmente si tu equipo trabaja con secretos comerciales o información de clientes.

Por lo tanto, un formulario digital facilita la recopilación de este acuerdo y su almacenamiento seguro.

Qué incluir en tu formulario de NDA:

• Resumen de lo que se considera confidencial
• Duración del acuerdo
• Consecuencias del incumplimiento
• Firma y fecha del empleado

¿Necesitas un ejemplo? Echa un vistazo a la Plantilla de formulario de NDA

8. Acuerdos de no competencia o no captación

Estos acuerdos describen las restricciones para trabajar para competidores o captar clientes después de dejar tu empresa (donde sea legal). Aunque no todas las empresas necesitan uno, son importantes para proteger las relaciones y la propiedad intelectual.

Qué considerar en tu formulario de No Competencia:

• Duración y alcance de las restricciones
• Área geográfica (si aplica)
• Firma y acuse de recibo

Nota: Este podría ser un tipo de formulario poco común en comparación con la mayoría de los que usarás para tu negocio. Pero en caso de que lo necesites, ¡solo quiero que sepas cómo conseguirlo en tu sitio!

9. Formularios de finalización de la formación

Una vez que tu empleado termine cualquier formación requerida, un formulario de finalización de formación ayuda a documentarlo. Ya sea seguridad, cumplimiento o herramientas internas, querrás una prueba de que se completó.

Qué poner en tus formularios de Finalización de Formación:

• Título y fecha de la formación
• Nombre del formador o método (presencial, vídeo, etc.)
• Resultados del cuestionario o comentarios (opcional)
• Casilla de verificación de confirmación o firma

10. Encuestas de satisfacción

Los comentarios de los nuevos empleados te ayudan a mejorar tu proceso de incorporación. Un formulario de comentarios te permite recopilar opiniones mientras la experiencia aún está fresca, para que sepas qué funciona y qué necesita ajustes.

Pero considera mantenerlo corto y conciso con casillas de verificación y campos de calificación.

¿Qué más poner en tus Encuestas de Opiniones?

• Calificación general de la incorporación
• Partes más útiles/menos útiles
• Sugerencias abiertas
• Campo de Net Promoter Score (NPS)

No necesitas hacer malabares con PDFs ni perseguir firmas a mano. Con WPForms, puedes crear un flujo de incorporación totalmente digital en minutos. ¡Y causar una gran impresión en tus nuevos empleados desde el primer día!

Preguntas frecuentes sobre formularios para nuevos empleados

Surgen algunas preguntas una y otra vez cuando las personas configuran sus formularios para nuevos empleados. Aquí tienes respuestas rápidas a las más comunes, que cubren tanto la documentación requerida como los formularios que tú mismo creas.

¿Qué formularios son legalmente requeridos para los nuevos empleados?

En Estados Unidos, los dos formularios federales son el Formulario W-4 para la retención de impuestos y el Formulario I-9 para la elegibilidad laboral. La mayoría de los estados con impuesto sobre la renta también requieren su propio formulario de retención. Todo lo demás, como las cartas de oferta y las confirmaciones de lectura del manual, lo establece tu empresa.

¿Cuál es la diferencia entre el Formulario I-9 y el Formulario W-4?

El Formulario I-9 verifica que tu empleado tiene permiso para trabajar en Estados Unidos y lo gestiona la USCIS. El Formulario W-4 te indica cuánto impuesto federal sobre la renta retener de su salario y va al IRS. Los nuevos empleados completan ambos, pero sirven para propósitos completamente diferentes.

¿Necesitan los nuevos empleados rellenar un formulario de impuestos estatal?

En la mayoría de los estados con impuesto sobre la renta, sí. El formulario funciona como el W-4 federal pero se aplica a la retención estatal. Un puñado de estados no tienen impuesto sobre la renta, por lo que no hay formulario estatal que recopilar allí.

¿Puedo recopilar firmas digitales en mis formularios de empleados?

Sí. WPForms incluye un campo de Firma, para que los empleados puedan firmar directamente en el formulario con un ratón o una pantalla táctil.

¿Qué pasa si mi formulario es largo o complicado?

Divídalo en secciones con un formulario de varias páginas y active Guardar y reanudar para que los empleados puedan terminar más tarde sin perder su progreso.

¿Puedo usar WPForms solo para formularios internos de RR. HH.?

Absolutamente. Puede proteger formularios con contraseña o restringirlos a usuarios registrados, lo que mantiene la privacidad de los formularios internos de RR. HH.

A continuación, desarrolle su proceso de contratación

Una vez que sus formularios para nuevos empleados estén listos, vale la pena analizar el paso previo. La solicitud de empleo es donde comienza todo el proceso, y puede ejecutarla desde su propio sitio en lugar de una plataforma de terceros poco práctica.

Mi guía sobre cómo crear un formulario de solicitud de empleo en WordPress detalla todo el proceso. Si desea conectar la contratación y la incorporación, eche un vistazo a usar WPForms para la contratación y la incorporación para obtener una visión más amplia de cómo encajan las piezas.

Comience a crear sus formularios de incorporación

¿Listo para crear tu formulario? Empieza hoy mismo con el plugin de creación de formularios de WordPress más fácil. WPForms Pro incluye muchas plantillas gratuitas y ofrece una garantía de devolución de dinero de 14 días.

Si este artículo te ha sido útil, síguenos en Facebook y Twitter para obtener más tutoriales y guías gratuitas de WordPress.