Los 10 formularios que tus nuevos empleados necesitan rellenar

Así que has contratado a alguien nuevo — ¡felicidades! 🎉 Has encontrado al indicado. Pero a continuación viene la parte menos romántica: el papeleo.

¡Eso no significa que tenga que ser una molestia! Con los formularios adecuados, puedes mejorar la incorporación de tus empleados, guiar el cumplimiento normativo y causar una excelente primera impresión.

En esta entrada de blog, te guiaré a través de los formularios más importantes que tu nuevo empleado necesita completar y cómo puedes crearlos de forma rápida y sencilla usando WPForms.

Los 10 formularios que tus nuevos empleados necesitan rellenar

1. Carta de oferta

Este formulario es tu oferta de empleo oficial: describe todo, desde el puesto de trabajo hasta el salario, y marca el tono para un proceso de incorporación profesional y fluido.

También te protege a ti y al empleado al tener los detalles importantes por escrito y documentados de forma segura.

Qué incluir en tu formulario de carta de oferta:

• Nombre y puesto del empleado
• Fecha de inicio y lugar de trabajo
• Detalles del salario o pago por hora
• Horario de trabajo (p. ej., jornada completa, media jornada)
• Estado del empleo (p. ej., exento/no exento)
• Campo de firma para la aceptación

Consejo de WPForms: Añade lógica condicional si quieres mostrar términos específicos según el puesto o el departamento.

Crea tu formulario de WordPress ahora

2. Incorporación de empleados

Este formulario todo en uno recopila información personal y laboral esencial para que puedas poner en marcha a tu nuevo empleado rápidamente. Mantiene a RR. HH. organizado y se asegura de que nada se pierda.

Qué considerar en tus formularios de incorporación de empleados:

• Nombre legal completo e información de contacto
• Información de contacto de emergencia
• Nombre preferido y pronombres
• Información del departamento, puesto y gerente
• Reconocimiento de las políticas

Consejo de WPForms: Utiliza un formulario de varias páginas para mantenerlo limpio y fácil de usar. Y activa Guardar y reanudar más tarde si tu formulario tiene muchos campos.

El siguiente puñado de formularios enumerados aquí bien podrían ser parte del proceso de “incorporación” de tu empleado, o la información podría incluirse en algún lugar de tu formulario de incorporación. Pero para obtener más detalles e ideas, vamos a desglosarlo un poco más.

3. Contacto de emergencia

¡La seguridad es lo primero!

El formulario de contacto de emergencia recopila los nombres y números de las personas a las que debes llamar si ocurre algo inesperado. Es una parte rápida pero importante de la incorporación de empleados que demuestra que te preocupas.

Qué pedir en tu formulario de contacto de emergencia:

• Nombre y relación del contacto
• Números de teléfono (casa, móvil, trabajo)
• Correo electrónico (opcional)
• Contacto alternativo (si procede)

Consejo de WPForms: Utiliza el campo Repetidor si deseas recopilar varios contactos de emergencia de forma limpia.

4. Acuse de recibo del manual

¡Las reglas son reglas!

Utiliza este formulario para confirmar que tu empleado ha recibido y leído el manual de tu empresa. Es tu rastro documental que dice “Te dijimos las reglas”, y es importante para tu tranquilidad.

Qué incluir en tu formulario de acuse de recibo del manual:

• Casilla de confirmación
• Fecha de recepción
• Campo de firma

Consejo de WPForms: Incluye un cuadro de comentarios opcional (campo de párrafo) si los empleados tienen preguntas.

5. Acuses de recibo del código de conducta o de las políticas

A veces, ciertas políticas de la empresa necesitan su propio momento de reconocimiento.

Estos tipos de formularios te permiten destacar reglas específicas —como el uso de internet, las políticas de seguridad o las directrices de redes sociales— y obtener un reconocimiento por escrito. Es especialmente útil para políticas que cambian con más frecuencia que el manual completo.

Qué incluir en tu formulario de Código de Conducta:

• Breve descripción de la política
• Enlace a la política completa
• Casilla de aceptación
• Campo de firma

También lee: Cómo proteger con contraseña los formularios o restringir el acceso según los roles de usuario.

6. Acuse de recibo de equipos y activos

Si estás entregando ordenadores portátiles, uniformes o licencias de software, este formulario mantiene un registro claro de lo que se ha emitido. Los empleados firman para decir que han recibido su equipo y aceptan cuidarlo.

Súper útil también para la desvinculación.

Qué recopilar en tu formulario de acuse de recibo de equipo:

• Descripción del/los artículo(s) emitido(s) (p. ej., portátil, teléfono, tarjeta de acceso)
• Números de serie
• Condición en el momento de la emisión
• Firma para confirmar la recepción y el acuerdo

Consejo de WPForms: Utiliza listas desplegables o de casillas de verificación para estandarizar las opciones de equipamiento.

7. Acuerdo de confidencialidad (NDA)

Un NDA ayuda a proteger la información privada de tu empresa asegurándose de que tu nuevo empleado acepte no compartir datos confidenciales. Es estándar para muchos puestos e industrias, especialmente si tu equipo trabaja con secretos comerciales o información de clientes.

Por lo tanto, un formulario digital facilita la recopilación de este acuerdo y su almacenamiento seguro.

Qué incluir en tu formulario de NDA:

• Resumen de lo que se considera confidencial
• Duración del acuerdo
• Consecuencias del incumplimiento
• Firma y fecha del empleado

¿Necesitas un ejemplo? Echa un vistazo a la Plantilla de formulario de NDA

8. Acuerdos de no competencia o no captación

Estos acuerdos describen las restricciones para trabajar para competidores o captar clientes después de dejar tu empresa (donde sea legal). Aunque no todas las empresas necesitan uno, son importantes para proteger las relaciones y la propiedad intelectual.

Qué considerar en tu formulario de No Competencia:

• Duración y alcance de las restricciones
• Área geográfica (si aplica)
• Firma y acuse de recibo

Nota: Este podría ser un tipo de formulario poco común en comparación con la mayoría de los que usarás para tu negocio. Pero en caso de que lo necesites, ¡solo quiero que sepas cómo conseguirlo en tu sitio!

9. Formularios de finalización de la formación

Una vez que tu empleado termine cualquier formación requerida, un formulario de finalización de formación ayuda a documentarlo. Ya sea seguridad, cumplimiento o herramientas internas, querrás una prueba de que se completó.

Qué poner en tus formularios de Finalización de Formación:

• Título y fecha de la formación
• Nombre del formador o método (presencial, vídeo, etc.)
• Resultados del cuestionario o comentarios (opcional)
• Casilla de verificación de confirmación o firma

Consejo de WPForms: Añade un cuadro de comentarios o una escala de calificación para obtener comentarios rápidos.

10. Encuestas de satisfacción

Los comentarios de los nuevos empleados te ayudan a mejorar tu proceso de incorporación. Un formulario de comentarios te permite recopilar opiniones mientras la experiencia aún está fresca, para que sepas qué funciona y qué necesita ajustes.

Pero considera mantenerlo corto y conciso con casillas de verificación y campos de calificación.

¿Qué más poner en tus Encuestas de Opiniones?

• Calificación general de la incorporación
• Partes más útiles/menos útiles
• Sugerencias abiertas
• Campo de Net Promoter Score (NPS)

Consejo de WPForms: Utiliza una Escala de Likert o un campo de Calificación por Estrellas para que las encuestas sean rápidas y atractivas.

No necesitas hacer malabares con PDFs ni perseguir firmas a mano. Con WPForms, puedes crear un flujo de incorporación totalmente digital en minutos. ¡Y causar una gran impresión en tus nuevos empleados desde el primer día!

Crea tu formulario de WordPress ahora

Preguntas frecuentes

¿Puedo recopilar firmas digitales en mis formularios de empleados?

¡Sí! WPForms incluye un campo de Firma para que los empleados puedan firmar directamente en el formulario.

¿Qué pasa si mi formulario es largo o complicado?

Utiliza la función de varias páginas para dividirlo en secciones más pequeñas y activa Guardar y Reanudar para que los empleados puedan terminar más tarde.

¿Puedo usar WPForms solo para formularios internos de RR. HH.?

Absolutamente. Puedes proteger los formularios con contraseña o restringir el acceso según los roles de usuario.

A continuación, Optimiza tu Proceso de Solicitud de Empleo

Ya que estás en ello — creando los formularios que tu nuevo empleado necesita completar — podrías respaldarlo aún más. ¿Por qué no tomar el control de todo el proceso, empezando por la solicitud de empleo? No hay necesidad de externalizar esto a alguna plataforma complicada.

Echa un vistazo a nuestro tutorial completo, Cómo Crear un Formulario de Solicitud de Empleo en WordPress, para aprender cómo ofrecer solicitudes de empleo directamente desde tu sitio.

¿Listo para crear tu formulario? Empieza hoy mismo con el plugin de creación de formularios de WordPress más fácil. WPForms Pro incluye muchas plantillas gratuitas y ofrece una garantía de devolución de dinero de 14 días.

Si este artículo te ha sido útil, síguenos en Facebook y Twitter para obtener más tutoriales y guías gratuitas de WordPress.