Uso de WPForms para Contratación y Onboarding

¡Es esa época del año! Nuevos comienzos, nuevas metas y, para muchas organizaciones, un aumento en la contratación. Si eres un gerente de RR. HH. preparándote para la temporada de reclutamiento o un propietario de negocio que busca incorporar nuevos miembros al equipo, sabes cómo funciona: montones de solicitudes, hojas de cálculo interminables y esa sensación persistente de que tiene que haber una mejor manera de gestionarlo todo.

¡Claro que la hay! Y no requiere software empresarial costoso ni una revisión completa de tus sistemas. Si el sitio web de tu empresa funciona con WordPress, WPForms puede transformar la forma en que gestionas la contratación y el onboarding.

Permíteme explicarte exactamente cómo funciona y por qué tantos equipos de RR. HH. están cambiando a formularios digitales este año.

Uso de WPForms para Contratación y Onboarding

1. Empieza con más de 2000 plantillas

Una de las mejores cosas de WPForms es que no tienes que mirar una pantalla en blanco preguntándote qué campos incluir. Nuestra galería de plantillas ofrece más de 2000 plantillas de formularios diseñadas profesionalmente, incluida una subcategoría completa solo para Empleo.

¿Necesitas un formulario de solicitud de empleo? Hay una plantilla para eso. ¿Formularios de información del empleado para nuevos empleados? Cubierto. Encuestas de orientación para nuevos empleados, formularios de solicitud de capacitación, incluso formularios de entrevista de salida están listos para usar. Literalmente, puedes tener un formulario de solicitud de aspecto profesional en tu sitio web en menos de diez minutos.

Además, cada plantilla es totalmente personalizable con nuestro creador de arrastrar y soltar. ¿No te gusta un campo en particular? Elimínalo. ¿Necesitas añadir algo específico a tu sector o empresa? Añádelo directamente. ¿Quieres que coincida con la marca de tu empresa? Ajusta los colores y el estilo. ¡No se requiere desarrollador ni conocimientos de codificación!

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2. Creación de formularios de solicitud que realmente funcionan

Tu formulario de solicitud de empleo es a menudo la primera interacción real que un candidato tiene con tu empresa. Un formulario creado con WPForms facilita la recopilación de todo lo que necesitas, manteniendo la experiencia agradable para los solicitantes.

Puedes añadir todos los campos estándar como información de contacto, autorización de trabajo, historial laboral... pero también puedes incluir campos de carga de archivos para currículums y portafolios.

Eso significa que los candidatos no envían documentos por correo electrónico por separado ni intentan averiguar a dónde enviar las cosas. Todo llega a un solo lugar, adjunto a su solicitud.

¿Quieres hacer preguntas específicas del puesto? Añade preguntas de selección personalizadas. ¿Necesitas saber las expectativas salariales o la disponibilidad de fecha de inicio? Incluye esos campos también. Nuestro creador de arrastrar y soltar hace que sea increíblemente sencillo crear exactamente la solicitud que necesitas.

3. Formularios inteligentes que se adaptan a cada candidato

Aquí tienes algo que podría sorprenderte: ¡tus formularios de solicitud no tienen que mostrar los mismos campos a todo el mundo! Con la Lógica Condicional, puedes crear formularios dinámicos que se adaptan según lo que te dicen los candidatos.

Por ejemplo, si alguien selecciona "Director de Marketing" en el menú desplegable de tu puesto, podrías mostrarle preguntas sobre experiencia en campañas y herramientas de marketing. Pero si seleccionan "Ingeniero de Software", aparecerán preguntas técnicas completamente diferentes.

O si un candidato indica que está solicitando desde fuera del país, puedes mostrar automáticamente campos sobre necesidades de patrocinio de visa.

Este tipo de personalización inteligente hace dos cosas: hace que la solicitud se sienta más relevante para cada candidato y te ayuda a recopilar la información correcta para cada puesto sin abrumar a las personas con preguntas irrelevantes.

4. Conexión con las herramientas que ya utilizas

Esta es mi parte favorita de WPForms para equipos de RR. HH. Probablemente ya estés usando herramientas como Google Sheets para hacer un seguimiento de los candidatos, un CRM para gestionar tu cartera de clientes, o Slack para comunicarte con tu equipo. WPForms se conecta a todas ellas.

Cuando llega una nueva solicitud, puede crear automáticamente una fila en tu hoja de cálculo de seguimiento de Google Sheets, guardar el currículum en una carpeta de Google Drive, enviar una notificación a tu canal de Slack y añadir al candidato como contacto en tu CRM. Todo esto sucede al instante y automáticamente. Lo configuras una vez y luego simplemente funciona.

¿Y si usas algo más especializado? WPForms se integra con Salesforce, HubSpot, Zoho CRM y MILES de otras aplicaciones a través de Zapier.

Sean cuales sean las herramientas en las que confíe tu equipo, es probable que WPForms pueda conectarse a ellas.

5. Firmas digitales para el lugar de trabajo moderno

¿Recuerdas imprimir documentos, firmarlos, escanearlos y enviarlos de vuelta por correo electrónico? Tus nuevos empleados tampoco quieren hacer eso.

Las Firmas Digitales con WPForms permiten a los empleados firmar documentos electrónicamente desde su teléfono, tableta u ordenador.

Cartas de oferta, contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad, acuses de recibo de políticas, confirmaciones de beneficios... cualquier cosa que necesite una firma se puede gestionar digitalmente.

Es más rápido, más seguro y, en realidad, simplemente se siente más profesional hoy en día.

6. División de formularios largos en partes manejables

A nadie le gusta rellenar un formulario con 50 campos en una sola página. Es abrumador y la gente a menudo los abandona. Por eso, nuestra funcionalidad de varias páginas resuelve esto dividiendo los formularios largos de incorporación en secciones lógicas.

La página 1 podría cubrir la información personal. La página 2 maneja los contactos de emergencia. La página 3 trata la información fiscal. Y así sucesivamente. Cada página muestra un indicador de progreso para que los nuevos empleados puedan ver que están avanzando, lo que mejora drásticamente las tasas de finalización.

Es la misma información, solo que organizada de una manera que se siente manejable en lugar de desalentadora.

Lee también: La Guía Completa para Crear Formularios de Varias Páginas

7. Permite que las personas guarden y vuelvan más tarde

A veces, los nuevos empleados necesitan tiempo para recopilar información. Quizás necesiten consultar el número de seguridad social de su cónyuge para la inscripción en beneficios. Sea cual sea el motivo, obligar a alguien a completar todo de una sola vez genera estrés.

La función Guardar y reanudar permite a los nuevos empleados comenzar sus formularios de incorporación, guardar su progreso con un enlace único y volver a terminarlos cuando estén listos.

Esta pequeña función marca una gran diferencia en cómo los nuevos empleados se sienten bienvenidos y respetados desde el principio.

Lea también: La guía completa para usar el complemento Guardar y reanudar

(Vale, pero no me hagas empezar con cómo resume — como en el documento de experiencia laboral, se escribe igual que resume — la cosa que haces cuando vuelves a una tarea…)

8. Almacenamiento seguro y organizado de todo

Una vez que alguien completa sus formularios de incorporación, ¿a dónde va todo? Con WPForms, tienes opciones. La integración con Google Drive significa que puedes crear automáticamente una carpeta para cada nuevo empleado y almacenar allí todos sus documentos enviados. Lo mismo ocurre con Dropbox si es lo que tu equipo utiliza.

El complemento PDF es particularmente útil. Puede tomar las presentaciones de formularios y generar automáticamente documentos PDF profesionales.

Imagina crear instantáneamente una carta de oferta formateada o un manual del empleado que incluya la información específica del nuevo empleado. ¡Automatización en su máxima expresión!

9. Seguridad y cumplimiento (sí importa)

Sé que la seguridad y el cumplimiento no son los temas más emocionantes, pero son cruciales cuando se manejan datos de empleados. WPForms se toma esto en serio con certificaciones para el cumplimiento de GDPR, CCPA y PCI.

Más allá de las certificaciones, obtienes funciones de seguridad prácticas como controles de acceso avanzados. Quizás solo ciertos miembros del equipo de RR. HH. deberían ver las solicitudes enviadas. Tal vez algunos formularios solo deberían ser accesibles para empleados que hayan iniciado sesión. O es posible que desees proteger con contraseña los formularios que contienen información confidencial. WPForms te da un control granular sobre todo esto.

Ya sea que estés contratando a tu primer empleado o al centésimo, o si eres un gerente de RR. HH. individual o parte de un equipo más grande, WPForms se adapta exactamente a lo que necesitas.

¡Tu yo futuro (y tus candidatos y nuevos empleados) te agradecerán por hacerlo fácil! Visita nuestra página de soluciones de RR. HH. y comprueba lo simple que puede ser el reclutamiento y la incorporación modernos.

Preguntas frecuentes

¿Qué tan seguros están los datos de los candidatos y empleados en WPForms?

Muy seguros. WPForms cumple plenamente con GDPR, CCPA y PCI, lo que significa que cumple con estrictos estándares internacionales de protección de datos.

Toda la transmisión de datos está cifrada, las cargas de archivos son seguras y tienes un control granular sobre quién puede acceder a la información enviada. Puedes restringir el acceso a los formularios a los usuarios que hayan iniciado sesión, limitar los permisos de visualización por rol de usuario, proteger con contraseña los formularios confidenciales y más.

Además, cuando te integras con servicios como Google Drive o Dropbox, también aprovechas su seguridad de nivel empresarial. Para los datos de RR. HH., este es exactamente el nivel de protección que necesitas.

¿Necesito saber programar para usar WPForms?

En absoluto. ¡Ese es en realidad uno de nuestros mayores puntos de venta! WPForms está diseñado específicamente para personas que no programan.

Nuestro creador de arrastrar y soltar es realmente intuitivo. Haces clic para agregar campos, los arrastras para reordenarlos y haces clic para configurar las opciones. Es más parecido a organizar muebles que a construir algo técnico. Incluso funciones como la lógica condicional se configuran a través de menús desplegables y casillas de verificación, sin necesidad de código.

¿Pueden los candidatos guardar su solicitud y terminarla más tarde?

¡Sí! Esta es una de las características más amigables para los candidatos. Con la funcionalidad de Guardar y Reanudar (disponible en planes Pro y superiores), los solicitantes pueden comenzar a completar tu solicitud, guardar su progreso con un enlace único y volver para completarla cuando estén listos.

Esto es particularmente útil para solicitudes más largas o cuando los candidatos necesitan recopilar documentos como referencias o muestras de escritura. Reduce significativamente el abandono de formularios y crea una experiencia mucho mejor para las personas que podrían estar solicitando durante su hora de almuerzo o desde el móvil.

A continuación, convierte tus envíos de formularios en contratos y facturas

No tenemos que detenernos en la contratación y la incorporación… WPForms ofrece innumerables herramientas adicionales para las necesidades de RR. HH. de tu pequeña empresa. A continuación, descubre cómo puedes convertir tus envíos de formularios en contratos y facturas (entre otras cosas) automáticamente.

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