Convierte envíos de formularios en contratos y facturas

La semana pasada envié un boletín por correo electrónico con un pequeño error tipográfico. Por supuesto, lo noté como 20 minutos después de que se enviara el correo electrónico. (Sé que ahora mismo estás yendo a tu bandeja de entrada para encontrarlo…)

Un error tipográfico en un boletín es una cosa. Pero ese mismo pequeño error en un contrato de cliente o en una factura de proyecto puede ser realmente costoso. Demuestra que puedes mirar directamente un error y tu cerebro aún te dará un pulgar hacia arriba con confianza.

Lo cual es un riesgo que no quieres correr con contratos y facturas.

Nunca temas: aquí es donde entra la automatización. Te mostraré cómo usar WPForms para convertir automáticamente tus envíos de formularios en PDFs impecables y profesionales. ¡Vamos!

Convierte envíos de formularios en contratos y facturas

¿Por qué la generación automatizada de documentos?

Seamos sinceros, no te dedicaste a tu profesión porque tengas una profunda pasión por las tareas administrativas. Automatizar la creación de tus documentos no es solo un truco ingenioso... Es una forma de recuperar tu cordura y proteger tu profesionalidad.

• Parece un profesional: La automatización garantiza que cada documento que se envía esté perfectamente formateado, con una marca atractiva y sin errores tipográficos.
• Desterra el error humano: Cuando los datos se extraen directamente del formulario, nunca enviarás una factura a "Jon" cuando su nombre sea "John". La información correcta va al lugar correcto, siempre.
• Configúralo y olvídate: Adjunta PDFs a correos electrónicos y haz que se envíen instantáneamente al enviar el formulario. Es tu flujo de trabajo, ahora en piloto automático.

Crea tu formulario de WordPress ahora

Tu nuevo asistente: el complemento PDF

La magia detrás de esta operación es nuestro complemento PDF.

Esta potente herramienta, disponible en nuestro plan WPForms Pro y superior, es tu máquina personal de generación de documentos. Toma los datos brutos de entrada del formulario y los convierte en un PDF pulido y profesional listo para cualquier situación:

• Contratos de clientes y propuestas de proyectos
• Facturas detalladas y recibos de pago
• Recibos de donación personalizados y acuerdos de voluntariado
• Certificados de finalización o entradas para eventos

¿Quieres construir tu propio bot de papeleo? Vamos a sumergirnos.

Paso 1: Prepara el complemento

Desde tu panel de WordPress, navega a WPForms » Complementos. Busca el complemento PDF, haz clic en Instalar complemento, y luego asegúrate de que esté Activado.

Paso 2: Crea un nuevo formulario PDF

Ve al formulario que deseas usar. Dentro del constructor de formularios, haz clic en Ajustes » PDF, luego haz clic en el botón Añadir nuevo PDF.

Luego, dale un nombre memorable a tu nuevo PDF.

Paso 3: Elige una plantilla (no empieces desde cero)

Hemos equipado el complemento con plantillas para documentos Financieros, Documentos formales, Certificados, y más.

Elige uno que se parezca a lo que necesitas y podrás personalizarlo a partir de ahí.

Paso 4: Pon tus datos a trabajar con etiquetas inteligentes

Las etiquetas inteligentes (Smart Tags) son la forma de extraer datos directamente del envío del formulario y colocarlos perfectamente en tu PDF.

Haz clic en un lugar de tu plantilla donde quieras añadir información del usuario, haz clic en el pequeño icono de etiqueta inteligente y elige el campo correspondiente de tu formulario.

• Para un acuerdo con el cliente, puedes extraer el nombre del usuario y los servicios seleccionados directamente en el cuerpo de tu plantilla legal.
• Para crear una factura, puedes mapear el total del pago y las selecciones de productos de tu formulario en los elementos de línea.
• Para un recibo de donación instantáneo, puedes mapear el campo "Monto de la donación" para crear un recibo personalizado y deducible de impuestos.

Paso 5: Haz que se vea bien

En la pestaña Apariencia, puedes dar rienda suelta a tu creatividad. Sube tu logo, elige entre más de 40 temas de colores y selecciona tus fuentes.

Esto asegura que tus documentos automatizados no solo funcionen a la perfección, sino que también tengan un aspecto fantástico.

Algunas plantillas también incluyen elementos opcionales como una insignia, un bloque de firma o un campo de fecha. Para contratos y facturas, una firma sería fantástica.

Paso 6: Ponlo en piloto automático

Para completar la automatización, dile al PDF a dónde ir. En la configuración del PDF, usa el menú desplegable Notificaciones para adjuntar tu flamante PDF al correo electrónico de confirmación.

Ahora, cuando alguien presiona "enviar", tu documento perfectamente elaborado se genera al instante y se envía.

Dónde encontrar tus documentos generados

Si alguna vez necesitas acceder a un documento, simplemente dirígete a WPForms » Entradas. Todos tus PDF se guardan allí junto con su envío, listos para ti en cualquier momento.

Simplemente haz clic en Ver en el formulario para el que deseas ver el PDF.

En la página encontrarás un enlace para descargar el PDF que se creó para ese envío en la sección PDF.

Sobre esas facturas...

Toda esta charla sobre facturación profesional es un buen recordatorio para mantener tus propios libros ordenados. Para tus propios registros, probablemente necesitarás una factura de tu compra de WPForms.

No te preocupes, te cubrimos. Esta es una función separada que se maneja en tu cuenta de WPForms, no en tu sitio web.

• Complemento PDF: Para crear documentos para tu gente (clientes, donantes, compradores, etc.).
• Área de cuenta: Para obtener una factura para tu propia contabilidad.

Simplemente inicia sesión en tu cuenta de WPForms, haz clic en la pestaña Facturación y podrás generar una factura para cualquier compra.

Tenemos una guía completa sobre ello aquí: Cómo crear una factura en WPForms.

¡Ahora, ve y automatiza!

Ahora tienes el poder de eliminar una de las partes más tediosas de tu trabajo. Adelante, recupera tu tiempo y deshazte del pánico de encontrar un error cuando ya es demasiado tarde.

Crea tu formulario de WordPress ahora

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito para empezar a generar automáticamente documentos como contratos y facturas en WPForms?

Para usar esta función, necesitarás una licencia de WPForms Pro (o superior) y tener el complemento PDF instalado y activado en tu sitio de WordPress. Eso es todo lo que se necesita para empezar a construir tu flujo de trabajo.

¿Cómo llega la información del formulario al PDF automáticamente?

El proceso utiliza una función llamada Etiquetas Inteligentes. En el editor de PDF, simplemente asignas los campos de tu formulario (como Nombre, Correo electrónico o Monto del pago) a los lugares correspondientes en tu plantilla de documento. WPForms extrae automáticamente los datos enviados por el usuario al PDF final.

¿Qué tipos de documentos puedo crear con esta función?

Aunque los contratos y las facturas son usos populares, puedes crear casi cualquier tipo de documento. El sistema es lo suficientemente flexible para recibos de donaciones personalizados, entradas para eventos, certificados de finalización, acuerdos de servicio firmados y más.

¿Puedo personalizar el PDF para que coincida con mi marca?

¡Sí! El complemento PDF te da control total sobre la apariencia. Puedes subir tu propio logo, elegir entre docenas de temas de color y personalizar las fuentes para asegurar que cada documento coincida perfectamente con el estilo de tu marca.

A continuación, simplifica la incorporación de tus clientes

Automatizar tus contratos y facturas es una gran victoria para tu flujo de trabajo, pero es solo una parte de la creación de una experiencia de cliente verdaderamente fluida. Después de todo, un formulario de admisión torpe o un sinfín de correos electrónicos de ida y vuelta aún pueden generar frustración antes de que comience el trabajo real.

Ahora que has optimizado tu papeleo, vamos a arreglar el resto del proceso. Permítenos mostrarte cómo simplificar todo tu proceso de incorporación de clientes usando WPForms.

¿Listo para crear tu formulario? Empieza hoy mismo con el plugin de creación de formularios de WordPress más fácil. WPForms Pro incluye muchas plantillas gratuitas y ofrece una garantía de devolución de dinero de 14 días.

Si este artículo te ha sido útil, síguenos en Facebook y Twitter para obtener más tutoriales y guías gratuitas de WordPress.