Quels formulaires les nouveaux employés doivent-ils remplir ?

Vous venez d'embaucher une personne formidable, et maintenant vient la partie que personne n'apprécie vraiment. Il y a une pile de paperasse que votre nouvel employé doit parcourir avant de pouvoir vraiment commencer.

Cela ne veut pas dire que cela doit être un casse-tête ! Avec les bons formulaires, vous pouvez améliorer l’intégration de vos employés, assurer la conformité et faire une excellente première impression.

Dans cet article de blog, je vais vous présenter les formulaires les plus importants que votre nouvel employé doit remplir, et comment vous pouvez les créer rapidement et facilement à l'aide de WPForms.

Quels formulaires les nouveaux employés doivent-ils remplir ?

Le premier groupe comprend les documents requis que chaque employé remplit, quel que soit son lieu de travail, tels que les formulaires d'impôt fédéral et d'autorisation de travail.

Le second groupe comprend les formulaires de l'entreprise que vous créez vous-même, de la lettre d'offre à la remise de l'équipement. Voici un aperçu rapide de la façon dont les deux groupes se répartissent, et lesquels vous pouvez créer vous-même dans WordPress.

Groupe de formulaires	Exemples	Le créer avec WPForms ?
Légalement requis	Formulaire W-4, Formulaire I-9, retenue d'impôt d'État	Non, ce sont des formulaires officiels du gouvernement
Paie standard	Dépôt direct, adhésion aux avantages sociaux	Partiellement, vous collectez les détails
Spécifique à l'entreprise	Lettre d'offre, intégration, NDA, équipement, sondages	Oui

Formulaires légalement requis à remplir

Les formulaires de ce premier groupe sont ceux requis et de paie standard. Vous ne pouvez pas les refaire dans un constructeur de formulaires, mais vous devez savoir lesquels ils sont et vous assurer qu'ils sont collectés à temps.

1. Formulaire W-4 (Retenue d'impôt fédérale)

Le W-4 indique le montant de l'impôt fédéral sur le revenu à retenir sur chaque chèque de paie. Chaque nouvel employé aux États-Unis en remplit un, et l'IRS met à jour le formulaire régulièrement, alors téléchargez toujours la version actuelle directement depuis le site Web de l'IRS.

C'est un formulaire officiel, vous ne le reconstruirez donc pas dans WPForms. Ce que vous pouvez faire, c'est y faire référence à partir d'un formulaire d'intégration numérique, ou collecter les informations de base qu'un nouvel employé doit fournir pour le remplir correctement.

2. Formulaire I-9 (Vérification de l'éligibilité à l'emploi)

Le formulaire I-9 confirme que votre nouvel employé est légalement autorisé à travailler aux États-Unis. Il provient des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (U.S. Citizenship and Immigration Services), et il y a une date limite stricte associée. L'employé remplit sa section avant son premier jour, et vous complétez votre partie dans les trois jours ouvrables suivant sa date de début.

Vous pouvez obtenir le formulaire actuel et la liste des documents acceptables sur la page I-9 de l'USCIS. Comme le W-4, il s'agit d'un formulaire gouvernemental plutôt que de quelque chose que vous créez vous-même.

3. Formulaires de retenue d'impôt d'État

La plupart des États qui ont un impôt sur le revenu ont leur propre version du W-4. Votre nouvel employé en remplit un afin que vous reteniez le montant correct de l'impôt d'État en plus du montant fédéral.

Une poignée d'États n'ont pas d'impôt sur le revenu, il n'y a donc rien à collecter là-bas. Pour tous les autres, le département des revenus de votre État publie le formulaire actuel, et le ministère du Travail des États-Unis conserve une liste utile de formulaires pour les nouveaux employés si vous n'êtes pas sûr par où commencer.

4. Autorisation de dépôt direct

Si vous payez par dépôt direct, votre nouvel employé doit fournir ses coordonnées bancaires pour que la paie puisse les configurer. Cela signifie généralement le nom de la banque, le numéro de compte, le numéro de routage et le type de compte.

C'est l'un des formulaires requis que vous pouvez réellement créer dans WordPress. Un simple formulaire WPForms collecte les informations bancaires et conserve les entrées dans votre tableau de bord. N'oubliez pas que vous manipulez des données financières sensibles, il est donc judicieux de restreindre qui peut voir ces entrées.

Formulaires spécifiques à l'entreprise à remplir

Lorsque vous proposez une assurance santé, un plan de retraite ou d'autres avantages sociaux, les nouveaux employés disposent généralement d'une période pour s'inscrire dès leur arrivée. L'inscription passe souvent par le portail d'un fournisseur, mais de nombreuses petites équipes recueillent encore les choix à l'aide d'un simple formulaire au préalable.

Cette collecte initiale convient parfaitement à WPForms. Vous pouvez présenter les plans disponibles, utiliser la logique conditionnelle pour afficher des options en fonction de ce que quelqu'un sélectionne, et tout conserver en un seul endroit avant de le transmettre à votre fournisseur.

Cela couvre les formulaires dont vous avez principalement besoin pour collecter des informations. Passons maintenant à la partie que vous concevez vous-même, à savoir les formulaires de l'entreprise. C'est là que WPForms intervient, et où une petite réflexion en amont vous évite beaucoup d'allers-retours par la suite.

1. Lettre d'offre

Ce formulaire est votre offre d'emploi officielle — il détaille tout, du titre du poste au salaire, et donne le ton pour un processus d'intégration professionnel et fluide.

Il vous protège, ainsi que l'employé, en mettant les détails importants par écrit et en les documentant en toute sécurité.

Ce qu'il faut inclure dans votre formulaire de lettre d'offre :

• Nom et poste de l'employé
• Date de début et lieu de travail
• Détails du salaire ou de la rémunération horaire
• Horaire de travail (par exemple, temps plein, temps partiel)
• Statut d'emploi (par exemple, cadre/non-cadre)
• Champ de signature pour acceptation

Créez vos formulaires pour nouveaux employés dans WPForms

2. Intégration des employés

Ce formulaire tout-en-un recueille les informations personnelles et professionnelles essentielles afin que vous puissiez intégrer rapidement votre nouvelle recrue. Il permet au service RH de rester organisé et garantit que rien ne passe à travers les mailles du filet.

Ce qu'il faut prendre en compte dans vos formulaires d'intégration des employés :

• Nom légal complet et coordonnées
• Informations de contact d'urgence
• Prénom et pronoms préférés
• Informations sur le département, le rôle et le responsable
• Accusé de réception des politiques

La prochaine poignée de formulaires listés ici peut très bien faire partie du processus « d'intégration » de vos employés, ou les informations peuvent être incluses quelque part sur votre formulaire d'intégration. Mais pour plus de détails et d'idées, décomposons cela un peu plus.

3. Contact d'urgence

La sécurité avant tout !

Le formulaire de contact d'urgence recueille les noms et numéros des personnes à appeler en cas d'imprévu. C'est une partie rapide mais importante de l'intégration des employés qui montre que vous vous souciez d'eux.

Que demander sur votre formulaire de contact d'urgence :

• Nom et relation du contact
• Numéros de téléphone (domicile, mobile, travail)
• E-mail (facultatif)
• Contact alternatif (si applicable)

4. Accusé de réception du manuel de l'employé

Utilisez ce formulaire pour confirmer que votre employé a reçu et lu le manuel de votre entreprise. C'est votre preuve écrite qui dit « Nous vous avons informé des règles » — et c'est important pour votre tranquillité d'esprit.

Que mettre sur votre formulaire d'accusé de réception du manuel :

• Case à cocher de confirmation
• Date de réception
• Champ de signature

5. Accusés de réception du code de conduite ou des politiques

Parfois, certaines politiques de l'entreprise nécessitent leur propre moment d'accusé de réception.

Ces types de formulaires vous permettent de mettre en évidence des règles spécifiques — comme l'utilisation d'Internet, les politiques de sécurité ou les directives sur les médias sociaux — et d'obtenir un accusé de réception écrit. C'est particulièrement utile pour les politiques qui changent plus fréquemment que le manuel complet.

Que inclure sur votre formulaire de Code de Conduite :

• Brève description de la politique
• Lien vers la politique complète
• Case à cocher d'accord
• Champ de signature

6. Accusé de réception des équipements et des actifs

Si vous distribuez des ordinateurs portables, des uniformes ou des licences logicielles, ce formulaire conserve un enregistrement clair de ce qui a été émis. Les employés signent pour confirmer qu'ils ont reçu leur équipement et acceptent d'en prendre soin.

Super pratique pour le départ des employés aussi.

Que recueillir sur votre formulaire d'accusé de réception d'équipement :

• Description de l'article (ou des articles) émis (par exemple, ordinateur portable, téléphone, carte d'accès)
• Numéros de série
• État au moment de la remise
• Signature pour confirmer la réception et l'accord

7. Accord de non-divulgation (NDA)

Une NDA aide à protéger les informations privées de votre entreprise en s'assurant que votre nouvel employé accepte de ne pas partager de données sensibles. C'est une pratique courante pour de nombreux postes et secteurs, surtout si votre équipe travaille avec des secrets commerciaux ou des informations clients.

Ainsi, un formulaire numérique permet de collecter facilement cet accord et de le stocker en toute sécurité.

Ce qu'il faut inclure dans votre formulaire de NDA :

• Résumé de ce qui est considéré comme confidentiel
• Durée de l'accord
• Conséquences de la violation
• Signature et date de l'employé

Besoin d'un exemple ? Consultez le modèle de formulaire de NDA

8. Accords de non-concurrence ou de non-sollicitation

Ces accords décrivent les restrictions sur le travail pour les concurrents ou le débauchage de clients après avoir quitté votre entreprise (là où la loi le permet). Bien que toutes les entreprises n'en aient pas besoin, ils sont importants pour protéger les relations et la propriété intellectuelle.

Ce qu'il faut considérer dans votre formulaire de non-concurrence :

• Durée et portée des restrictions
• Zone géographique (si applicable)
• Signature et accusé de réception

Remarque : Il peut s'agir d'un type de formulaire rare par rapport à la plupart de ceux que vous utiliserez pour votre entreprise. Mais dans le cas où vous en auriez besoin, je veux juste que vous sachiez comment l'obtenir sur votre site !

9. Formulaires d'achèvement de la formation

Une fois que votre employé a terminé une formation requise, un formulaire d'achèvement de formation permet de la documenter. Qu'il s'agisse de sécurité, de conformité ou d'outils internes, vous voudrez une preuve de son achèvement.

Ce qu'il faut mettre sur vos formulaires d'achèvement de formation :

• Titre et date de la formation
• Nom du formateur ou méthode (en personne, vidéo, etc.)
• Résultats du quiz ou commentaires (facultatif)
• Case à cocher de confirmation ou signature

10. Sondages de satisfaction

Les commentaires des nouveaux employés vous aident à améliorer votre processus d'intégration. Un formulaire de commentaires vous permet de recueillir leurs impressions pendant que l'expérience est encore fraîche, afin de savoir ce qui fonctionne et ce qui doit être ajusté.

Mais envisagez de le garder court et simple avec des cases à cocher et des champs de notation.

Que mettre d'autre sur vos enquêtes de satisfaction :

• Note globale de l'intégration
• Parties les plus utiles / les moins utiles
• Suggestions ouvertes
• Champ Net Promoter Score (NPS)

Vous n’avez pas besoin de jongler avec des PDF ou de courir après des signatures à la main. Avec WPForms, vous pouvez créer un flux d’intégration entièrement numérique en quelques minutes. Et faites une excellente impression sur vos nouvelles recrues dès le premier jour !

FAQ sur les formulaires pour nouveaux employés

Quelques questions reviennent sans cesse lorsque les gens configurent leurs formulaires pour nouveaux employés. Voici des réponses rapides aux plus courantes, couvrant à la fois les documents requis et les formulaires que vous créez vous-même.

Quels formulaires sont légalement requis pour les nouveaux employés ?

Aux États-Unis, les deux formulaires fédéraux sont le Formulaire W-4 pour la retenue d'impôt et le Formulaire I-9 pour l'éligibilité au travail. La plupart des États ayant un impôt sur le revenu exigent également leur propre formulaire de retenue. Tout le reste, comme les lettres d'offre et les accusés de réception du manuel, est défini par votre entreprise.

Quelle est la différence entre le Formulaire I-9 et le Formulaire W-4 ?

Le Formulaire I-9 vérifie que votre employé est autorisé à travailler aux États-Unis et est géré par l'USCIS. Le Formulaire W-4 indique le montant de l'impôt fédéral sur le revenu à retenir sur son salaire et est envoyé à l'IRS. Les nouveaux employés remplissent les deux, mais ils servent des objectifs complètement différents.

Les nouveaux employés doivent-ils remplir un formulaire fiscal d'État ?

Dans la plupart des États ayant un impôt sur le revenu, oui. Le formulaire fonctionne comme le W-4 fédéral mais s'applique à la retenue d'impôt d'État. Une poignée d'États n'ont pas d'impôt sur le revenu, il n'y a donc pas de formulaire d'État à collecter là-bas.

Puis-je collecter des signatures numériques sur mes formulaires d’employés ?

Oui. WPForms inclut un champ Signature, afin que les employés puissent signer directement sur le formulaire à l'aide d'une souris ou d'un écran tactile.

Et si mon formulaire est long ou compliqué ?

Divisez-le en sections avec un formulaire multipage, et activez Enregistrer et reprendre pour que les employés puissent terminer plus tard sans perdre leur progression.

Puis-je utiliser WPForms uniquement pour les formulaires RH internes ?

Absolument. Vous pouvez protéger les formulaires par mot de passe ou les restreindre aux utilisateurs connectés, ce qui permet de garder privés les formulaires RH internes.

Ensuite, construisez votre processus d'embauche

Une fois vos formulaires pour les nouveaux employés prêts, il est utile d'examiner l'étape qui les précède. La candidature est le point de départ de tout le processus, et vous pouvez la gérer depuis votre propre site au lieu d'une plateforme tierce peu pratique.

Mon guide sur la création d'un formulaire de candidature dans WordPress explique tout le processus. Si vous souhaitez relier l'embauche et l'intégration, consultez l'utilisation de WPForms pour le recrutement et l'intégration pour une vue d'ensemble de la façon dont les éléments s'assemblent.

Commencez à créer vos formulaires d'intégration

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