Les 10 formulaires que vos nouveaux employés doivent remplir

Vous avez donc embauché une nouvelle personne — félicitations ! 🎉 Vous avez trouvé la perle rare. Mais vient ensuite la partie un peu moins romantique : les formalités administratives.

Cela ne veut pas dire que cela doit être un casse-tête ! Avec les bons formulaires, vous pouvez améliorer l’intégration de vos employés, assurer la conformité et faire une excellente première impression.

Dans cet article de blog, je vais vous présenter les formulaires les plus importants que votre nouvel employé doit remplir, et comment vous pouvez les créer rapidement et facilement à l'aide de WPForms.

Les 10 formulaires que vos nouveaux employés doivent remplir

1. Lettre d'offre

Ce formulaire est votre offre d'emploi officielle — il détaille tout, du titre du poste au salaire, et donne le ton pour un processus d'intégration professionnel et fluide.

Il vous protège, ainsi que l'employé, en mettant les détails importants par écrit et en les documentant en toute sécurité.

Ce qu'il faut inclure dans votre formulaire de lettre d'offre :

• Nom et poste de l'employé
• Date de début et lieu de travail
• Détails du salaire ou de la rémunération horaire
• Horaire de travail (par exemple, temps plein, temps partiel)
• Statut d'emploi (par exemple, cadre/non-cadre)
• Champ de signature pour acceptation

Astuce WPForms : Ajoutez une logique conditionnelle si vous souhaitez afficher des conditions spécifiques en fonction du rôle ou du département.

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2. Intégration des employés

Ce formulaire tout-en-un recueille les informations personnelles et professionnelles essentielles afin que vous puissiez intégrer rapidement votre nouvelle recrue. Il permet au service RH de rester organisé et garantit que rien ne passe à travers les mailles du filet.

Ce qu'il faut prendre en compte dans vos formulaires d'intégration des employés :

• Nom légal complet et coordonnées
• Informations de contact d'urgence
• Prénom et pronoms préférés
• Informations sur le département, le rôle et le responsable
• Accusé de réception des politiques

Astuce WPForms : Utilisez un formulaire multipage pour que tout reste clair et convivial. Et activez Enregistrer et reprendre plus tard si votre formulaire contient de nombreux champs.

La prochaine poignée de formulaires listés ici peut très bien faire partie du processus « d'intégration » de vos employés, ou les informations peuvent être incluses quelque part sur votre formulaire d'intégration. Mais pour plus de détails et d'idées, décomposons cela un peu plus.

3. Contact d'urgence

La sécurité avant tout !

Le formulaire de contact d'urgence recueille les noms et numéros des personnes à appeler en cas d'imprévu. C'est une partie rapide mais importante de l'intégration des employés qui montre que vous vous souciez d'eux.

Que demander sur votre formulaire de contact d'urgence :

• Nom et relation du contact
• Numéros de téléphone (domicile, mobile, travail)
• E-mail (facultatif)
• Contact alternatif (si applicable)

Astuce WPForms : Utilisez le champ Répéteur si vous souhaitez collecter plusieurs contacts d'urgence de manière claire.

4. Accusé de réception du manuel de l'employé

Les règles sont les règles !

Utilisez ce formulaire pour confirmer que votre employé a reçu et lu le manuel de votre entreprise. C'est votre preuve écrite qui dit « Nous vous avons informé des règles » — et c'est important pour votre tranquillité d'esprit.

Que mettre sur votre formulaire d'accusé de réception du manuel :

• Case à cocher de confirmation
• Date de réception
• Champ de signature

Astuce WPForms : Incluez une boîte de commentaires facultative (champ de paragraphe) si les employés ont des questions.

5. Accusés de réception du code de conduite ou des politiques

Parfois, certaines politiques de l'entreprise nécessitent leur propre moment d'accusé de réception.

Ces types de formulaires vous permettent de mettre en évidence des règles spécifiques — comme l'utilisation d'Internet, les politiques de sécurité ou les directives sur les médias sociaux — et d'obtenir un accusé de réception écrit. C'est particulièrement utile pour les politiques qui changent plus fréquemment que le manuel complet.

Que inclure sur votre formulaire de Code de Conduite :

• Brève description de la politique
• Lien vers la politique complète
• Case à cocher d'accord
• Champ de signature

À lire également : Comment protéger par mot de passe les formulaires ou restreindre l'accès en fonction des rôles des utilisateurs.

6. Accusé de réception des équipements et des actifs

Si vous distribuez des ordinateurs portables, des uniformes ou des licences logicielles, ce formulaire conserve un enregistrement clair de ce qui a été émis. Les employés signent pour confirmer qu'ils ont reçu leur équipement et acceptent d'en prendre soin.

Super pratique pour le départ des employés aussi.

Que recueillir sur votre formulaire d'accusé de réception d'équipement :

• Description de l'article (ou des articles) émis (par exemple, ordinateur portable, téléphone, carte d'accès)
• Numéros de série
• État au moment de la remise
• Signature pour confirmer la réception et l'accord

Astuce WPForms : Utilisez des listes déroulantes ou des cases à cocher pour standardiser les options d'équipement.

7. Accord de non-divulgation (NDA)

Une NDA aide à protéger les informations privées de votre entreprise en s'assurant que votre nouvel employé accepte de ne pas partager de données sensibles. C'est une pratique courante pour de nombreux postes et secteurs, surtout si votre équipe travaille avec des secrets commerciaux ou des informations clients.

Ainsi, un formulaire numérique permet de collecter facilement cet accord et de le stocker en toute sécurité.

Ce qu'il faut inclure dans votre formulaire de NDA :

• Résumé de ce qui est considéré comme confidentiel
• Durée de l'accord
• Conséquences de la violation
• Signature et date de l'employé

Besoin d'un exemple ? Consultez le modèle de formulaire de NDA

8. Accords de non-concurrence ou de non-sollicitation

Ces accords décrivent les restrictions sur le travail pour les concurrents ou le débauchage de clients après avoir quitté votre entreprise (là où la loi le permet). Bien que toutes les entreprises n'en aient pas besoin, ils sont importants pour protéger les relations et la propriété intellectuelle.

Ce qu'il faut considérer dans votre formulaire de non-concurrence :

• Durée et portée des restrictions
• Zone géographique (si applicable)
• Signature et accusé de réception

Remarque : Il peut s'agir d'un type de formulaire rare par rapport à la plupart de ceux que vous utiliserez pour votre entreprise. Mais dans le cas où vous en auriez besoin, je veux juste que vous sachiez comment l'obtenir sur votre site !

9. Formulaires d'achèvement de la formation

Une fois que votre employé a terminé une formation requise, un formulaire d'achèvement de formation permet de la documenter. Qu'il s'agisse de sécurité, de conformité ou d'outils internes, vous voudrez une preuve de son achèvement.

Ce qu'il faut mettre sur vos formulaires d'achèvement de formation :

• Titre et date de la formation
• Nom du formateur ou méthode (en personne, vidéo, etc.)
• Résultats du quiz ou commentaires (facultatif)
• Case à cocher de confirmation ou signature

Astuce WPForms : Ajoutez une zone de commentaires ou une échelle de notation pour des retours rapides.

10. Sondages de satisfaction

Les commentaires des nouveaux employés vous aident à améliorer votre processus d'intégration. Un formulaire de commentaires vous permet de recueillir leurs impressions pendant que l'expérience est encore fraîche, afin de savoir ce qui fonctionne et ce qui doit être ajusté.

Mais envisagez de le garder court et simple avec des cases à cocher et des champs de notation.

Que mettre d'autre sur vos enquêtes de satisfaction :

• Note globale de l'intégration
• Parties les plus utiles / les moins utiles
• Suggestions ouvertes
• Champ Net Promoter Score (NPS)

Astuce WPForms : Utilisez une échelle de Likert ou un champ de notation par étoiles pour rendre les enquêtes rapides et attrayantes.

Vous n’avez pas besoin de jongler avec des PDF ou de courir après des signatures à la main. Avec WPForms, vous pouvez créer un flux d’intégration entièrement numérique en quelques minutes. Et faites une excellente impression sur vos nouvelles recrues dès le premier jour !

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FAQ

Puis-je collecter des signatures numériques sur mes formulaires d’employés ?

Oui ! WPForms inclut un champ Signature pour que les employés puissent signer directement sur le formulaire.

Et si mon formulaire est long ou compliqué ?

Utilisez la fonction multipage pour le diviser en sections plus petites, et activez Enregistrer et reprendre pour permettre aux employés de terminer plus tard.

Puis-je utiliser WPForms uniquement pour les formulaires RH internes ?

Absolument. Vous pouvez protéger les formulaires par mot de passe ou restreindre l’accès en fonction des rôles des utilisateurs.

Ensuite, Optimisez votre processus de candidature

Pendant que vous y êtes – à créer les formulaires que votre nouvel employé doit remplir – autant le renforcer encore plus. Pourquoi ne pas prendre le contrôle de l’ensemble du processus, en commençant par la candidature ? Pas besoin de sous-traiter cela à une plateforme compliquée.

Consultez notre tutoriel complet, Comment créer un formulaire de candidature dans WordPress, pour apprendre comment proposer des candidatures directement depuis votre site.

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