Utiliser WPForms pour le recrutement et l'intégration

C'est cette période de l'année ! Nouveaux départs, nouveaux objectifs et, pour de nombreuses organisations, une vague d'embauches. Si vous êtes un responsable RH qui se prépare pour la saison de recrutement ou un propriétaire d'entreprise qui cherche à intégrer de nouveaux membres à son équipe, vous connaissez la chanson : des piles de candidatures, des feuilles de calcul interminables et ce sentiment lancinant qu'il doit y avoir une meilleure façon de tout gérer.

Il y en a une, c'est sûr ! Et cela ne nécessite pas de logiciel d'entreprise coûteux ni une refonte complète de vos systèmes. Si le site Web de votre entreprise fonctionne sous WordPress, WPForms peut transformer la façon dont vous gérez le recrutement et l'intégration.

Laissez-moi vous expliquer exactement comment cela fonctionne et pourquoi tant d'équipes RH font le passage aux formulaires numériques cette année.

Utiliser WPForms pour le recrutement et l'intégration

1. Commencez avec plus de 2 000 modèles

L'un des meilleurs aspects de WPForms est que vous n'avez pas à fixer un écran vide en vous demandant quels champs inclure. Notre galerie de modèles propose plus de 2 000 modèles de formulaires conçus par des professionnels, y compris une sous-catégorie entière dédiée à l'Emploi.

Besoin d'un formulaire de candidature ? Il existe un modèle pour cela. Des formulaires d'informations sur les employés pour les nouveaux employés ? C'est couvert. Les enquêtes d'intégration des nouveaux employés, les formulaires de demande de formation, même les formulaires de départ sont prêts à l'emploi. Vous pouvez littéralement avoir un formulaire de candidature d'aspect professionnel en ligne sur votre site Web en moins de dix minutes.

De plus, chaque modèle est entièrement personnalisable avec notre constructeur par glisser-déposer. Vous n'aimez pas un champ particulier ? Supprimez-le. Vous devez ajouter quelque chose de spécifique à votre secteur ou à votre entreprise ? Ajoutez-le directement. Vous souhaitez correspondre à la marque de votre entreprise ? Ajustez les couleurs et le style. Aucun développeur requis et aucune connaissance en codage nécessaire !

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2. Créer des formulaires de candidature qui fonctionnent vraiment

Votre formulaire de candidature est souvent la première interaction réelle qu'un candidat a avec votre entreprise. Un formulaire créé avec WPForms facilite la collecte de tout ce dont vous avez besoin tout en maintenant une expérience agréable pour les candidats.

Vous pouvez ajouter tous les champs standard comme les informations de contact, l'autorisation de travail, l'historique professionnel… mais vous pouvez également inclure des champs de téléchargement de fichiers pour les CV et les portfolios.

Cela signifie que les candidats n'envoient pas de documents séparément ou n'essaient pas de trouver où envoyer les choses. Tout arrive au même endroit, joint à leur candidature.

Vous voulez poser des questions spécifiques au poste ? Ajoutez des questions de sélection personnalisées. Vous devez connaître les attentes salariales ou la disponibilité de la date de début ? Incluez également ces champs. Notre constructeur par glisser-déposer rend incroyablement simple la création exacte de la candidature dont vous avez besoin.

3. Des formulaires intelligents qui s'adaptent à chaque candidat

Voici quelque chose qui pourrait vous surprendre : vos formulaires de candidature n'ont pas à afficher les mêmes champs à tout le monde ! Avec la logique conditionnelle, vous pouvez créer des formulaires dynamiques qui s'adaptent en fonction de ce que les candidats vous disent.

Par exemple, si quelqu'un sélectionne « Responsable Marketing » dans le menu déroulant de votre poste, vous pourriez lui poser des questions sur son expérience en campagne et ses outils marketing. Mais s'il sélectionne « Ingénieur Logiciel », des questions techniques complètement différentes apparaissent à la place.

Ou si un candidat indique qu'il postule depuis l'étranger, vous pouvez automatiquement afficher des champs concernant les besoins de parrainage de visa.

Ce type de personnalisation intelligente fait deux choses : elle rend la candidature plus pertinente pour chaque candidat, et elle vous aide à collecter les bonnes informations pour chaque poste sans submerger les gens avec des questions non pertinentes.

4. Connexion aux outils que vous utilisez déjà

C'est ce que je préfère dans WPForms pour les équipes RH. Vous utilisez probablement déjà des outils comme Google Sheets pour suivre les candidats, un CRM pour gérer votre pipeline, ou Slack pour communiquer avec votre équipe. WPForms se connecte à tous ces outils.

Lorsqu'une nouvelle candidature arrive, elle peut automatiquement créer une ligne dans votre feuille de calcul Google Sheets, enregistrer le CV dans un dossier Google Drive, envoyer une notification à votre canal Slack et ajouter le candidat comme contact dans votre CRM. Tout cela se produit instantanément et automatiquement. Vous le configurez une fois, et ensuite cela fonctionne tout seul.

Et si vous utilisez quelque chose de plus spécialisé ? WPForms s'intègre avec Salesforce, HubSpot, Zoho CRM et des milliers d'autres applications via Zapier.

Quels que soient les outils sur lesquels votre équipe s'appuie, il y a de fortes chances que WPForms puisse s'y connecter.

5. Signatures numériques pour le lieu de travail moderne

Vous vous souvenez d'imprimer des documents, de les signer, de les numériser et de les renvoyer par e-mail ? Vos nouvelles recrues ne veulent pas non plus faire cela.

Les signatures numériques avec WPForms permettent aux employés de signer des documents électroniquement directement depuis leur téléphone, tablette ou ordinateur.

Lettres d'offre, contrats de travail, accords de confidentialité, accusés de réception de politiques, confirmations d'avantages sociaux… tout ce qui nécessite une signature peut être géré numériquement.

C'est plus rapide, plus sûr, et cela semble vraiment plus professionnel de nos jours.

6. Diviser les longs formulaires en sections gérables

Personne n'aime remplir un formulaire avec 50 champs sur une seule page. C'est décourageant, et les gens les abandonnent souvent. Notre fonctionnalité multipage résout ce problème en divisant les longs formulaires d'intégration en sections logiques.

La page 1 peut couvrir les informations personnelles. La page 2 gère les contacts d'urgence. La page 3 traite des informations fiscales. Et ainsi de suite. Chaque page affiche un indicateur de progression afin que les nouvelles recrues puissent voir qu'elles progressent, ce qui améliore considérablement les taux d'achèvement.

Ce sont les mêmes informations, juste organisées d'une manière qui semble gérable plutôt que décourageante.

À lire également : Le guide complet pour créer des formulaires multipages

7. Permettre aux gens de sauvegarder et de revenir plus tard

Parfois, les nouvelles recrues ont besoin de temps pour recueillir des informations. Elles peuvent avoir besoin de vérifier le numéro de sécurité sociale de leur conjoint pour l'inscription aux avantages sociaux. Quelle que soit la raison, obliger quelqu'un à tout faire en une seule fois crée du stress.

La fonctionnalité Enregistrer et reprendre permet aux nouvelles recrues de commencer leurs formulaires d'intégration, d'enregistrer leur progression avec un lien unique et de revenir pour terminer quand elles sont prêtes.

Cette petite fonctionnalité fait une énorme différence dans la façon dont les nouveaux employés se sentent accueillis et respectés dès le départ.

Lire aussi : Le guide complet pour utiliser le module complémentaire Enregistrer et reprendre

(Ok, mais ne me lancez pas sur la façon dont resume — comme dans le document d'expérience professionnelle, s'écrit de la même manière que resume — la chose que vous faites quand vous reprenez une tâche…)

8. Stocker tout de manière sécurisée et organisée

Une fois que quelqu'un a rempli ses formulaires d'intégration, où vont toutes les informations ? Avec WPForms, vous avez des options. L'intégration avec Google Drive signifie que vous pouvez automatiquement créer un dossier pour chaque nouvelle recrue et y stocker tous leurs documents soumis. Idem avec Dropbox si c'est ce que votre équipe utilise.

Le module complémentaire PDF est particulièrement pratique. Il peut prendre les soumissions de formulaires et générer automatiquement des documents PDF professionnels.

Imaginez créer instantanément une lettre d'offre formatée ou un manuel de l'employé qui inclut les informations spécifiques de la nouvelle recrue. L'automatisation à son meilleur !

9. Sécurité et conformité (ça compte vraiment)

Je sais que la sécurité et la conformité ne sont pas les sujets les plus passionnants, mais ils sont cruciaux lorsque vous traitez des données d'employés. WPForms prend cela au sérieux avec des certifications pour la conformité RGPD, CCPA et PCI.

Au-delà des certifications, vous bénéficiez de fonctionnalités de sécurité pratiques telles que des contrôles d'accès avancés. Peut-être que seuls certains membres de l'équipe RH devraient voir les candidatures soumises. Peut-être que certains formulaires ne devraient être accessibles qu'aux employés connectés. Ou vous pourriez vouloir protéger par mot de passe les formulaires contenant des informations sensibles. WPForms vous donne un contrôle granulaire sur tout cela.

Que vous embauchiez votre premier employé ou votre centième, que vous soyez un responsable RH solo ou membre d'une équipe plus large, WPForms s'adapte exactement à vos besoins.

Votre futur vous (ainsi que vos candidats et vos nouvelles recrues) vous remerciera de simplifier les choses ! Consultez notre page solutions RH et découvrez à quel point le recrutement et l'intégration modernes peuvent être simples.

FAQ

Quelle est la sécurité des données des candidats et des employés dans WPForms ?

Très sécurisé. WPForms est entièrement conforme au RGPD, à la CCPA et à la PCI, ce qui signifie qu'il respecte des normes internationales strictes en matière de protection des données.

Toutes les transmissions de données sont cryptées, les téléchargements de fichiers sont sécurisés et vous avez un contrôle granulaire sur qui peut accéder aux informations soumises. Vous pouvez restreindre l'accès aux formulaires aux utilisateurs connectés, limiter les permissions de visualisation par rôle utilisateur, protéger par mot de passe les formulaires sensibles, et plus encore.

De plus, lorsque vous intégrez des services comme Google Drive ou Dropbox, vous bénéficiez également de leur sécurité de niveau entreprise. Pour les données RH, c'est exactement le niveau de protection dont vous avez besoin.

Dois-je savoir coder pour utiliser WPForms ?

Pas du tout. C'est d'ailleurs l'un de nos principaux arguments de vente ! WPForms est spécialement conçu pour les personnes qui ne codent pas.

Notre constructeur par glisser-déposer est vraiment intuitif. Vous cliquez pour ajouter des champs, les faites glisser pour les réorganiser et cliquez pour configurer les options. C'est plus comme arranger des meubles que construire quelque chose de technique. Même des fonctionnalités comme la logique conditionnelle sont configurées via des menus déroulants et des cases à cocher, sans code requis.

Les candidats peuvent-ils sauvegarder leur candidature et la terminer plus tard ?

Oui ! C'est l'une des fonctionnalités les plus conviviales pour les candidats. Avec la fonctionnalité Enregistrer et Reprendre (disponible dans les plans Pro et supérieurs), les candidats peuvent commencer à remplir votre formulaire, sauvegarder leur progression avec un lien unique, et revenir pour le compléter quand ils le souhaitent.

C'est particulièrement utile pour les candidatures plus longues ou lorsque les candidats doivent rassembler des documents tels que des références ou des exemples d'écrits. Cela réduit considérablement l'abandon de formulaire et crée une bien meilleure expérience pour les personnes qui postulent pendant leur pause déjeuner ou sur mobile.

Ensuite, transformez vos soumissions de formulaires en contrats et factures

Nous n'avons pas à nous arrêter à l'embauche et à l'intégration… WPForms offre d'innombrables outils supplémentaires pour les besoins RH de votre petite entreprise. Ensuite, découvrez comment vous pouvez transformer automatiquement vos soumissions de formulaires en contrats et factures (entre autres choses).

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