Facturation WordPress : 2 façons de facturer plus intelligemment, pas plus difficilement

Avez-vous besoin d'une solution de facturation WordPress pour votre petite entreprise ?

Il existe une multitude d'outils de facturation pour les entreprises de commerce électronique à part entière, mais ils sont souvent trop grands, trop compliqués et trop chers pour une petite entreprise qui ne vend pas autant en ligne.

Si c'est votre cas et que vous avez juste besoin d'un moyen pratique de gérer les factures de vos formulaires de commande WordPress, je suis là pour vous aider ! Dans cet article, je vais vous montrer 2 façons de gérer votre facturation comme un pro avec un budget de petite entreprise.

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Facturation WordPress : 2 façons de facturer plus intelligemment, pas plus difficilement

Les logiciels de facturation sont utilisés pour effectuer les tâches comptables et financières de votre entreprise. Ils peuvent générer automatiquement des factures pour paiement et utilisent souvent des modèles prêts à l'emploi, ce qui vous facilite la vie.

Si vos commandes arrivent via un formulaire de commande sur WordPress, il est logique que vous souhaitiez également gérer la facturation via WordPress. Simplifiez le processus, n'est-ce pas ?

Donc, dans un esprit de simplicité, je vais vous montrer 2 façons de procéder à la facturation WordPress : les intégrations et les plugins.

Facturation WordPress avec Zapier

Zapier est un outil d'automatisation puissant qui vous permet de connecter facilement plus de 7 000 applications à votre site Web. Vous pouvez l'utiliser pour créer des flux de travail avec les outils que vous utilisez afin de simplifier les processus.

Comme vous pouvez l'imaginer, nous avons une certaine préférence pour WPForms lorsqu'il s'agit de créer des formulaires de commande. Nous avons également un module complémentaire Zapier, disponible pour les licences Pro et supérieures, qui facilite grandement la connexion de vos formulaires à d'autres outils.

Dans ce tutoriel, nous allons intégrer WPForms avec Zoho Invoice. Cela nous permettra d'envoyer facilement des factures à partir de nos soumissions WPForms. Cela dit, si vous utilisez un autre outil pour créer vos formulaires de commande ou pour votre facturation, vous devriez pouvoir les connecter de manière similaire. Assurez-vous simplement de vérifier leurs exigences et leur compatibilité.

Ce dont vous aurez besoin

Pour configurer la facturation WordPress avec Zapier, vous aurez besoin des éléments suivants configurés à l'avance :

• Un compte Zapier (gratuit convient pour cette méthode)
• Un compte Zoho Invoice (gratuit convient pour commencer)
• Un compte WPForms (une licence Pro ou supérieure est requise pour utiliser le module complémentaire Zapier)
  
  • WPForms installé et activé sur votre site Web WordPress (quelques conseils, si vous en avez besoin)
  • Le module complémentaire Zapier activé sur votre compte WPForms
• Un formulaire de commande

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Établir les connexions

Une fois que vous avez tous les comptes nécessaires configurés, il est temps de procéder à l'intégration.

Tout d'abord, connectez votre compte Zapier à WPForms. Pour ce faire, depuis votre tableau de bord WordPress, accédez à WPForms » Paramètres, puis sélectionnez l'onglet Intégrations en haut de cet écran. Faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez Zapier.

Suivez les étapes pour connecter votre compte Zapier à WPForms. Une fois terminé, une coche verte confirmera la connexion. Ne vous inquiétez pas si aucun formulaire n'est connecté. C'est ce que nous allons faire !

Avant de continuer, vérifiez que votre formulaire de commande est complet. Vous devrez le connecter pour la prochaine étape.

Nous allons maintenant créer un Zap qui générera et enverra une facture depuis votre compte Zoho Invoice chaque fois qu'un client effectuera un achat. Pour configurer cela, connectez-vous à votre compte Zapier dans un onglet séparé.

Depuis votre écran d'accueil, cliquez sur le bouton orange Créer dans le coin supérieur gauche, puis sélectionnez Zap. Vous arriverez sur un écran qui vous montrera le flux de travail en temps réel pendant que vous le configurez.

Zapier fonctionne sur une série de déclencheurs et d'actions qui en découlent. Le flux de travail que nous allons configurer est le suivant : lorsqu'un formulaire spécifique est soumis via WPForms, il déclenchera Zoho Invoice pour créer une nouvelle facture.

Cliquez sur la boîte Déclencheur, puis recherchez et sélectionnez WPForms. Il vous sera demandé de sélectionner un événement qui active le déclencheur. Sélectionnez Nouvelle soumission de formulaire dans la liste déroulante.

Cliquez sur Continuer et il vous sera demandé de vous connecter à votre compte WPForms. Si vous êtes déjà connecté, il confirmera votre compte.

Ensuite, vous sélectionnerez votre déclencheur, qui est le formulaire de commande que vous souhaitez utiliser dans ce Zap. Si vous avez beaucoup de formulaires créés, ils se chargeront tous et vous pourrez utiliser la fonction de recherche pour trouver celui que vous souhaitez utiliser. Notez qu'ils auront également les numéros d'identification du formulaire afin que vous puissiez vous assurer que vous sélectionnez le bon formulaire.

Après avoir sélectionné votre formulaire de commande, continuez pour tester le déclencheur.

Veuillez noter : avant de tester le déclencheur, assurez-vous d'avoir au moins une entrée de formulaire sur le formulaire que vous utilisez. Zapier doit pouvoir extraire les données des entrées du formulaire pour tester. Vous pouvez saisir des informations vous-même s'il n'y a pas d'autres entrées.

S'il y a des erreurs lors de votre test, apportez les ajustements nécessaires jusqu'à ce que le test puisse être effectué.

Ensuite, vous répéterez un processus très similaire avec l'Action, en commençant par sélectionner l'application que vous souhaitez connecter. Ce sera celle que vous utilisez pour la facturation. Encore une fois, j'utilise Zoho Invoice ici car il est assez simple à utiliser et idéal pour les débutants.

Après avoir sélectionné l'application, vous choisirez l'événement. C'est l'action que vous souhaitez suivre le déclencheur. Dans ce cas, ce sera la création d'une nouvelle facture, j'ai donc sélectionné cela.

Comme vous l'avez fait auparavant, vous devrez vous connecter à votre compte pour que la connexion puisse être établie. Lors de la configuration des champs d'action, faites attention aux lignes d'articles. Si cette partie vous pose des problèmes, consultez les instructions de Zapier sur les lignes d'articles.

Lorsque vous avez terminé la configuration, exécutez le test et assurez-vous que tout est correctement configuré. Apportez les modifications nécessaires.

Envoyer les factures

Désormais, lorsqu'une personne soumet votre formulaire de commande, une facture sera envoyée directement à votre compte Zoho Invoice. Notez que vous devrez l'envoyer au client !

Pour ce faire, connectez-vous à votre compte Zoho Invoice et accédez à Factures depuis la barre de navigation de gauche. Vous y verrez toutes vos factures. Cliquez sur l'une d'elles pour l'ouvrir et la visualiser.

Lorsque vous ouvrez une facture, vous verrez que vous avez plusieurs options. Notamment, il y a une option Modifier. Si vous ouvrez une facture et remarquez qu'il y a un problème, vous pouvez apporter des modifications pour refléter ce qui devrait figurer sur la facture.

En plus de personnaliser la facture, vous pouvez également l'enregistrer en PDF et imprimer la facture, le bon de livraison et le bordereau de colisage. Une fois que vous avez apporté les modifications souhaitées, vous pouvez cliquer sur Envoyer et soit envoyer la facture immédiatement, soit la programmer pour l'envoyer à votre client ultérieurement.

Alternatives à Zoho Invoice

Peut-être que l'idée d'utiliser Zapier vous plaît, mais vous n'êtes pas encore convaincu par Zoho Invoice. Pas de problème ! Voici quelques alternatives que vous pouvez utiliser avec Zapier.

• Freshbooks
• Quickbooks
• Wave
• Invoice Ninja
• Invoiced
• InvoiceXpress

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Avantages et inconvénients

Comme pour toute chose, il y a des avantages et des inconvénients à utiliser la méthode d'intégration Zapier, dans ce cas avec Zoho Invoice. En fin de compte, cela dépend des préférences personnelles.

Avantages

• Utilisez vos propres formulaires de votre compte WPForms
• Connectez plus de 7 000 applications, afin que vous puissiez utiliser les outils qui existent déjà dans votre flux de travail
• Le tableau de bord Zoho est facile à utiliser

Inconvénients

• Impossible de visualiser les factures directement dans WordPress ; il faut aller sur le tableau de bord Zoho
• Peut parfois être un peu délicat à configurer
• La création d'articles dans Zapier n'est pas toujours intuitive

Facturation WordPress avec un plugin

Si vous souhaitez échanger l'utilisation de vos propres formulaires WordPress contre la possibilité de gérer votre facturation directement dans WordPress, un plugin est probablement la solution pour vous. Il en existe de nombreux et je vous donnerai une liste d'alternatives à la fin. Pour ce tutoriel, cependant, je vais utiliser Sliced.

Sliced est également facile à configurer. Si vous avez essayé la méthode Zapier et que vous n'avez pas apprécié (et c'est normal ; tout ne convient pas à tout le monde !), essayez un plugin.

Ce dont vous aurez besoin

• Le plugin Sliced, téléchargé et activé sur votre site WordPress (la version gratuite convient pour ce tutoriel)

Configuration des paramètres de votre plugin

Pour les besoins de notre tutoriel, tout ce que vous faites avec Sliced se fait directement dans WordPress. Cela signifie que vous devez passer un peu de temps à configurer vos paramètres, à ajouter vos articles et à choisir un modèle de facture.

Une fois le plugin installé, recherchez Sliced Invoices dans la barre latérale gauche. Accédez à Sliced Invoices » Settings.

Vous verrez d'abord les paramètres généraux, avec d'autres onglets où vous pouvez configurer des paramètres spécifiques et définir vos préférences.

Vous pouvez y configurer des articles prédéfinis, si vous le souhaitez. Cela vous fera gagner du temps plus tard lorsque vous créerez la facture et que vous pourrez simplement cliquer sur quelque chose qui est fréquemment utilisé.

Vous pouvez également les ajouter à chaque facture individuelle plus tard si vous préférez. Les instructions sont clairement indiquées afin que vous sachiez exactement quelles informations saisir et comment les saisir pour créer les postes.

Vous pouvez et devez parcourir chaque onglet. Vous y trouverez des options pour configurer les informations de votre entreprise et votre logo, choisir un modèle de logo, activer la passerelle de paiement PayPal, configurer les paramètres de messagerie, et plus encore.

Création et envoi de votre facture

En plus du plugin Sliced que vous verrez dans le menu de navigation de gauche de WordPress, il devrait également y avoir un élément qui dit simplement Factures. Lorsque vous cliquez sur Factures, vous pouvez soit afficher celles que vous avez reçues, soit en créer une nouvelle. Pour nos besoins, allons-y et cliquons sur Factures » Ajouter une nouvelle facture.

Maintenant, vous commencez à remplir les détails de votre facture.

En ce qui concerne les postes, vous pouvez les saisir manuellement, ou vous pouvez définir et choisir des postes prédéfinis. Tout ce que vous avez à faire pour ajouter d'autres postes est de cliquer sur Ajouter un autre élément.

Si vous avez été confus par les postes dans la méthode Zapier, celle-ci est beaucoup plus simple. Rappelez-vous que vous pouviez définir des postes prédéfinis dans les paramètres, de sorte que tout ce que vous avez à faire ici est de les sélectionner dans un menu.

Cela dit, vous pouvez également ajouter manuellement des articles comme vous le souhaitez. Au fur et à mesure que vous ajoutez des articles à la facture, vous verrez les totaux s'accumuler sur le côté droit.

Avant de la préparer à l'envoi au client, jetez un coup d'œil rapide au champ Description au-dessus des articles. Assurez-vous d'y ajouter quelque chose qui indique le nom de votre entreprise et la date d'achat. C'est aussi là que vous pouvez ajouter des liens de paiement.

Si vous avez configuré la passerelle PayPal dans les paramètres, vous pouvez l'utiliser. Si vous avez un autre système de paiement connecté dans WordPress, vous pourriez voir une intégration automatique qui vous permet d'ajouter un formulaire de paiement.

J'ai décidé d'opter pour la voie la plus simple à laquelle je pouvais penser : un lien vers un formulaire de paiement. Le mien est configuré sur WPForms, mais peu importe où se trouve ce formulaire de paiement, vous pouvez y lier dans la description de la facture et envoyer les clients là-bas pour compléter le paiement.

Voici à quoi cela ressemble lorsque vous prévisualisez la facture. Vous pouvez voir le lien de paiement inclus dans le message.

Si l'une des autres options vous convient mieux, n'hésitez pas à l'utiliser ! Vous devriez faire ce qui convient le mieux à votre entreprise.

Lorsque la facture est terminée et contient tout ce que vous souhaitez inclure, regardez la section Détails de la facture sur le côté droit de l'éditeur de facture. Tout d'abord, sélectionnez un client existant ou ajoutez-en un nouveau. Cela indiquera à Sliced où envoyer la facture.

Cliquez sur la liste déroulante sous Statut et faites une sélection. Dans la plupart des cas, vous marquerez une nouvelle facture comme Non payée.

Une fois tous les détails triés, faites défiler vers le haut et Publiez la facture. Cela publiera la facture afin que vous puissiez envoyer un lien aux clients pour la consulter en ligne.

Après avoir publié la facture, vous êtes prêt à l’envoyer par e-mail au client. Il y a 2 icônes en haut. Celle de gauche vous permet de créer un PDF de la facture à la place. Celle de droite vous permet de l’envoyer par e-mail. Pour nos besoins, envoyons-la par e-mail.

Il enverra l’e-mail en fonction des informations que vous avez ajoutées dans les paramètres. Le client recevra un e-mail lui indiquant qu’il a une nouvelle facture à consulter en ligne.

À partir de là, les clients peuvent consulter la facture en ligne et utiliser le lien de paiement ou la méthode de paiement que vous avez utilisée. Une fois la facture payée, vous pouvez mettre à jour le statut directement dans WordPress. C’est à peu près tout !

Alternatives à Sliced

Sliced est juste l’outil que j’ai utilisé pour ce tutoriel. J’avais cependant promis de partager quelques alternatives au cas où ce ne serait pas celui qui vous convient.

• GetPaid
• Facturation client par Sprout Invoices
• Jetpack CRM
• Factures PDF & Bons de livraison pour WooCommerce

Avantages et inconvénients

Comme Zapier, il y a des avantages et des inconvénients certains à utiliser un plugin comme Sliced pour votre facturation.

Avantages

• Les plugins WordPress sont généralement assez faciles à configurer
• Vous pouvez configurer tout ce dont vous avez besoin pour créer une facture belle et professionnelle
• Peut potentiellement se connecter automatiquement à d’autres plugins WordPress que vous avez, comme WPForms
• Accès facile directement dans WordPress

Inconvénients

• Besoin de créer des factures manuellement
• La connexion automatique à WPForms n’a pas fonctionné pour nous (mais il y avait d’autres moyens d’envoyer un formulaire de paiement)
• Publie chaque facture sur votre site web, ce qui peut nécessiter une sécurité supplémentaire

Une question de préférence

Les deux méthodes de facturation WordPress ont leurs propres avantages et inconvénients, donc l’une n’est pas nécessairement meilleure que l’autre. Mon objectif était simplement de vous montrer objectivement 2 façons différentes d’atteindre le même objectif final. Lequel vous préférez dépend entièrement de vous et dépend probablement de votre expérience et de votre niveau de confort.

Essayez-les et voyez ce qui fonctionne le mieux pour vous !

FAQ — Facturation WordPress

Comment puis-je m’assurer que ma solution de facturation WordPress est sécurisée ?

• Utilisez des plugins réputés qui sont mis à jour régulièrement et qui disposent de bonnes mesures de sécurité.
• Maintenez le cœur de WordPress, le thème et les plugins à jour pour éviter les risques de sécurité.
• Utilisez le cryptage SSL sur votre site web.
• Créez des mots de passe forts, mettez-les à jour régulièrement et activez l’authentification à deux facteurs.
• Effectuez des sauvegardes régulières de toutes vos données de facturation.

Que dois-je rechercher dans un plugin de facturation WordPress ?

• Facilité d’utilisation et de configuration
• Possibilité de personnaliser les modèles
• Options de passerelle de paiement multiples
• Rapports et analyses

Est-il possible d'envoyer des factures dans plusieurs devises avec WordPress ?

Oui, c'est possible. De nombreux plugins et services prennent en charge plusieurs devises. Vous devriez toujours vérifier avant de commencer à utiliser un nouvel outil pour vous assurer qu'il possède cette capacité. Comprenez également qu'il est possible que la capacité de prendre en charge plusieurs devises n'existe que sous forme de fonctionnalité payante.

Comment dois-je gérer les factures récurrentes dans WordPress ?

• Utilisez un outil qui prend en charge la facturation récurrente.
• Créez des modèles de factures pour diverses périodes récurrentes.
• Choisissez une solution avec des fonctionnalités qui simplifient la facturation récurrente pour vous.

Puis-je créer des devis et les convertir en factures dans WordPress ?

Plusieurs solutions offrent la possibilité de créer des devis en plus des factures. Sliced est l'une d'entre elles. Faites vos recherches pour savoir si la fonctionnalité est prise en charge dans une plateforme donnée, puis apprenez-en davantage sur son fonctionnement pour savoir si elle vous conviendra.

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