Quais formulários os novos funcionários precisam preencher?

Você acabou de contratar alguém ótimo, e agora vem a parte que ninguém gosta. Há uma pilha de papelada que seu novo contratado precisa resolver antes de poder realmente começar.

Isso não significa que precise ser um incômodo! Com os formulários certos implementados, você pode melhorar o onboarding de seus funcionários, guiar a conformidade e causar uma ótima primeira impressão.

Neste post do blog, vou guiá-lo pelos formulários mais importantes que seu novo funcionário precisa preencher e como você pode criá-los de forma rápida e fácil usando o WPForms.

Quais formulários os novos funcionários precisam preencher?

O primeiro grupo são os documentos exigidos que todo funcionário preenche, independentemente de onde trabalha, como formulários federais de impostos e de autorização de trabalho.

O segundo grupo são os formulários da empresa que você cria, desde a carta de oferta até a entrega de equipamentos. Aqui está uma visão geral de como os dois grupos se dividem e quais deles você pode criar no WordPress.

Grupo de formulários	Exemplos	Criar no WPForms?
Exigido por lei	Formulário W-4, Formulário I-9, retenção de imposto estadual	Não, estes são formulários oficiais do governo
Folha de pagamento padrão	Depósito direto, inscrição em benefícios	Parcialmente, você coleta os detalhes
Específico da empresa	Carta de oferta, integração, NDA, equipamentos, pesquisas	Sim

Formulários Exigidos por Lei para Preencher

Os formulários deste primeiro grupo são os exigidos e os de folha de pagamento padrão. Você não pode redesenhá-los em um construtor de formulários, mas precisa saber quais são e garantir que sejam coletados a tempo.

1. Formulário W-4 (Retenção de Imposto Federal)

O W-4 informa quanto imposto de renda federal reter de cada contracheque. Todo novo funcionário nos Estados Unidos preenche um, e o IRS atualiza o formulário regularmente, portanto, sempre baixe a versão atual diretamente do site do IRS.

Este é um formulário oficial, portanto, você não o recriará no WPForms. O que você pode fazer é apontar para ele a partir de um formulário de integração digital ou coletar os detalhes básicos que um novo contratado precisa para preenchê-lo corretamente.

2. Formulário I-9 (Verificação de Elegibilidade de Emprego)

O Formulário I-9 confirma que seu novo contratado tem permissão legal para trabalhar nos Estados Unidos. Ele vem do U.S. Citizenship and Immigration Services e tem um prazo rígido. O funcionário preenche sua seção até o primeiro dia, e você completa sua parte em até três dias úteis a partir da data de início.

Você pode obter o formulário atual e a lista de documentos aceitáveis na página I-9 do USCIS. Assim como o W-4, este é um formulário governamental, em vez de algo que você cria.

3. Formulários de Retenção de Imposto Estadual

A maioria dos estados com imposto de renda tem sua própria versão do W-4. Seu novo contratado preenche isso para que você retenha o valor correto do imposto estadual, além do valor federal.

Um pequeno número de estados não tem imposto de renda, então não há nada a coletar lá. Para todos os outros, o departamento de receita do seu estado publica o formulário atual, e o Departamento do Trabalho dos EUA mantém uma lista útil de formulários para novos funcionários se você não tiver certeza por onde começar.

4. Autorização de Depósito Direto

Se você paga por depósito direto, seu novo contratado precisa fornecer os detalhes bancários para que a folha de pagamento possa configurá-lo. Isso geralmente significa o nome do banco, número da conta, número de roteamento e tipo de conta.

Este é um dos formulários exigidos que você realmente pode criar no WordPress. Um formulário simples do WPForms coleta os detalhes bancários e mantém as entradas no seu painel. Apenas lembre-se de que você está lidando com dados financeiros confidenciais, portanto, vale a pena restringir quem pode visualizar essas entradas.

Formulários Específicos da Empresa para Preencher

Quando você oferece plano de saúde, previdência privada ou outros benefícios, novos contratados geralmente têm um período para se inscrever quando começam. A inscrição geralmente é feita pelo portal do provedor, mas muitas equipes menores ainda coletam as opções com um formulário simples primeiro.

Essa coleta inicial é ideal para o WPForms. Você pode apresentar os planos disponíveis, usar lógica condicional para mostrar opções com base no que alguém seleciona e manter tudo em um só lugar antes de enviar ao seu provedor.

Isso cobre os formulários que você mais precisa coletar. Agora, para a parte que você mesmo pode projetar, que são os formulários da empresa. É aqui que o WPForms entra, e onde um pouco de planejamento antecipado economiza muito "vai e volta" depois.

1. Carta de Oferta

Este formulário é sua oferta de emprego oficial — ele descreve tudo, desde o cargo até o salário, e define o tom para um processo de integração profissional e tranquilo.

Ele também protege você e o funcionário, obtendo os detalhes importantes por escrito e documentados de forma segura.

O que incluir no seu formulário de Carta de Oferta:

• Nome e cargo do funcionário
• Data de início e local de trabalho
• Detalhes do salário ou pagamento por hora
• Horário de trabalho (por exemplo, integral, meio período)
• Status de emprego (por exemplo, isento/não isento)
• Campo de assinatura para aceitação

Crie seus formulários para novos contratados no WPForms

2. Integração de Funcionários

Este formulário tudo-em-um coleta informações pessoais e relacionadas ao trabalho essenciais para que você possa configurar seu novo contratado rapidamente. Ele mantém o RH organizado e garante que nada passe despercebido.

O que considerar em seus formulários de Integração de Funcionários:

• Nome completo legal e informações de contato
• Informações de contato de emergência
• Nome preferido e pronomes
• Informações do departamento, cargo e gerente
• Reconhecimento das políticas

O próximo punhado de formulários listados aqui pode muito bem fazer parte do processo de “integração” de seus funcionários, ou as informações podem ser incluídas em algum lugar em seu formulário de integração. Mas para mais detalhes e ideias, vamos detalhar um pouco mais.

3. Contato de Emergência

Segurança em primeiro lugar!

O formulário de contato de emergência coleta os nomes e números das pessoas que você deve contatar se algo inesperado acontecer. É uma parte rápida, mas importante da integração de funcionários, que mostra que você se importa.

O que pedir em seu formulário de Contato de Emergência:

• Nome do contato e relacionamento
• Números de telefone (casa, celular, trabalho)
• E-mail (opcional)
• Contato alternativo (se aplicável)

4. Reconhecimento do Manual

Use este formulário para confirmar que seu funcionário recebeu e leu o manual da sua empresa. É o seu rastro de papel que diz “Nós lhe dissemos as regras” — e é importante para sua tranquilidade.

O que colocar em seu formulário de Reconhecimento do Manual:

• Caixa de confirmação
• Data de recebimento
• Campo de assinatura

5. Reconhecimento do Código de Conduta ou Políticas

Às vezes, certas políticas da empresa precisam de seu próprio momento de reconhecimento.

Esses tipos de formulários permitem que você destaque regras específicas — como uso da internet, políticas de segurança ou diretrizes de mídia social — e obtenha reconhecimento por escrito. É especialmente útil para políticas que mudam com mais frequência do que o manual completo.

O que incluir em seu formulário de Código de Conduta:

• Breve descrição da política
• Link para a política completa
• Caixa de acordo
• Campo de assinatura

6. Reconhecimento de Equipamentos e Ativos

Se você estiver distribuindo laptops, uniformes ou licenças de software, este formulário mantém um registro claro do que foi emitido. Os funcionários assinam para dizer que receberam seu equipamento e concordam em cuidar dele.

Super útil para o desligamento também.

O que coletar em seu formulário de Reconhecimento de Equipamento:

• Descrição do(s) item(ns) emitido(s) (por exemplo, laptop, telefone, chave)
• Números de série
• Condição no momento da emissão
• Assinatura para confirmar o recebimento e o acordo

7. Acordo de Confidencialidade (NDA)

Um NDA ajuda a proteger as informações privadas da sua empresa, garantindo que seu novo contratado concorde em não compartilhar dados confidenciais. É padrão para muitas funções e setores, especialmente se sua equipe trabalha com segredos comerciais ou informações de clientes.

Portanto, um formulário digital facilita a coleta desse acordo e seu armazenamento seguro.

O que incluir no seu formulário de NDA:

• Resumo do que é considerado confidencial
• Duração do acordo
• Consequências da violação
• Assinatura e data do funcionário

Precisa de um Exemplo? Confira o Modelo de Formulário de NDA

8. Acordos de Não Concorrência ou Não Aliciamento

Esses acordos descrevem restrições sobre trabalhar para concorrentes ou atrair clientes após deixar sua empresa (onde for legal). Embora nem toda empresa precise de um, eles são importantes para proteger relacionamentos e propriedade intelectual.

O que considerar no seu formulário de Não Concorrência:

• Duração e escopo das restrições
• Área geográfica (se aplicável)
• Assinatura e reconhecimento

Observação: Este pode ser um tipo de formulário raro em comparação com a maioria destes que você usará para sua empresa. Mas, caso precise dele, quero apenas que saiba como adicioná-lo ao seu site!

9. Formulários de Conclusão de Treinamento

Depois que seu funcionário concluir qualquer treinamento obrigatório, um formulário de conclusão de treinamento ajuda a documentá-lo. Seja segurança, conformidade ou ferramentas internas, você vai querer provas de que foi concluído.

O que colocar nos seus formulários de Conclusão de Treinamento:

• Título e data do treinamento
• Nome do instrutor ou método (presencial, vídeo, etc.)
• Resultados do questionário ou feedback (opcional)
• Caixa de seleção de confirmação ou assinatura

10. Pesquisas de Feedback

O feedback de novos contratados ajuda você a melhorar seu processo de integração. Um formulário de feedback permite coletar opiniões enquanto a experiência ainda está fresca, para que você saiba o que está funcionando e o que precisa ser ajustado.

Mas considere mantê-lo curto e direto ao ponto com caixas de seleção e campos de classificação.

O que mais colocar nas suas Pesquisas de Feedback:

• Avaliação geral da integração
• Partes mais úteis/menos úteis
• Sugestões em formato aberto
• Campo Net Promoter Score (NPS)

Você não precisa se desdobrar com PDFs ou correr atrás de assinaturas manualmente. Com o WPForms, você pode criar um fluxo de integração totalmente digital em minutos. E causar uma ótima impressão em seus novos contratados desde o primeiro dia!

Perguntas frequentes sobre formulários para novos funcionários

Algumas perguntas surgem repetidamente quando as pessoas configuram seus formulários para novos funcionários. Aqui estão respostas rápidas para as mais comuns, cobrindo tanto a papelada necessária quanto os formulários que você cria.

Quais formulários são legalmente exigidos para novos funcionários?

Nos Estados Unidos, os dois formulários federais são o Formulário W-4 para retenção de impostos e o Formulário I-9 para elegibilidade de trabalho. A maioria dos estados com imposto de renda também exige seu próprio formulário de retenção. Tudo o mais, como cartas de oferta e confirmações de leitura do manual, é definido pela sua empresa.

Qual é a diferença entre o Formulário I-9 e o Formulário W-4?

O Formulário I-9 verifica se seu funcionário tem permissão para trabalhar nos Estados Unidos e é gerenciado pelo USCIS. O Formulário W-4 informa quanto imposto de renda federal reter do salário dele e vai para o IRS. Novos contratados preenchem ambos, mas eles servem a propósitos completamente diferentes.

Novos funcionários precisam preencher um formulário de imposto estadual?

Na maioria dos estados com imposto de renda, sim. O formulário funciona como o W-4 federal, mas se aplica à retenção estadual. Um pequeno número de estados não tem imposto de renda, portanto, não há formulário estadual para coletar nesses locais.

Posso coletar assinaturas digitais em meus formulários de funcionários?

Sim. O WPForms inclui um campo de Assinatura, para que os funcionários possam assinar diretamente no formulário com um mouse ou uma tela sensível ao toque.

E se meu formulário for longo ou complicado?

Divida-o em seções com um formulário de várias páginas e ative Salvar e Retomar para que os funcionários possam terminar mais tarde sem perder o progresso.

Posso usar o WPForms apenas para formulários internos de RH?

Com certeza. Você pode proteger formulários com senha ou restringi-los a usuários logados, o que mantém os formulários internos de RH privados.

Em seguida, Estruture seu Processo de Contratação

Assim que os formulários do seu novo contratado estiverem prontos, vale a pena analisar a etapa que vem antes deles. A candidatura de emprego é onde todo o processo começa, e você pode executá-la em seu próprio site em vez de uma plataforma de terceiros desajeitada.

Meu guia sobre como criar um formulário de candidatura de emprego no WordPress detalha tudo. Se você quiser conectar os pontos entre contratação e integração, dê uma olhada em usando WPForms para recrutamento e integração para uma visão mais ampla de como as peças se encaixam.

Comece a Criar Seus Formulários de Integração

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