Quali moduli devono compilare i nuovi dipendenti?

Hai appena assunto una persona fantastica, e ora arriva la parte che a nessuno piace. C'è una pila di scartoffie che il tuo nuovo assunto deve superare prima di poter iniziare davvero.

Ciò non significa che debba essere una seccatura! Con i moduli giusti, puoi migliorare l'inserimento dei nuovi dipendenti, guidare la conformità e fare un'ottima prima impressione.

In questo post del blog, ti guiderò attraverso i moduli più importanti che il tuo nuovo dipendente deve compilare e come puoi crearli in modo rapido e semplice utilizzando WPForms.

Quali moduli devono compilare i nuovi dipendenti?

Il primo gruppo è la documentazione richiesta che ogni dipendente completa indipendentemente da dove lavora, come i moduli fiscali federali e di autorizzazione al lavoro.

Il secondo gruppo sono i moduli aziendali che crei tu stesso, dalla lettera di offerta alla consegna dell'attrezzatura. Ecco una rapida panoramica di come si suddividono i due gruppi e quali puoi creare tu stesso in WordPress.

Gruppo di moduli	Esempi	Crealo in WPForms?
Legalmente richiesto	Modulo W-4, Modulo I-9, ritenuta fiscale statale	No, questi sono moduli ufficiali del governo
Standard paghe	Deposito diretto, iscrizione ai benefit	Parzialmente, raccogli i dettagli
Specifico dell'azienda	Lettera di offerta, onboarding, NDA, attrezzatura, sondaggi	Sì

Moduli legalmente richiesti da compilare

I moduli di questo primo gruppo sono quelli richiesti e standard per le paghe. Non puoi ridisegnarli in un generatore di moduli, ma devi sapere quali sono e assicurarti che vengano raccolti in tempo.

1. Modulo W-4 (Ritenuta fiscale federale)

Il W-4 indica quanto imposta federale sul reddito trattenere da ogni busta paga. Ogni nuovo dipendente negli Stati Uniti ne compila uno, e l'IRS aggiorna il modulo regolarmente, quindi scarica sempre la versione corrente direttamente dal sito web dell'IRS.

Questo è un modulo ufficiale, quindi non lo ricreerai in WPForms. Quello che puoi fare è rimandare ad esso da un modulo di onboarding digitale o raccogliere i dettagli di base che un nuovo assunto deve completare correttamente.

2. Modulo I-9 (Verifica dell'idoneità all'impiego)

Il modulo I-9 conferma che il tuo nuovo assunto è legalmente autorizzato a lavorare negli Stati Uniti. Proviene dall'U.S. Citizenship and Immigration Services e ha una scadenza rigorosa. Il dipendente compila la propria sezione entro il primo giorno, e tu completi la tua parte entro tre giorni lavorativi dalla data di inizio.

Puoi scaricare il modulo corrente e l'elenco dei documenti accettabili dalla pagina I-9 del USCIS. Come il W-4, questo è un modulo governativo piuttosto che qualcosa che crei tu stesso.

3. Moduli di ritenuta fiscale statale

La maggior parte degli stati con imposta sul reddito ha la propria versione del W-4. Il tuo nuovo assunto lo compila in modo che tu trattenga l'importo corretto dell'imposta statale oltre all'importo federale.

Una manciata di stati non ha imposta sul reddito, quindi non c'è nulla da riscuotere lì. Per tutti gli altri, il dipartimento delle entrate del tuo stato pubblica il modulo corrente, e il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti mantiene un utile elenco di moduli per i nuovi dipendenti se non sei sicuro da dove iniziare.

4. Autorizzazione al deposito diretto

Se paghi tramite deposito diretto, il tuo nuovo assunto deve fornire i propri dati bancari in modo che le paghe possano impostarlo. Ciò di solito significa il nome della banca, il numero di conto, il numero di routing e il tipo di conto.

Questo è uno dei moduli richiesti che puoi effettivamente creare in WordPress. Un semplice modulo WPForms raccoglie i dati bancari e mantiene le voci nella tua dashboard. Ricorda solo che stai gestendo dati finanziari sensibili, quindi vale la pena limitare chi può visualizzare tali voci.

Moduli specifici dell'azienda da compilare

Quando offri assicurazione sanitaria, piani pensionistici o altri benefit, i nuovi assunti hanno solitamente un periodo di tempo per iscriversi quando iniziano. L'iscrizione avviene spesso tramite il portale di un fornitore, ma molte squadre più piccole raccolgono ancora le scelte con un semplice modulo prima.

Questa raccolta iniziale si adatta bene a WPForms. Puoi presentare i piani disponibili, utilizzare la logica condizionale per mostrare opzioni in base a ciò che qualcuno seleziona e mantenere tutto in un unico posto prima che vada al tuo fornitore.

Questo copre i moduli di cui hai principalmente bisogno per raccogliere. Ora per la parte che puoi progettare tu stesso, ovvero i moduli aziendali. È qui che entra in gioco WPForms, ed è qui che un po' di riflessione iniziale ti risparmia un sacco di avanti e indietro in seguito.

1. Lettera di offerta

Questo modulo è la tua offerta di lavoro ufficiale: delinea tutto, dal titolo del lavoro allo stipendio, e dà il tono per un processo di onboarding professionale e agevole.

Inoltre, protegge sia te che il dipendente mettendo i dettagli importanti per iscritto e documentandoli in modo sicuro.

Cosa includere nel modulo della tua lettera di offerta:

• Nome e posizione del dipendente
• Data di inizio e luogo di lavoro
• Dettagli sullo stipendio o sulla paga oraria
• Orario di lavoro (es. tempo pieno, part-time)
• Stato di impiego (es. esente/non esente)
• Campo firma per accettazione

Crea i tuoi moduli per nuovi assunti in WPForms

2. Onboarding del dipendente

Questo modulo all-in-one raccoglie informazioni personali e lavorative essenziali in modo da poter configurare rapidamente il tuo nuovo assunto. Mantiene l'ufficio HR organizzato e assicura che nulla venga trascurato.

Cosa considerare nei moduli di onboarding del dipendente:

• Nome completo legale e informazioni di contatto
• Informazioni di contatto di emergenza
• Nome preferito e pronomi
• Informazioni su dipartimento, ruolo e manager
• Conferma delle policy

La prossima manciata di moduli elencati qui potrebbe benissimo far parte del processo di "onboarding" dei tuoi dipendenti, o le informazioni potrebbero essere incluse da qualche parte nel tuo modulo di onboarding. Ma per ulteriori dettagli e idee, analizziamoli più a fondo.

3. Contatto di emergenza

La sicurezza prima di tutto!

Il modulo di contatto di emergenza raccoglie i nomi e i numeri delle persone da chiamare in caso di imprevisti. È una parte rapida ma importante dell'onboarding dei dipendenti che dimostra che ti preoccupi.

Cosa chiedere nel tuo modulo di contatto di emergenza:

• Nome del contatto e relazione
• Numeri di telefono (casa, cellulare, lavoro)
• Email (facoltativo)
• Contatto alternativo (se applicabile)

4. Conferma del manuale

Usa questo modulo per confermare che il tuo dipendente ha ricevuto e letto il manuale della tua azienda. È la tua traccia cartacea che dice "Ti abbiamo detto le regole" ed è importante per la tranquillità.

Cosa inserire nel tuo modulo di Accettazione del Manuale:

• Casella di conferma
• Data di ricezione
• Campo firma

5. Codice di condotta o conferme delle policy

A volte, determinate politiche aziendali necessitano del loro momento di riconoscimento.

Questi tipi di moduli ti consentono di evidenziare regole specifiche, come l'uso di Internet, le politiche di sicurezza o le linee guida sui social media, e di ottenere un riconoscimento scritto. È particolarmente utile per le politiche che cambiano più frequentemente rispetto al manuale completo.

Cosa includere nel tuo modulo di Codice di Condotta:

• Breve descrizione della politica
• Link alla politica completa
• Casella di accettazione
• Campo firma

6. Conferma di ricezione di attrezzature e beni

Se stai distribuendo laptop, uniformi o licenze software, questo modulo tiene un registro chiaro di ciò che è stato rilasciato. I dipendenti firmano per confermare di aver ricevuto la loro attrezzatura e accettano di prendersene cura.

Molto utile anche per l'offboarding.

Cosa raccogliere nel tuo modulo di Accettazione Attrezzatura:

• Descrizione dell'articolo/degli articoli rilasciati (es. laptop, telefono, badge)
• Numeri di serie
• Condizione al momento del rilascio
• Firma per confermare la ricezione e l'accettazione

7. Accordo di non divulgazione (NDA)

Un accordo di non divulgazione (NDA) aiuta a proteggere le informazioni private della tua azienda assicurandosi che il tuo nuovo assunto accetti di non condividere dati sensibili. È standard per molti ruoli e settori, specialmente se il tuo team lavora con segreti commerciali o informazioni sui clienti.

Quindi, un modulo digitale semplifica la raccolta di questo accordo e la sua archiviazione sicura.

Cosa includere nel tuo modulo NDA:

• Riepilogo di ciò che è considerato confidenziale
• Durata dell'accordo
• Conseguenze della violazione
• Firma e data del dipendente

Serve un esempio? Dai un'occhiata al modello di modulo NDA

8. Accordi di non concorrenza o di non sollecitazione

Questi accordi delineano le restrizioni sul lavoro per i concorrenti o sul reclutamento di clienti dopo aver lasciato la tua azienda (ove legale). Sebbene non tutte le aziende ne abbiano bisogno, sono importanti per proteggere le relazioni e la proprietà intellettuale.

Cosa considerare nel tuo modulo di non concorrenza:

• Durata e ambito delle restrizioni
• Area geografica (se applicabile)
• Firma e riconoscimento

Nota: questo potrebbe essere un tipo di modulo raro rispetto alla maggior parte di quelli che utilizzerai per la tua attività. Ma nel caso in cui ne avessi bisogno, voglio solo che tu sappia come ottenerlo sul tuo sito!

9. Moduli di completamento della formazione

Una volta che il tuo dipendente completa la formazione richiesta, un modulo di completamento della formazione aiuta a documentarla. Che si tratti di sicurezza, conformità o strumenti interni, vorrai una prova che sia stata completata.

Cosa inserire nei tuoi moduli di completamento della formazione:

• Titolo e data della formazione
• Nome del formatore o metodo (di persona, video, ecc.)
• Risultati del quiz o feedback (facoltativo)
• Casella di controllo di conferma o firma

10. Sondaggi di feedback

Il feedback dei nuovi assunti ti aiuta a migliorare il tuo processo di onboarding. Un modulo di feedback ti consente di raccogliere pensieri mentre l'esperienza è ancora fresca, in modo da sapere cosa funziona e cosa necessita di aggiustamenti.

Ma considera di mantenerlo breve e conciso con caselle di controllo e campi di valutazione.

Cos'altro inserire nei tuoi sondaggi di feedback:

• Valutazione generale dell'onboarding
• Parti più utili/meno utili
• Suggerimenti aperti
• Campo Net Promoter Score (NPS)

Non è necessario destreggiarsi con PDF o inseguire firme a mano. Con WPForms, puoi creare un flusso di onboarding completamente digitale in pochi minuti. E fare un'ottima impressione sui tuoi nuovi assunti fin dal primo giorno!

Domande frequenti sui moduli per nuovi dipendenti

Alcune domande sorgono ancora e ancora quando le persone impostano i loro moduli per nuovi dipendenti. Ecco risposte rapide alle più comuni, che coprono sia la documentazione richiesta che i moduli che crei tu stesso.

Quali moduli sono legalmente richiesti per i nuovi dipendenti?

Negli Stati Uniti, i due moduli federali sono il Modulo W-4 per la ritenuta fiscale e il Modulo I-9 per l'idoneità al lavoro. La maggior parte degli stati con imposta sul reddito richiede anche il proprio modulo di ritenuta. Tutto il resto, come lettere di offerta e firme di presa visione dell'handbook, è stabilito dalla tua azienda.

Qual è la differenza tra il Modulo I-9 e il Modulo W-4?

Il Modulo I-9 verifica che il tuo dipendente sia autorizzato a lavorare negli Stati Uniti ed è gestito dall'USCIS. Il Modulo W-4 indica quanto reddito federale trattenere dal loro stipendio e va all'IRS. I nuovi assunti completano entrambi, ma servono a scopi completamente diversi.

I nuovi dipendenti devono compilare un modulo fiscale statale?

Nella maggior parte degli stati con imposta sul reddito, sì. Il modulo funziona come il W-4 federale ma si applica alla ritenuta statale. Una manciata di stati non ha imposte sul reddito, quindi non ci sono moduli statali da raccogliere lì.

Posso raccogliere firme digitali sui miei moduli per i dipendenti?

Sì. WPForms include un campo Firma, in modo che i dipendenti possano firmare direttamente sul modulo da un mouse o da un touchscreen.

E se il mio modulo è lungo o complicato?

Suddividi in sezioni con un modulo multipagina e attiva Salva e Riprendi in modo che i dipendenti possano completare più tardi senza perdere i loro progressi.

Posso usare WPForms solo per i moduli HR interni?

Assolutamente. Puoi proteggere i moduli con password o limitarli agli utenti connessi, il che mantiene privati i moduli HR interni.

Successivamente, Costruisci il tuo processo di assunzione

Una volta che i moduli per i nuovi assunti sono pronti, vale la pena esaminare il passaggio che li precede. La candidatura è il punto in cui inizia l'intero processo e puoi gestirla dal tuo sito invece che da una piattaforma di terze parti macchinosa.

La mia guida su come creare un modulo di candidatura in WordPress illustra l'intero processo. Se vuoi collegare le fasi di assunzione e onboarding, dai un'occhiata a l'utilizzo di WPForms per reclutamento e onboarding per una visione più ampia di come i pezzi si incastrano.

Inizia a creare i tuoi moduli di onboarding

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