I 10 moduli che i tuoi nuovi dipendenti devono compilare

Quindi hai assunto una nuova persona — congratulazioni! 🎉 Hai trovato quella giusta. Ma ora arriva la parte meno romantica: le scartoffie.

Ciò non significa che debba essere una seccatura! Con i moduli giusti, puoi migliorare l'inserimento dei nuovi dipendenti, guidare la conformità e fare un'ottima prima impressione.

In questo post del blog, ti guiderò attraverso i moduli più importanti che il tuo nuovo dipendente deve compilare e come puoi crearli in modo rapido e semplice utilizzando WPForms.

I 10 moduli che i tuoi nuovi dipendenti devono compilare

1. Lettera di offerta

Questo modulo è la tua offerta di lavoro ufficiale: delinea tutto, dal titolo del lavoro allo stipendio, e dà il tono per un processo di onboarding professionale e agevole.

Inoltre, protegge sia te che il dipendente mettendo i dettagli importanti per iscritto e documentandoli in modo sicuro.

Cosa includere nel modulo della tua lettera di offerta:

• Nome e posizione del dipendente
• Data di inizio e luogo di lavoro
• Dettagli sullo stipendio o sulla paga oraria
• Orario di lavoro (es. tempo pieno, part-time)
• Stato di impiego (es. esente/non esente)
• Campo firma per accettazione

Suggerimento WPForms: Aggiungi logica condizionale se desideri mostrare termini specifici in base al ruolo o al dipartimento.

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2. Onboarding del dipendente

Questo modulo all-in-one raccoglie informazioni personali e lavorative essenziali in modo da poter configurare rapidamente il tuo nuovo assunto. Mantiene l'ufficio HR organizzato e assicura che nulla venga trascurato.

Cosa considerare nei moduli di onboarding del dipendente:

• Nome completo legale e informazioni di contatto
• Informazioni di contatto di emergenza
• Nome preferito e pronomi
• Informazioni su dipartimento, ruolo e manager
• Conferma delle policy

Suggerimento WPForms: Usa un modulo multipagina per mantenere le cose ordinate e facili da usare. E abilita Salva e Riprendi più tardi se il tuo modulo ha molti campi.

La prossima manciata di moduli elencati qui potrebbe benissimo far parte del processo di "onboarding" dei tuoi dipendenti, o le informazioni potrebbero essere incluse da qualche parte nel tuo modulo di onboarding. Ma per ulteriori dettagli e idee, analizziamoli più a fondo.

3. Contatto di emergenza

La sicurezza prima di tutto!

Il modulo di contatto di emergenza raccoglie i nomi e i numeri delle persone da chiamare in caso di imprevisti. È una parte rapida ma importante dell'onboarding dei dipendenti che dimostra che ti preoccupi.

Cosa chiedere nel tuo modulo di contatto di emergenza:

• Nome del contatto e relazione
• Numeri di telefono (casa, cellulare, lavoro)
• Email (facoltativo)
• Contatto alternativo (se applicabile)

Suggerimento WPForms: Usa il campo Ripetitore se vuoi raccogliere più contatti di emergenza in modo ordinato.

4. Conferma del manuale

Le regole sono regole!

Usa questo modulo per confermare che il tuo dipendente ha ricevuto e letto il manuale della tua azienda. È la tua traccia cartacea che dice "Ti abbiamo detto le regole" ed è importante per la tranquillità.

Cosa inserire nel tuo modulo di Accettazione del Manuale:

• Casella di conferma
• Data di ricezione
• Campo firma

Suggerimento WPForms: Includi una casella di commento opzionale (campo paragrafo) se i dipendenti hanno domande.

5. Codice di condotta o conferme delle policy

A volte, determinate politiche aziendali necessitano del loro momento di riconoscimento.

Questi tipi di moduli ti consentono di evidenziare regole specifiche, come l'uso di Internet, le politiche di sicurezza o le linee guida sui social media, e di ottenere un riconoscimento scritto. È particolarmente utile per le politiche che cambiano più frequentemente rispetto al manuale completo.

Cosa includere nel tuo modulo di Codice di Condotta:

• Breve descrizione della politica
• Link alla politica completa
• Casella di accettazione
• Campo firma

Leggi anche: Come proteggere con password i moduli o limitare l'accesso in base ai ruoli utente.

6. Conferma di ricezione di attrezzature e beni

Se stai distribuendo laptop, uniformi o licenze software, questo modulo tiene un registro chiaro di ciò che è stato rilasciato. I dipendenti firmano per confermare di aver ricevuto la loro attrezzatura e accettano di prendersene cura.

Molto utile anche per l'offboarding.

Cosa raccogliere nel tuo modulo di Accettazione Attrezzatura:

• Descrizione dell'articolo/degli articoli rilasciati (es. laptop, telefono, badge)
• Numeri di serie
• Condizione al momento del rilascio
• Firma per confermare la ricezione e l'accettazione

Suggerimento WPForms: usa menu a discesa o elenchi di caselle di controllo per standardizzare le opzioni delle attrezzature.

7. Accordo di non divulgazione (NDA)

Un accordo di non divulgazione (NDA) aiuta a proteggere le informazioni private della tua azienda assicurandosi che il tuo nuovo assunto accetti di non condividere dati sensibili. È standard per molti ruoli e settori, specialmente se il tuo team lavora con segreti commerciali o informazioni sui clienti.

Quindi, un modulo digitale semplifica la raccolta di questo accordo e la sua archiviazione sicura.

Cosa includere nel tuo modulo NDA:

• Riepilogo di ciò che è considerato confidenziale
• Durata dell'accordo
• Conseguenze della violazione
• Firma e data del dipendente

Serve un esempio? Dai un'occhiata al modello di modulo NDA

8. Accordi di non concorrenza o di non sollecitazione

Questi accordi delineano le restrizioni sul lavoro per i concorrenti o sul reclutamento di clienti dopo aver lasciato la tua azienda (ove legale). Sebbene non tutte le aziende ne abbiano bisogno, sono importanti per proteggere le relazioni e la proprietà intellettuale.

Cosa considerare nel tuo modulo di non concorrenza:

• Durata e ambito delle restrizioni
• Area geografica (se applicabile)
• Firma e riconoscimento

Nota: questo potrebbe essere un tipo di modulo raro rispetto alla maggior parte di quelli che utilizzerai per la tua attività. Ma nel caso in cui ne avessi bisogno, voglio solo che tu sappia come ottenerlo sul tuo sito!

9. Moduli di completamento della formazione

Una volta che il tuo dipendente completa la formazione richiesta, un modulo di completamento della formazione aiuta a documentarla. Che si tratti di sicurezza, conformità o strumenti interni, vorrai una prova che sia stata completata.

Cosa inserire nei tuoi moduli di completamento della formazione:

• Titolo e data della formazione
• Nome del formatore o metodo (di persona, video, ecc.)
• Risultati del quiz o feedback (facoltativo)
• Casella di controllo di conferma o firma

Suggerimento WPForms: aggiungi una casella di commenti o una scala di valutazione per un feedback rapido.

10. Sondaggi di feedback

Il feedback dei nuovi assunti ti aiuta a migliorare il tuo processo di onboarding. Un modulo di feedback ti consente di raccogliere pensieri mentre l'esperienza è ancora fresca, in modo da sapere cosa funziona e cosa necessita di aggiustamenti.

Ma considera di mantenerlo breve e conciso con caselle di controllo e campi di valutazione.

Cos'altro inserire nei tuoi sondaggi di feedback:

• Valutazione generale dell'onboarding
• Parti più utili/meno utili
• Suggerimenti aperti
• Campo Net Promoter Score (NPS)

Suggerimento WPForms: usa una scala di Likert o un campo di valutazione a stelle per rendere i sondaggi rapidi e coinvolgenti.

Non è necessario destreggiarsi con PDF o inseguire firme a mano. Con WPForms, puoi creare un flusso di onboarding completamente digitale in pochi minuti. E fare un'ottima impressione sui tuoi nuovi assunti fin dal primo giorno!

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FAQ

Posso raccogliere firme digitali sui miei moduli per i dipendenti?

Sì! WPForms include un campo Firma in modo che i dipendenti possano firmare direttamente sul modulo.

E se il mio modulo è lungo o complicato?

Usa la funzione multipagina per suddividerlo in sezioni più piccole e abilita Salva e Riprendi per consentire ai dipendenti di completarlo in seguito.

Posso usare WPForms solo per i moduli HR interni?

Assolutamente. Puoi proteggere i moduli con password o limitare l'accesso in base ai ruoli utente.

Successivamente, Sfrutta il tuo processo di candidatura

Mentre ci sei, creando i moduli che il tuo nuovo dipendente deve compilare, tanto vale supportarlo ancora di più. Perché non prendere il controllo dell'intero processo, a partire dalla candidatura? Non c'è bisogno di esternalizzare questo a qualche piattaforma complicata.

Dai un'occhiata al nostro tutorial completo, Come creare un modulo di candidatura in WordPress, per imparare come offrire candidature direttamente dal tuo sito.

Pronto a creare il tuo modulo? Inizia oggi stesso con il plugin per la creazione di moduli WordPress più semplice. WPForms Pro include molti modelli gratuiti e offre una garanzia di rimborso di 14 giorni.

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