Fatturazione WordPress: 2 modi per fatturare in modo più intelligente, non più difficile

Hai bisogno di una soluzione di fatturazione WordPress per la tua piccola impresa?

Ci sono tantissimi strumenti di fatturazione per aziende di eCommerce consolidate, ma spesso sono troppo grandi, troppo complicati e troppo costosi per una piccola impresa che non vende molto online.

Se ti ritrovi in questa situazione e hai solo bisogno di un modo comodo per gestire le fatture dai tuoi moduli d'ordine WordPress, sono qui per aiutarti! In questo post, ti mostrerò 2 modi per gestire la tua fatturazione come un professionista con un budget da piccola impresa.

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Fatturazione WordPress: 2 modi per fatturare in modo più intelligente, non più difficile

Il software di fatturazione viene utilizzato per eseguire le attività contabili e finanziarie della tua azienda. Può generare automaticamente fatture per il pagamento e spesso utilizza modelli pronti all'uso, semplificandoti la vita.

Se i tuoi ordini arrivano tramite un modulo d'ordine su WordPress, è logico che tu voglia gestire la fatturazione anche tramite WordPress. Semplifica il processo, giusto?

Quindi, all'insegna della semplicità, ti mostrerò 2 modi per occuparti della fatturazione WordPress: integrazioni e plugin.

Fatturazione WordPress con Zapier

Zapier è uno strumento di automazione potente che ti consente di collegare facilmente oltre 7.000 app al tuo sito web. Puoi usarlo per creare flussi di lavoro con gli strumenti che utilizzi per semplificare i processi.

Come puoi immaginare, siamo un po' di parte quando si tratta di creare moduli d'ordine con WPForms. Abbiamo anche un addon Zapier, disponibile per licenze Pro e superiori, che rende semplicissimo collegare i tuoi moduli ad altri strumenti.

In questo tutorial, integreremo WPForms con Zoho Invoice. Questo ci permetterà di inviare facilmente fatture dalle nostre richieste WPForms. Detto questo, se stai utilizzando un altro strumento per creare i tuoi moduli d'ordine o per la tua fatturazione, dovresti essere in grado di collegarli in modo simile. Assicurati solo di verificare i loro requisiti e la compatibilità.

Cosa Ti Servirà

Per configurare la fatturazione WordPress con Zapier, dovrai avere quanto segue impostato in anticipo:

• Un account Zapier (quello gratuito va bene per questo metodo)
• Un account Zoho Invoice (quello gratuito va bene per iniziare)
• Un account WPForms (è richiesta una licenza Pro o superiore per utilizzare l'addon Zapier)
  
  • WPForms installato e attivato sul tuo sito web WordPress (alcuni suggerimenti, se ne hai bisogno)
  • L'addon Zapier attivato sul tuo account WPForms
• Un modulo d'ordine

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Creare le connessioni

Una volta che hai tutti gli account necessari configurati, è il momento di integrare.

Per prima cosa, collega il tuo account Zapier a WPForms. Per farlo, dalla tua bacheca WordPress, vai su WPForms » Impostazioni e quindi seleziona la scheda Integrazioni in alto in quella schermata. Scorri verso il basso finché non trovi Zapier.

Segui i passaggi per collegare il tuo account Zapier a WPForms. Al termine, una spunta verde confermerà che è collegato. Non preoccuparti se non ci sono moduli collegati. È quello che faremo!

Prima di procedere, ricontrolla che il tuo modulo d'ordine sia completo. Dovrai collegarlo per la parte successiva.

Ora creeremo uno Zap che genererà e invierà una fattura dal tuo account Zoho Invoice ogni volta che un cliente effettua un acquisto. Per configurarlo, accedi al tuo account Zapier in una scheda separata.

Dalla schermata principale, fai clic sul pulsante arancione Crea nell'angolo in alto a sinistra e seleziona Zap. Finirai su una schermata che ti mostrerà il flusso di lavoro in tempo reale mentre lo configuri.

Zapier opera su una serie di trigger e azioni che ne derivano. Il flusso di lavoro che configureremo è il seguente: quando un modulo specifico viene inviato tramite WPForms, attiverà Zoho Invoice per creare una nuova fattura.

Fai clic sulla casella Trigger, quindi cerca e seleziona WPForms. Ti verrà richiesto di selezionare un evento che attiva il trigger. Seleziona Nuovo invio modulo dall'elenco a discesa.

Fai clic su Continua e ti verrà chiesto di accedere al tuo account WPForms. Se sei già connesso, confermerà il tuo account.

Successivamente, selezionerai il tuo trigger, che è il modulo d'ordine che desideri utilizzare in questo Zap. Se hai molti moduli creati, verranno tutti caricati e potrai utilizzare la funzione di ricerca per trovare quello che desideri utilizzare. Nota che avranno anche i numeri ID del modulo in modo da poter assicurarti di selezionare il modulo corretto.

Dopo aver selezionato il tuo modulo d'ordine, continua per testare il trigger.

Nota: prima di testare il trigger, assicurati di avere almeno una voce nel modulo che stai utilizzando. Zapier deve essere in grado di recuperare i dati dell'invio del modulo per il test. Puoi inserire tu stesso le informazioni se non ci sono altre voci.

Se ci sono errori nel tuo test, apporta le modifiche necessarie finché il test non potrà essere completato.

Quindi ripeterai un processo molto simile con l'Azione, iniziando con la selezione dell'app che desideri collegare. Questa sarà qualunque cosa tu stia usando per la fatturazione. Ancora una volta, sto usando Zoho Invoice qui perché è abbastanza semplice da usare e ottimo per i principianti.

Dopo aver selezionato l'app, sceglierai l'Evento. Questa è l'azione che vuoi che segua il trigger. In questo caso, sarà la creazione di una nuova fattura, quindi ho selezionato quella.

Proprio come hai fatto prima, dovrai accedere al tuo account in modo che la connessione possa essere stabilita. Mentre imposti i campi Azione, presta attenzione alle voci di riga. Se questa parte ti crea problemi, fai riferimento alla guida di Zapier sugli articoli di riga.

Quando hai finito con la configurazione, esegui il test e assicurati che tutto sia configurato correttamente. Apporta le modifiche necessarie.

Inviare le fatture

Ora, quando qualcuno invia il tuo modulo d'ordine, una fattura andrà direttamente al tuo account Zoho Invoice. Nota che dovrai inviarla al cliente!

Per farlo, accedi al tuo account Zoho Invoice e naviga su Fatture dalla barra di navigazione a sinistra. Vedrai tutte le tue fatture lì. Fai clic su una qualsiasi di esse per aprirla e visualizzarla.

Quando apri una fattura, vedrai che hai diverse opzioni. Soprattutto, c'è un'opzione Modifica. Se apri una fattura e noti che c'è un problema, puoi apportare modifiche per riflettere ciò che dovrebbe essere sulla fattura.

Oltre a personalizzare la fattura, puoi anche salvarla come PDF e stampare la fattura, la bolla di consegna e la bolla di accompagnamento. Una volta apportate le modifiche desiderate, puoi fare clic su Invia e inviare immediatamente la fattura o programmarne l'invio al tuo cliente in un secondo momento.

Alternative a Zoho Invoice

Forse ti piace l'idea di usare Zapier, ma non sei ancora convinto di Zoho Invoice. Va bene! Ecco alcune alternative che puoi usare con Zapier.

• Freshbooks
• Quickbooks
• Onda
• Invoice Ninja
• Invoiced
• InvoiceXpress

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Pro e contro

Come per ogni cosa, ci sono pro e contro nell'usare il metodo di integrazione Zapier, in questo caso con Zoho Invoice. Alla fine, si riduce alla preferenza personale.

Pro

• Usa i tuoi moduli dal tuo account WPForms
• Collega più di 7.000 app, così puoi usare gli strumenti che esistono già nel tuo flusso di lavoro
• La dashboard di Zoho è facile da usare

Contro

• Non è possibile visualizzare le fatture direttamente in WordPress; è necessario accedere alla dashboard di Zoho
• A volte può essere un po' complicato da configurare
• La creazione di voci di riga in Zapier non è sempre intuitiva

Fatturazione WordPress con un plugin

Se vuoi scambiare l'uso dei tuoi moduli WordPress con la possibilità di gestire la tua fatturazione direttamente in WordPress, un plugin è probabilmente la soluzione giusta per te. Ce ne sono molti disponibili e ti darò un elenco di alternative alla fine. Per questo tutorial, tuttavia, userò Sliced.

Sliced è anche facile da configurare. Se hai provato il metodo Zapier e non ti è piaciuto (e va bene; non tutto è per tutti!), prova un plugin.

Cosa Ti Servirà

• Il plugin Sliced, scaricato e attivo sul tuo sito WordPress (la versione gratuita va bene per questo tutorial)

Configurazione delle impostazioni del plugin

Ai fini del nostro tutorial, tutto ciò che fai con Sliced viene fatto direttamente in WordPress. Ciò significa che devi dedicare del tempo alla configurazione delle tue impostazioni, all'aggiunta delle voci di riga e alla scelta di un modello di fattura.

Una volta installato il plugin, cerca Fatture Sliced nella barra laterale sinistra. Vai su Fatture Sliced » Impostazioni.

Vedrai prima le impostazioni generali, con altre schede dove puoi configurare impostazioni specifiche e preferenze.

Puoi impostare qui voci di riga predefinite, se vuoi. Ti farà risparmiare tempo in seguito quando crei la fattura e potrai semplicemente fare clic su qualcosa che viene utilizzato frequentemente.

Puoi anche aggiungerli a ciascuna fattura individuale in seguito, se preferisci. Le istruzioni sono indicate chiaramente in modo che tu sappia esattamente quali informazioni inserire e come inserirle per creare le voci di riga.

Puoi e dovresti scorrere ogni scheda. Troverai opzioni per configurare le informazioni della tua attività e il logo, scegliere un modello di logo, abilitare il gateway di pagamento PayPal, configurare le impostazioni email e altro ancora.

Creazione e invio della fattura

Oltre al plugin Sliced che vedrai nel menu di navigazione sul lato sinistro di WordPress, ci dovrebbe essere anche una voce che dice, semplicemente, Fatture. Quando fai clic su Fatture, puoi visualizzare quelle che hai ricevuto o crearne una nuova. Ai fini della nostra dimostrazione, procediamo facendo clic su Fatture » Aggiungi nuova fattura.

Ora inizi a compilare i dettagli della tua fattura.

Per quanto riguarda le voci di riga, puoi inserirle manualmente, oppure puoi impostare e scegliere voci di riga predefinite. Tutto ciò che devi fare per aggiungere altre voci di riga è fare clic su Aggiungi un altro articolo.

Se eri confuso dalle voci di riga nel metodo Zapier, questo è molto più semplice. Ricorda che potevi impostare voci di riga preimpostate nelle impostazioni in modo che tutto ciò che devi fare qui è selezionarle da un menu.

Detto questo, puoi anche aggiungere manualmente articoli come desideri. Mentre aggiungi articoli alla fattura, vedrai i totali sommarsi sul lato destro.

Prima di prepararla per l'invio al cliente, dai una rapida occhiata al campo Descrizione sopra gli articoli. Assicurati di aggiungere qualcosa che indichi il nome della tua attività e la data di acquisto. È anche dove puoi aggiungere collegamenti di pagamento.

Se hai configurato il gateway PayPal nelle impostazioni, puoi usarlo. Se hai un altro sistema di pagamento collegato in WordPress, potresti vedere un'integrazione automatica che ti consente di aggiungere un modulo per il pagamento.

Ho deciso di seguire il percorso più semplice che mi venisse in mente: un link a un modulo di pagamento. Il mio è configurato su WPForms, ma non importa dove si trovi quel modulo di pagamento, puoi collegarlo nella descrizione della fattura e inviare i clienti lì per completare il pagamento.

Ecco come appare quando visualizzi in anteprima la fattura. Puoi vedere il collegamento di pagamento incluso nel messaggio.

Se una delle altre opzioni funziona meglio per te, sentiti libero di sceglierla! Dovresti fare ciò che è meglio per la tua attività.

Quando la fattura è completa e contiene tutto ciò che desideri includere, guarda la sezione Dettagli fattura sul lato destro dell'editor della fattura. Per prima cosa, seleziona un cliente esistente o aggiungine uno nuovo. Questo dirà a Sliced dove inviare la fattura.

Fai clic sul menu a discesa sotto Stato e fai una selezione. Nella maggior parte dei casi, contrassegnerai una nuova fattura come Non pagata.

Quando tutti i dettagli sono stati definiti, scorri verso l'alto e Pubblica la fattura. Questo pubblicherà la fattura in modo che tu possa inviare un link ai clienti per visualizzarla online.

Dopo aver pubblicato la fattura, sei pronto per inviarla via email al cliente. Ci sono 2 icone in alto. Quella a sinistra ti permette di creare un PDF della fattura. Quella a destra ti permette di inviarla via email. Ai fini di questo esempio, inviamola via email.

Invierà l'email in base alle informazioni che hai aggiunto nelle impostazioni. Il cliente riceverà un'email che lo informa di una nuova fattura da visualizzare online.

Da lì, i clienti possono visualizzare la fattura online e utilizzare il link di pagamento o qualsiasi metodo di pagamento tu abbia utilizzato. Una volta pagata la fattura, puoi aggiornare lo stato direttamente in WordPress. Questo è praticamente tutto!

Alternative a Sliced

Sliced è solo lo strumento che ho usato per questo tutorial. Ti avevo promesso, tuttavia, che avrei condiviso alcune alternative nel caso in cui non fosse quello giusto per te.

• RiceviPagamento
• Fatturazione Clienti di Sprout Invoices
• Jetpack CRM
• Fatture PDF e Bolle di Accompagnamento per WooCommerce

Pro e contro

Come Zapier, ci sono chiari pro e contro nell'utilizzare un plugin come Sliced per la tua fatturazione.

Pro

• I plugin di WordPress sono generalmente abbastanza facili da configurare
• Puoi configurare tutto ciò di cui hai bisogno per creare una fattura bella e professionale
• Può potenzialmente connettersi automaticamente ad altri plugin di WordPress che hai, come WPForms
• Facile accesso direttamente in WordPress

Contro

• Necessità di creare fatture manualmente
• La connessione automatica a WPForms non ha funzionato per noi (ma c'erano altri modi per inviare un modulo di pagamento)
• Pubblica ogni fattura sul tuo sito web, il che potrebbe richiedere ulteriore sicurezza

Una questione di preferenza

Entrambi i metodi di fatturazione WordPress hanno i loro pro e contro, quindi uno non è necessariamente migliore dell'altro. Il mio obiettivo era solo mostrarti oggettivamente 2 modi diversi per raggiungere lo stesso obiettivo finale. Quale preferisci dipende totalmente da te e probabilmente dalla tua esperienza e dal tuo livello di comfort.

Provali e vedi cosa funziona meglio per te!

FAQ — Fatturazione WordPress

Come posso garantire la sicurezza della mia soluzione di fatturazione WordPress?

• Utilizza plugin affidabili che si aggiornano regolarmente e dispongono di buone misure di sicurezza.
• Mantieni aggiornati il core di WordPress, il tema e i plugin per prevenire rischi di sicurezza.
• Utilizza la crittografia SSL sul tuo sito web.
• Crea password complesse, aggiornale regolarmente e abilita l'autenticazione a due fattori.
• Esegui backup regolari di tutti i tuoi dati di fatturazione.

Cosa dovrei cercare in un plugin di fatturazione WordPress?

• Facilità d'uso e configurazione
• Possibilità di personalizzare i modelli
• Opzioni multiple per i gateway di pagamento
• Report e analisi

È possibile inviare fatture in più valute con WordPress?

Sì, è possibile. Molti plugin e servizi supportano più valute. Dovresti sempre verificare prima di iniziare a usare un nuovo strumento per assicurarti che abbia questa capacità. Comprendi anche che è possibile che la capacità di supportare più valute esista solo come funzionalità a pagamento.

Come dovrei gestire le fatture ricorrenti in WordPress?

• Usa uno strumento che supporti la fatturazione ricorrente.
• Crea modelli di fattura per vari periodi ricorrenti.
• Scegli una soluzione con funzionalità che semplifichino la fatturazione ricorrente per te.

Posso creare preventivi e convertirli in fatture in WordPress?

Diverse soluzioni offrono la possibilità di creare preventivi oltre alle fatture. Sliced è una di queste. Fai le tue ricerche per capire se la funzionalità è supportata in una determinata piattaforma, e poi approfondisci come funziona per sapere se sarà adatta a te.

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