Erstellen eines Formulars für die Genehmigung von Ausgaben für kleine Unternehmen

Die Verwaltung von Ausgaben in einem Unternehmen kann Kopfzerbrechen bereiten, vor allem, wenn sich Genehmigungen verzögern oder Anträge übersehen werden. Die Erstellung eines Formulars zur Genehmigung von Ausgaben kann Ihnen viel Zeit und Ärger bei der Verwaltung von Teamanfragen ersparen.

Formulare zur Genehmigung von Ausgaben stellen sicher, dass alle Finanzanträge systematisch nach den Unternehmensrichtlinien und Finanzprognosen geprüft werden. Dies erleichtert den Genehmigungsprozess und vereinfacht die Dinge für alle Beteiligten.

Erstellen Sie jetzt Ihr Formular zur Genehmigung von Ausgaben 📝.

In dieser Anleitung zeige ich Ihnen, wie Sie mit WPForms ein leistungsfähiges Formular für die Genehmigung von Ausgaben einrichten können. Ich habe diesen Prozess selbst durchlaufen und kenne die genauen Schritte, um ihn so reibungslos wie möglich zu gestalten, selbst wenn Sie neu in der Erstellung von Formularen sind!

So erstellen Sie auf einfache Weise Spesenformulare für Ihr Kleinunternehmen!

Sie können sich auf die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität von WPForms verlassen, um ein Formular zur Genehmigung von Ausgaben in WordPress zu erstellen. Folgen Sie den Schritten unten, um loszulegen:

1. Abonnieren und installieren Sie WPForms Pro

WPForms ist das beste Formularerstellungs-Plugin, um individuelle Formulare zu WordPress hinzuzufügen. Sie können es verwenden, um jede Art von WordPress-Formular zu erstellen und es einfach auf Ihrer Website zu veröffentlichen. Es enthält sogar mehr als 2.000 WordPress-Formularvorlagen, einschließlich Formularen für Spesenabrechnungen.

Da wir die Save and Resume und Signature Addons für diesen Leitfaden verwenden werden, müssen Sie WPForms Pro abonnieren, um auf Premium-Integrationen, Addons und zusätzliche Funktionen wie bedingte Logik zuzugreifen.

Nachdem Sie das WPForms Pro-Abonnement erworben haben, ist es an der Zeit, das Plugin auf Ihrer WordPress-Website zu installieren und zu aktivieren.

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2. Holen Sie sich die Addons Speichern und Fortsetzen und Signatur

Navigieren Sie in Ihrem WordPress-Admin-Dashboard zu WPForms und klicken Sie in der Liste der Optionen auf Addons.

Suchen Sie nun nach dem Save and Resume Addon, indem Sie seinen Namen in das Feld Addons suchen eingeben. Klicken Sie anschließend auf Addon installieren.

Nachdem das Addon erfolgreich installiert wurde, drücken Sie erneut auf die gleiche Schaltfläche, um es zu aktivieren. Wiederholen Sie den gleichen Vorgang für das Signatur-Addon.

Großartige Arbeit bisher! Jetzt werden wir Sie durch die einfachen Schritte führen, um Ihr Formular für die Genehmigung von Ausgaben mit Hilfe einer bestehenden WPForms Pro-Vorlage zu erstellen.

3. Verwenden Sie die Vorlage für das Formular zur Genehmigung von Ausgaben

Navigieren Sie in Ihrem WordPress-Admin-Dashboard zu WPForms und klicken Sie in der Liste der Optionen auf Add New.

Benennen Sie Ihr Formular und verwenden Sie dann das Suchfeld, um die Vorlage für das Formular zur Genehmigung von Ausgaben zu finden. Sobald sie angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage verwenden.

Sie werden nun zum Bildschirm Felder weitergeleitet, wo die verfügbaren Felder auf der linken Seite angezeigt werden. Die Felder, auf die Sie Zugriff haben, hängen von Ihrer Lizenzstufe ab.

Im rechten Bereich sehen Sie eine bearbeitbare Vorschau Ihres Formulars. Da wir eine Vorlage verwenden, sind die Felder bereits hinzugefügt.

Sie werden feststellen, dass diese Vorlage mit Feldern ausgestattet ist, die die Erfassung der Informationen des Antragstellers, der Ausgabendetails und der Genehmigung per Unterschrift automatisieren.

Bei Bedarf können Sie mit dem intuitiven Formular-Builder von WPForms ganz einfach Felder hinzufügen, ändern und anordnen, um das Formular nach Ihren Wünschen zu gestalten. Sie können Ihr angepasstes Formular auch als Vorlage speichern und wiederverwenden, wenn Sie möchten.

Holen Sie sich die Vorlage für das Formular zur Genehmigung von Ausgaben 📝.

4. Einstellungen für Speichern und Fortsetzen konfigurieren

Navigieren Sie im Formularersteller zu Einstellungen " Speichern und Fortsetzen . Um die Funktion "Speichern und Fortsetzen" zu aktivieren, schalten Sie die Option "Speichern und Fortsetzen aktivieren" ein.

Wenn Sie die Funktion Speichern und Fortsetzen aktivieren, können Sie eine Reihe von Einstellungen ändern. Im Folgenden werden die einzelnen Einstellungen erläutert.

Linktext für Speichern und Fortsetzen anpassen

Zunächst können Sie den Wortlaut des Links personalisieren, auf den die Benutzer klicken, um ihren Fortschritt in Ihrem Formular zu speichern.

Sie können den Text in dem dafür vorgesehenen Feld ändern. Standardmäßig steht dort "Speichern und später fortsetzen", aber Sie können ihn nach Belieben ändern.

Dieser Link wird im Frontend Ihrer Website am unteren Rand Ihres Formulars neben der Schaltfläche " Absenden" angezeigt.

Aktivieren Sie eine Haftungsausschluss-Seite

Sie können eine optionale Seite mit einem Haftungsausschluss hinzufügen, die angezeigt wird, wenn ein Antragsteller auf den Link Speichern und fortsetzen klickt. Aktivieren Sie dazu die Option "Disclaimer-Seite aktivieren".

Daraufhin wird ein Texteditor angezeigt, mit dem Sie den Inhalt Ihrer Haftungsausschluss-Seite nach der Veröffentlichung ändern können.

Wenn ein Benutzer auf den Link "Speichern und fortsetzen" in Ihrem Spesenantragsformular klickt, wird ihm die Seite mit dem Haftungsausschluss angezeigt. Dadurch wird sichergestellt, dass sie sich der Bedingungen für die Speicherung ihrer Fortschritte bewusst sind.

Nach der Anzeige des Haftungsausschlusses haben die Nutzer zwei Möglichkeiten. Sie können ihre Entscheidung bestätigen, ihren Fortschritt zu speichern und das Formular zu verlassen, indem sie auf die Schaltfläche Weiter klicken. Alternativ können sie auch auf den Link Zurück klicken, um zum Formular zurückzukehren.

Anpassen der Bestätigungsseite für Speichern und Fortsetzen

Wenn ein Antragsteller für Ihr Ausgabengenehmigungsformular seinen Fortschritt speichert, wird eine Bestätigungsseite angezeigt.

Diese Nachricht kann so angepasst werden, dass sie den nächsten Schritt des Kostengenehmigungsverfahrens erklärt.

Für diejenigen, die einen eher praktischen Ansatz bevorzugen, kann auch eine Option zum manuellen Kopieren und Freigeben des Links besprochen werden.

Dies kann durch Aktivieren der Option "Fortsetzungslink aktivieren" unterhalb der Meldung auf der Bestätigungsseite geschehen.

Sie kann den Antragsteller auch dazu anleiten, die E-Mail-Adresse der Person einzugeben, die für die Genehmigung der Ausgaben zuständig ist, um den Link zum Lebenslauf direkt an diese Person zu senden.

Um E-Mail-Benachrichtigungen mit Links zum Fortsetzen des Formulars und zur Erteilung der Genehmigung an die Genehmiger zu senden, aktivieren Sie die Einstellung E-Mail-Benachrichtigung aktivieren.

Unabhängig davon, wie man die Links der Nutzer zum Speichern und Fortsetzen freigibt, funktionieren diese URLs nach 30 Tagen nicht mehr.

Wir empfehlen, dies den Nutzern bei der Anpassung der Speicher- und Fortsetzungsmeldungen deutlich zu machen, damit sie ihre Arbeit nicht durch Inaktivität verlieren.

Anpassen der E-Mail-Benachrichtigung

Sobald Sie die Option E-Mail-Benachrichtigung aktivieren aktiviert haben, wird ein Texteditor angezeigt, mit dem Sie die E-Mail-Benachrichtigung anpassen können.

Sie können die Standardnachricht zwar beliebig ändern, aber stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Benachrichtigung das {resume_link} Smart Tag enthält.

Dieses Smart Tag stellt einen Link zu dem nur teilweise ausgefüllten Formular bereit, so dass der Genehmigende fortfahren und den Ausgabenantrag genehmigen kann.

Anpassen des Unterschriftsfelds in Ihrem Formular

Um die Authentizität von Anträgen zur Genehmigung von Ausgaben zu gewährleisten, enthält die von uns verwendete Formularvorlage Unterschriftsfelder sowohl für den Antragsteller als auch für den Genehmigenden.

Klicken Sie auf eines der Unterschriftsfelder im Formularerstellungsbereich, um die Beschriftung, Beschreibung oder Tintenfarbe zu bearbeiten oder das Feld als erforderlich zu markieren.

Sie haben auch die Möglichkeit, die Farbe der für die elektronische Signatur verwendeten Tinte im Bereich Fortgeschrittene zu ändern.

Wenn Sie mit der Konfiguration dieser Einstellungen fertig sind, müssen Sie Ihr Formular speichern, bevor Sie den Formularersteller verlassen.

Formularbenachrichtigungen und Bestätigungen aktivieren

Es ist wichtig, die Nachrichten und Benachrichtigungen einzurichten, die erscheinen, nachdem ein Benutzer sein Formular ausgefüllt und abgeschickt hat.

Dies ist einfach zu bewerkstelligen. Navigieren Sie auf dem Bildschirm "Formularerstellung" zur Registerkarte " Einstellungen" und wählen Sie " Benachrichtigungen".

Administratoren werden automatisch benachrichtigt. Der Titel der E-Mail, der Text und die Liste der Empfänger können jedoch bei Bedarf geändert werden.

Wählen Sie anschließend auf der Registerkarte " Einstellungen" die Option " Bestätigungen", um die Nachricht zu ändern, die die Entscheidungsträger erhalten, nachdem sie ihre Zustimmung erteilt und das Formular ausgefüllt haben.

Sie können auch die Bestätigungsart-Einstellung in WPForms verwenden, um eine Nachricht anzuzeigen, einen Link zu einer anderen Seite zu erstellen oder den Benutzer umzuleiten.

Sobald Sie die Einstellungen für die E-Mail-Benachrichtigung und -Bestätigung vorgenommen haben, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Speichern, um den aktuellen Stand zu speichern.

5. Veröffentlichen Sie Ihr Formular zur Genehmigung von Ausgaben

Nachdem Sie Ihr Formular für die Genehmigung von Ausgaben mithilfe der Vorlage erstellt haben, können Sie es zu Ihrer WordPress-Website hinzufügen und mit dem Block-Editor weiter gestalten.

Erstellen Sie eine neue Seite/einen neuen Beitrag oder aktualisieren Sie einfach eine bestehende Seite. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Block hinzufügen und wählen Sie das Symbol WPForms.

Wählen Sie als Nächstes Ihr Formular zur Vorabgenehmigung von Ausgaben aus dem Dropdown-Menü im WPForms-Widget aus, um es an Ihre Seite/Ihren Beitrag anzuhängen.

Wenn Sie mit dem Aussehen Ihres Formulars zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren oder Veröffentlichen, und Ihr Formular wird aktiviert.

Jetzt müssen Sie nur noch das eingebettete Formular nach der Veröffentlichung testen, um sicherzustellen, dass es wie erwartet funktioniert und keine Probleme auftreten.

FAQs über Formulare zur Genehmigung von Ausgaben

Formulare zur Genehmigung von Ausgaben sind ein beliebtes Thema bei unseren Lesern. Hier finden Sie Antworten auf einige häufig gestellte Fragen dazu.

Was ist ein Formular zur Genehmigung von Ausgaben?

Ein Spesengenehmigungsformular ist ein Dokument, das Mitarbeiter einreichen, um eine Erstattung für Geschäftsausgaben zu erhalten. Es listet die arbeitsbezogenen Ausgaben auf, die die Mitarbeiter aus eigener Tasche bezahlen, und verlangt Belege wie Quittungen.

Warum verwenden Unternehmen Formulare zur Genehmigung von Ausgaben?

Unternehmen verwenden standardisierte Ausgabenformulare, um die Ausgaben zu kontrollieren und sicherzustellen, dass die Ausgaben den Richtlinien entsprechen. Der Genehmigungs-Workflow ermöglicht die Überwachung und Rechtfertigung von Mitarbeiterausgaben. Die Formulare schaffen einen prüfbaren digitalen Pfad für die Finanzberichterstattung.

Welche Informationen sind auf einem Formular zur Genehmigung von Ausgaben erforderlich?

Typische Details sind der Name des Mitarbeiters, die Abteilung, das Datum des Antrags, der Lieferant, die Beschreibung, der Geschäftszweck, die Projektcodes, der Betrag, die Belegkopie und die Genehmigungsunterschriften. In den Unternehmensrichtlinien werden die erforderliche Unterstützung und die Details beschrieben.

Wer muss ein Formular zur Genehmigung von Ausgaben unterschreiben/genehmigen?

Spesenformulare durchlaufen eine Genehmigungskette, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist. Übliche Genehmiger sind der Mitarbeiter, der Manager, der Leiter der Buchhaltung, der Personalleiter, der Controller oder der CFO.

Als nächstes sehen Sie sich einige weitere Vorlagen für Ausgabengenehmigungsformulare an

Wenn Sie nach weiteren kreativen Möglichkeiten zur Erstellung von Ausgaben- und Finanzformularen für Ihr Unternehmen suchen, ist es an der Zeit, sich diese Vorlagendemos anzusehen:

• Einfaches Spesenformular
• Anforderungsformular
• Online-Erstattungsformular
• Formular zur Erstattung von Auslagen
• Formular zur Genehmigung von Investitionsausgaben

Erstellen Sie jetzt Ihr Formular zur Genehmigung von Ausgaben

Sind Sie bereit, Ihr Formular zu erstellen? Starten Sie noch heute mit dem einfachsten WordPress-Formularerstellungs-Plugin. WPForms Pro enthält viele kostenlose Vorlagen und bietet eine 14-tägige Geld-zurück-Garantie.

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