リモートワークの成功に必要な9つのツール

リモートワーカーを雇用している企業で、最高のリモートワークツールが必要ですか？成功するための適切なツールさえあれば、リモートチームを運営することには多くのメリットがあります。

この記事では、あなたとあなたのチームメンバーがどこにいても生産性を最大化し、これまで以上に売上を確保できるよう、リモートワークに最適な9つのツールをご紹介します。

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リモートワークの成功に必要な9つのツール

最も重要なリモートワークツールを1つのリストにまとめました。ここでは、リモートワーク企業にとって最適なソフトウェアをご紹介します。

1.WPForms

WPFormsを使えばリモートワーカーを簡単に採用することができます。実際に、従来の求人応募フォームを使用して潜在的な求職者を集めたり、従業員紹介フォームを作成して現在のチームメンバーに最適な人材を探させることができます。

しかし、WPFormsは採用プロセス以外にもリモートチームを支援することができます。

例えば、シンプルなコンタクトフォームを作成したり、チームメンバーにオープンプロジェクトのファイルをアップロードさせたり、顧客の声や新製品のアイデアを求めるアンケートや投票を表示したり、WPFormsを使って非営利団体への寄付を集めたりすることもできます。

さらに、WPFormsは以下のようなことにも役立ちます：

• ActiveCampaign、Mailchimp、Drip、Constant Contact、Campaign Monitor、HubSpot、Salesforce、AWeber、Brevo（旧Sendinblue）、MailerLite、GetResponseとの統合によるメールマーケティング活動
• 重要書類やオンライン契約書への署名収集
• ウェブサイトのバックエンドから注文フォームの入力を管理する
• Stripe、Square、Authorize.Net、またはPayPalを介した顧客からの支払いの受け入れ
• Post Submissionsアドオンを使用して、チームメンバーが様々なプラットフォームで使用するブログ記事を投稿できるようにする。
• Slackで重要なフォーム送信を逃さない
• その他にもいろいろ

WordPressのフォーム作成プラグインWPFormsを使えば、遠隔地にいる従業員の居場所を気にする必要はありません。社内業務や顧客関連業務をチームとして、すべてウェブサイトのバックエンドから処理することができます。

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2.タイムドクター

もしあなたのゴールが、リモート環境においてあなた自身やあなたのチームの生産性を上げることであれば、タイムドクターは最適なリモートツールです。タイムドクターソフトウェアは、どこにいても無駄な時間を削減することができます。

タイムドクターの素晴らしい機能をいくつか紹介しよう：

• タイムトラッキング機能により、チームが各自のタスクを作成し、いつ、どれくらいの時間プロジェクトに取り組んだかを表示することができます。
• 勤怠を管理し、始業・終業の時刻を確認できる。
• スクリーンショットは、ユーザーに説明責任を果たさせ、同じオフィスにいるかのような感覚をビジネスにもたらします。
• ウェブ利用状況により、気が散るサイトの利用を追跡できる
• 従業員への給与支払い管理
• タスクとそれに費やした時間をまとめたレポート
• リマインダによる学習進捗の確認

タイムドクターを使えば、大量の仕事をこなす、より信頼できるチームを作ることができます。さらに、24時間365日のサポート体制も整っています。

3.スラック

Slackはタイムゾーンに関係なく、チーム間のリアルタイムメッセージングを提供します。常にオープンなコミュニケーションを必要とするリモートチームには最適で、以下のような優れた機能が備わっている：

• さまざまなチャンネルがあるため、チームはグループに分かれ、会話を整理しておくことができます。
• ファイル共有機能
• サードパーティアプリの統合
• 検索機能付きアーカイブメッセージ
• 音声通話とビデオ通話

リモートワーカーとのコミュニケーションはビジネスの成功の鍵です。Slackを使うことで、不規則なメールメッセージでいっぱいの面倒な受信トレイに対処することなく、あなたとあなたのチームは常に同じページにいることができます。WPFormsユーザーであれば、Slackアドオンを使ってSlackとフォームを接続し、チャンネルやダイレクトメッセージを送信したり、フォーム送信に基づいたリマインダーのスケジュールを設定することができます。直接接続なので、サードパーティのプラットフォームは必要ありません。

また、Zoho TeamInboxのような受信トレイ共有プラットフォームの利用も検討するとよいだろう。このプラットフォームは、メールコミュニケーションを簡素化し、メールのスレッドや会話全体にわたってチーム全体に透明性を提供する。

4.各タイムゾーン

リアルタイムでのコミュニケーションといえば、世界中に散らばる大所帯のチームと仕事をする場合、誰が起きていて誰が寝ているのかを把握するのは難しい。

誰かとおしゃべりする前に「タイムゾーン」を参照すれば、余計な計算をする必要がなくなり、楽になります。リモートワーク仲間のタイムゾーンをチェックし、誰がチャット可能か確認しましょう。

これは些細なことに思えるかもしれないが、すぐに誰かと連絡を取らなければならない場合もあるだろう。もしその人が12時間先にいて、すぐに眠りについてしまったとしても、自分のタイムゾーンに近い別のチームメンバーに連絡を取り、その人と問題を解決することができる。

5.グーグルドライブ

Slackよりも包括的なファイル共有ツールが必要な場合は、Google Driveにすべてが揃っている。

手始めに、フォーマットされたワード文書、スプレッドシート、さらにはスライドショー・プレゼンテーションのすべてを、便利な1カ所から共有できる。

さらに、特定のGoogleドキュメントへのアクセス権を与え、閲覧や編集を許可することもできます。さらに、チームメンバーがドキュメント上で共同作業をしたり、リアルタイムで変更を加えたり、コメントを残したり、離れた場所から作業しながらチャットしたりすることもできます。

この便利なリモートワークツールを使えば、画像、録画、ビデオなどあらゆる種類のファイルを保存したり、フォルダを使ってチームやプロジェクトごとに作業を整理したり、あらゆるデバイスからファイルにアクセスしたりすることができる。

また、重要な文書をスキャンしてGoogleドライブに直接アップロードしたり、オフラインで作業したり、過去にさかのぼって修正する必要がある場合に古いバージョンの文書を見ることもできる。

異なる場所で一緒に仕事をすることは、かつてないほど簡単なことだ。

もう少しシンプルなものが必要ですか？

グーグル・ドライブは素晴らしいプラットフォームだが、全てのサービスを一度に操作するのに慣れていないと、習得が大変だ。ドキュメントを保存、共有、閲覧するシンプルな場所が必要な人は、代わりにDropboxをチェックしよう。

6.ズーム

遠隔会議を簡単に開催する方法が必要ですか？それなら、Zoomをチェックする必要があります。市場で最もパワフルなウェビナー・ソフトウェアの1つであるこのインタラクティブなビデオ会議ツールを使えば、遠隔地のチームを集めて会議を開くのも簡単です。

HD画質のオーディオとビデオが付属しており、画面を他の人と共有することができます。新しいオンラインツールの使い方を誰かに教えたり、チームのためにドキュメントを表示したりする場合に最適です。

さらに、Zoomでは会議の参加者がリアルタイムでチャットできる。質問したいことがあるけれど、話しているメンバーの邪魔をしたくないという人は、チャット機能を使って質問を入力するだけで、全員がそれを見ることができる。

この素晴らしいリモート・ワーキング・ツールには、次のような機能もある：

• フルスクリーンとギャラリー表示
• 閲覧のみの参加者として参加する
• アノテーションとコ・アノテーション機能
• パスワード保護などの内蔵セキュリティ対策
• 世界60カ国以上でミーティングに参加できるフリーダイヤルオプション
• 即時またはスケジュールされたミーティング設定

リモートチームとのミーティング方法を心配するのはやめて、代わりにZoomを使いましょう。

遠隔地の社員と何度かミーティングを行うことで、チームの生産性が向上し、ビジネスが成功するのがわかるだろう。

また、Uncanny AutomatorのようなプラグインとZoomを接続することで、クライアントとのミーティングを自動的にスケジュールすることができます。ユーザーがサイト上のフォームに入力すると、Uncanny Automatorが即座にZoomミーティングに登録します。実際、Uncanny Automatorを使えば、管理者の時間を削減し、サイト全体を自動化することができます。

7.ラストパス

今日のデジタル社会では、数え切れないほどのオンライン・アカウントを持ち、そのすべてに異なるパスワードが設定されている人を見かけることは珍しくない。そしておかしなことに、これらのアカウントはすべて、ビジネスを成功させるために必要なものなのだ。

これらのパスワードを保護し、アプリケーションからロックアウトされないようにし、チームでのパスワード共有を容易にするために、LastPassの利用を検討してみてください。

LastPassを使えば、各リモートワーカーはブラウザにLastPassをインストールした後、マスターログインパスワードを1つだけ覚えることができます。LastPassアカウントに保存したい他のパスワードは、必要な時に自動的に読み込まれます。

様々なデバイスで利用可能なLastPassは、パスワードの管理を簡単かつ安全に行うことができ、これは遠隔地の従業員で構成されるオンラインビジネスを運営する上で不可欠である。

8.私はこれをやった

説明責任を果たすこと、タスクの進捗状況を把握すること、世界中に散らばるチームを管理することは、最高に困難なことだ。だからこそ、I Done Thisのようなシンプルなツールに投資することが非常に役立つのだ。

この便利なチェックイン・ツールを使えば、チーム・メンバーは毎日、ブラウザかEメールを使って報告する。その日に達成したことをチェックし、障害となったことをメモする。そして、チーム全体が他のメンバーの近況を知ることができ、全員が常に同じページにいることができる。

このようなシンプルなツールは、あらゆる面で説明責任と生産性を高める。タスクが整理され、作業が滞っているときはその理由も含めてグループに通知される。

9.トレロ

シンプルなプロジェクト管理ツールをお探しなら、Trelloがおすすめです。あなたとあなたのチームが取り組んでいることを視覚的にマッピングできるだけでなく、無料で使うことができます。

Trelloの優れた機能をいくつか紹介しよう：

• クラウド経由でリモートチームとコラボレーション
• ドラッグ＆ドロップ機能を使ってタスクを移動する
• ボードとタスクを色分けすることで、チームが自分のタスクを常に把握できるようにする。
• タスクの割り当て、期日の設定、コメントの追加も可能
• サードパーティアプリを統合し、より多くの仕事をこなす
• すべてのデバイスでTrelloボードを同期し、どこからでもアクセスできます。
• 様々な場所から添付ファイルをアップロード
• 新しい人をボードに招待し、プロジェクトに参加できるようにする。

Trelloはプロジェクト管理ツールに必要な基本的な機能はすべて備えているが、より包括的なオプションも知っておくといいだろう。

例えば、Hootsuiteや CoScheduleは、タスク管理、ブログ記事の公開、ソーシャルメディアメッセージの自動スケジューリングに最適だ。

これらのツールはすべて、あなたのビジネスが成長するだけでなく、成功するように、時間とお金を節約するのに役立ちます。

次に、リモートビジネスに最適なWordPressプラグインを手に入れよう

これで完成だ！オンラインビジネスを成功させるために必要な、最高のリモートワークツールをご紹介します。

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