Les 10 formulaires que vos nouveaux employés doivent remplir

Vous avez embauché un nouveau collaborateur - félicitations ! 🎉 Vous avez trouvé l'élu (e) de votre cœur. Mais vient ensuite la partie un peu moins romantique : la paperasse.

Cela ne veut pas dire qu'il doit s'agir d'une corvée ! Avec les bons formulaires en place, vous pouvez améliorer l'intégration de vos employés, guider la conformité et faire une bonne première impression.

Dans cet article de blog, je vais vous présenter les formulaires les plus importants que votre nouvel employé doit remplir, et comment vous pouvez les créer rapidement et facilement en utilisant WPForms.

1. Lettre d'offre

Ce formulaire est votre offre d'emploi officielle - il décrit tout, de l'intitulé du poste au salaire, et donne le ton d'un processus d'intégration professionnel et sans heurts.

Elle vous protège également, ainsi que l'employé, en mettant par écrit les détails importants et en les documentant de manière sûre.

Ce qu'il faut inclure dans le formulaire de la lettre d'offre :

• Nom et fonction de l'employé
• Date de début et lieu de travail
• Détails du salaire ou de la rémunération horaire
• Horaire de travail (par exemple, temps plein, temps partiel)
• Statut professionnel (par exemple, exempté/non exempté)
• Champ de signature pour l'acceptation

Astuce WPForms: Ajoutez une logique conditionnelle si vous souhaitez afficher des termes spécifiques en fonction du rôle ou du département.

Créez votre formulaire WordPress maintenant

2. L'accueil des employés

Ce formulaire tout-en-un recueille des informations personnelles et professionnelles essentielles afin que vous puissiez mettre en place rapidement votre nouvel employé. Il permet aux RH de s'organiser et de s'assurer que rien ne passe au travers des mailles du filet.

Ce qu'il faut prendre en compte dans les formulaires d'accueil des employés :

• Nom légal complet et coordonnées
• Coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence
• Nom et pronoms préférés
• Informations sur le département, le rôle et le responsable
• Reconnaissance des politiques

Astuce WPForms: Utilisez un formulaire multi-pages pour garder les choses propres et conviviales. Et activez l'option Enregistrer et reprendre plus tard si votre formulaire comporte beaucoup de champs.

Les quelques formulaires suivants peuvent très bien faire partie du processus d'intégration de votre employé, ou les informations peuvent être incluses quelque part dans votre formulaire d'intégration. Mais pour plus de détails et d'idées, décomposons-les davantage.

3. Personne à contacter en cas d'urgence

La sécurité avant tout !

Le formulaire de contact d'urgence recueille les noms et numéros des personnes à appeler en cas d'imprévu. Il s'agit d'un élément rapide mais important de l'intégration des employés, qui montre que vous vous souciez d'eux.

Ce qu'il faut demander dans votre formulaire de contact d'urgence :

• Nom du contact et lien de parenté
• Numéros de téléphone (domicile, portable, travail)
• Courriel (facultatif)
• Autre contact (le cas échéant)

Astuce WPForms: Utilisez le champ Répétiteur si vous souhaitez collecter plusieurs contacts d'urgence de manière claire.

4. Reconnaissance du manuel

Rulez est rulez !

Utilisez ce formulaire pour confirmer que votre employé a reçu et lu votre manuel d'entreprise. Il s'agit d'une trace écrite qui indique que "nous vous avons expliqué les règles" - et c'est important pour la tranquillité d'esprit.

Ce qu'il faut inscrire sur le formulaire de reconnaissance du manuel :

• Case à cocher de confirmation
• Date de réception
• Champ de signature

Astuce WPForms: Inclure une boîte de commentaires optionnelle (champ de paragraphe) si les employés ont des questions.

5. Reconnaissance du code de conduite ou de la politique

Parfois, certaines politiques de l'entreprise ont besoin d'être reconnues à leur juste valeur.

Ce type de formulaire vous permet de mettre en évidence des règles spécifiques - comme l'utilisation d'Internet, les politiques de sécurité ou les directives relatives aux médias sociaux - et d'obtenir un accusé de réception écrit. Ils sont particulièrement utiles pour les politiques qui changent plus fréquemment que le manuel complet.

Ce qu'il faut inclure dans votre formulaire de code de conduite :

• Brève description de la politique
• Lien vers la politique complète
• Case à cocher Accord
• Champ de signature

Lire aussi: Comment protéger les formulaires par un mot de passe ou restreindre l'accès en fonction des rôles des utilisateurs.

6. Reconnaissance des équipements et des biens

Si vous distribuez des ordinateurs portables, des uniformes ou des licences logicielles, ce formulaire permet de conserver une trace claire de ce qui a été remis. Les employés signent pour attester qu'ils ont reçu leur matériel et qu'ils acceptent d'en prendre soin.

C'est également très pratique pour l'expatriation.

Ce qu'il faut inscrire sur le formulaire de reconnaissance de l'équipement :

• Description du ou des objets délivrés (par exemple, ordinateur portable, téléphone, carte magnétique)
• Numéros de série
• État au moment de la délivrance
• Signature pour confirmer la réception et l'accord

Astuce WPForms: Utilisez des listes déroulantes ou des listes de cases à cocher pour standardiser les options d'équipement.

7. Accord de non-divulgation (NDA)

Un accord de confidentialité permet de protéger les informations privées de votre entreprise en s'assurant que votre nouvel employé accepte de ne pas partager des données sensibles. Il s'agit d'une norme pour de nombreuses fonctions et industries, en particulier si votre équipe travaille avec des secrets commerciaux ou des informations sur les clients.

Un formulaire numérique permet donc de recueillir facilement cet accord et de le conserver en toute sécurité.

Ce qu'il faut inclure dans le formulaire d'accord de confidentialité :

• Résumé de ce qui est considéré comme confidentiel
• Durée de l'accord
• Conséquences d'une violation
• Signature et date de l'employé

Besoin d'un exemple ? Consultez le modèle de formulaire d'accord de confidentialité

8. Accords de non-concurrence ou de non-sollicitation

Ces accords prévoient des restrictions concernant le travail pour des concurrents ou le débauchage de clients après avoir quitté l'entreprise (lorsque c'est légal). Même si toutes les entreprises n'en ont pas besoin, ils sont importants pour protéger les relations et la propriété intellectuelle.

Ce qu'il faut prendre en compte dans le formulaire de non-concurrence :

• Durée et portée des restrictions
• Zone géographique (le cas échéant)
• Signature et reconnaissance

Note: Il s'agit d'un type de formulaire rare par rapport à la plupart de ceux que vous utiliserez dans le cadre de votre activité. Mais dans le cas où vous en auriez besoin, je veux juste que vous sachiez comment l'intégrer à votre site !

9. Formulaires d'achèvement de la formation

Une fois que votre employé a terminé une formation requise, un formulaire d'achèvement de la formation permet de la documenter. Qu'il s'agisse de sécurité, de conformité ou d'outils internes, vous aurez besoin d'une preuve que la formation a été suivie.

Ce qu'il faut inscrire sur les formulaires d'achèvement de la formation :

• Titre et date de la formation
• Nom du formateur ou méthode (en personne, vidéo, etc.)
• Résultats de l'enquête ou commentaires (facultatif)
• Case à cocher ou signature de confirmation

Astuce WPForms: Ajoutez une boîte de commentaires ou une échelle d'évaluation pour un retour d'information rapide.

10. Enquêtes de retour d'information

Les commentaires des nouveaux employés vous aident à améliorer votre processus d'intégration. Un formulaire de retour d'information vous permet de recueillir des commentaires pendant que l'expérience est encore fraîche, afin que vous sachiez ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré.

Mais pensez à rester concis avec des cases à cocher et des champs d'évaluation.

Ce qu'il faut ajouter à vos enquêtes de retour d'information :

• Evaluation globale de l'onboarding
• Parties les plus utiles/les moins utiles
• Suggestions ouvertes
• Champ Net Promoter Score (NPS)

Astuce WPForms: Utilisez une échelle de Likert ou un champ de notation par étoiles pour rendre les enquêtes rapides et attrayantes.

Vous n'avez pas besoin de jongler avec des PDF ou de chercher des signatures à la main. Avec WPForms, vous pouvez créer un flux d'accueil entièrement numérique en quelques minutes. Et faire une bonne impression sur vos nouveaux employés dès le premier jour !

Créez votre formulaire WordPress maintenant

FAQ

Puis-je recueillir des signatures numériques sur les formulaires de mes employés ?

Oui ! WPForms inclut un champ Signature pour que les employés puissent signer directement sur le formulaire.

Que faire si mon formulaire est long ou compliqué ?

Utilisez la fonction multi-pages pour diviser le document en sections plus petites, et activez les options Enregistrer et Reprendre pour permettre aux employés de terminer plus tard.

Puis-je utiliser WPForms uniquement pour des formulaires RH internes ?

Absolument. Vous pouvez protéger les formulaires par un mot de passe ou restreindre l'accès en fonction des rôles des utilisateurs.

Ensuite, maîtrisez votre processus de candidature

Tant qu'à créer des formulaires à remplir par le nouvel employé, autant renforcer encore le processus. Pourquoi ne pas prendre le contrôle de l'ensemble du processus, en commençant par la demande d'emploi ? Inutile de confier cette tâche à une plateforme compliquée.

Consultez notre tutoriel complet, Comment créer un formulaire de demande d'emploi dans WordPress, pour apprendre à proposer des demandes d'emploi directement à partir de votre site.

Prêt à créer votre formulaire ? Commencez dès aujourd'hui avec le plugin de construction de formulaire WordPress le plus facile à utiliser. WPForms Pro inclut de nombreux modèles gratuits et offre une garantie de remboursement de 14 jours.

Si cet article vous a aidé, n'hésitez pas à nous suivre sur Facebook et Twitter pour d'autres tutoriels et guides gratuits sur WordPress.