Comment créer un code QR pour un formulaire d'inscription à un événement

Vous imprimez 200 prospectus pour votre événement, les distribuez dans tous les cafés et comptoirs de la ville, puis vous attendez. Certaines personnes se souviendront de l’URL, mais la plupart ne s’en souviendront pas !

C’est le fossé qu’un code QR comble, de sorte que la personne qui tient votre prospectus n’a rien à retenir ni à taper. Elle scanne, votre formulaire d’inscription s’ouvre, et elle est sur la liste.

WPForms crée le formulaire d’inscription et le code QR qui l’ouvre au même endroit, vous n’avez donc besoin que d’un seul plugin et d’environ dix minutes.

Créez votre formulaire d'inscription à l'événement dès maintenant ! 🙂

Comment créer un code QR pour un formulaire d'inscription à un événement

Faire cela dans WPForms permet de garder le code et l'élément qu'il ouvre au même endroit, vous n'avez donc pas à coller une adresse web dans un générateur séparé en espérant avoir copié la bonne.

Étape 1 : Installer le plugin WPForms Pro

WPForms est un constructeur de formulaires par glisser-déposer pour WordPress avec plus de 2 100 modèles, y compris des modèles prêts à l'emploi pour organiser des événements de toute taille. Vous partez d'un modèle et ajustez les champs pour qu'ils correspondent à votre événement.

Ce que j'aime le plus à propos de WPForms pour les événements, c'est le peu qui se trouve entre un formulaire vierge et quelque chose que vous pouvez imprimer. Le modèle fait le travail structurel, et le paramètre QR attend déjà dans les paramètres du formulaire une destination.

Maintenant, parlons des licences, car ce tutoriel touche à quelques niveaux différents.

• Lite (gratuit) : Le formulaire d'inscription, les paiements et un code QR entièrement fonctionnel, portant le logo WPForms au milieu.
• Basic : Stocke vos inscriptions et vous offre de nombreuses options d'exportation, si cela est nécessaire, ainsi que l'accès aux intégrations marketing.
• Pro : Une page de destination sans distraction via Form Pages, votre propre logo sur le code, et des paiements par carte sans frais WPForms supplémentaires.
• Elite : Authorize.Net, si c'est la passerelle de paiement que vous utilisez, et que vous souhaitez utiliser la même licence sur plusieurs sites différents.

J'utilise Pro tout au long du tutoriel, car la page de destination et les options de paiement sont importantes une fois que vous organisez un événement réel.

Pour commencer, achetez la licence Pro. Ensuite, installez WPForms sur votre site Web. Si vous avez besoin d’aide, suivez ces instructions sur la manière d’ajouter un plugin à WordPress.

Passez à WPForms Pro maintenant ! 🙂

Étape 2 : Créez votre formulaire d'inscription à l'événement

Les champs que vous choisissez ici sont ceux avec lesquels vous travaillerez le jour J. Allez-y et ouvrez WPForms » Ajouter nouveau pour commencer un nouveau formulaire.

Dans la boîte de recherche de modèles, tapez event, et la bibliothèque se réduit aux modèles d'événements.

Survolez le modèle Formulaire d'inscription à l'événement en ligne et cliquez sur Utiliser le modèle pour l'ouvrir dans le constructeur.

Le modèle arrive avec les bases déjà en place, et à partir de là, je supprimerais tout ce que vous n'utiliserez pas et ajouterais ce que vous utiliserez.

Voici ce que chaque champ vous apporte.

• Informations sur les participants : Comment contacter les personnes avec les instructions de participation et les modifications de dernière minute.
• Type de billet : Une liste déroulante qui devient votre liste d'accès, triée selon ce à quoi les gens se sont inscrits.
• Cases à cocher de session : Elles vous indiquent la taille de chaque salle avant que vous ne la réserviez.
• Nombre d'invités : Un champ numérique simple qui alimente votre décompte de traiteur.
• Besoins alimentaires ou d'accessibilité : Un champ de texte libre, afin que quelqu'un puisse signaler une allergie aux noix ou un espace pour fauteuil roulant auquel vous n'aviez pas pensé demander.

Cliquez sur le champ Type de billet sur la zone de dessin pour ouvrir ses paramètres, puis définissez vos options dans la liste Choix.

Cliquez maintenant sur le champ Adresse e-mail et activez Obligatoire, car une inscription que vous ne pouvez pas suivre ne vous mène pas très loin.

La logique conditionnelle et le champ Date/Heure nécessitent tous deux le niveau Basic ou supérieur, et ils commencent à être importants une fois que votre événement se déroule sur plusieurs jours.

Pour une présentation plus lente du formulaire lui-même, il existe un guide complet pour créer un formulaire d'inscription d'événement dans WordPress, ainsi qu'une version formulaire d'inscription de groupe pour lorsque les gens s'inscrivent en équipe.

Cliquez sur Enregistrer en haut à droite une fois que le formulaire vous convient.

Étape 3 : Mettez votre formulaire d'inscription sur une page

Votre code QR ouvre une page, et les formulaires n'ont pas leur propre adresse Web, donc le formulaire a besoin d'un endroit où vivre avant que le code n'ait un endroit où envoyer les gens.

Le formulaire toujours ouvert, cliquez sur Intégrer dans l'en-tête du constructeur.

WPForms vous demande si vous souhaitez utiliser une page existante ou en créer une nouvelle, alors choisissez Créer une nouvelle page.

Donnez à la page un nom qu'un visiteur reconnaîtra, tel que Inscription à l'événement, puis cliquez sur Créer la page.

Publiez la page, puis ouvrez-la comme le ferait un visiteur. C'est ce que quelqu'un voit une seconde après avoir scanné votre code.

Si vous préférez travailler du côté de la page, vous pouvez également intégrer votre formulaire sur une page avec le bloc WPForms, et la documentation explique toutes les façons d'afficher un formulaire.

L'endroit où atterrit un scan de code QR est plus important qu'il n'y paraît, car quelqu'un qui scanne une affiche arrive avec une seule intention.

Et une page de site normale leur tend un menu de navigation, un avis sur les cookies et un pied de page plein d'autres choses à cliquer. Une page ne contenant que le formulaire maintient cette intention focalisée sur l'inscription.

Formulaires conversationnels est l'autre voie vers une adresse autonome, et il est également inclus avec Pro, posant une question à la fois au lieu d'afficher tout le formulaire à la fois.

Étape 4 : Pointez un code QR vers votre page d'inscription

Avec une page publiée en place, le code lui-même prend environ trente secondes.

Dans le générateur de formulaires, allez dans Paramètres » Général et faites défiler jusqu'en bas du panneau. Juste en dessous de Texte de traitement du bouton d'envoi, vous trouverez un menu déroulant QR Code réglé sur Aucun.

Ceci est le paramètre QR Code intégré de WPForms, et il fonctionne avec tous les niveaux de licence. Vous avez deux façons de le pointer.

Option A : Pointez-le vers la page où se trouve votre formulaire

Réglez le menu déroulant QR Code sur Page. Un menu déroulant Page de destination apparaît à côté de l'aperçu du code. Choisissez votre page d'inscription dans cette liste. Commencez à taper dans la zone de recherche si la liste est longue.

Seules les pages publiées apparaissent dans cette liste, alors publiez la page d'abord si elle est encore un brouillon. Et si votre site n'a aucune page publiée, l'option Page disparaît du menu déroulant QR Code, ne laissant que Aucun et URL personnalisée.

Option B : Collez une adresse personnalisée

Réglez plutôt le menu déroulant QR Code sur URL personnalisée. Un champ URL de destination apparaît, et vous tapez l'adresse complète dedans.

Je choisirais cette option chaque fois qu'il y a une possibilité que la destination puisse changer plus tard.

Pointez le code vers une adresse que vous possédez et que vous pouvez rediriger vous-même, et vous pourrez envoyer les gens vers un nouvel endroit sans réimprimer quoi que ce soit. Une page de destination dédiée pour un formulaire est un bon candidat.

Étape 5 : Téléchargez le code en SVG et redimensionnez-le pour l'impression

Le format que vous choisissez à la sortie détermine si votre code survivra à une impression sur une bannière. Cliquez sur Générer le QR Code sous les paramètres de destination.

Un indicateur de chargement tourne pendant que le code est généré, puis votre code final apparaît dans l'aperçu. Un bouton Télécharger remplace Générer le QR Code une fois qu'il est prêt.

Sur un site fonctionnant en HTTPS, vous obtiendrez un bouton Copier à côté, car les navigateurs n'autorisent la copie dans le presse-papiers que sur les pages sécurisées.

Cliquez sur Télécharger et choisissez votre format, par exemple PNG ou SVG Vector. En général, Image PNG est un fichier image standard, et c'est le bon choix pour un site web, un e-mail ou une diapositive.

Pendant ce temps, Vecteur SVG est celui pour tout ce qui va à l'imprimerie, car il s'adapte à n'importe quelle taille sans perdre en netteté sur les bords, et votre fichier est enregistré sous wpforms-qr-code.

Alors, quelle taille le code doit-il avoir ? La règle que j'applique est de dix pour un, donc le code imprimé doit être à peu près à un dixième de la distance à laquelle les gens le scanneront.

Où il va	Lire à partir de	Créer le code
Marque-place de table, flyer, badge	À portée de bras, 1 à 2 pieds	1 à 1,5 pouces (2,5 à 3,8 cm)
Signalisation d'enregistrement, affiche A3	3 à 5 pieds	3 à 4 pouces (8 à 10 cm)
Bannière de trois pieds, panneau mural	8 à 10 pieds	8 à 12 pouces (20 à 30 cm)
Arrière-plan de salon professionnel	Environ 16 pieds (5 m)	Environ 20 pouces (50 cm)

Quelle que soit la distance, ne descendez pas en dessous d'environ 0,8 pouce carré, et laissez une marge claire autour du code pour que le motif ait de l'espace pour respirer.

Comme le téléchargement est un vecteur, un SVG couvre chaque ligne de ce tableau. Le même fichier qui s'imprime proprement sur un chevalet de table s'imprime proprement à dix pouces sur une bannière, sans rien à régénérer entre les deux.

Exécutez une épreuve avant de vous engager dans une impression complète. Scannez-la depuis l'endroit où les gens se tiendront réellement plutôt que depuis six pouces de distance à votre bureau, et vérifiez qu'elle ouvre la page d'inscription que vous attendez.

Notre documentation sur les codes QR couvre les détails les plus fins.

Étape 6 : Collectez et exportez vos inscriptions

Votre code est imprimé et les gens le scannent, donc les inscriptions doivent maintenant atterrir quelque part où vous pouvez les gérer. Allez dans WPForms » Entrées et choisissez votre formulaire d'événement. Chaque inscription s'affiche ici au fur et à mesure qu'elle arrive.

Cliquez sur Voir sur n'importe quelle ligne pour ouvrir cette inscription individuellement.

Vous obtenez le type de billet, les choix de session, et tout ce que la personne a tapé dans le champ libre, où se trouvent les notes diététiques et d'accès.

Lorsque vous voulez la liste sur papier, allez dans WPForms » Outils » Exporter et choisissez votre formulaire.

Choisissez un format et téléchargez-le, et comme un CSV s'ouvre dans n'importe quel tableur, vous pouvez trier par type de billet et cocher les gens au fur et à mesure de leur arrivée.

Le stockage des entrées commence à Basic, et Lite ne conserve pas du tout les entrées, c'est donc la seule partie du flux de travail que la version gratuite ne peut pas faire pour vous. La documentation couvre tout ce que vos entrées peuvent faire une fois que vous avez une licence payante.

La facturation des billets fonctionne sur le même formulaire, où Stripe Pro, Square Pro et PayPal Commerce sont tous inclus avec Pro et n'ajoutent pas de frais WPForms en plus de votre processeur de paiement, tandis qu'Authorize.Net est un module complémentaire Elite.

Il existe un guide complet pour gérer la billetterie d'événements dans WordPress si vous vendez des places plutôt que de simplement collecter des noms. Et c'est tout. Votre code est imprimé et vos inscriptions arrivent dans le tableau de bord.

Commencez à collecter les inscriptions aux événements dès aujourd'hui ! 🙂

FAQ sur les codes QR pour l'inscription aux événements

Un code QR pour l'inscription à un événement soulève toujours la même poignée de questions, et voici les réponses.

Puis-je créer gratuitement un code QR pour un formulaire d'inscription à un événement ?

Oui, le formulaire et un code entièrement fonctionnel sont tous deux dans WPForms Lite, où le code porte le logo WPForms au milieu, et le remplacer par votre propre logo nécessite Pro.

Le hic, c'est le stockage, car Lite n'enregistre pas les entrées et vous collecteriez des inscriptions que vous ne pourriez pas relire par la suite. Basic est le minimum réaliste si vous voulez une liste utilisable à la fin.

Le code QR renvoie-t-il directement à mon formulaire ?

Elle ouvre une page ou une adresse web que vous choisissez, et votre formulaire est tout ce qui se trouve sur cette page.

Les formulaires n'ont leur propre adresse que via les Pages de formulaire ou les Formulaires conversationnels. Si vous utilisez l'un ou l'autre, vous pouvez coller cette adresse dans le champ URL de destination.

Quelle doit être la taille d'un code QR pour que les gens puissent le scanner ?

Environ un dixième de la distance à laquelle il sera scanné, avec environ 2 pouces carrés comme minimum absolu. Une tente de table lue à bout de bras nécessite environ 2,5 cm, tandis qu'une bannière lue à 3 mètres de distance nécessite 20 à 30 cm. Le tableau arrière à l'étape 5 présente les tailles courantes.

Puis-je changer la destination du code après l'avoir imprimé ?

Non, la destination est intégrée au motif au moment où vous le générez, donc une nouvelle destination signifie un nouveau code et une réimpression de tout ce sur quoi l'ancien apparaissait.

La solution est de faire pointer votre code vers une adresse que vous contrôlez et que vous pouvez rediriger plus tard. Les codes eux-mêmes n'expirent pas, et la distinction statique ou dynamique dépend de qui possède la redirection au milieu.

Chaque participant peut-il obtenir son propre code QR pour l'enregistrement ?

Pas avec ce réglage. WPForms génère un code partagé qui ouvre votre formulaire d'inscription, ce qui est ce qui va sur les affiches, les dépliants et les tentes de table.

Les badges personnels scannés à une porte fonctionnent différemment, chaque code d'un participant étant généré après son inscription et vérifié par rapport à une liste à l'arrivée, ce qui est le travail d'un logiciel d'enregistrement dédié.

Puis-je facturer des billets d'événement sur le formulaire d'inscription ?

Oui, Stripe Pro, Square Pro et PayPal Commerce sont inclus avec Pro et n'ajoutent pas de frais WPForms en plus de votre processeur de paiement, tandis qu'Authorize.Net est un module complémentaire Elite.

Lite peut également accepter les paiements Stripe et PayPal Core, bien que WPForms ajoute ses propres frais de traitement à ce niveau. Il existe un tutoriel sur les formulaires d'inscription aux courses en ligne qui couvre les inscriptions payantes du début à la fin.

Ensuite, attirez plus de monde

Maintenant que les inscriptions affluent, il est utile de lire comment augmenter la fréquentation de votre prochain événement, qui passe par les canaux qui ont tendance à remplir les salles le plus rapidement.

Si vous hésitez encore sur la manière d'organiser les inscriptions en premier lieu, nous avons également comparé les plugins d'inscription aux événements, qui expliquent où un constructeur de formulaires se situe par rapport à une plateforme événementielle complète.

Créez votre formulaire d'inscription à l'événement dès aujourd'hui ! 🙂

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