Papierlos ins Jahr 2025 [Einfache Tipps für kleine Unternehmen]

Suchen Sie nach Möglichkeiten, papierlos zu arbeiten?

Als Inhaber eines Kleinunternehmens sammeln Sie wahrscheinlich Informationen von Kunden, indem Sie sie verschiedene Arten von Papieren ausfüllen lassen.

Der Umgang mit Papierunterlagen kann jedoch unübersichtlich und unorganisiert sein, die gesammelten Informationen können ungenau sein, und der gesamte Prozess kann zeitaufwändig werden. Das muss aber nicht so sein.

In diesem Beitrag geben wir Ihnen ein paar wichtige Tipps, wie Sie Ihr Unternehmen in einfachen Schritten papierlos und effizienter machen können.

Mit WPForms jetzt papierlos werden

Warum sollte mein kleines Unternehmen papierlos arbeiten?

Aktenschränke und Papierdokumente sind auch heute noch überall zu finden. Doch der Verzicht auf Papier ist nicht nur gut für Ihr Unternehmen, sondern auch eine nachhaltige Praxis, die Kollegen und Kunden gleichermaßen unterstützen können.

Die Verwendung von Web-Formularen bietet zahlreiche Vorteile, wenn man auf Papier verzichtet:

• Zugänglichkeit: Auf Online-Formulare kann von jedem Ort aus mit dem Laptop oder Telefon zugegriffen werden, sofern eine Internetverbindung besteht. Das bedeutet, dass die Menschen nicht reisen müssen, um auf ein Papierformular zuzugreifen, oder dass sie es mit der Post erhalten.
• Effizienz: Webformulare lassen sich im Vergleich zu Papierformularen viel schneller erstellen, vervielfältigen, weitergeben und ausfüllen. So können Sie beispielsweise die Zeit, die Sie für die Erfassung von Umfrageantworten benötigen, mit einem Online-Formular gegenüber der manuellen Datenerfassung erheblich reduzieren.
• Genauigkeit: Formular-Plugins wie WPForms verfügen über integrierte Feldvalidierungen, die verhindern, dass die Befragten Informationen in einem falschen Format eingeben. Infolgedessen verbessert sich Ihre Fähigkeit, genaue Informationen in einem einheitlichen Format für alle Befragten zu erfassen, mit Online-Formularen erheblich.
• Kosteneffizienz: Wenn Sie zu Online-Formularen übergehen, müssen Sie kein Geld für Papier, Druck, Porto und Wartung von Papierverarbeitungsmaschinen ausgeben. Außerdem können Sie ein Online-Formular unbegrenzt oft kostenlos überarbeiten und aktualisieren, so dass Sie die zusätzlichen Kosten für den Neudruck auf Papier nicht tragen müssen.
• Sicherheit: Die in Online-Formularen erfassten Daten sind im Internet immer sicher. Physische Dokumente und Papierkram können in Notfällen wie Feuer oder sogar durch zufälliges Verlegen leicht verloren gehen.

Papierlos in 7 Schritten

1. WPForms installieren, um Online-Formulare zu erstellen

Die Verwendung von Online-Formularen für Ihr Unternehmen ist eine der effektivsten Methoden, um Informationen abzurufen und sie langfristig elektronisch zu speichern. 

Es gibt verschiedene Lösungen für die Formularerstellung, aber WPForms ist die einsteigerfreundlichste und vielseitigste Lösung für WordPress und hat eine Gesamtbewertung von 4,9/5 auf WP.org.

WPForms verfügt über einen einfachen Drag-and-Drop-Formular-Builder, mit dem Sie vollständig angepasste Formulare mit nur wenigen Mausklicks erstellen können.

Die Bequemlichkeit der Erstellung von Online-Formularen mit WPForms übertrifft das Drucken Ihrer Formulare auf Papier. Sie sparen nicht nur Kosten, sondern vermeiden auch die Frustration bei der Suche nach einem benötigten Dokument in der Papierflut, die in papierbasierten Büros häufig entsteht.

Installieren Sie also einfach WPForms-Plugin auf Ihrer WordPress-Website. Sie können das Plugin hier bei WPForms erhalten, oder Sie können es als Plugin in Ihrem WordPress-Dashboard hinzufügen.

2. Verwenden Sie Vorlagen für Geschäftsdokumente und Formulare

Das Schöne am papierlosen Arbeiten mit einem Tool wie WPForms ist, dass es tonnenweise anpassbare Formularvorlagen bietet. Während papierbasierte Unternehmen wertvolle Zeit damit verschwenden, nach Vorlagen zu suchen und sie dann auf Papier auszudrucken, erhalten Sie mehr als 2.000 Formularvorlagen, die Sie unverändert verwenden oder nach Bedarf anpassen können.

Diese Formularvorlagen beschleunigen und rationalisieren den Prozess der Formularerstellung erheblich.

Und wussten Sie schon, dass Sie sogar Online-Umfragen mit vorgefertigten Vorlagen durchführen können? Die Online-Erfassung von Umfragebeantwortungen ist besonders bequem und effizient und erspart Ihnen die manuelle Bearbeitung von Umfragedaten.

3. Formulareinträge elektronisch speichern

Eine der größten Annehmlichkeiten, die digitale Formulare bieten, ist die Möglichkeit, Antworten zu erfassen und Formulareinträge elektronisch zu speichern.

Mit WPForms Pro können Sie Formulareinträge direkt in WordPress speichern, so dass Sie sich nicht um das Sortieren und Ablegen von Papierkram kümmern müssen.

WPForms hilft Benutzern beim korrekten Ausfüllen von Formularen, indem es z. B. sicherstellt, dass die angegebene E-Mail im gültigen Format vorliegt. Sie können auch einige Felder obligatorisch machen, damit das Formular nicht versehentlich abgeschickt wird, wenn diese Felder nicht ausgefüllt sind.

Bei physischen Formularen ist es fast unmöglich, versehentliche Aufträge und Fehler zu vermeiden, da die Mitarbeiter Ihre Formulare manuell ausfüllen. Außerdem ist es wesentlich zeitaufwändiger, die Einträge in einem physischen Dokument zu analysieren und zu verwalten.

Und das ist noch nicht alles.

WPForms lässt sich sogar mit Google Sheets integrieren, so dass Sie Ihre Einträge in eine Tabellenkalkulation übertragen können.

4. Auftragsbestätigungen und Empfangsbenachrichtigungen online versenden

Da Sie elektronische Formulare verwenden, um Daten von den Personen zu sammeln, die mit Ihrem Unternehmen interagieren, können Sie auch die Möglichkeit nutzen, die Befragten per E-Mail zu benachrichtigen.

WPForms bietet eine nützliche Benachrichtigungsfunktion, die sofort eine Nachricht an die E-Mail-Adresse eines Benutzers sendet, um zu bestätigen, dass ihr Formular eingereicht wurde.

Diese Funktion eignet sich hervorragend, um Benutzer über Auftragsbestätigungen zu informieren, Quittungen zu versenden und vieles mehr.

Auch der eigentliche Inhalt der E-Mail kann vollständig angepasst werden, so dass Sie sicher sein können, dass Ihre Kunden genau die Benachrichtigung erhalten, die Sie benötigen. 

5. Unterschriftenerfassung digitalisieren

Ein weiteres spezifisches Element, das Sie bei der Umstellung Ihres Kleinunternehmens auf papierlose Verfahren berücksichtigen müssen, ist die Art und Weise, wie Sie persönliche Unterschriften auf digitalen Formularen sammeln.

 WPForms ermöglicht Ihnen, genau das mit dem hilfreichen Signature Addon zu tun. 

Indem Sie Ihren Online-Formularen die Möglichkeit einer digitalen Unterschrift hinzufügen, ersparen Sie sowohl sich als auch Ihren Kunden den zusätzlichen Papierkram, der mit einer Unterschrift verbunden ist.

Die Benutzer können ihre elektronische Unterschrift auf Ihren Online-Formularen ganz einfach mit dem Trackpad oder der Maus leisten, wodurch Ihre Online-Formulare die gleiche Authentizität wie physische Dokumente erhalten.

Das Signature Addon macht das Sammeln von Verträgen, Vereinbarungen, Zahlungen und vielem mehr zu einem Kinderspiel für Kleinunternehmer.

Eine vollständige Anleitung finden Sie unter Hinzufügen einer elektronischen Signatur zu einem Formular.

6. Verwenden Sie Integrationen und erweiterte WPForms-Funktionen

Wenn Sie Ihr kleines Unternehmen papierlos machen wollen, sollten Sie die vielen anderen nützlichen Addons berücksichtigen, die mit WPForms verfügbar sind.

Mit WPForms Addons können Sie Ihre digitalen Formulare noch weiter anpassen, mit zusätzlichen Integrationen wie Form Abandonment, Save and Resume und User Journey Tracking Addons.

Diese Integrationen ermöglichen es Ihnen, Ihren Benutzern und Ihren eigenen Geschäftsprozessen zusätzliche Annehmlichkeiten zu bieten, die mit Papierformularen nicht möglich wären.

Mit den Stripe- und PayPal-Addons können Sie Zahlungen direkt aus Ihren Formularen über Kreditkartenfelder akzeptieren. Ganz gleich, ob Sie Zahlungen für Dienstleistungen, Online-Bestellungen oder Spenden entgegennehmen möchten - mit digitalen Formularen ist dies mühelos möglich.

Darüber hinaus ist das Form Abandonment Addon ein hilfreiches Tool, das Ihnen hilft, interessierte Leads in treue Kunden zu verwandeln. Und für kleine Unternehmen, die Google-Produkte für viele ihrer papierlosen Anforderungen nutzen, ist das Google Sheets Addon eine nützliche Ergänzung für individuelle Formulare.

Geschäftsinhaber und Unternehmer nutzt die Vorteile von WPForms-Addons, um Daten aus Kontaktformularen, Spendenformularen und mehr zu sammeln und zu verwalten. Erfahren Sie mehr über WPForms für kleine Unternehmen in unserer Fallstudie,

7. Alle Dokumente und Kommunikation online teilen

In einem papierlosen Büro müssen alle Dokumente in einem digitalen Format vorliegen, nicht nur die Formulare.

Verwenden Sie einen Scanner, um wichtige Papierdateien in digitale Dokumente umzuwandeln. Es wird auch empfohlen, Cloud-Speicherdienste zu nutzen, um Ihre digitalen Dateien zu sichern. Auf diese Weise haben Sie eine Kopie Ihrer Dateien, falls Ihre physische Festplatte ausfällt.

Wenn Sie Ihr Büro erst einmal papierlos gemacht haben, können Sie Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten, indem Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Team mithilfe digitaler Tools verbessern.

Da alle wichtigen Dokumente elektronisch erstellt und gespeichert werden, sollte Ihr kleines Unternehmen diese Dokumente und die interne Kommunikation auch elektronisch weitergeben. Glücklicherweise ist es heutzutage ziemlich einfach, online zu kommunizieren und zu teilen.

Dokumente lassen sich auf Google Drive bequem mit Kollegen teilen, und viele Unternehmen nutzen Google auch für andere Kommunikationszwecke.

Verzichten Sie bei Mitarbeiterbesprechungen auf Papiermemos und gedruckte Tagesordnungen und verwenden Sie stattdessen ein unternehmensweites Google-Dokument. Google Slides und PowerPoint sind ebenfalls sehr nützliche Programme, um Ihre Besprechungen online abzuhalten.

Sie können Ihre Mitarbeiter auch ermutigen, Notizen in digitalen Formaten auszutauschen und Online-Meeting- und Messaging-Apps zu nutzen. Es gibt eine Vielzahl von Besprechungsprogrammen wie Google Meet, Zoom und Microsoft Teams, aus denen Sie wählen können. Außerdem nutzen immer mehr kleine Unternehmen Apps wie Slack für den direkten Austausch von Nachrichten zwischen Mitarbeitern.

Als nächstes sehen Sie sich diese Checkliste für Formularprüfungen an

Mit all den heute verfügbaren digitalen Produkten, einschließlich der von WPForms angebotenen, ist es einfacher denn je, Ihr Unternehmen und Ihre Formulare papierlos zu machen.

Und obwohl wir stolz auf die Einfachheit unserer anpassbaren Formulare und des benutzerfreundlichen Formular-Builders von WPForms sind, haben wir eine Liste von Profi-Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, Fehler oder Datenverluste bei Ihren Online-Formularen zu vermeiden. Werfen Sie einen Blick auf unsere vollständige Checkliste zum Testen Ihrer Formulare.

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