Come diventare Paperless nel 2025 [Suggerimenti facili per piccole imprese]

Stai cercando modi per eliminare la carta?

Se sei il proprietario di una piccola impresa, probabilmente raccogli informazioni dai clienti facendogli compilare vari tipi di moduli cartacei.

Ma gestire la documentazione cartacea può essere disordinato e caotico, le informazioni raccolte potrebbero essere imprecise e l'intero processo può richiedere molto tempo. Non deve essere così, però.

In questo post, condivideremo alcuni suggerimenti importanti su come eliminare la carta e rendere la tua attività più efficiente in semplici passaggi.

Elimina la carta con WPForms ora

Perché la mia piccola impresa dovrebbe eliminare la carta?

Archivi e documenti cartacei sono ovunque intorno a noi, anche oggi. Ma eliminare la carta non fa bene solo alla tua attività, è anche una pratica sostenibile che colleghi e clienti possono sostenere.

Ci sono vari vantaggi nell'eliminare la carta utilizzando moduli web:

• Accessibilità: I moduli online sono accessibili ovunque dal tuo laptop o telefono, purché tu abbia una connessione Internet. Ciò significa che le persone non devono viaggiare per accedere a un modulo cartaceo o riceverlo per posta.
• Efficienza: È molto più veloce creare, duplicare, condividere e compilare moduli web rispetto ai moduli cartacei. Ad esempio, puoi ridurre significativamente il tempo necessario per raccogliere le risposte ai sondaggi utilizzando un modulo online rispetto alla raccolta manuale dei dati.
• Accuratezza: I plugin per moduli come WPForms sono dotati di convalide di campo integrate, che impediscono ai rispondenti di inserire informazioni in un formato errato. Di conseguenza, la tua capacità di raccogliere informazioni accurate in un formato coerente per tutti i rispondenti migliora notevolmente con i moduli online.
• Convenienza: Quando passi ai moduli online, non devi spendere soldi per carta, stampa, francobolli e manutenzione di macchine per l'elaborazione della carta. Inoltre, puoi rivedere e aggiornare un modulo online illimitate volte gratuitamente, quindi non dovrai sostenere i costi aggiuntivi di ristampa su carta.
• Sicurezza: Le voci raccolte dai moduli online sono sempre sicure sul web. Documenti fisici e cartacei possono essere facilmente persi in emergenze come incendi o anche per una semplice smarrimento.

Come eliminare la carta in 7 passaggi

1. Installa WPForms per creare moduli online

L'utilizzo di moduli online per la tua attività è uno dei modi più efficaci, un ottimo modo per recuperare informazioni e archiviarle elettronicamente a lungo termine. 

Esistono varie soluzioni per la creazione di moduli, ma WPForms è la soluzione più adatta ai principianti e più versatile per WordPress, con una valutazione complessiva di 4,8/5 su WP.org.

WPForms offre un semplice generatore di moduli drag-and-drop che ti consente di creare moduli completamente personalizzati in pochi clic del mouse.

La comodità di creare moduli online con WPForms è superiore alla stampa dei moduli su carta. Non solo risparmierai sui costi, ma eviterai anche la frustrazione di trovare un documento di cui hai bisogno tra il disordine di documenti che tende a svilupparsi negli uffici basati su carta.

Quindi, procedi pure e installa il plugin WPForms sul tuo sito WordPress. Puoi ottenere il plugin qui su WPForms, oppure puoi aggiungerlo come plugin dalla tua bacheca di WordPress.

2. Utilizza modelli per documenti e moduli aziendali&

La bellezza di eliminare la carta con uno strumento come WPForms è che offre tonnellate di modelli di moduli personalizzabili. Mentre le aziende basate su carta sprecheranno tempo prezioso a cercare modelli e poi a stamparli su carta, tu otterrai oltre 2.100 modelli di moduli da usare così come sono o da personalizzare come preferisci.

Questi modelli di moduli accelerano e semplificano notevolmente il processo di creazione dei moduli.

Inoltre, sapevi che puoi persino condurre sondaggi online utilizzando modelli predefiniti? Il processo di raccolta delle risposte ai sondaggi online è particolarmente comodo ed efficiente e ti consente di evitare di lavorare manualmente con i dati dei sondaggi.

3. Archivia le voci dei moduli elettronicamente

Una delle maggiori comodità offerte dai moduli digitali è la funzionalità di raccogliere risposte e salvare le voci del modulo elettronicamente.

Con WPForms Pro, puoi archiviare le voci del modulo direttamente in WordPress, così non dovrai preoccuparti di ordinare e archiviare documenti cartacei.

WPForms aiuta gli utenti a compilare correttamente i moduli, ad esempio assicurandosi che l'email fornita sia nel formato valido. Puoi anche rendere obbligatori alcuni campi in modo che il modulo non venga inviato accidentalmente a meno che tali campi non siano compilati.

Con i moduli fisici, è quasi impossibile evitare commissioni ed errori accidentali poiché le persone compilano manualmente i tuoi moduli. Inoltre, è significativamente più dispendioso in termini di tempo analizzare e gestire le voci in un documento fisico.

E non è tutto.

WPForms si integra persino con Google Sheets, permettendoti di trasferire le tue voci in un foglio di calcolo.

4. Invia Conferme d'Ordine e Notifiche di Ricevuta Online

Poiché utilizzi moduli elettronici per raccogliere dati dalle persone che interagiscono con la tua attività, puoi anche cogliere l'opportunità di notificare ai rispondenti via email.

WPForms offre una utile funzionalità di notifiche che invia immediatamente un messaggio all'indirizzo email di un utente confermando che il suo modulo è stato inviato.

Questa funzionalità è ottima per notificare agli utenti le conferme d'ordine, inviare ricevute e molto altro.

Anche il contenuto effettivo dell'email può essere completamente personalizzato, quindi puoi essere sicuro che i tuoi clienti ricevano la notifica esatta che desideri che ricevano. 

5. Digitalizza la cattura delle firme

Un altro elemento specifico che potresti dover considerare quando rendi la tua piccola impresa priva di carta è come raccoglierai le firme personali sui moduli digitali.

 WPForms ti consente di fare proprio questo con il pratico componente aggiuntivo Signature. 

Aggiungendo l'opzione per una firma digitale sui tuoi moduli online, hai eliminato la necessità sia per te che per i tuoi clienti di gestire scartoffie aggiuntive per includere una firma.

Gli utenti possono facilmente utilizzare il loro trackpad o mouse per creare la loro e-signature sui tuoi moduli online, conferendo lo stesso tipo di autenticità ai tuoi moduli online dei documenti fisici.

Il componente aggiuntivo Signature rende la raccolta di contratti, accordi, pagamenti e altro ancora un gioco da ragazzi per i proprietari di piccole imprese.

Per un tutorial completo, consulta come aggiungere una firma elettronica a un modulo.

6. Utilizza integrazioni e funzionalità avanzate di WPForms

Quando rendi la tua piccola impresa priva di carta, considera i molti altri utili componenti aggiuntivi disponibili con WPForms.

Con i componenti aggiuntivi WPForms, sei in grado di personalizzare ulteriormente i tuoi moduli digitali, con integrazioni aggiuntive come i componenti aggiuntivi Form Abandonment, Save and Resume e User Journey Tracking.

Queste integrazioni ti consentono di offrire ulteriori comodità ai tuoi utenti, nonché ai tuoi processi aziendali che non sarebbero mai possibili utilizzando moduli cartacei.

I componenti aggiuntivi Stripe e PayPal ti consentono di accettare pagamenti direttamente dai tuoi moduli utilizzando campi per carte di credito. Quindi, sia che tu voglia riscuotere pagamenti per servizi, ordini online o donazioni, puoi farlo senza sforzo con moduli digitali.

Inoltre, il componente aggiuntivo Form Abandonment è uno strumento utile per aiutarti a trasformare lead interessati in clienti fedeli.  E per le piccole imprese che utilizzano i prodotti Google per molte delle loro esigenze senza carta, il componente aggiuntivo Google Sheets è un'aggiunta utile per moduli personalizzati.

Il proprietario di un'azienda e imprenditore sfrutta appieno i componenti aggiuntivi WPForms per raccogliere e gestire dati da moduli di contatto, moduli di donazione e altro ancora. Scopri di più su WPForms per le piccole imprese nel nostro caso di studio,

7. Condividi tutti i documenti e le comunicazioni online

In un ufficio senza carta, hai bisogno che tutti i tuoi documenti siano disponibili in formato digitale, non solo i tuoi moduli.

Utilizza uno scanner per convertire qualsiasi file cartaceo importante in un documento digitale. Si consiglia inoltre di utilizzare servizi di archiviazione cloud per eseguire il backup dei file digitali. In questo modo, avrai una copia dei tuoi file nel caso in cui il tuo disco rigido fisico si guasti.

Una volta che hai reso il tuo ufficio privo di carta, sarai in grado di rendere il tuo flusso di lavoro più efficiente consentendo una migliore collaborazione con il tuo team utilizzando strumenti digitali.

Con tutti i tuoi documenti importanti creati e archiviati elettronicamente, la tua piccola impresa dovrebbe condividere questi documenti e la comunicazione interna elettronicamente, troppo. Fortunatamente, in questi giorni è abbastanza facile condividere e comunicare online.

I documenti vengono condivisi comodamente tra colleghi su Google Drive e molte aziende utilizzano Google anche per altre comunicazioni.

Per le riunioni dei dipendenti, considera di abbandonare i promemoria cartacei e le agende delle riunioni stampate, e condividi invece un Google Document aziendale. Google Slides e PowerPoint sono anche programmi molto utili per portare le tue riunioni online.

Potresti anche incoraggiare i dipendenti a condividere note in formati digitali e utilizzare app di messaggistica e riunioni online. Esiste una varietà di programmi di riunione tra cui scegliere, come Google Meet, Zoom e Microsoft Teams. Inoltre, sempre più piccole imprese si rivolgono ad app come Slack per la messaggistica diretta tra colleghi.

Successivamente, consulta questa checklist per il test dei moduli

Con tutti i prodotti digitali disponibili ora, inclusi quelli offerti da WPForms, è più semplice che mai rendere la tua attività e i tuoi moduli privi di carta.

E mentre siamo orgogliosi della semplicità dei nostri moduli personalizzabili e del costruttore di moduli facile da usare di WPForms, abbiamo messo insieme un elenco di suggerimenti professionali per aiutarti a prevenire errori o perdite di dati con i tuoi moduli online. Dai un'occhiata alla nostra checklist completa per testare i tuoi moduli.

Elimina la carta con WPForms ora

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