AI要約
ペーパーレス化の方法をお探しですか？
中小企業の経営者であれば、顧客から様々な種類の書類に記入してもらうことで情報を収集している可能性が高いでしょう。
しかし、紙の書類の扱いは煩雑で整理しにくく、収集した情報が不正確であったり、プロセス全体に時間がかかったりする可能性があります。しかし、そうである必要はありません。
この記事では、ペーパーレス化を実現し、簡単なステップでビジネスをより効率的にするための重要なヒントをいくつかご紹介します。
中小企業がペーパーレス化すべき理由
今日でさえ、ファイリングキャビネットや紙の書類は私たちの周りにあふれています。しかし、ペーパーレス化はビジネスにとって良いだけでなく、同僚や顧客が支持できる持続可能な実践でもあります。
Webフォームを使用してペーパーレス化することには、さまざまな利点があります。
- アクセシビリティ: オンラインフォームは、インターネット接続があれば、ラップトップやスマートフォンからどこからでもアクセスできます。これは、人々が紙のフォームにアクセスするために移動したり、郵送で受け取る必要がないことを意味します。
- 効率性: 紙のフォームと比較して、Webフォームの作成、複製、共有、記入ははるかに高速です。たとえば、オンラインフォームを使用してアンケートの回答を収集する場合と、手動でデータを収集する場合では、必要な時間を大幅に短縮できます。
- 正確性: WPFormsのようなフォームプラグインには、回答者が不正確な形式で情報を入力するのを防ぐ組み込みフィールド検証機能が備わっています。その結果、オンラインフォームを使用すると、すべての回答者に対して一貫した形式で正確な情報を収集する能力が大幅に向上します。
- 費用対効果: オンラインフォームに移行すると、紙、印刷、郵送、紙処理機のメンテナンスにお金を費やす必要がなくなります。さらに、オンラインフォームは無料で無制限に改訂および更新できるため、紙に再印刷する追加費用を負担する必要がありません。
- セキュリティ: オンラインフォームから収集されたエントリは、常にWeb上で安全です。物理的な書類や書類は、火災などの緊急事態や、カジュアルな紛失によって簡単に失われる可能性があります。
7つのステップでペーパーレス化する方法
この記事の内容
1. オンラインフォームを作成するためにWPFormsをインストールする
ビジネスでオンラインフォームを使用することは、情報を取得し、長期的に電子的に保存するための最も効果的な方法の1つです。
さまざまなフォーム作成ソリューションがありますが、WPFormsはWordPressにとって最も初心者向けで汎用性の高いソリューションであり、WP.orgでの総合評価は4.8/5です。
WPFormsは、数回のマウスクリックで完全にカスタマイズされたフォームを簡単に作成できる、シンプルなドラッグ＆ドロップフォームビルダーを備えています。
WPFormsを使用してオンラインフォームを作成する利便性は、紙にフォームを印刷することよりも優れています。コストを節約できるだけでなく、ペーパーベースのオフィスにありがちな書類の山から必要な書類を見つけるというフラストレーションも回避できます。
WordPressサイトにWPFormsプラグインをインストールしてください。プラグインはWPFormsから入手するか、WordPressダッシュボードからプラグインとして追加できます。
2. ビジネス文書とフォームのテンプレートを利用する
WPFormsのようなツールでペーパーレス化する利点は、カスタマイズ可能なフォームテンプレートが豊富に用意されていることです。紙ベースのビジネスではテンプレートを探して印刷するのに貴重な時間を無駄にしますが、あなたは2,100以上のフォームテンプレートをそのまま使用するか、必要に応じてカスタマイズできます。
これらのフォームテンプレートは、フォーム作成プロセスを大幅にスピードアップし、合理化します。
さらに、既製のテンプレートを使用してオンラインアンケートを実行できることをご存知でしたか？オンラインでアンケート回答を収集するプロセスは特に便利で効率的であり、アンケートデータを手動で処理する手間を省くことができます。
3. フォームエントリを電子的に保存する
デジタルフォームが提供する最も便利な機能の1つは、回答を収集し、フォームエントリを電子的に保存できる機能です。
WPForms Proを使用すると、フォームエントリをWordPressに直接保存できるため、書類の並べ替えやファイリングについて心配する必要がありません。
WPFormsは、たとえば提供されたメールが有効な形式であることを保証するなど、ユーザーがフォームを正しく入力できるように支援します。また、一部のフィールドを必須にすることもできるため、それらのフィールドが入力されない限り、フォームが誤って送信されることはありません。
物理的なフォームでは、人々が手動でフォームに入力する際に、意図しない間違いやエラーを回避することはほぼ不可能です。さらに、物理的なドキュメントのエントリを分析および管理することは、大幅に時間がかかります。
それだけではありません。
WPFormsはGoogleスプレッドシートとも統合されており、エントリをスプレッドシートに転送できます。
4. 注文確認と領収書通知をオンラインで送信
ビジネスに関わる人々から電子フォームを使用してデータを収集しているため、回答者にメールで通知する機会も活用できます。
WPFormsは便利な通知機能を提供しており、フォームが送信されたことを確認するメッセージがユーザーのメールアドレスにすぐに送信されます。
この機能は、注文確認の通知、領収書の送信などに最適です。
メールの実際のコンテンツも完全にカスタマイズできるため、顧客が必要な通知を正確に受け取っていることを確認できます。
5. 署名キャプチャをデジタル化する
中小企業をペーパーレス化する際に考慮する必要があるもう1つの具体的な要素は、デジタルフォームで個人署名をどのように収集するかということです。
WPFormsは、便利な署名アドオンを使用して、まさにそれを行うことができます。
オンラインフォームにデジタル署名のオプションを追加することで、署名を含めるための追加の書類をあなたと顧客の両方が処理する必要がなくなります。
ユーザーは、トラックパッドまたはマウスを使用してオンラインフォームに電子署名を簡単に作成でき、物理的な文書と同じような信頼性をオンラインフォームにもたらします。
署名アドオンにより、中小企業の経営者は契約、合意、支払いなどを簡単に収集できます。
完全なチュートリアルについては、フォームに電子署名を追加する方法をご覧ください。
6. 統合機能と高度なWPForms機能を使用する
中小企業をペーパーレスにする際は、WPFormsで利用できる他の多くの便利なアドオンも検討してください。
WPFormsアドオンを使用すると、フォーム放棄、保存と再開、ユーザー行動追跡アドオンなどの追加の統合機能を使用して、デジタルフォームをさらにカスタマイズできます。
これらの統合により、紙のフォームでは決して不可能だった、ユーザーと自身のビジネスプロセスにさらなる利便性を提供できます。
StripeおよびPayPalアドオンを使用すると、クレジットカードフィールドを使用してフォームから直接支払いを受け入れることができます。したがって、サービス、オンライン注文、または寄付の支払いを受け取りたい場合は、デジタルフォームで簡単に実行できます。
さらに、フォーム放棄アドオンは、関心のあるリードを忠実な顧客に変えるのに役立つ便利なツールです。そして、ペーパーレスのニーズの多くにGoogle製品を利用している中小企業にとって、Googleスプレッドシートアドオンはカスタマイズされたフォームに役立つ追加機能です。
経営者および起業家は、WPFormsアドオンを最大限に活用して、お問い合わせフォーム、寄付フォームなどからデータを収集および管理します。ケーススタディで、中小企業向けのWPFormsの詳細をご覧ください。
ペーパーレスオフィスでは、フォームだけでなく、すべてのドキュメントをデジタル形式で利用できるようにする必要があります。
スキャナーを使用して、重要な紙のファイルをデジタルドキュメントに変換します。また、デジタルファイルをバックアップするためにクラウドストレージサービスを使用することも推奨されます。そうすれば、物理的なハードドライブが故障した場合でも、ファイルのコピーを保持できます。
オフィスをペーパーフリーにしたら、デジタルツールを使用してチームとのコラボレーションを改善することで、ワークフローをより効率的にすることができます。
すべての重要なドキュメントが電子的に作成および保存されたら、中小企業はこれらのドキュメントと社内コミュニケーションも電子的に共有する必要があります。幸いなことに、最近ではオンラインで共有およびコミュニケーションをとることは非常に簡単です。
ドキュメントは同僚間でGoogleドライブ上で便利に共有され、多くの企業がその他のコミュニケーションにもGoogleを利用しています。
従業員会議では、紙のメモや印刷された会議の議題を廃止し、代わりに社内全体でGoogleドキュメントを共有することを検討してください。GoogleスライドやPowerPointも、会議をオンラインで行うのに非常に役立つプログラムです。
従業員がメモをデジタル形式で共有したり、オンライン会議やメッセージングアプリを活用したりすることも奨励できます。Google Meet、Zoom、Microsoft Teamsなど、さまざまな会議プログラムがあります。さらに、Slackのようなアプリを利用して、同僚間のダイレクトメッセージを行う中小企業が増えています。
次に、このフォームテストチェックリストをご覧ください
WPFormsが提供するものを含め、現在利用可能なすべてのデジタル製品により、ビジネスとフォームをペーパーレス化することがこれまで以上に簡単になりました。
WPFormsでは、カスタマイズ可能なフォームのシンプルさと使いやすいフォームビルダーに誇りを持っていますが、オンラインフォームのエラーやデータの損失を防ぐのに役立つプロのヒントのリストをまとめました。フォームのテストに関する完全なチェックリストをご覧ください。
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