Wie Sie 2025 papierlos arbeiten [Einfache Tipps für kleine Unternehmen]

Suchen Sie nach Möglichkeiten, papierlos zu arbeiten?

Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, sammeln Sie wahrscheinlich Informationen von Kunden, indem Sie sie verschiedene Arten von Papierkram ausfüllen lassen.

Aber der Umgang mit Papierkram in Papierform kann unordentlich und unorganisiert sein, die gesammelten Informationen können ungenau sein und der gesamte Prozess kann zeitaufwändig werden. Das muss aber nicht sein.

In diesem Beitrag geben wir Ihnen einige wichtige Tipps, wie Sie papierlos arbeiten und Ihr Unternehmen mit einfachen Schritten effizienter gestalten können.

Jetzt mit WPForms papierlos arbeiten

Warum sollte mein Kleinunternehmen papierlos arbeiten?

Aktenschränke und Papierdokumente sind auch heute noch überall um uns herum. Aber papierlos zu arbeiten ist nicht nur gut für Ihr Unternehmen, es ist auch eine nachhaltige Praxis, hinter der Kollegen und Kunden gleichermaßen stehen können.

Es gibt verschiedene Vorteile, wenn Sie mit Webformularen papierlos arbeiten:

• Zugänglichkeit: Online-Formulare können überall auf Ihrem Laptop oder Telefon abgerufen werden, solange Sie eine Internetverbindung haben. Das bedeutet, dass die Leute nicht reisen müssen, um ein Papierformular abzurufen oder es per Post zugestellt zu bekommen.
• Effizienz: Es ist viel schneller, Webformulare zu erstellen, zu duplizieren, zu teilen und auszufüllen als Papierformulare. Sie können beispielsweise die Zeit, die Sie für die Erhebung von Umfrageantworten benötigen, erheblich verkürzen, indem Sie ein Online-Formular verwenden, anstatt Daten manuell zu sammeln.
• Genauigkeit: Formular-Plugins wie WPForms verfügen über integrierte Feldvalidierungen, die verhindern, dass Befragte Informationen in einem falschen Format eingeben. Infolgedessen verbessert sich Ihre Fähigkeit, genaue Informationen in einem konsistenten Format für alle Befragten zu sammeln, mit Online-Formularen erheblich.
• Kosteneffizienz: Wenn Sie auf Online-Formulare umsteigen, müssen Sie kein Geld für Papier, Druck, Porto und die Wartung von Papierverarbeitungsmaschinen ausgeben. Außerdem können Sie ein Online-Formular unbegrenzt kostenlos überarbeiten und aktualisieren, sodass Sie keine zusätzlichen Kosten für den Nachdruck auf Papier tragen müssen.
• Sicherheit: Einträge, die über Online-Formulare gesammelt werden, sind im Web immer sicher. Physische Dokumente und Papierkram können bei Notfällen wie Feuer oder sogar durch versehentliches Verlegen leicht verloren gehen.

So arbeiten Sie in 7 Schritten papierlos

1. WPForms installieren, um Online-Formulare zu erstellen

Die Verwendung von Online-Formularen für Ihr Unternehmen ist eine der effektivsten Möglichkeiten, Informationen abzurufen und langfristig elektronisch zu speichern.

Es gibt verschiedene Formularerstellungslösungen, aber WPForms ist die anfängerfreundlichste und vielseitigste Lösung für WordPress mit einer Gesamtbewertung von 4,8/5 auf WP.org.

WPForms verfügt über einen einfachen Drag-and-Drop-Formularersteller, mit dem Sie mit nur wenigen Mausklicks vollständig angepasste Formulare erstellen können.

Der Komfort, Online-Formulare mit WPForms zu erstellen, ist dem Drucken Ihrer Formulare auf Papier überlegen. Sie sparen nicht nur Kosten, sondern vermeiden auch die Frustration, ein benötigtes Dokument aus dem Papierchaos zu finden, das sich in papierbasierten Büros ansammelt.

Installieren Sie also das WPForms-Plugin auf Ihrer WordPress-Site. Sie können das Plugin hier bei WPForms erhalten oder es als Plugin über Ihr WordPress-Dashboard hinzufügen.

2. Vorlagen für Geschäftsdokumente & Formulare verwenden

Das Schöne am papierlosen Arbeiten mit einem Tool wie WPForms ist, dass es unzählige anpassbare Formularvorlagen bietet. Während papierbasierte Unternehmen wertvolle Zeit mit der Suche nach Vorlagen und deren Ausdruck verschwenden, erhalten Sie über 2.100 Formularvorlagen, die Sie sofort verwenden oder nach Bedarf anpassen können.

Diese Formularvorlagen beschleunigen und optimieren den Prozess der Formularerstellung erheblich.

Außerdem können Sie mit fertigen Vorlagen Online-Umfragen durchführen. Das Sammeln von Umfrageantworten online ist besonders bequem und effizient und ermöglicht es Ihnen, die manuelle Bearbeitung von Umfragedaten zu vermeiden.

3. Formulareinträge elektronisch speichern

Einer der größten Vorteile digitaler Formulare ist die Möglichkeit, Antworten zu sammeln und Formulareinträge elektronisch zu speichern.

Mit WPForms Pro können Sie Formulareinträge direkt in WordPress speichern, sodass Sie sich keine Gedanken über das Sortieren und Ablegen von Papierkram machen müssen.

WPForms hilft Benutzern, Formulare korrekt auszufüllen, z. B. indem sichergestellt wird, dass die angegebene E-Mail-Adresse das richtige Format hat. Sie können auch einige Felder als obligatorisch festlegen, damit das Formular nicht versehentlich abgeschickt wird, es sei denn, diese Felder sind ausgefüllt.

Bei physischen Formularen ist es fast unmöglich, versehentliche Fehler zu vermeiden, da Personen Ihre Formulare manuell ausfüllen. Außerdem ist die Analyse und Verwaltung von Einträgen in einem physischen Dokument erheblich zeitaufwändiger.

Und das ist noch nicht alles.

WPForms lässt sich sogar in Google Sheets integrieren, wodurch Sie Ihre Einträge in eine Tabelle übertragen können.

4. Bestellbestätigungen und Empfangsbenachrichtigungen online versenden

Da Sie elektronische Formulare verwenden, um Daten von Personen zu sammeln, die mit Ihrem Unternehmen interagieren, können Sie die Gelegenheit auch nutzen, um Befragte per E-Mail zu benachrichtigen.

WPForms bietet eine nützliche Benachrichtigungsfunktion, die sofort eine Nachricht an die E-Mail-Adresse eines Benutzers sendet, die bestätigt, dass sein Formular übermittelt wurde.

Diese Funktion eignet sich hervorragend zur Benachrichtigung von Benutzern über Bestellbestätigungen, zum Versenden von Quittungen und vielem mehr.

Der eigentliche Inhalt der E-Mail kann ebenfalls vollständig angepasst werden, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Kunden die genaue Benachrichtigung erhalten, die Sie benötigen. 

5. Erfassung von Unterschriften digitalisieren

Ein weiteres spezifisches Element, das Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie Ihr Kleinunternehmen papierlos machen, ist, wie Sie persönliche Unterschriften auf digitalen Formularen sammeln.

 WPForms ermöglicht Ihnen genau das mit dem hilfreichen Signature Addon. 

Indem Sie die Option für eine digitale Signatur zu Ihren Online-Formularen hinzufügen, haben Sie die Notwendigkeit für Sie und Ihre Kunden beseitigt, sich mit zusätzlichem Papierkram für die Unterschrift zu befassen.

Benutzer können ihr Trackpad oder ihre Maus einfach verwenden, um ihre E-Signatur auf Ihren Online-Formularen zu erstellen, wodurch Ihre Online-Formulare die gleiche Authentizität wie physische Dokumente erhalten.

Das Signature Addon macht das Sammeln von Verträgen, Vereinbarungen, Zahlungen und mehr zum Kinderspiel für Kleinunternehmer.

Für ein vollständiges Tutorial lesen Sie, wie Sie eine elektronische Signatur zu einem Formular hinzufügen.

6. Integrationen und erweiterte WPForms-Funktionen nutzen

Wenn Sie Ihr Kleinunternehmen papierlos machen, sollten Sie die vielen anderen nützlichen Addons in Betracht ziehen, die mit WPForms verfügbar sind.

Mit WPForms Addons können Sie Ihre digitalen Formulare noch weiter anpassen, mit zusätzlichen Integrationen wie den Addons für Formularabbruch, Speichern und Fortsetzen sowie Benutzerverfolgung.

Diese Integrationen ermöglichen es Ihnen, Ihren Benutzern sowie Ihren eigenen Geschäftsprozessen zusätzliche Annehmlichkeiten zu bieten, die mit Papierformularen niemals möglich wären.

Die Stripe- und PayPal-Addons ermöglichen es Ihnen, Zahlungen direkt von Ihren Formularen mit Kreditkartenfeldern zu akzeptieren. Egal, ob Sie Zahlungen für Dienstleistungen, Online-Bestellungen oder Spenden sammeln möchten, Sie können dies mühelos mit digitalen Formularen tun.

Darüber hinaus ist das Form Abandonment Addon ein hilfreiches Werkzeug, um interessierte Leads in loyale Kunden zu verwandeln.  Und für Kleinunternehmen, die Google-Produkte für viele ihrer papierlosen Bedürfnisse nutzen, ist das Google Sheets Addon eine nützliche Ergänzung für angepasste Formulare.

Geschäftsinhaber und Unternehmer nutzen die WPForms Addons voll aus, um Daten aus Kontaktformularen, Spendenformularen und mehr zu sammeln und zu verwalten. Erfahren Sie mehr über WPForms für Kleinunternehmen in unserer Fallstudie,

7. Alle Dokumente & Kommunikation online teilen

In einem papierlosen Büro benötigen Sie alle Ihre Dokumente in digitalem Format, nicht nur Ihre Formulare.

Verwenden Sie einen Scanner, um wichtige Papierdateien in ein digitales Dokument umzuwandeln. Es wird auch empfohlen, Cloud-Speicherdienste zu nutzen, um Ihre digitalen Dateien zu sichern. Auf diese Weise haben Sie eine Kopie Ihrer Dateien, falls Ihre physische Festplatte ausfällt.

Sobald Sie Ihr Büro papierfrei gemacht haben, können Sie Ihren Arbeitsablauf effizienter gestalten, indem Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Team mithilfe digitaler Tools verbessern.

Mit all Ihren wichtigen Dokumenten, die elektronisch erstellt und gespeichert werden, sollte Ihr Kleinunternehmen diese Dokumente und die interne Kommunikation ebenfalls elektronisch austauschen. Glücklicherweise ist es heutzutage ziemlich einfach, online zu teilen und zu kommunizieren.

Dokumente werden bequem unter Kollegen auf Google Drive geteilt, und viele Unternehmen nutzen Google auch für andere Kommunikationszwecke.

Erwägen Sie für Mitarbeitertreffen, Papier-Memos und gedruckte Besprechungsagenden abzuschaffen und stattdessen ein unternehmensweites Google-Dokument zu teilen. Google Slides und PowerPoint sind ebenfalls sehr nützliche Programme, um Ihre Besprechungen online durchzuführen.

Sie könnten Mitarbeiter auch ermutigen, Notizen in digitalen Formaten zu teilen und Online-Meeting- und Messaging-Apps zu nutzen. Es gibt eine Vielzahl von Meeting-Programmen zur Auswahl, wie Google Meet, Zoom und Microsoft Teams. Darüber hinaus greifen immer mehr Kleinunternehmen auf Apps wie Slack für die direkte Nachrichtenübermittlung zwischen Kollegen zurück.

Als Nächstes: Diese Checkliste für Formular-Tests ansehen

Mit all den digitalen Produkten, die heute verfügbar sind, einschließlich der von WPForms angebotenen, ist es einfacher als je zuvor, Ihr Unternehmen und Ihre Formulare papierlos zu machen.

Und obwohl wir stolz auf die Einfachheit unserer anpassbaren Formulare und des benutzerfreundlichen Formular-Builders bei WPForms sind, haben wir eine Liste von Profi-Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, Fehler oder Datenverluste bei Ihren Online-Formularen zu vermeiden. Werfen Sie einen Blick auf unsere vollständige Checkliste zum Testen Ihrer Formulare.

Jetzt mit WPForms papierlos arbeiten

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