Cómo Pasar a Papel Cero en 2025 [Consejos Fáciles para Pequeñas Empresas]

¿Está buscando formas de eliminar el papel?

Si es propietario de una pequeña empresa, es probable que recopile información de los clientes haciéndoles rellenar diversos tipos de documentos.

Pero lidiar con documentos en papel puede ser engorroso y desorganizado, la información recopilada puede ser inexacta y todo el proceso puede consumir mucho tiempo. Sin embargo, no tiene por qué ser así.

En esta publicación, compartiremos algunos consejos importantes sobre cómo eliminar el papel y hacer que su negocio sea más eficiente en sencillos pasos.

Elimine el Papel con WPForms Ahora

¿Por qué mi pequeña empresa debería eliminar el papel?

Los archivadores y los documentos en papel están en todas partes, incluso hoy en día. Pero eliminar el papel no solo es bueno para su negocio, sino que también es una práctica sostenible que colegas y clientes pueden apoyar.

Existen varios beneficios al eliminar el papel mediante el uso de formularios web:

• Accesibilidad: Se puede acceder a los formularios en línea desde cualquier lugar en su portátil o teléfono, siempre que tenga conexión a Internet. Esto significa que las personas no tienen que viajar para acceder a un formulario en papel ni necesitan que se lo envíen por correo.
• Eficiencia: Es mucho más rápido crear, duplicar, compartir y rellenar formularios web en comparación con los formularios en papel. Por ejemplo, puede reducir significativamente el tiempo que necesita para recopilar respuestas de encuestas utilizando un formulario en línea en comparación con la recopilación manual de datos.
• Precisión: Los complementos de formularios como WPForms vienen con validaciones de campos integradas, que evitan que los encuestados introduzcan información en un formato incorrecto. Como resultado, su capacidad para recopilar información precisa en un formato coherente para todos los encuestados mejora considerablemente con los formularios en línea.
• Rentabilidad: Cuando se cambia a formularios en línea, no necesita gastar dinero en papel, impresión, franqueo y mantenimiento de máquinas de procesamiento de papel. Además, puede revisar y actualizar un formulario en línea un número ilimitado de veces de forma gratuita, por lo que no tendrá que asumir los costos adicionales de reimpresión en papel.
• Seguridad: Las entradas recopiladas de los formularios en línea son siempre seguras en la web. Los documentos físicos y el papeleo se pueden perder fácilmente en emergencias como incendios o incluso por extravío casual.

Cómo eliminar el papel en 7 pasos

1. Instale WPForms para crear formularios en línea

Usar formularios en línea para su negocio es una de las formas más efectivas y una excelente manera de recuperar información y almacenarla electrónicamente a largo plazo.

Existen varias soluciones para crear formularios, pero WPForms es la solución más versátil y fácil de usar para principiantes en WordPress, con una calificación general de 4.8/5 en WP.org.

WPForms cuenta con un sencillo creador de formularios de arrastrar y soltar que te permite crear formularios totalmente personalizados en solo unos pocos clics del ratón.

La comodidad de crear formularios en línea con WPForms supera a la de imprimir tus formularios en papel. No solo ahorrarás costes, sino que también evitarás la frustración de encontrar un documento que necesitas entre el desorden de papeles que tiende a acumularse en las oficinas basadas en papel.

Así que adelante e instala el plugin WPForms en tu sitio de WordPress. Puedes obtener el plugin aquí en WPForms, o puedes añadirlo como un plugin desde tu panel de WordPress.

2. Utilice plantillas para documentos y formularios empresariales

La belleza de eliminar el papel con una herramienta como WPForms es que ofrece toneladas de plantillas de formularios personalizables. Mientras que las empresas basadas en papel estarán perdiendo un tiempo valioso buscando plantillas y luego imprimiéndolas en papel, tú obtendrás más de 2.100 plantillas de formularios para usar tal cual o personalizar como necesites.

Estas plantillas de formularios aceleran y agilizan enormemente el proceso de creación de formularios.

Además, ¿sabías que incluso puedes realizar encuestas en línea utilizando plantillas predefinidas? El proceso de recopilación de respuestas de encuestas en línea es especialmente conveniente y eficiente y te permite evitar trabajar con los datos de la encuesta manualmente.

3. Almacene las entradas del formulario electrónicamente

Una de las mayores comodidades que ofrecen los formularios digitales es la funcionalidad para recopilar respuestas y guardar las entradas del formulario electrónicamente.

Con WPForms Pro, puedes almacenar las entradas del formulario directamente en WordPress, por lo que no tienes que preocuparte de clasificar y archivar papeleo.

WPForms ayuda a los usuarios a rellenar los formularios correctamente, por ejemplo, asegurándose de que el correo electrónico proporcionado tenga el formato válido. También puedes hacer que algunos campos sean obligatorios para que el formulario no se envíe accidentalmente a menos que esos campos se rellenen.

Con los formularios físicos, es casi imposible evitar errores y omisiones accidentales, ya que las personas rellenan manualmente tus formularios. Además, es significativamente más lento analizar y gestionar las entradas en un documento físico.

Y eso no es todo.

WPForms incluso se integra con Google Sheets, permitiéndote transferir tus entradas a una hoja de cálculo.

4. Enviar confirmaciones de pedidos y notificaciones de recibo en línea

Dado que utilizas formularios electrónicos para recopilar datos de las personas que interactúan con tu negocio, también puedes aprovechar la oportunidad para notificar a los encuestados por correo electrónico.

WPForms ofrece una útil función de notificaciones que envía inmediatamente un mensaje a la dirección de correo electrónico de un usuario confirmando que su formulario ha sido enviado.

Esta función es ideal para notificar a los usuarios de confirmaciones de pedidos, enviar recibos y mucho más.

El contenido real del correo electrónico también se puede personalizar por completo, por lo que puedes estar seguro de que tus clientes reciben la notificación exacta que necesitas que reciban. 

5. Digitalice la captura de firmas

Otro elemento específico que quizás necesites considerar al pasar tu pequeña empresa a un sistema sin papel es cómo recopilarás firmas personales en formularios digitales.

 WPForms te permite hacer precisamente eso con el útil complemento de firma. 

Al agregar la opción de firma digital en tus formularios en línea, has eliminado la necesidad de que tú y tus clientes tengan que lidiar con papeleo adicional para incluir una firma.

Los usuarios pueden usar fácilmente su trackpad o ratón para hacer su firma electrónica en tus formularios en línea, lo que otorga el mismo tipo de autenticidad a tus formularios en línea que los documentos físicos.

El complemento de firma facilita la recopilación de contratos, acuerdos, pagos y más para los propietarios de pequeñas empresas.

Para un tutorial completo, consulta cómo agregar una firma electrónica a un formulario.

6. Utilice integraciones y funciones avanzadas de WPForms

Al hacer que tu pequeña empresa sea "paperless", considera los muchos otros complementos útiles disponibles con WPForms.

Con los complementos de WPForms, puedes personalizar aún más tus formularios digitales, con integraciones adicionales como los complementos de Abandono de formulario, Guardar y reanudar, y Seguimiento de viaje del usuario.

Estas integraciones te permiten ofrecer comodidades adicionales a tus usuarios, así como a tus propios procesos comerciales que nunca hubieran sido posibles utilizando formularios en papel.

Los complementos de Stripe y PayPal te permiten aceptar pagos directamente desde tus formularios utilizando campos de tarjeta de crédito. Por lo tanto, ya sea que desees cobrar por servicios, pedidos en línea o donaciones, puedes hacerlo sin esfuerzo con formularios digitales.

Además, el complemento de Abandono de formulario es una herramienta útil para ayudarte a convertir clientes potenciales interesados en clientes leales.  Y para las pequeñas empresas que utilizan productos de Google para muchas de sus necesidades "paperless", el complemento de Google Sheets es una adición útil para formularios personalizados.

El propietario de negocios y emprendedor aprovecha al máximo los complementos de WPForms para recopilar y administrar datos de formularios de contacto, formularios de donación y más. Obtén más información sobre WPForms para pequeñas empresas en nuestro estudio de caso,

7. Comparta todos los documentos y comunicaciones en línea

En una oficina "paperless", necesitas que todos tus documentos estén disponibles en formato digital, no solo tus formularios.

Utiliza un escáner para convertir cualquier archivo importante en papel en un documento digital. También se recomienda utilizar servicios de almacenamiento en la nube para hacer copias de seguridad de tus archivos digitales. De esa manera, tendrás una copia de tus archivos en caso de que tu disco duro físico falle.

Una vez que hayas hecho que tu oficina no tenga papel, podrás hacer que tu flujo de trabajo sea más eficiente al permitir una mejor colaboración con tu equipo utilizando herramientas digitales.

Con todos tus documentos importantes creados y almacenados electrónicamente, tu pequeña empresa también debería compartir estos documentos y la comunicación interna electrónicamente. Afortunadamente, hoy en día es bastante fácil compartir y comunicarse en línea.

Los documentos se comparten cómodamente entre colegas en Google Drive, y muchas empresas utilizan Google para otras comunicaciones también.

Para las reuniones de empleados, considera desechar los memorandos en papel y las agendas de reuniones impresas, y comparte un Documento de Google para toda la empresa en su lugar. Google Slides y PowerPoint también son programas muy útiles para llevar tus reuniones en línea.

Es posible que también anime a los empleados a compartir notas en formatos digitales y a utilizar aplicaciones de mensajería y reuniones en línea. Existe una variedad de programas de reuniones para elegir, como Google Meet, Zoom y Microsoft Teams. Además, cada vez más pequeñas empresas recurren a aplicaciones como Slack para la mensajería directa entre compañeros de trabajo.

A continuación, consulte esta lista de verificación para probar formularios

Con todos los productos digitales disponibles en la actualidad, incluidos los que ofrece WPForms, es más fácil que nunca hacer que su negocio y sus formularios no utilicen papel.

Y aunque estamos orgullosos de la simplicidad de nuestros formularios personalizables y del generador de formularios fácil de usar en WPForms, hemos reunido una lista de consejos profesionales para ayudarle a prevenir cualquier error o pérdida de datos con sus formularios en línea. Eche un vistazo a nuestra lista de verificación completa para probar sus formularios.

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