Comment passer au zéro papier en 2025 [Conseils faciles pour les petites entreprises]

Vous cherchez des moyens de passer au sans papier ?

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous collectez probablement des informations auprès de vos clients en leur faisant remplir divers types de documents.

Mais la gestion de documents papier peut être désordonnée et désorganisée, les informations recueillies peuvent être inexactes et l'ensemble du processus peut prendre beaucoup de temps. Cependant, il n'est pas obligé d'en être ainsi.

Dans cet article, nous partagerons quelques conseils importants sur la façon de passer au sans papier et de rendre votre entreprise plus efficace en quelques étapes simples.

Passez au sans papier avec WPForms dès maintenant

Pourquoi ma petite entreprise devrait-elle passer au sans papier ?

Les classeurs et les documents papier sont partout autour de nous, même aujourd'hui. Mais passer au sans papier n'est pas seulement bon pour votre entreprise, c'est aussi une pratique durable que les collègues et les clients peuvent approuver.

Il existe plusieurs avantages à passer au sans papier en utilisant des formulaires Web :

• Accessibilité : Les formulaires en ligne sont accessibles n'importe où sur votre ordinateur portable ou votre téléphone tant que vous disposez d'une connexion Internet. Cela signifie que les gens n'ont pas à se déplacer pour accéder à un formulaire papier ou à le recevoir par la poste.
• Efficacité : Il est beaucoup plus rapide de créer, de dupliquer, de partager et de remplir des formulaires Web par rapport aux formulaires papier. Par exemple, vous pouvez réduire considérablement le temps nécessaire pour collecter les réponses aux enquêtes en utilisant un formulaire en ligne par rapport à la collecte manuelle des données.
• Exactitude : Les plugins de formulaire comme WPForms sont dotés de validations de champ intégrées, qui empêchent les répondants de saisir des informations dans un format incorrect. Par conséquent, votre capacité à collecter des informations précises dans un format cohérent pour tous les répondants s'améliore considérablement avec les formulaires en ligne.
• Rentabilité : Lorsque vous passez aux formulaires en ligne, vous n'avez pas besoin de dépenser de l'argent pour le papier, l'impression, les frais d'expédition et la maintenance des machines de traitement de papier. De plus, vous pouvez réviser et mettre à jour un formulaire en ligne un nombre illimité de fois gratuitement, vous n'aurez donc pas à supporter les coûts supplémentaires de réimpression sur papier.
• Sécurité : Les entrées collectées à partir des formulaires en ligne sont toujours sécurisées sur le Web. Les documents physiques et les documents papier peuvent être facilement perdus lors d'urgences comme un incendie ou même par simple égarement.

Comment passer au sans papier en 7 étapes

1. Installez WPForms pour créer des formulaires en ligne

L'utilisation de formulaires en ligne pour votre entreprise est l'un des moyens les plus efficaces et une excellente façon de récupérer des informations et de les stocker électroniquement à long terme.

Il existe diverses solutions de création de formulaires, mais WPForms est la solution la plus conviviale et la plus polyvalente pour WordPress, avec une note globale de 4,8/5 sur WP.org.

WPForms propose un constructeur de formulaires simple par glisser-déposer qui vous permet de créer des formulaires entièrement personnalisés en quelques clics de souris.

La commodité de créer des formulaires en ligne avec WPForms est préférable à l'impression de vos formulaires sur papier. Non seulement vous économiserez des coûts, mais vous éviterez également la frustration de trouver un document dont vous avez besoin dans le désordre de papier qui a tendance à se développer dans les bureaux basés sur le papier.

Alors, installez le plugin WPForms sur votre site WordPress. Vous pouvez obtenir le plugin ici sur WPForms, ou vous pouvez l'ajouter en tant que plugin depuis votre tableau de bord WordPress.

2. Utilisez des modèles pour les documents et formulaires professionnels

La beauté de passer au sans papier avec un outil comme WPForms est qu'il offre des tonnes de modèles de formulaires personnalisables. Alors que les entreprises basées sur le papier perdront un temps précieux à rechercher des modèles, puis à les imprimer sur papier, vous obtiendrez plus de 2 100 modèles de formulaires à utiliser tels quels ou à personnaliser selon vos besoins.

Ces modèles de formulaires accélèrent et rationalisent grandement le processus de création de formulaires.

De plus, saviez-vous que vous pouvez même réaliser des sondages en ligne à l'aide de modèles prêts à l'emploi ? Le processus de collecte des réponses aux sondages en ligne est particulièrement pratique et efficace et vous permet d'éviter de travailler manuellement avec les données des sondages.

3. Stockez les entrées de formulaire électroniquement

L'une des plus grandes commodités offertes par les formulaires numériques est la fonctionnalité de collecte des réponses et de sauvegarde des entrées de formulaire électroniquement.

Avec WPForms Pro, vous pouvez stocker les entrées de formulaire directement dans WordPress, vous n'avez donc pas à vous soucier de trier et de classer les documents.

WPForms aide les utilisateurs à remplir correctement les formulaires, par exemple en s'assurant que l'e-mail fourni est dans un format valide. Vous pouvez également rendre certains champs obligatoires afin que le formulaire ne soit pas soumis accidentellement à moins que ces champs ne soient remplis.

Avec les formulaires physiques, il est presque impossible d'éviter les erreurs et les omissions accidentelles lorsque les gens remplissent manuellement vos formulaires. De plus, il est beaucoup plus long d'analyser et de gérer les entrées dans un document physique.

Et ce n'est pas tout.

WPForms s'intègre même à Google Sheets, vous permettant de transférer vos entrées dans une feuille de calcul.

4. Envoyer des confirmations de commande et des notifications de reçu en ligne

Étant donné que vous utilisez des formulaires électroniques pour collecter des données auprès des personnes qui interagissent avec votre entreprise, vous pouvez également profiter de l'occasion pour notifier les répondants par e-mail.

WPForms offre une fonctionnalité de notification utile qui envoie immédiatement un message à l'adresse e-mail d'un utilisateur confirmant que son formulaire a été soumis.

Cette fonctionnalité est idéale pour informer les utilisateurs des confirmations de commande, envoyer des reçus, et bien plus encore.

Le contenu réel de l'e-mail peut également être entièrement personnalisé, vous pouvez donc être sûr que vos clients reçoivent la notification exacte que vous souhaitez qu'ils reçoivent. 

5. Numérisez la capture de signature

Un autre élément spécifique que vous devrez peut-être considérer lorsque vous passez au sans papier pour votre petite entreprise est la manière dont vous collecterez les signatures personnelles sur les formulaires numériques.

 WPForms vous permet de faire exactement cela avec le module complémentaire Signature utile. 

En ajoutant la possibilité d'une signature numérique sur vos formulaires en ligne, vous avez éliminé le besoin pour vous et vos clients de gérer des documents supplémentaires pour inclure une signature.

Les utilisateurs peuvent facilement utiliser leur trackpad ou leur souris pour faire leur e-signature sur vos formulaires en ligne, rendant le même type d'authenticité à vos formulaires en ligne que les documents physiques.

Le module complémentaire Signature facilite la collecte de contrats, d'accords, de paiements, et plus encore pour les propriétaires de petites entreprises.

Pour un tutoriel complet, consultez comment ajouter une signature électronique à un formulaire.

6. Utilisez les intégrations et les fonctionnalités avancées de WPForms

Lorsque vous rendez votre petite entreprise sans papier, considérez les nombreux autres modules complémentaires utiles disponibles avec WPForms.

Avec les modules complémentaires WPForms, vous pouvez personnaliser davantage vos formulaires numériques, avec des intégrations supplémentaires telles que les modules complémentaires Abandon de formulaire, Enregistrer et reprendre, et Suivi du parcours utilisateur.

Ces intégrations vous permettent d'offrir des commodités supplémentaires à vos utilisateurs ainsi qu'à vos propres processus métier, ce qui n'aurait jamais été possible avec des formulaires papier.

Les modules complémentaires Stripe et PayPal vous permettent d'accepter les paiements directement à partir de vos formulaires à l'aide de champs de carte de crédit. Ainsi, que vous souhaitiez collecter des paiements pour des services, des commandes en ligne ou des dons, vous pouvez le faire sans effort avec des formulaires numériques.

De plus, le module complémentaire Abandon de formulaire est un outil utile pour vous aider à transformer des prospects intéressés en clients fidèles.  Et pour les petites entreprises qui utilisent les produits Google pour bon nombre de leurs besoins sans papier, le module complémentaire Google Sheets est un ajout utile pour les formulaires personnalisés.

Le propriétaire d'entreprise et l'entrepreneur tirent pleinement parti des modules complémentaires WPForms pour collecter et gérer les données des formulaires de contact, des formulaires de don, et plus encore. Pour en savoir plus sur WPForms pour les petites entreprises dans notre étude de cas,

7. Partagez tous les documents et communications en ligne

Dans un bureau sans papier, vous avez besoin que tous vos documents soient disponibles sous forme numérique, pas seulement vos formulaires.

Utilisez un scanner pour convertir tout fichier papier important en document numérique. Il est également recommandé d'utiliser des services de stockage cloud pour sauvegarder vos fichiers numériques. Ainsi, vous aurez une copie de vos fichiers au cas où votre disque dur physique tomberait en panne.

Une fois que vous aurez rendu votre bureau sans papier, vous pourrez rendre votre flux de travail plus efficace en permettant une meilleure collaboration avec votre équipe à l'aide d'outils numériques.

Avec tous vos documents importants créés et stockés électroniquement, votre petite entreprise devrait également partager ces documents et communiquer en interne électroniquement. Heureusement, de nos jours, il est assez facile de partager et de communiquer en ligne.

Les documents sont partagés de manière pratique entre collègues sur Google Drive, et de nombreuses entreprises utilisent Google pour d'autres communications également.

Pour les réunions d'employés, envisagez de laisser tomber les mémos papier et les ordres du jour imprimés, et partagez plutôt un document Google pour toute l'entreprise. Google Slides et PowerPoint sont également des programmes très utiles pour organiser vos réunions en ligne.

Vous pourriez également encourager les employés à partager des notes sous forme numérique et à utiliser des applications de réunion et de messagerie en ligne. Une variété de programmes de réunion existe, comme Google Meet, Zoom et Microsoft Teams. De plus en plus de petites entreprises se tournent vers des applications comme Slack pour la messagerie directe entre collègues.

Ensuite, consultez cette liste de contrôle pour les tests de formulaires

Avec tous les produits numériques disponibles aujourd'hui, y compris ceux proposés par WPForms, il est plus simple que jamais de dématérialiser votre entreprise et vos formulaires.

Et bien que nous soyons fiers de la simplicité de nos formulaires personnalisables et de notre générateur de formulaires facile à utiliser chez WPForms, nous avons compilé une liste de conseils professionnels pour vous aider à éviter toute erreur ou perte de données avec vos formulaires en ligne. Consultez notre liste de contrôle complète pour tester vos formulaires.

Passez au sans papier avec WPForms dès maintenant

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