Como Eliminar o Papel em 2025 [Dicas Fáceis para Pequenas Empresas]

Procura formas de reduzir o uso de papel?

Se é proprietário de uma pequena empresa, é provável que recolha informações dos clientes através de vários tipos de papelada.

Mas lidar com papelada física pode ser confuso e desorganizado, a informação recolhida pode ser imprecisa e todo o processo pode tornar-se demorado. No entanto, não tem de ser assim.

Neste artigo, partilharemos algumas dicas importantes sobre como reduzir o uso de papel e tornar a sua empresa mais eficiente em passos simples.

Reduza o Uso de Papel com WPForms Agora

Porque é que a Minha Pequena Empresa Deve Reduzir o Uso de Papel?

Armários de arquivo e documentos em papel estão por todo o lado à nossa volta, mesmo hoje em dia. Mas reduzir o uso de papel não é apenas bom para a sua empresa, é também uma prática sustentável que colegas e clientes podem apoiar.

Existem vários benefícios em reduzir o uso de papel utilizando formulários web:

• Acessibilidade: Os formulários online podem ser acedidos em qualquer lugar no seu portátil ou telemóvel, desde que tenha uma ligação à internet. Isto significa que as pessoas não precisam de viajar para aceder a um formulário em papel ou de o receber pelo correio.
• Eficiência: É muito mais rápido criar, duplicar, partilhar e preencher formulários web em comparação com formulários em papel. Por exemplo, pode reduzir significativamente o tempo necessário para recolher respostas de inquéritos utilizando um formulário online em vez de recolher dados manualmente.
• Precisão: Plugins de formulários como o WPForms vêm com validações de campo incorporadas, que impedem os respondentes de introduzir informações num formato incorreto. Como resultado, a sua capacidade de recolher informações precisas num formato consistente para todos os respondentes melhora consideravelmente com formulários online.
• Custo-benefício: Quando transita para formulários online, não precisa de gastar dinheiro em papel, impressão, selos e manutenção de máquinas de processamento de papel. Além disso, pode rever e atualizar um formulário online um número ilimitado de vezes gratuitamente, pelo que não terá de suportar os custos extra de reimpressão em papel.
• Segurança: As entradas recolhidas a partir de formulários online estão sempre seguras na web. Documentos físicos e papelada podem ser facilmente perdidos em emergências como incêndios ou mesmo por simples extravio.

Como Reduzir o Uso de Papel em 7 Passos

1. Instale o WPForms para Criar Formulários Online

Utilizar formulários online para a sua empresa é uma das formas mais eficazes de recuperar informações e armazená-las eletronicamente a longo prazo.

Existem várias soluções de criação de formulários, mas o WPForms é a solução mais fácil para iniciantes e mais versátil para WordPress, tendo uma classificação geral de 4.8/5 no WP.org.

O WPForms inclui um construtor de formulários simples de arrastar e soltar que lhe permite criar formulários totalmente personalizados em apenas alguns cliques do rato.

A conveniência de criar formulários online com o WPForms supera a impressão dos seus formulários em papel. Não só poupará custos, como também evitará a frustração de encontrar um documento de que necessita na desordem de papéis que tende a acumular-se em escritórios que utilizam papel.

Portanto, prossiga e instale o plugin WPForms no seu site WordPress. Pode obter o plugin aqui no WPForms, ou pode adicioná-lo como um plugin a partir do seu painel WordPress.

2. Utilize Modelos para Documentos e Formulários Empresariais

A beleza de eliminar o papel com uma ferramenta como o WPForms é que oferece imensos modelos de formulários personalizáveis. Enquanto as empresas que utilizam papel estarão a perder tempo valioso a procurar modelos e depois a imprimi-los em papel, você terá mais de 2.100 modelos de formulários para usar como estão ou personalizar como precisar.

Estes modelos de formulários aceleram e otimizam bastante o processo de criação de formulários.

Além disso, sabia que pode até realizar inquéritos online utilizando modelos prontos? O processo de recolha de respostas de inquéritos online é especialmente conveniente e eficiente e permite-lhe evitar trabalhar com dados de inquéritos manualmente.

3. Armazene as Submissões de Formulários Eletronicamente

Uma das maiores conveniências que os formulários digitais oferecem é a funcionalidade de recolher respostas e guardar entradas de formulários eletronicamente.

Com o WPForms Pro, pode armazenar entradas de formulários diretamente no WordPress, para que não tenha de se preocupar em organizar e arquivar papéis.

O WPForms ajuda os utilizadores a preencher formulários corretamente, como garantir que o email fornecido está no formato válido. Também pode tornar alguns campos obrigatórios para que o formulário não seja acidentalmente submetido, a menos que esses campos sejam preenchidos.

Com formulários físicos, é quase impossível evitar comissões e erros acidentais, pois as pessoas preenchem manualmente os seus formulários. Além disso, é significativamente mais demorado analisar e gerir entradas num documento físico.

E isso não é tudo.

O WPForms integra-se até com o Google Sheets, permitindo-lhe transferir as suas entradas para uma folha de cálculo.

4. Envie Confirmações de Encomenda e Notificações de Recibo Online

Uma vez que está a utilizar formulários eletrónicos para recolher dados das pessoas que interagem com o seu negócio, também pode aproveitar a oportunidade para notificar os respondentes por email.

O WPForms oferece uma funcionalidade útil de notificações que envia imediatamente uma mensagem para o endereço de email de um utilizador a confirmar que o seu formulário foi submetido.

Esta funcionalidade é ótima para notificar os utilizadores de confirmações de encomenda, enviar recibos e muito mais.

O conteúdo real do email também pode ser totalmente personalizado, para que possa ter a certeza de que os seus clientes estão a receber a notificação exata que você precisa que eles recebam. 

5. Digitalize a Captura de Assinaturas

Outro elemento específico que pode precisar de considerar ao tornar o seu pequeno negócio sem papel é como irá recolher assinaturas pessoais em formulários digitais.

 O WPForms permite que faça exatamente isso com o útil Suplemento de Assinatura. 

Ao adicionar a opção de uma assinatura digital nos seus formulários online, eliminou a necessidade de lidar com papelada extra para incluir uma assinatura, tanto para si como para os seus clientes.

Os utilizadores podem facilmente usar o seu trackpad ou rato para fazer a sua assinatura eletrónica nos seus formulários online, conferindo o mesmo tipo de autenticidade aos seus formulários online que os documentos físicos.

O Suplemento de Assinatura torna a recolha de contratos, acordos, pagamentos e muito mais uma tarefa fácil para os proprietários de pequenas empresas.

Para um tutorial completo, consulte como adicionar uma assinatura eletrónica a um formulário.

6. Utilize Integrações e Funcionalidades Avançadas do WPForms

Ao tornar a sua pequena empresa sem papel, considere os muitos outros suplementos úteis disponíveis com o WPForms.

Com os suplementos WPForms, pode personalizar ainda mais os seus formulários digitais, com integrações adicionais como os suplementos de Abandono de Formulário, Guardar e Retomar, e Rastreamento de Jornada do Utilizador.

Estas integrações permitem-lhe oferecer conveniências adicionais aos seus utilizadores, bem como aos seus próprios processos de negócio que nunca seriam possíveis usando formulários em papel.

Os Suplementos Stripe e PayPal permitem-lhe aceitar pagamentos diretamente dos seus formulários usando campos de cartão de crédito. Assim, quer queira recolher pagamentos por serviços, encomendas online ou doações, pode fazê-lo sem esforço com formulários digitais.

Adicionalmente, o Suplemento de Abandono de Formulário é uma ferramenta útil para o ajudar a transformar leads interessados em clientes fiéis.  E para pequenas empresas que utilizam produtos Google para muitas das suas necessidades sem papel, o Suplemento Google Sheets é uma adição útil para formulários personalizados.

O proprietário de negócio e empreendedor aproveita ao máximo os suplementos WPForms para recolher e gerir dados de formulários de contacto, formulários de doação e muito mais. Saiba mais sobre o WPForms para pequenas empresas no nosso estudo de caso,

7. Partilhe Todos os Documentos e Comunicações Online

Num escritório sem papel, precisa que todos os seus documentos estejam disponíveis em formato digital, não apenas os seus formulários.

Use um scanner para converter qualquer ficheiro em papel importante num documento digital. Recomenda-se também o uso de serviços de armazenamento na nuvem para fazer backup dos seus ficheiros digitais. Dessa forma, terá uma cópia dos seus ficheiros caso o seu disco rígido físico avarie.

Depois de tornar o seu escritório livre de papel, poderá tornar o seu fluxo de trabalho mais eficiente, permitindo uma melhor colaboração com a sua equipa usando ferramentas digitais.

Com todos os seus documentos importantes criados e armazenados eletronicamente, a sua pequena empresa deve partilhar estes documentos e a comunicação interna eletronicamente também. Felizmente, hoje em dia é bastante fácil partilhar e comunicar online.

Os documentos são convenientemente partilhados entre colegas no Google Drive, e muitas empresas usam o Google para outras comunicações também.

Para reuniões de funcionários, considere abandonar memorandos em papel e agendas de reunião impressas, e partilhar um Documento Google para toda a empresa em vez disso. Google Slides e PowerPoint são também programas muito úteis para levar as suas reuniões online.

Poderá também incentivar os funcionários a partilhar notas em formatos digitais e a utilizar aplicações de reuniões e mensagens online. Existe uma variedade de programas de reunião à escolha, como o Google Meet, o Zoom e o Microsoft Teams. Adicionalmente, cada vez mais pequenas empresas estão a recorrer a aplicações como o Slack para mensagens diretas entre colegas.

Em seguida, veja esta lista de verificação para testes de formulários

Com todos os produtos digitais disponíveis atualmente, incluindo os oferecidos pela WPForms, é mais simples do que nunca tornar o seu negócio e os seus formulários sem papel.

E embora nos orgulhemos da simplicidade dos nossos formulários personalizáveis e do construtor de formulários fácil de usar na WPForms, compilámos uma lista de dicas profissionais para o ajudar a prevenir quaisquer erros ou perdas de dados com os seus formulários online. Dê uma vista de olhos à nossa lista de verificação completa para testar os seus formulários.

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