Faturação em WordPress: 2 Formas de Faturar de Forma Mais Inteligente, Não Mais Difícil

Precisa de uma solução de faturação WordPress para a sua pequena empresa?

Existem imensas ferramentas de faturação para empresas de comércio eletrónico legítimas, mas são frequentemente demasiado grandes, demasiado complicadas e demasiado caras para uma pequena empresa que não vende tanto online.

Se este é o seu caso, e só precisa de uma forma conveniente de gerir faturas dos seus formulários de encomenda WordPress, estou aqui para ajudar! Neste post, mostrarei 2 formas de gerir a sua faturação como um profissional com um orçamento de pequena empresa.

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Faturação em WordPress: 2 Formas de Faturar de Forma Mais Inteligente, Não Mais Difícil

O software de faturação é usado para realizar as tarefas de contabilidade e financeiras da sua empresa. Pode gerar faturas automaticamente para pagamento e, muitas vezes, utiliza modelos prontos, tornando a sua vida mais fácil.

Se as suas encomendas chegam através de um formulário de encomenda no WordPress, faz todo o sentido que também queira gerir a faturação através do WordPress. Simplificar o processo, certo?

Portanto, em nome da simplicidade, vou mostrar-lhe 2 formas de abordar a faturação WordPress: integrações e plugins.

Faturação WordPress com Zapier

Zapier é uma ferramenta de automação poderosa que facilita a ligação de mais de 7.000 aplicações ao seu site. Pode usá-la para criar fluxos de trabalho com as ferramentas que utiliza para simplificar processos.

Como pode imaginar, temos uma ligeira preferência pelo WPForms quando se trata de criar formulários de encomenda. Temos também um complemento Zapier, disponível para licenças Pro e acima, que torna super fácil ligar os seus formulários a outras ferramentas.

Neste tutorial, vamos integrar o WPForms com o Zoho Invoice. Isto permitir-nos-á enviar facilmente faturas a partir das nossas submissões do WPForms. Dito isto, se estiver a usar outra ferramenta para criar os seus formulários de encomenda ou para a sua faturação, deverá ser capaz de as ligar de forma semelhante. Apenas certifique-se de verificar os seus requisitos e compatibilidade.

O Que Vai Precisar

Para configurar a faturação WordPress com Zapier, precisará de ter o seguinte configurado antecipadamente:

• Uma conta Zapier (gratuita serve para este método)
• Uma conta Zoho Invoice (gratuita serve para começar)
• Uma conta WPForms (É necessária uma licença Pro ou superior para usar o complemento Zapier)
  
  • WPForms instalado e ativado no seu site WordPress (algumas dicas, se precisar delas)
  • O complemento Zapier ativado na sua conta WPForms
• Um formulário de encomenda

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Fazendo as Conexões

Assim que tiver todas as contas necessárias configuradas, é hora de integrar.

Primeiro, ligue a sua conta Zapier à WPForms. Para tal, a partir do seu painel WordPress, navegue até WPForms » Definições e, em seguida, selecione o separador Integrações na parte superior desse ecrã. Percorra até encontrar o Zapier.

Siga os passos para ligar a sua conta Zapier à WPForms. Quando terminar, um visto verde confirmará que está ligada. Não se preocupe se não tiver nenhum formulário ligado. É isso que vamos fazer!

Antes de continuar, verifique se o seu formulário de encomenda está completo. Terá de o ligar para esta próxima parte.

Agora vamos criar um Zap que irá gerar e enviar uma fatura da sua conta Zoho Invoice sempre que um cliente fizer uma compra. Para configurar isto, inicie sessão na sua conta Zapier num separador separado.

No seu ecrã inicial, clique no botão laranja Criar no canto superior esquerdo e selecione Zap. Acabará num ecrã que lhe mostra o fluxo de trabalho em tempo real à medida que o configura.

O Zapier opera numa série de gatilhos e ações que se seguem a eles. O fluxo de trabalho que vamos configurar é o seguinte: Quando um formulário específico é submetido através do WPForms, irá acionar o Zoho Invoice para criar uma nova fatura.

Clique na caixa Gatilho, em seguida, procure e selecione WPForms. Ser-lhe-á pedido para selecionar um evento que ative o gatilho. Selecione Nova Submissão de Formulário na lista pendente.

Clique em Continuar e ser-lhe-á pedido para iniciar sessão na sua conta WPForms. Se já estiver com sessão iniciada, a sua conta será confirmada.

Em seguida, irá selecionar o seu gatilho, que é o formulário de encomenda que pretende utilizar neste Zap. Se tiver muitos formulários criados, todos eles serão carregados e poderá utilizar a função de pesquisa para encontrar o que pretende utilizar. Note que também terão os números de ID do formulário para que possa ter a certeza de que está a selecionar o formulário correto.

Após selecionar o seu formulário de encomenda, continue para testar o gatilho.

Nota: antes de testar o gatilho, certifique-se de que tem pelo menos uma entrada no formulário que está a utilizar. O Zapier precisa de conseguir obter os dados da entrada do formulário para testar. Pode introduzir informações você mesmo se não houver outras entradas.

Se houver algum erro no seu teste, faça os ajustes necessários até que o teste possa ser concluído.

Em seguida, repetirá um processo muito semelhante com a Ação, começando por selecionar a aplicação que pretende ligar. Esta será qualquer que esteja a utilizar para faturação. Novamente, estou a usar o Zoho Invoice aqui porque é bastante simples de usar e ótimo para iniciantes.

Após selecionar a aplicação, escolherá o Evento. Esta é a ação que pretende que siga o gatilho. Neste caso, será a criação de uma nova fatura, por isso selecionei essa.

Tal como fez antes, terá de iniciar sessão na sua conta para que a ligação possa ser estabelecida. Ao configurar os campos de Ação, tenha cuidado com os itens da linha. Se esta parte lhe der problemas, consulte as orientações de itens da linha do Zapier.

Quando terminar a configuração, execute o teste e certifique-se de que tudo está configurado corretamente. Faça quaisquer alterações necessárias.

Enviando as Faturas

Agora, quando alguém submeter o seu formulário de encomenda, uma fatura irá diretamente para a sua conta Zoho Invoice. Note que terá de a enviar ao cliente!

Para o fazer, inicie sessão na sua conta Zoho Invoice e navegue para Faturas na barra de navegação esquerda. Verá todas as suas faturas lá. Clique em qualquer uma delas para abrir e ver.

Quando abrir uma fatura, verá que tem várias opções. Mais notavelmente, existe uma opção Editar. Se abrir uma fatura e notar que há um problema, pode fazer alterações para refletir o que deve estar na fatura.

Além de personalizar a fatura, também a pode guardar como PDF e imprimir a fatura, a nota de entrega e a folha de embalagem. Assim que fizer quaisquer alterações que pretenda fazer, pode clicar em Enviar e enviar a fatura imediatamente ou agendar o seu envio para o seu cliente mais tarde.

Alternativas ao Zoho Invoice

Talvez goste da ideia de usar o Zapier, mas não está totalmente convencido com o Zoho Invoice. Tudo bem! Aqui ficam algumas alternativas que pode usar com o Zapier.

• Freshbooks
• Quickbooks
• Wave
• Invoice Ninja
• Invoiced
• InvoiceXpress

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Prós e Contras

Como em tudo, existem prós e contras em usar o método de integração Zapier, neste caso com o Zoho Invoice. No final, tudo se resume à preferência pessoal.

Prós

• Use os seus próprios formulários da sua conta WPForms
• Conecte mais de 7.000 aplicações, para que possa usar quaisquer ferramentas que já existam no seu fluxo de trabalho
• O painel Zoho é fácil de usar

Contras

• Não é possível ver faturas diretamente no WordPress; é necessário ir ao painel Zoho
• Pode ser um pouco complicado de configurar às vezes
• Criar itens de linha no Zapier nem sempre é intuitivo

Faturação WordPress com um Plugin

Se quiser trocar o uso dos seus próprios formulários WordPress pela capacidade de gerir a sua faturação diretamente no WordPress, um plugin é provavelmente o caminho a seguir para si. Existem muitos disponíveis e dar-lhe-ei uma lista de alternativas no final. Para este tutorial, no entanto, vou usar o Sliced.

O Sliced também é fácil de configurar. Se experimentou o método Zapier e não gostou (e tudo bem; nem tudo é para todos!), experimente um plugin.

O Que Vai Precisar

• O plugin Sliced, descarregado e ativo no seu site WordPress (a versão gratuita serve para este tutorial)

Configurar as Definições do seu Plugin

Para os propósitos do nosso tutorial, tudo o que fizer com o Sliced será feito diretamente no WordPress. Isto significa que terá de dedicar algum tempo a configurar as suas definições, adicionar os seus itens de linha e escolher um modelo de fatura.

Após a instalação do plugin, procure por Sliced Invoices na barra lateral esquerda. Navegue para Sliced Invoices » Settings.

Verá primeiro as definições gerais, com outros separadores onde pode configurar definições específicas e definir preferências.

Pode configurar aqui itens de linha pré-definidos, se desejar. Isso poupar-lhe-á tempo mais tarde, quando criar a fatura e puder simplesmente clicar em algo que é frequentemente utilizado.

Também pode adicioná-los a cada fatura individual mais tarde, se preferir. As instruções são declaradas claramente para que saiba exatamente que informação introduzir e como introduzi-la para criar os itens de linha.

Pode e deve percorrer cada separador. Encontrará opções para configurar as informações da sua empresa e logótipo, escolher um modelo de logótipo, ativar o gateway de pagamento PayPal, configurar definições de e-mail e muito mais.

Criar e Enviar a sua Fatura

Para além do plugin Sliced que verá no menu de navegação do lado esquerdo do WordPress, deverá também haver um item que diga, simplesmente, Faturas. Quando clicar em Faturas, pode ver as que recebeu ou criar uma nova. Para os nossos propósitos, vamos clicar em Faturas » Adicionar Nova Fatura.

Agora começa a preencher os detalhes da sua fatura.

Quando se trata de itens de linha, pode introduzi-los manualmente, ou pode definir e escolher itens de linha pré-definidos. Tudo o que precisa de fazer para adicionar mais itens de linha é clicar em Adicionar Outro Item.

Se ficou confuso com os itens de linha no método Zapier, este é muito mais direto. Lembre-se que pode estabelecer itens de linha pré-definidos nas definições para que tudo o que precisa de fazer aqui é selecioná-los num menu.

Dito isto, também pode adicionar itens manualmente como desejar. À medida que adiciona itens à fatura, verá os totais a somarem-se no lado direito.

Antes de a preparar para enviar ao cliente, dê uma vista de olhos rápida ao campo Descrição acima dos itens. Certifique-se de que adiciona algo que indique o nome da sua empresa e a data de compra. É também onde pode adicionar links de pagamento.

Se configurou o gateway PayPal nas definições, pode usá-lo. Se tem outro sistema de pagamento conectado no WordPress, poderá ver uma integração automática que lhe permite adicionar um formulário para pagamento.

Decidi seguir o caminho mais simples que consegui pensar: um link para um formulário de pagamento. O meu está configurado no WPForms, mas independentemente de onde esse formulário de pagamento se encontra, pode ligá-lo na descrição da fatura e enviar os clientes para lá para completar o pagamento.

Veja como fica quando pré-visualiza a fatura. Pode ver o link de pagamento incluído na mensagem.

Se uma das outras opções funcionar melhor para si, sinta-se à vontade para a utilizar! Deve fazer o que for melhor para o seu negócio.

Quando a fatura estiver completa e tiver tudo o que deseja incluir, olhe para a secção Detalhes da Fatura no lado direito do editor de faturas. Primeiro, selecione um cliente existente ou adicione um novo. Isso dirá ao Sliced para onde enviar a fatura.

Clique no menu suspenso em Estado e faça uma seleção. Na maioria dos casos, marcará uma nova fatura como Não Paga.

Quando todos os detalhes estiverem resolvidos, navegue para cima e Publique a fatura. Isto irá publicar a fatura para que possa enviar um link para os clientes a visualizá-la online.

Após publicar a fatura, está pronto para a enviar por e-mail ao cliente. Existem 2 ícones no topo. O da esquerda permite criar um PDF da fatura. O da direita permite enviá-la por e-mail. Para os nossos propósitos, vamos enviá-la por e-mail.

Irá enviar o e-mail com base nas informações que adicionou nas definições. O cliente receberá um e-mail a informá-lo de que tem uma nova fatura para visualizar online.

A partir daí, os clientes podem visualizar a fatura online e usar o link de pagamento ou qualquer método de pagamento que tenha utilizado. Assim que a fatura for paga, pode atualizar o estado diretamente no WordPress. É basicamente tudo o que há para fazer!

Alternativas ao Sliced

Sliced é apenas a ferramenta que usei para este tutorial. No entanto, prometi partilhar algumas alternativas caso essa não fosse a ideal para si.

• ReceberPagamento
• Faturação de Clientes por Sprout Invoices
• Jetpack CRM
• Faturas em PDF e Guias de Envio para WooCommerce

Prós e Contras

Tal como o Zapier, existem vantagens e desvantagens definitivas em usar um plugin como o Sliced para a sua faturação.

Prós

• Os plugins do WordPress são geralmente bastante fáceis de configurar
• Pode configurar tudo o que precisa para criar uma fatura bonita e profissional
• Pode conectar-se automaticamente a outros plugins do WordPress que tenha, como o WPForms
• Acesso fácil diretamente no WordPress

Contras

• Necessidade de criar faturas manualmente
• A ligação automática ao WPForms não funcionou para nós (mas houve outras formas de enviar um formulário de pagamento)
• Publica cada fatura no seu site, o que pode exigir segurança adicional

Uma Questão de Preferência

Ambos os métodos de faturação no WordPress têm as suas próprias vantagens e desvantagens, pelo que um não é necessariamente melhor do que o outro. O meu objetivo foi apenas mostrar objetivamente 2 formas diferentes de alcançar o mesmo objetivo final. Qual prefere depende totalmente de si e provavelmente da sua experiência e nível de conforto.

Experimente e veja o que funciona melhor para si!

FAQ — Faturação WordPress

Como garanto que a minha solução de faturação no WordPress é segura?

• Use plugins de confiança que atualizam regularmente e têm boas medidas de segurança implementadas.
• Mantenha o núcleo do WordPress, o tema e os plugins atualizados para prevenir riscos de segurança.
• Use encriptação SSL no seu site.
• Crie senhas fortes, atualize-as regularmente e ative a autenticação de 2 fatores.
• Execute backups regulares de todos os seus dados de faturação.

O que devo procurar num plugin de faturação para WordPress?

• Facilidade de uso e configuração
• Capacidade de personalizar modelos
• Múltiplas opções de gateway de pagamento
• Relatórios e análises

É possível enviar faturas em várias moedas com o WordPress?

Sim, é possível. Muitos plugins e serviços suportam várias moedas. Deve sempre verificar antes de começar a usar uma nova ferramenta para ter a certeza de que tem essa capacidade. Compreenda também que é possível que a capacidade de suportar várias moedas exista apenas como uma funcionalidade paga.

Como devo lidar com faturas recorrentes no WordPress?

• Use uma ferramenta que suporte faturação recorrente.
• Crie modelos de fatura para vários períodos recorrentes.
• Escolha uma solução com funcionalidades que simplifiquem a faturação recorrente para si.

Posso criar orçamentos e convertê-los em faturas no WordPress?

Várias soluções oferecem a capacidade de criar orçamentos para além de faturas. Sliced é uma delas. Pesquise se a funcionalidade é suportada numa determinada plataforma e, em seguida, saiba mais sobre como funciona para saber se será adequada para si.

Em seguida, Encontre as Melhores Ferramentas de IA para a Sua Pequena Empresa

Embora possa certamente parecer assustador às vezes, a IA também pode ser a melhor amiga de um proprietário de pequena empresa com todas as formas como pode ajudar a auxiliá-lo no seu trabalho. Confira esta lista das melhores ferramentas de IA para pequenas empresas, experimente algumas delas e diga-nos quais são as suas favoritas!

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