Faz parte de uma empresa que emprega trabalhadores à distância e precisa de algumas das melhores ferramentas de trabalho à distância? Há muitas vantagens em gerir uma equipa à distância, desde que se disponha das ferramentas certas para ter sucesso.
Neste artigo, vamos partilhar 9 das melhores ferramentas para trabalhar remotamente, para que você e os membros da sua equipa possam maximizar a produtividade e garantir mais vendas do que nunca, independentemente do local onde se encontrem.
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9 das melhores ferramentas de trabalho remoto necessárias para o sucesso
Reunimos algumas das ferramentas de trabalho remoto mais importantes numa lista para que a sua empresa possa levar a eficiência e a comunicação para o próximo nível. Aqui estão os melhores softwares para empresas remotas para manter a sua equipa ligada.
1. WPForms
Contratar trabalhadores remotos para a sua equipa é fácil com o WPForms. De facto, pode utilizar um formulário tradicional de candidatura a emprego e reunir potenciais candidatos ou criar um formulário de referência de funcionários e deixar que os membros actuais da sua equipa encontrem os melhores talentos para si.
Mas o WPForms pode ajudar a sua equipa remota para além do processo de contratação.
Por exemplo, pode criar um formulário de contacto simples, permitir que os membros da equipa carreguem ficheiros para projectos abertos, apresentar um inquérito ou sondagem aos clientes para obter testemunhos ou ideias para novos produtos e até recolher donativos para a sua organização sem fins lucrativos utilizando o WPForms.
Além disso, o WPForms ajuda-o com o seguinte:
- Esforços de marketing por correio eletrónico com integrações ActiveCampaign, Mailchimp, Drip, Constant Contact, Campaign Monitor, HubSpot, Salesforce, AWeber, Brevo (anteriormente Sendinblue), MailerLite e GetResponse
- Recolha de assinaturas em documentos importantes ou contratos em linha
- Gerir as entradas do formulário de encomenda a partir do backend do seu sítio Web
- Aceitar pagamentos de clientes através de Stripe, Square, Authorize.Net ou PayPal
- Permitir que os membros da equipa enviem publicações de blogues para serem utilizadas em várias plataformas utilizando o complemento Envios de publicações
- Nunca perca um envio de formulário importante com o Slack
- E muito mais
Com o plugin de criação de formulários WPForms para WordPress, nunca mais terá de se preocupar com o local do mundo onde se encontram os seus funcionários remotos. Pode gerir operações comerciais internas e operações relacionadas com o cliente como uma equipa, tudo a partir do backend do seu sítio Web.
Pronto para começar a utilizar o marketing por correio eletrónico? Veja o nosso resumo dos melhores serviços de marketing por correio eletrónico, com opções gratuitas, e decida qual é o melhor para as suas necessidades.
2. Médico do tempo
Se o seu objetivo é tornar a si e à sua equipa mais produtivos num ambiente remoto, o Time Doctor é uma excelente ferramenta remota para si. É um software de controlo de tempo que o ajuda a si e à sua equipa a reduzir o tempo perdido enquanto trabalham a partir de qualquer lugar.
Aqui estão algumas das fantásticas funcionalidades do Time Doctor:
- O controlo do tempo permite à sua equipa criar as suas próprias tarefas para mostrar quando e quanto tempo trabalham num projeto
- Manter um registo da assiduidade e ver quando é que as pessoas começaram e pararam os seus dias de trabalho
- As capturas de ecrã ajudam a manter os utilizadores responsáveis e fazem com que a sua empresa se sinta como se estivessem no mesmo escritório
- A utilização da Web permite-lhe controlar a utilização de sítios que causam distração
- Folha de pagamento para gerir o pagamento dos seus empregados
- Os relatórios resumem as tarefas e o tempo gasto com elas
- Lembretes para garantir que as pessoas se mantêm no caminho certo
Com o Time Doctor, pode criar uma equipa mais fiável que realiza toneladas de trabalho. Além disso, ele oferece suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana.
3. Folga
O Slack permite o envio de mensagens em tempo real entre equipas, independentemente do fuso horário. Funciona na perfeição para equipas remotas que precisam de ter uma linha de comunicação aberta em todos os momentos e inclui funcionalidades interessantes como:
- Canais diferentes para que as equipas possam dividir-se em grupos e manter as conversas organizadas
- A capacidade de partilhar ficheiros
- Integrações de aplicações de terceiros
- Mensagens arquivadas com capacidades de pesquisa
- Chamadas de voz e vídeo
A comunicação com os trabalhadores remotos é a chave para o sucesso da sua empresa. Usando o Slack, você e sua equipe podem estar sempre na mesma página sem ter que lidar com caixas de entrada bagunçadas cheias de mensagens de e-mail aleatórias. Se você é um usuário do WPForms, pode usar o complemento do Slack para conectar o Slack aos seus formulários, para que você possa enviar mensagens diretas e de canal e agendar lembretes com base nos envios de formulários. É uma conexão direta, portanto, não há necessidade de plataformas de terceiros.
Pode também considerar a utilização de uma plataforma de caixa de entrada partilhada, como o Zoho TeamInbox, que simplifica a comunicação por correio eletrónico e proporciona transparência a toda a equipa em todos os tópicos e conversas de correio eletrónico.
4. Todos os fusos horários
Por falar em comunicar em tempo real, é difícil saber quem está acordado ou a dormir quando se trabalha com uma grande equipa espalhada por todo o mundo.
Torne as coisas mais fáceis para si e elimine a necessidade de fazer cálculos adicionais, consultando Cada fuso horário antes de conversar com alguém. Verifique os fusos horários dos colegas empregados remotos e veja quem está disponível para falar.
Embora isto possa parecer insignificante, haverá alturas em que precisará de contactar alguém imediatamente. Se essa pessoa estiver 12 horas à sua frente e a dormir profundamente, pode facilmente redirecionar os seus esforços para outro membro da equipa mais próximo do seu fuso horário e discutir o problema com ele.
5. Google Drive
Se precisar de uma ferramenta de partilha de ficheiros mais completa do que o Slack, o Google Drive tem tudo o que precisa.
Para começar, permite-lhe partilhar documentos Word formatados, folhas de cálculo e até apresentações de diapositivos, tudo a partir de um local conveniente.
Além disso, pode conceder às pessoas acesso a determinados documentos Google e permitir que os visualizem ou editem como desejar. Além disso, permite que os membros da equipa colaborem num documento, façam alterações em tempo real, deixem comentários e até conversem uns com os outros enquanto trabalham à distância.
Com esta ferramenta de trabalho remoto, pode guardar qualquer tipo de ficheiro, incluindo imagens, gravações ou vídeos, organizar o trabalho de acordo com a equipa ou o projeto utilizando pastas e aceder aos ficheiros a partir de qualquer dispositivo.
Também pode digitalizar documentos importantes e carregá-los diretamente para o seu Google Drive, trabalhar offline e até ver versões antigas de documentos, caso precise de voltar atrás no tempo e fazer uma correção.
Trabalhar em conjunto em locais diferentes nunca foi tão fácil.
Precisa de algo um pouco mais simples?
O Google Drive é uma plataforma fantástica, mas tem uma curva de aprendizagem acentuada se não estiver habituado a trabalhar com todos os seus serviços ao mesmo tempo. Para aqueles que precisam de um local simples para armazenar, partilhar e visualizar documentos, consulte o Dropbox.
6. Zoom
Precisa de uma forma fácil de realizar reuniões à distância? Então, tem de consultar o Zoom. Sendo um dos softwares de webinar mais poderosos do mercado até à data, esta ferramenta de videoconferência interactiva torna muito fácil reunir a sua equipa remota para uma reunião.
Inclui áudio e vídeo de qualidade HD e permite-lhe partilhar o seu ecrã com outras pessoas. Isto é ótimo se estiver a ensinar alguém a utilizar uma nova ferramenta online ou se quiser apresentar um documento à equipa.
Além disso, o Zoom permite que as pessoas presentes na reunião conversem em tempo real. Sempre que alguém tiver uma pergunta mas não quiser interromper o membro da equipa que está a falar, basta escrevê-la utilizando a funcionalidade de conversação para que todos a vejam.
Esta fantástica ferramenta de trabalho remoto também vem com caraterísticas como:
- Visualizações de ecrã completo e de galeria
- Inscreva-se como participante apenas para visualização
- Funcionalidade de anotação e co-anotação
- Medidas de segurança incorporadas, como a proteção por palavra-passe
- Opções de ligação gratuita em mais de 60 países para participar em reuniões
- Configurações de reuniões instantâneas ou agendadas
Deixe de se preocupar com a forma como se vai reunir com a sua equipa remota e utilize o Zoom.
Verá como a sua equipa é muito mais produtiva e como a sua empresa se torna mais bem sucedida depois de agendar algumas reuniões com os seus empregados remotos.
Também pode ligar o Zoom a um plugin como o Uncanny Automator para agendar reuniões com os clientes automaticamente. Quando um utilizador preenche um formulário no seu site, o Uncanny Automator regista-o instantaneamente para uma reunião no Zoom. De facto, pode reduzir o tempo de administração e automatizar todo o seu site com o Uncanny Automator.
7. LastPass
No mundo digital de hoje, não é invulgar ver pessoas com um número incontável de contas online, todas com palavras-passe diferentes. E o mais louco é que todas estas contas são uma parte necessária para gerir um negócio de sucesso.
Num esforço para salvaguardar essas palavras-passe, garantir que as pessoas não se bloqueiam a si próprias nas aplicações e facilitar a partilha de palavras-passe de equipas, procure utilizar o LastPass.
Com o LastPass, cada trabalhador remoto terá uma senha de login mestre para lembrar depois de instalar o LastPass em seu navegador. Todas as outras palavras-passe que pretendam guardar na sua conta LastPass serão automaticamente carregadas quando necessário.
Disponível numa grande variedade de dispositivos, o LastPass torna a gestão de palavras-passe fácil e segura, o que é essencial quando se gere um negócio online constituído por funcionários remotos.
8. Eu fiz isso
Prestar contas, manter o controlo das tarefas e gerir uma equipa espalhada por todo o mundo pode ser um desafio, na melhor das hipóteses. É por isso que investir numa ferramenta tão simples como o I Done This pode ser tão útil.
Com esta ferramenta de check-in, cada membro da equipa apresenta um relatório diário, através do seu browser ou e-mail. Verificam o que realizaram durante o dia e tomam nota dos bloqueios. Depois, toda a equipa pode ver o que cada um está a fazer, para que todos estejam sempre na mesma página.
Uma ferramenta simples como esta aumenta a responsabilidade e a produtividade em todas as frentes. Mantém as tarefas organizadas, informa o grupo quando algo está parado e porquê, e permite que as pessoas tomem conta do seu trabalho, mesmo que estejam num fuso horário diferente do dos outros.
9. Trello
Se está à procura de uma ferramenta de gestão de projectos simples, o Trello é para si. Não só mapeia visualmente aquilo em que você e a sua equipa estão a trabalhar, como também é de utilização gratuita.
Eis algumas das melhores funcionalidades do Trello:
- Colabore com a sua equipa remota através da nuvem
- Utilize a funcionalidade de arrastar e largar para deslocar tarefas
- Codificar por cores os quadros e as tarefas para que as equipas saibam sempre quais são as suas tarefas
- Atribuir tarefas, datas de vencimento e até adicionar comentários
- Integre aplicações de terceiros e faça mais
- Sincronize os seus quadros Trello em todos os dispositivos e aceda aos mesmos em qualquer lugar
- Carregar ficheiros anexados a partir de várias localizações
- Convidar novas pessoas para os seus quadros para que possam juntar-se ao projeto
Embora o Trello tenha todos os elementos básicos de que pode necessitar numa ferramenta de gestão de projectos, é bom conhecer também opções mais abrangentes.
Por exemplo, o Hootsuite ou o CoSchedule são perfeitos para gerir tarefas, publicar publicações em blogues e agendar automaticamente mensagens nas redes sociais.
Todas estas ferramentas servem para poupar tempo e dinheiro, para que a sua empresa não só cresça como também tenha sucesso.
A seguir, obtenha os melhores plug-ins WordPress para o seu negócio remoto
E aqui tem! Algumas das melhores ferramentas de trabalho remoto de que necessita para o sucesso do seu negócio online.
Se procura ferramentas e plug-ins adicionais para o ajudar a gerir o seu negócio remoto, não se esqueça de consultar o nosso resumo de plug-ins WordPress gratuitos para o seu site.
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Gosto do Slack e a minha empresa utiliza-o, mas, por exemplo, o zoom não é adequado para nós, mas o I Done This é fantástico e fácil de utilizar. Outra ferramenta que não é mencionada aqui, mas que acho que vale a pena mencionar é o NordVPN Teams, que é uma solução empresarial baseada na nuvem ( nordvpnteams.com/go ), e uma óptima alternativa para usar enquanto estamos em casa.
Começámos recentemente a trabalhar à distância devido à época em que vivemos e o que tem sido muito útil é o LastPass e temos as nossas reuniões matinais no Google meets. Também estamos a utilizar o Weekdone, presumo que seja semelhante ao I Done This. E a Timetoreply tem sido a nossa ferramenta de análise e tempo de resposta de correio eletrónico, apoiando a nossa produtividade enquanto trabalhamos em casa.