Vous cherchez des moyens de vous passer du papier ?
Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous recueillez probablement des informations auprès de vos clients en leur demandant de remplir divers types de documents.
Mais les documents papier peuvent être désordonnés et mal organisés, les informations recueillies peuvent être inexactes et l'ensemble du processus peut prendre beaucoup de temps. Ce n'est pourtant pas une fatalité.
Dans cet article, nous allons partager quelques conseils importants sur la façon de passer au zéro papier et de rendre votre entreprise plus efficace en quelques étapes simples.
Pourquoi ma petite entreprise devrait-elle passer au zéro papier ?
Les classeurs et les documents papier sont omniprésents, même aujourd'hui. Mais passer au zéro papier n'est pas seulement bon pour votre entreprise, c'est aussi une pratique durable que vos collègues et vos clients peuvent approuver.
L'utilisation de formulaires en ligne présente de nombreux avantages :
- Accessibilité : Les formulaires en ligne sont accessibles de n'importe où sur votre ordinateur portable ou votre téléphone, à condition que vous disposiez d'une connexion internet. Cela signifie qu'il n'est pas nécessaire de se déplacer pour accéder à un formulaire papier ou de se le faire livrer par la poste.
- Efficacité : Il est beaucoup plus rapide de créer, dupliquer, partager et remplir des formulaires web que des formulaires papier. Par exemple, vous pouvez réduire considérablement le temps nécessaire à la collecte des réponses à une enquête en utilisant un formulaire en ligne par rapport à la collecte manuelle des données.
- Précision : Les plugins de formulaires comme WPForms sont dotés de validations de champs intégrées, qui empêchent les répondants de saisir des informations dans un format incorrect. Par conséquent, votre capacité à collecter des informations exactes dans un format cohérent pour tous les répondants s'améliore considérablement avec les formulaires en ligne.
- Rentabilité : Lorsque vous passez aux formulaires en ligne, vous n'avez pas besoin de dépenser de l'argent pour le papier, l'impression, l'affranchissement et l'entretien des machines de traitement du papier. De plus, vous pouvez réviser et mettre à jour un formulaire en ligne un nombre illimité de fois gratuitement, de sorte que vous n'aurez pas à supporter les coûts supplémentaires liés à la réimpression sur papier.
- Sécurité : Les données recueillies au moyen de formulaires en ligne sont toujours sécurisées sur le web. Les documents physiques et la paperasserie peuvent être facilement perdus dans des situations d'urgence telles qu'un incendie ou même à la suite d'un simple égarement.
Comment se passer de papier en 7 étapes
Dans cet article
- 1. Installer WPForms pour créer des formulaires en ligne
- 2. Utiliser des modèles de documents et de formulaires commerciaux
- 3. Stocker les entrées de formulaires sous forme électronique
- 4. Envoyer des confirmations de commande et des avis de réception en ligne
- 5. Numériser la capture des signatures
- 6. Utiliser les intégrations et les fonctionnalités avancées de WPForms
- 7. Partager tous les documents et communications en ligne
1. Installer WPForms pour créer des formulaires en ligne
L'utilisation de formulaires en ligne pour votre entreprise est l'un des moyens les plus efficaces pour récupérer des informations et les stocker électroniquement à long terme.
Il existe plusieurs solutions de création de formulaires, mais WPForms est la solution la plus conviviale et la plus polyvalente pour WordPress, avec une note globale de 4.9/5 sur WP.org.
WPForms dispose d'un constructeur de formulaires par simple glisser-déposer qui vous permet de créer des formulaires entièrement personnalisés en quelques clics de souris.
La création de formulaires en ligne à l'aide de WPForms est plus pratique que l'impression de formulaires sur papier. Non seulement vous ferez des économies, mais vous éviterez aussi la frustration de trouver un document dont vous avez besoin dans le fouillis de papier qui a tendance à se développer dans les bureaux basés sur le papier.
Allez-y et installez le plugin WPForms sur votre site WordPress. Vous pouvez obtenir le plugin ici à WPForms, ou vous pouvez l'ajouter en tant que plugin depuis votre tableau de bord WordPress.
2. Utiliser des modèles de documents et de formulaires commerciaux
L'intérêt de passer au zéro papier avec un outil comme WPForms est qu'il offre des tonnes de modèles de formulaires personnalisables. Alors que les entreprises qui utilisent le papier perdent un temps précieux à chercher des modèles et à les imprimer sur papier, vous disposez de plus de 2 000 modèles de formulaires que vous pouvez utiliser tels quels ou personnaliser selon vos besoins.
Ces modèles de formulaires accélèrent et rationalisent considérablement le processus d'élaboration des formulaires.
De plus, saviez-vous que vous pouvez même réaliser des enquêtes en ligne à l'aide de modèles prêts à l'emploi ? Le processus de collecte des réponses aux enquêtes en ligne est particulièrement pratique et efficace et vous permet d'éviter de travailler manuellement avec les données de l'enquête.
3. Stocker les entrées de formulaires sous forme électronique
L'un des principaux avantages des formulaires numériques est qu'ils permettent de collecter les réponses et de sauvegarder les entrées du formulaire par voie électronique.
Avec WPForms Pro, vous pouvez stocker les entrées de formulaire directement dans WordPress, de sorte que vous n'avez pas à vous soucier de trier et de classer les documents.
WPForms aide les utilisateurs à remplir les formulaires correctement, par exemple en s'assurant que l'email fourni est dans un format valide. Vous pouvez également rendre certains champs obligatoires afin que le formulaire ne soit pas soumis accidentellement si ces champs ne sont pas remplis.
Avec les formulaires physiques, il est presque impossible d'éviter les commissions accidentelles et les erreurs lorsque les personnes remplissent manuellement vos formulaires. En outre, l'analyse et la gestion des entrées dans un document physique prennent beaucoup plus de temps.
Et ce n'est pas tout.
WPForms s'intègre même à Google Sheets, ce qui vous permet de transférer vos entrées dans une feuille de calcul.
4. Envoyer des confirmations de commande et des avis de réception en ligne
Puisque vous utilisez des formulaires électroniques pour collecter des données auprès des personnes qui interagissent avec votre entreprise, vous pouvez également profiter de l'occasion pour informer les répondants par courrier électronique.
WPForms offre une fonction de notification utile qui envoie immédiatement un message à l'adresse e-mail de l'utilisateur confirmant que son formulaire a été soumis.
Cette fonction est idéale pour informer les utilisateurs des confirmations de commande, envoyer des reçus, et bien plus encore.
Le contenu de l'e-mail peut également être entièrement personnalisé, ce qui vous permet de vous assurer que vos clients reçoivent exactement la notification dont vous avez besoin.
5. Numériser la capture des signatures
Un autre élément spécifique que vous devrez peut-être prendre en compte lorsque vous dématérialiserez votre petite entreprise est la manière dont vous recueillerez les signatures personnelles sur les formulaires numériques.
WPForms vous permet de le faire grâce à l'Addon Signature.
En ajoutant l'option de signature numérique à vos formulaires en ligne, vous éliminez, pour vous comme pour vos clients, la nécessité d'avoir à remplir des documents supplémentaires pour inclure une signature.
Les utilisateurs peuvent facilement utiliser leur trackpad ou leur souris pour apposer leur signature électronique sur vos formulaires en ligne, ce qui confère à vos formulaires en ligne le même degré d'authenticité qu'aux documents physiques.
L'extension Signature facilite la collecte de contrats, d'accords, de paiements, etc. pour les propriétaires de petites entreprises.
Pour un tutoriel complet, voir comment ajouter une signature électronique à un formulaire.
6. Utiliser les intégrations et les fonctionnalités avancées de WPForms
Pour dématérialiser votre entreprise, pensez aux nombreux autres modules complémentaires disponibles avec WPForms.
Avec les addons WPForms, vous êtes en mesure de personnaliser vos formulaires numériques encore plus loin, avec des intégrations supplémentaires comme l'abandon de formulaire, la sauvegarde et la reprise, et les addons de suivi du parcours de l'utilisateur.
Ces intégrations vous permettent d'offrir à vos utilisateurs ainsi qu'à vos propres processus d'entreprise des commodités supplémentaires qui n'auraient jamais été possibles avec des formulaires papier.
Les modules complémentaires Stripe et PayPal vous permettent d'accepter des paiements directement à partir de vos formulaires en utilisant des champs de carte de crédit. Ainsi, que vous souhaitiez collecter des paiements pour des services, des commandes en ligne ou des dons, vous pouvez le faire sans effort avec les formulaires numériques.
En outre, le module complémentaire Form Abandon de formulaires est un outil utile pour vous aider à transformer les prospects intéressés en clients fidèles. Enfin, pour les petites entreprises qui utilisent les produits Google pour la plupart de leurs besoins en matière de dématérialisation, l'extension Google Sheets est un complément utile pour les formulaires personnalisés.
Ce chef d'entreprise et entrepreneur tire pleinement parti des modules complémentaires de WPForms pour collecter et gérer les données des formulaires de contact, des formulaires de don, et bien plus encore. Pour en savoir plus sur WPForms pour les petites entreprises, consultez notre étude de cas,
Dans un bureau sans papier, vous devez disposer de tous vos documents au format numérique, et pas seulement de vos formulaires.
Utilisez un scanner pour convertir tout fichier papier important en document numérique. Il est également recommandé d'utiliser des services de stockage en nuage pour sauvegarder vos fichiers numériques. Vous disposerez ainsi d'une copie de vos fichiers au cas où votre disque dur physique tomberait en panne.
Une fois que vous aurez supprimé le papier de votre bureau, vous pourrez rendre votre flux de travail plus efficace en améliorant la collaboration avec votre équipe à l'aide d'outils numériques.
Tous vos documents importants étant créés et stockés électroniquement, votre petite entreprise devrait également partager ces documents et la communication interne par voie électronique. Heureusement, il est aujourd'hui très facile de partager et de communiquer en ligne.
Les documents sont facilement partagés entre collègues sur Google Drive, et de nombreuses entreprises utilisent également Google pour d'autres types de communication.
Pour les réunions d'employés, envisagez d'abandonner les notes de service et les ordres du jour imprimés et de partager un document Google à l'échelle de l'entreprise. Google Slides et PowerPoint sont également des programmes très utiles pour organiser des réunions en ligne.
Vous pouvez également encourager les employés à partager des notes sous forme numérique et à utiliser des applications de réunion et de messagerie en ligne. Il existe une grande variété de programmes de réunion, tels que Google Meet, Zoom et Microsoft Teams. En outre, de plus en plus de petites entreprises se tournent vers des applications telles que Slack pour la messagerie directe entre collègues.
Ensuite, consultez la liste de contrôle des tests de formulaires
Avec tous les produits numériques disponibles aujourd'hui, y compris ceux proposés par WPForms, il est plus simple que jamais de dématérialiser votre entreprise et vos formulaires.
Et bien que nous soyons fiers de la simplicité de nos formulaires personnalisables et de notre générateur de formulaires facile à utiliser chez WPForms, nous avons rassemblé une liste de conseils pour vous aider à éviter toute erreur ou perte de données avec vos formulaires en ligne. Jetez un coup d'œil à notre liste de contrôle complète pour tester vos formulaires.
Prêt à créer votre formulaire ? Commencez dès aujourd'hui avec le plugin de construction de formulaire WordPress le plus facile à utiliser. WPForms Pro inclut de nombreux modèles gratuits et offre une garantie de remboursement de 14 jours.
