ペーパーレス化の方法をお探しですか？
中小企業の経営者であれば、さまざまな種類の書類に記入してもらうことで、顧客から情報を収集していることだろう。
しかし、ハードコピーの書類を扱うのは面倒で乱雑になりがちで、収集した情報が不正確な場合もあり、プロセス全体に時間がかかることもある。しかし、そうである必要はない。
この記事では、簡単なステップでペーパーレス化を進め、ビジネスを効率化するための重要なヒントをいくつか紹介する。
なぜ中小企業はペーパーレス化を進めるべきか？
ファイリング・キャビネットや紙の書類は、今日でも私たちの身の回りのいたるところにあります。しかし、ペーパーレス化はビジネスにとって良いだけでなく、同僚や顧客にも支持される持続可能な実践方法でもあるのです。
ウェブフォームを利用したペーパーレス化には様々なメリットがある：
- アクセシビリティ オンライン・フォームは、インターネット接続さえあれば、ノートパソコンや携帯電話でどこからでもアクセスできます。つまり、紙のフォームにアクセスするために移動したり、フォームを郵送したりする必要がないのです。
- 効率： ウェブフォームの作成、複製、共有、記入は、紙のフォームに比べてはるかに高速です。例えば、オンラインフォームを使用してアンケートの回答を収集する場合、手作業でデータを収集する場合と比較して、大幅に時間を短縮することができます。
- 正確さ： WPForms のようなフォームプラグインには、回答者が不正な形式で情報を入力するのを防ぐフィールドバリデーションが組み込まれています。その結果、オンラインフォームを使用することで、すべての回答者に対して一貫した形式で正確な情報を収集する能力が大幅に向上します。
- 費用対効果： オンライン・フォームに移行すると、紙代、印刷代、郵送代、紙処理機のメンテナンス代が不要になります。また、オンラインフォームの修正・更新は何度でも無料で行えるため、紙での再印刷にかかる余分なコストを負担する必要もありません。
- セキュリティ オンラインフォームから収集された入力は、ウェブ上では常に安全です。物理的な書類やペーパーワークは、火災などの緊急事態や、何気ない置き忘れで簡単に紛失する可能性があります。
7つのステップでペーパーレスを実現する方法
この記事で
1.WPFormsをインストールしてオンラインフォームを作成する
オンラインフォームをビジネスに活用することは、情報を取得し、電子的に長期保存するための最も効果的な方法のひとつです。
世の中には様々なフォーム作成ソリューションがありますが、WPFormsはWordPressのための最も初心者向けで多機能なソリューションで、WP.orgの総合評価は4.9/5です。
WPFormsは、マウスを数回クリックするだけで、完全にカスタマイズされたフォームを作成することができるシンプルなドラッグ＆ドロップフォームビルダーを備えています。
WPFormsを使用したオンラインフォーム作成の利便性は、紙でフォームを印刷するよりも優れています。コストを節約できるだけでなく、紙ベースのオフィスで発生しがちな紙の乱雑さから必要なドキュメントを探すイライラを避けることもできます。
だから、先に行くとインストール WPFormsプラグインをインストールしてください。プラグインはWPFormsで入手できますし、WordPressのダッシュボードからプラグインとして追加することもできます。
2.ビジネス文書とフォームのテンプレートを活用する
WPFormsのようなツールでペーパーレスを実現することの魅力は、カスタマイズ可能なフォームテンプレートを大量に提供していることです。紙ベースのビジネスでは、テンプレートを探して紙に印刷するのに貴重な時間を浪費することになりますが、WPFormsでは2,000以上のフォームテンプレートが用意されており、そのまま使用することも、必要なようにカスタマイズすることもできます。
これらのフォームテンプレートは、フォーム作成プロセスを大幅にスピードアップし、効率化します。
さらに、既成のテンプレートを使ってオンラインアンケートを実施することもできることをご存知ですか？オンラインでアンケートの回答を収集するプロセスは、特に便利で効率的です。
3.フォームの入力内容を電子的に保存する
デジタルフォームが提供する最大の利便性のひとつは、電子的に回答を収集し、フォーム入力を保存する機能です。
WPForms Proを使えば、フォームの入力内容をWordPressに直接保存することができます。
WPForms は、ユーザがフォームに正しく入力できるように支援します。例えば、入力された電子メールが有効な形式であることを確認します。また、いくつかのフィールドを必須にすることで、それらのフィールドが埋まっていない限り誤ってフォームが送信されないようにすることもできます。
物理的なフォームでは、記入者が手作業でフォームに記入するため、偶発的な手数料やミスを避けることはほとんど不可能です。さらに、物理的な文書に記入された内容を分析・管理するのは、かなり時間がかかる。
それだけではない。
WPFormsはGoogle Sheetsとも統合しており、入力した内容をスプレッドシートに転送することも可能です。
4.オンラインで注文確認と受領通知を送信する
電子フォームを活用して、あなたのビジネスに関わる人々からデータを収集するのですから、回答者にEメールで通知する機会を活用することもできます。
WPFormsは、 フォームが送信されたことを確認するメッセージをユーザーのメールアドレスに即座に送信する便利な通知機能を提供しています。
この機能は、注文の確認をユーザーに通知したり、領収書を送信したりするのに便利です。
メールの内容も完全にカスタマイズすることができますので、お客様に必要な通知を正確にお届けすることができます。
5.署名をデジタル化する
中小企業のペーパーレス化で考慮すべきもう一つの具体的な要素は、デジタルフォームへの個人署名の収集方法である。
WPFormsでは、便利な署名アドオンを使ってそれを実現することができます。
オンラインフォームにデジタル署名のオプションを追加することで、貴社も顧客も署名のために余分な事務処理をする必要がなくなります。
ユーザーはトラックパッドやマウスを使って簡単にオンラインフォームに電子署名をすることができ、オンラインフォームに物理的な文書と同様の信頼性を与えることができます。
Signatureアドオンは、契約書、同意書、支払いなどを簡単に収集することができます。
詳しいチュートリアルについては、フォームに電子署名を追加する方法をご覧ください。
6.統合と高度なWPForms機能を使用する
中小企業のペーパーレス化を実現する際には、WPFormsで利用可能なその他多くの便利なアドオンをご検討ください。
WPFormsアドオンを使用すると、フォームの放棄、保存と再開、ユーザージャーニートラッキングアドオンなどの追加統合により、デジタルフォームをさらにカスタマイズすることができます。
このような統合により、紙のフォームでは不可能な利便性をユーザーや自社のビジネスプロセスに提供することができます。
StripeアドオンとPayPalアドオンでは、クレジットカードフィールドを使ってフォームから直接支払いを受け付けることができます。そのため、サービス、オンライン注文、寄付などの支払いをデジタルフォームで簡単に行うことができます。
さらに、Form Abandonment Addonは、興味のあるリードを忠実な顧客に変えるのに役立つツールです。 また、ペーパーレスニーズの多くにGoogle製品を活用している中小企業にとって、Google Sheets Addonはカスタマイズされたフォームのための便利な追加機能です。
WPFormsのアドオンを活用して、お問い合わせフォームや寄付フォームなどのデータを収集・管理しています。中小企業向けWPFormsの詳細については、ケーススタディをご覧ください、
ペーパーレスオフィスでは、フォームだけでなく、すべてのドキュメントをデジタルフォーマットで利用できるようにする必要があります。
スキャナを使って、重要な紙ファイルをデジタル文書に変換する。また、クラウドストレージサービスを利用してデジタルファイルをバックアップすることもお勧めします。そうすれば、物理的なハードドライブが故障した場合でも、ファイルのコピーを手に入れることができる。
オフィスのペーパーレス化が実現すれば、デジタルツールを使ってチームとのコラボレーションを改善し、ワークフローをより効率的にすることができる。
すべての重要文書を電子的に作成・保存している中小企業では、これらの文書や社内コミュニケーションも電子的に共有する必要があります。幸いなことに、最近ではオンラインでの共有やコミュニケーションはとても簡単です。
ドキュメントはグーグル・ドライブで同僚間で共有するのが便利で、多くの企業がその他のコミュニケーションにもグーグルを利用している。
社員会議では、紙のメモや印刷した会議アジェンダをやめ、代わりに全社的なGoogleドキュメントを共有することを検討しよう。Googleスライドやパワーポイントも、会議をオンラインで行うのにとても便利なプログラムです。
また、デジタル形式でメモを共有し、オンライン会議やメッセージングアプリを活用することを従業員に奨励することもできる。Google Meet、Zoom、Microsoft Teamsなど、さまざまな会議プログラムがあります。また、Slackのような同僚間のダイレクトメッセージングアプリを利用する中小企業も増えている。
次に、フォームテストのチェックリストをご覧ください。
WPFormsが提供するデジタル製品を含め、現在利用可能なすべてのデジタル製品により、あなたのビジネスとフォームをペーパーレス化することはかつてないほど簡単です。
WPFormsではカスタマイズ可能なフォームと使いやすいフォームビルダーのシンプルさを誇りとしています。フォームをテストするための完全なチェックリストをご覧ください。
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