Voulez-vous envoyer une invitation automatique Slack lorsqu'un formulaire est soumis ? L'envoi automatique d'invitations Slack peut permettre de s'assurer plus facilement que les personnes se trouvent dans les bons canaux.
Dans cet exemple, nous allons vous montrer comment ajouter quelqu'un à un canal Slack lorsqu'un formulaire est soumis sur votre site.
Créez votre formulaire d'auto-invitation Slack dès maintenant
Comment envoyer une invitation automatique à un canal Slack ?
Vous pouvez envoyer une invitation à un canal Slack automatiquement en utilisant le plugin WPForms.
Il vous suffit de connecter vos formulaires à Zapier.
Zapier est un service qui relie différents sites et services. Vous pouvez utiliser vos formulaires comme "déclencheur" et envoyer automatiquement le contenu du formulaire à un autre service.
Il y a juste une chose que vous devez savoir. Pour envoyer une invitation automatique Slack, la personne que vous invitez doit déjà être membre de votre espace de travail Slack. Il n'est pas possible de créer un nouveau compte Slack avec Zapier.
Mais il est toujours pratique de pouvoir ajouter des personnes à des espaces de travail à partir d'un formulaire, et nous allons vous montrer comment faire dans ce tutoriel.
Comment envoyer une invitation automatique Slack à partir d'un formulaire WordPress
Dans cet exemple, nous allons créer un formulaire d'accueil des employés. Lorsque le formulaire est soumis, l'employé est automatiquement ajouté à notre base de données de #onboarding dans Slack.
Voici les étapes que nous allons suivre :
Pour ce tutoriel, vous aurez besoin du plan Zapier Starter ou d'un plan supérieur, car nous allons créer un Zap avec plusieurs étapes.
Commençons par installer le plugin dont nous avons besoin.
Étape 1 : Installer le plugin WPForms
Tout d'abord, installez et activez le plugin WPForms.
Vous pouvez consulter le guide sur l'installation d'un plugin WordPress si vous avez besoin d'aide.
Ensuite, cliquez sur WPForms " Addons. Installez l'addon Zapier et activez-le avant de passer à l'étape suivante.
Enfin, allez dans WPForms " Add New pour ouvrir le constructeur de formulaire.
Nous sommes maintenant prêts à choisir un modèle et à le personnaliser.
Étape 2 : Créer votre formulaire d'invitation automatique Slack
Maintenant que le générateur de formulaires est ouvert, nous pouvons commencer à créer le formulaire.
Allez-y et tapez un nom pour votre formulaire en haut de la page.
WPForms propose plus de 2 000 modèles de formulaires WordPress qui facilitent la création rapide de formulaires. Pour un formulaire d'invitation automatique à Slack, vous pouvez utiliser n'importe quel modèle à condition qu'il ait un champ email.
Dans cet exemple, nous utiliserons le formulaire d'information sur les employés. Si vous avez installé le module complémentaire de modèles de formulaires, vous pouvez le rechercher dans la section Modèles supplémentaires.
Nous sommes maintenant prêts à personnaliser le modèle.
Pour ajouter d'autres champs, faites glisser les champs dont vous avez besoin du panneau de gauche vers le panneau de droite. Vous pouvez également cliquer sur chaque champ pour le modifier.
N'oubliez pas de ne pas supprimer le champ email, car nous aurons besoin de l'adresse email de l'utilisateur pour rechercher son ID Slack.
N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer dans le coin supérieur droit avant de passer à l'étape suivante.
Étape 3 : Publier votre formulaire d'invitation automatique Slack
WPForms vous permet de publier facilement votre formulaire sur une page en quelques clics.
Nous allons décomposer cela en plusieurs étapes.
Tout d'abord, cliquez sur Embed en haut du générateur de formulaires.
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Créer une nouvelle page.
Saisissez ensuite un nom pour la page.
Enfin, cliquez sur Publier ou Mettre à jour en haut à droite.
C'est parfait ! Le formulaire est en ligne et prêt à être rempli.
Avant de poursuivre, vous devez ajouter au moins une entrée de test. Sans cela, Zapier ne pourra pas configurer votre Zap à l'étape suivante.
L'adresse e-mail que vous utilisez dans cette entrée doit correspondre à un utilisateur Slack existant dans votre espace de travail.
Tout est terminé ? C'est parfait. Remplissez votre formulaire et envoyez-le.
Nous sommes maintenant prêts à passer à Slack, mais gardons WordPress ouvert dans un autre onglet pendant quelques minutes. Nous aurons besoin de revenir dans une seconde.
Étape 4 : Connecter WPForms à Zapier
Dans cette étape, nous allons établir une connexion entre WPForms et Zapier.
Tout d'abord, connectez-vous à Zapier et cliquez sur Make a Zap en haut à gauche.
Dans ce Zap, WPForms déclenchera l'action dans Slack. Recherchons donc WPForms et sélectionnons-le.
La seule action disponible est Nouvelle entrée de formulaire, nous pouvons donc cliquer sur Continuer ici.
Nous allons maintenant revenir à l'onglet WordPress que nous avons gardé ouvert lors de la dernière étape.
Allez dans WPForms " Settings et cliquez sur l'onglet Integrations.
Cliquez maintenant sur l'icône Zapier pour voir la clé API Zapier de votre site.
Copiez la clé API dans votre presse-papiers.
Revenez à Zapier. Dans la fenêtre de connexion, collez votre clé API et l'URL de votre site. Une fois cela fait, cliquez sur Oui, continuer pour connecter WPForms à Zapier.
Cliquez ensuite sur Continuer pour confirmer.
Cliquez sur le bouton Tester le déclencheur pour voir s'il fonctionne.
Zapier va maintenant récupérer tous les formulaires dans WPForms et les lister dans une liste déroulante.
Sélectionnez le formulaire d'information du salarié que vous avez créé et cliquez sur Continuer.
Si vous voyez ce message, vous savez que tout est connecté et que votre entrée de test a été trouvée :
Facile, n'est-ce pas ? Connectons-nous ensuite à Slack.
Étape 5 : Rechercher votre utilisateur Slack
Il est maintenant temps de configurer Slack en tant qu'application d'action.
Commençons par rechercher Slack et cliquer sur l'icône ici :
Si c'est la première fois que vous utilisez Slack avec Zapier, vous serez invité à vous connecter à votre compte Slack et à vous identifier. Une fois que c'est fait, cliquez sur Continuer.
Nous allons maintenant demander à Zapier de rechercher l'utilisateur Slack qui correspond à l'adresse email saisie dans le formulaire.
Sélectionnons donc l'option Rechercher un utilisateur par e-mail et cliquons sur Continuer.
Nous allons maintenant demander à Zapier d'utiliser dans la recherche l'adresse email provenant de la soumission du formulaire.
Il vous suffit de sélectionner le champ Email dans le menu déroulant Email et de cliquer sur Continuer.
OK, c'est fait. Zapier n'affiche pas encore de résultat, car tout ce que nous avons fait est de rechercher l'entrée, et nous n'avons pas dit à Zapier ce qu'il devait faire ensuite.
Cliquez sur l'icône plus ici pour ajouter une étape supplémentaire au Zap :
Nous sommes maintenant prêts à ajouter l'utilisateur à notre canal.
Étape 6 : Ajouter votre utilisateur Slack à un canal
Nous avons réussi à dire à Zapier de chercher notre utilisateur WPForms dans Slack. Nous devons maintenant ajouter une autre étape pour dire à Zapier ce qu'il doit faire une fois qu'il l'a trouvé.
Commençons donc la partie suivante du Zap en recherchant à nouveau Slack :
Nous allons maintenant sélectionner l'action Inviter l'utilisateur à la chaîne, puis cliquer sur Continuer.
Avant de poursuivre, vous pouvez vérifier l'ID de membre de l'utilisateur dans Slack afin de savoir ce qu'il faut rechercher dans la partie suivante.
Pour ce faire, cliquez sur Afficher le profil de l'utilisateur, puis sur l'icône Plus.
D'ACCORD. Nous savons ce que nous cherchons. Poursuivons le tutoriel.
Revenir à Zapier maintenant.
Il y a deux choses à faire sur cet écran.
Dans le champ Utilisateurs, cliquez sur Personnaliser. Slack vous montrera les résultats de la recherche de la dernière étape dans une section intitulée 2 : Trouver un utilisateur par courriel dans Slack.
Vous devez sélectionner ici l'identifiant de l'utilisateur.
Sur le même écran, dans la zone Chaîne sélectionnez le canal auquel vous souhaitez ajouter votre utilisateur. Il doit s'agir d'un canal Slack existant. Nous allons choisir notre #onboarding dans cet exemple.
Le résultat final ressemble à ceci. L'identifiant que vous voyez à l'écran doit être le même que l'identifiant du membre que nous venons de rechercher dans Slack.
Tout est prêt ? Cliquez sur Test et Continuer.
Et le tour est joué ! Nous avons ajouté avec succès la personne à notre #onboarding canal.
Voici le résultat dans Slack :
N'oubliez pas d'activer votre Zap pour qu'il s'exécute automatiquement lorsque votre formulaire est soumis.
Voilà, c'est fait ! Vous avez réussi à connecter votre formulaire WordPress à Slack pour envoyer des invitations automatiques.
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Prochaine étape : Mettre en place un projet d'accueil dans Toggl
L'addon Zapier dans WPForms vous permet de connecter vos formulaires à des centaines de services. Essayez d'ajouter d'autres Zaps pour utiliser les données de votre formulaire de nouvelles façons.
Par exemple, lorsque vous ajoutez un employé, vous pouvez créer automatiquement un projet Toggl pour votre service des ressources humaines afin qu'il puisse travailler sur une liste de tâches d'intégration.
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