Comment gérer la billetterie événementielle sur WordPress

Vous organisez un événement et vous cherchez un moyen efficace de gérer la billetterie directement sur votre site WordPress ?

Avec les bons outils, vous pouvez optimiser l'ensemble du processus, de la vente des billets à la gestion des participants.

Dans ce guide, je vous guiderai à travers le processus de gestion de la billetterie d'événements dans WordPress en utilisant WPForms et Sugar Calendar. À la fin, vous aurez un système de billetterie entièrement fonctionnel intégré à votre site web.

Pourquoi utiliser WordPress pour la billetterie événementielle ?

WordPress est facilement personnalisable et offre de nombreux avantages pour la gestion de la billetterie événementielle. En voici quelques-uns :

• Une solution économique : Le logiciel WordPress est gratuit et open-source. Cela signifie que vous n'avez à vous soucier que du nom de domaine et des coûts d'hébergement.
• Facile à installer : N'importe qui peut ajouter une billetterie d'événement à son site WordPress existant sans aucune connaissance technique.
• Variété de plugins : Avec plus de 60 000 plugins dans le répertoire WordPress, vous trouverez probablement un plugin pour chaque personnalisation que vous souhaitez apporter à votre site.
• Contrôle total des ventes de billets et des données : Des plugins comme Sugar Calendar incluent la fonctionnalité de gestion de la billetterie d'événements dans WordPress. Vous pouvez contrôler les ventes de billets, effectuer des remboursements et suivre les détails des commandes avec ce plugin.

La combinaison de WPForms et de Sugar Calendar vous donne plus de flexibilité et de fonctionnalités dans votre plateforme de billetterie événementielle. Par exemple, vous pouvez permettre aux utilisateurs de soumettre des événements sur votre site par le biais d'un formulaire en ligne.

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Comment gérer la billetterie événementielle sur WordPress

Étape 1 : Installer le plugin Sugar Calendar

La première chose à faire est d'installer et d'activer le plugin Sugar Calendar sur votre site WordPress. Si vous ne connaissez pas encore WordPress, consultez le guide de WPBeginner sur l'installation d'un plugin WordPress.

Après avoir installé le plugin, vous devrez également installer et activer le module complémentaire de billetterie pour Sugar Calendar. Cet addon est disponible avec la version payante du plugin. Cet addon vous permettra d'accepter des paiements pour des événements sur votre site.

Pour installer l'addon, rendez-vous sur la page des addons de Sugar Calendar. Cliquez ensuite sur le bouton TÉLÉCHARGER situé sous la boîte de l'addon Billetterie d'événements.

Ceci téléchargera une version zippée de l'addon sur votre ordinateur. Vous devrez télécharger cet addon comme vous le feriez pour un plugin normal.

Pour ce faire, connectez-vous à votre zone d'administration WordPress et allez dans Plugins " Add New Plugin. Ensuite, cliquez sur le bouton Upload Plugin situé dans le coin supérieur droit de la page.

Ensuite, cliquez sur Choose file et sélectionnez le fichier zip de l'addon Event Ticketing que vous avez téléchargé. Cliquez ensuite sur le bouton Installer maintenant pour installer l'addon.

Enfin, cliquez sur Activer le plugin pour terminer le processus d'installation.

Étape 2 : Configuration des paramètres de paiement de la billetterie événementielle

Après avoir installé l'addon Event Ticketing, vous devrez le connecter à votre compte Stripe avant de pouvoir accepter les ventes de billets d'événements.

Pour ce faire, allez dans Sugar Calendar " Paramètres et sélectionnez l'onglet Paiements. Sugar Calendar vous permet de choisir votre devise préférée et de personnaliser la position du symbole de la devise.

Ensuite, descendez jusqu'à la section Stripe et cliquez sur le bouton Connecter avec Stripe.

Sur la page suivante, entrez votre adresse e-mail pour vous connecter à votre compte Stripe. Suivez les instructions pour terminer la configuration de votre compte Stripe.

Une fois cette opération effectuée, vous serez redirigé vers la page des paramètres de Sugar Calendar. L'état de connexion indique maintenant que votre compte est connecté.

La page de réussite du paiement est l'endroit où les utilisateurs sont redirigés après avoir acheté un billet. Vous pouvez choisir n'importe quelle page de votre site. Veillez simplement à ce que la page contienne l'élément [sc_event_tickets_receipt] shortcode. Cela permet aux utilisateurs de voir et de confirmer l'état de leur paiement.

Veillez à enregistrer vos modifications après avoir connecté votre compte.

Paramètres de notification de la billetterie d'événement

Sugar Calendar vous permet de configurer et de personnaliser les courriels de notification pour les reçus de commandes et de billets. Pour personnaliser ces paramètres, sélectionnez l'onglet Tickets dans la page des paramètres du plugin.

La page des détails des billets est l'endroit où les utilisateurs sont dirigés pour voir les détails de leurs achats de billets. Vous pouvez sélectionner n'importe quelle page de votre site dans la liste déroulante. Cependant, vous devrez ajouter le champ [sc_event_tickets_details] shortcode. Sinon, il ne fonctionnera pas comme prévu.

Dans la section Email Sender, remplissez les champs From Email Address et From Email Name avec l'adresse email de l'administrateur de votre site et le nom de la marque.

Sugar Calendar vous permet de personnaliser l'e-mail de réception de la commande et l'e-mail de réception du billet. Il permet également d'utiliser des balises intelligentes pour afficher les détails de l'événement comme le nom du client, le montant de la commande, le code du billet, etc.

Après avoir personnalisé vos paramètres de messagerie, veillez à enregistrer vos modifications.

Étape 3 : Création de calendriers et d'événements

L'étape suivante après avoir configuré l'addon Events Ticketing est de créer des événements. Mais avant cela, je vous suggère de créer un calendrier pour organiser vos événements. Ceci est particulièrement utile pour les organisateurs d'événements et les planificateurs d'événements qui gèrent plusieurs événements.

Création de calendriers

Pour ce faire, allez dans Sugar Calendar " Calendriers et cliquez sur le bouton + Ajouter un calendrier.

Dans la page Ajouter un nouveau calendrier, saisissez un nom et une extension pour votre calendrier. La balise devrait idéalement être une version du nom adaptée à l'URL.

Ensuite, vous pouvez entrer une description et choisir une couleur pour votre calendrier. La couleur permet de différencier vos calendriers lorsqu'ils sont affichés sur le frontend de votre site. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau calendrier pour enregistrer vos modifications.

Création d'événements

Après avoir créé le calendrier, vous êtes prêt à créer des événements. Pour ce faire, allez dans Sugar Calendar " Events et cliquez sur le bouton + Add New Event.

Dans la page Ajouter un nouvel événement, saisissez un nom pour l'événement que vous créez.

Dans la section Evénement, vous devez spécifier la durée de l'événement. Vous pouvez le faire en mettant à jour les dates de début et de fin de l'événement.

Sugar Calendar vous permet également de configurer des options supplémentaires comme les événements récurrents, l'ajout d'un lieu, la vente de billets, etc. Pour ce tutoriel, je me concentrerai sur la fonctionnalité de billetterie d'événements. Si vous souhaitez en savoir plus, consultez ce guide sur la configuration d'événements dans Sugar Calendar.

Pour autoriser la vente de billets dans votre événement, sélectionnez l'onglet Billets et mettez l'option Vente de billets sur ON.

Ensuite, vous devez indiquer le coût par billet dans le champ Prix du billet. Saisissez également un nombre dans le champ Capacité. La capacité détermine le nombre de billets disponibles à la vente. Ce nombre diminue automatiquement au fur et à mesure que les utilisateurs achètent des billets sur votre site.

Une fois que vous avez fini de personnaliser l'événement, ajoutez-le à un ou plusieurs de vos calendriers. Je vous suggère également d'ajouter une image vedette pour rendre l'événement visuellement attrayant pour les utilisateurs sur le frontend de votre site.

Enfin, cliquez sur Publier pour créer l'événement.

Étape 4 : Affichage et test des événements

Avant de mettre en service votre système de billetterie, je vous recommande de le tester pour vous assurer qu'il fonctionne correctement. Sugar Calendar vous permet d'afficher des événements et des calendriers à l'aide de blocs dans l'éditeur de blocs.

Vous pouvez afficher votre calendrier dans n'importe quel article ou page de votre site web. Pour ce faire, ouvrez la page ou le billet dans lequel vous souhaitez afficher votre événement. Cliquez ensuite sur l'icône + pour ajouter un nouveau bloc. Tapez "Sugar Calendar" dans la barre de recherche et sélectionnez le bloc " Events Calendar".

Vous verrez un aperçu de votre calendrier dans l'éditeur.

Vous pouvez sélectionner le(s) calendrier(s) que vous souhaitez afficher dans la liste déroulante Calendriers.

Veillez à publier votre page après avoir personnalisé le bloc Calendrier des événements. Maintenant, lorsque vous affichez la page sur le frontend de votre site, vous verrez tous les événements dans le calendrier. Je vais sélectionner l'événement que j'ai créé ci-dessus et qui permet la vente de billets.

Vous serez alors dirigé vers la page détaillée de l'événement, où les utilisateurs pourront acheter leurs billets.

Étape 5 : Gestion de la billetterie

L'étape suivante, après la publication de votre événement, consiste à suivre les ventes de billets et la liste des participants. Cette étape est cruciale pour les organisateurs d'événements, car elle leur permet de gérer efficacement le processus d'inscription à l'événement.

Pour ce faire, rendez-vous sur Sugar Calendar " Tickets. Vous y trouverez un aperçu de toutes les ventes de billets. Cette page contient des informations sur chaque participant, son code de billet unique, l'événement auquel il s'est inscrit et la date à laquelle il a effectué son paiement.

Lorsque vous survolez un enregistrement de billet spécifique, vous verrez l'option de renvoyer le billet au participant.

Sugar Calendar vous permet également d'exporter des tickets d'événements. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton Exporter au format CSV. Un fichier CSV contenant toutes les ventes de billets et les listes de participants sera téléchargé. Le fichier CSV peut être utile si vous souhaitez vérifier les billets des utilisateurs avant de leur donner accès à votre événement.

L'onglet Commandes permet d'obtenir des informations supplémentaires sur les ventes et les paiements de billets. Le statut indique si une commande est payée, en attente ou remboursée.

Vous pouvez mettre à jour manuellement une commande de billets en la survolant et en sélectionnant l'option Modifier.

Vous accéderez ainsi à la page de détail de la commande, qui contient des informations complémentaires sur la commande. Vous pouvez mettre à jour l'état de la commande, renvoyer l'accusé de réception par courrier électronique ou supprimer entièrement la commande.

En défilant vers le bas, vous verrez apparaître le tableau des billets avec les détails des participants et leur code de billet.

Après avoir apporté des modifications à une commande existante, veillez à les enregistrer en cliquant sur le bouton Mettre à jour la commande.

Vous savez maintenant comment créer et gérer une billetterie pour un événement sur WordPress en utilisant le plugin Sugar Calendar. Dans la section suivante, je vous montrerai comment permettre aux utilisateurs de soumettre des événements sur votre site grâce à un plugin de formulaire WordPress comme WPForms.

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Étape 6 : Permettre aux utilisateurs de soumettre des événements à l'aide de WPForms

WPForms est le meilleur plugin de construction de formulaire WordPress avec des fonctionnalités avancées comme la logique conditionnelle et le générateur de formulaire AI.

Il s'intègre au plugin Sugar Calendar pour permettre aux utilisateurs de soumettre des événements par l'intermédiaire de votre formulaire. C'est pratique si vous souhaitez gérer un modèle commercial qui permet aux utilisateurs de soumettre des événements payants sur votre site.

Dans cette section, je vais vous montrer comment connecter Sugar Calendar à WPForms. La première étape est d'installer et d'activer le plugin WPForms sur votre site WordPress.

Ensuite, vous devrez créer un nouveau formulaire ou modifier un formulaire existant pour accéder au générateur de formulaires. Vous pouvez créer un formulaire à partir de zéro ou utiliser l'un de nos modèles personnalisables. Alternativement, vous pouvez générer votre formulaire avec WPForms AI.

Je vais utiliser WPForms AI pour accélérer le processus de création des formulaires. Veuillez consulter notre tutoriel sur la façon de générer des formulaires avec WPForms AI.

Dans le formulaire généré, j'ai inclus les champs suivants :

• Titre de l'événement (champ de texte d'une ligne)
• Description de l'événement (champ texte paragraphe)
• Date de début et date de fin (champ Date / Heure)
• Calendrier des événements (champ déroulant)
• Lieu de l'événement (champ de texte d'une ligne)
• Image en vedette (champ File Upload)

Personnalisation des champs de formulaire

Étant donné que les utilisateurs créeront probablement un événement programmé pour une date ultérieure, je suggère de désactiver les dates passées dans les 2 champs Date / Heure. Pour ce faire, cliquez sur le champ pour ouvrir son panneau Options de champ. Accédez ensuite à l'onglet Avancé et activez l'option Désactiver les dates passées.

Vous devez maintenant faire correspondre les champs de formulaire que vous avez créés aux données d'événements de Sugar Calendar. Pour ce faire, allez dans Paramètres " Sugar Calendar dans le générateur de formulaires. Sélectionnez ensuite Activé dans le menu déroulant Activer la création d'événements Sugar Calendar.

Après l'avoir activé, allez-y et mappez les données de l'événement Sugar Calendar aux champs de formulaire WPForms appropriés.

Dans le champ Statut de l'événement, vous pouvez indiquer si l'événement soumis doit être sauvegardé en tant que brouillon, publié immédiatement ou en attente de révision.

Une fois que vous avez terminé la mise en correspondance des champs, veillez à enregistrer votre formulaire. Ensuite, je vous suggère de soumettre quelques entrées de test pour confirmer que tout fonctionne comme prévu.

Visualisation des événements soumis

Les entrées de ce formulaire seront ajoutées en tant que nouveaux événements dans Sugar Calendar. Pour accéder à ces événements, allez dans Sugar Calendar " Events. Vous y trouverez les détails de tous les événements de votre site.

Localisez celui que vous avez soumis via WPForms, cliquez dessus, puis sélectionnez Modifier.

Rappelez-vous que nous n'avons pas encore publié cet événement car nous avons défini le statut de l'événement comme brouillon dans les paramètres du constructeur de formulaires WPForms. Lors de l'édition de l'événement, vous pouvez activer la vente de billets en suivant la même procédure que celle décrite ci-dessus. Lorsque vous êtes prêt, publiez l'événement pour le mettre en ligne.

Désormais, les utilisateurs peuvent soumettre des événements sur votre site à l'aide d'un plugin de formulaire WordPress. Vous pouvez examiner la soumission de chaque utilisateur, la modifier et la personnaliser pour permettre la vente de billets avant de la publier sur votre site. Cette fonctionnalité est pratique pour les organisateurs d'événements qui souhaitent faire appel à la foule ou permettre à des organisateurs tiers d'utiliser leur système de billetterie en ligne.

FAQ - Comment gérer la billetterie événementielle

Voici les réponses aux questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs concernant la gestion de la billetterie événementielle sur WordPress.

Comment créer un ticket dans WordPress ?

Vous pouvez facilement créer un événement qui prend en charge la vente de billets à l'aide d'un plugin comme Sugar Calendar.

Comment créer un site web de gestion d'événements avec WordPress ?

La première étape consiste à s'assurer que vous disposez d'un site WordPress fonctionnel. Ensuite, vous pouvez procéder à l'installation des outils essentiels tels que WPForms et Sugar Calendar. Ces plugins fournissent une plateforme complète de billetterie événementielle qui vous permet de gérer des événements, de vendre des billets en ligne et de gérer l'inscription aux événements. Consultez notre tutoriel pour une description complète.

Existe-t-il d'autres plugins permettant de vendre des billets d'événements en ligne ?

Bien sûr ! Des plugins comme WPForms, Easy Digital Downloads, et The Events Calendar vous permettent d'accepter les paiements des utilisateurs pour des produits numériques tels que des cours en ligne, des billets d'événements, etc. Cependant, en combinant les fonctionnalités de WPForms et de Sugar Calendar, vous disposez d'une solution puissante pour créer et gérer une billetterie événementielle sur WordPress.

Puis-je utiliser ce système pour des événements virtuels ?

Absolument ! Le logiciel de billetterie d'événements dont nous avons parlé peut également être adapté aux événements virtuels. Vous pouvez l'utiliser pour vendre des billets pour des conférences en ligne, des webinaires ou tout autre type d'événement numérique. La plateforme de billetterie vous permet de gérer la vente de billets en ligne aussi facilement que pour les événements physiques.

Ensuite, personnaliser les courriels de notification

Dans cet article, je vous ai montré comment gérer une billetterie d'événement dans WordPress en utilisant Sugar Calendar. Si vous utilisez WPForms pour permettre aux utilisateurs de soumettre des événements sur votre site, vous devriez également envisager d'envoyer un email de notification personnalisé à l'utilisateur après qu'il ait soumis son entrée dans l'événement.

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