Cómo gestionar la venta de entradas para eventos en WordPress

¿Estás planeando un evento y buscas una forma eficiente de gestionar la venta de entradas directamente en tu sitio de WordPress?

Con las herramientas adecuadas, puedes optimizar todo el proceso, desde la venta de entradas hasta la gestión de asistentes.

En esta guía, te explicaré el proceso de gestión de venta de entradas en WordPress utilizando WPForms y Sugar Calendar. Al final, tendrás un sistema de venta de entradas completamente funcional integrado en tu sitio web.

¿Por qué usar WordPress para la venta de entradas de eventos?

WordPress es fácilmente personalizable y ofrece numerosas ventajas para la gestión de la venta de entradas de eventos. A continuación, destacaré algunas de ellas:

• Solución rentable: El software principal de WordPress es gratuito y de código abierto. Esto significa que solo tendrás que preocuparte por los costes del nombre de dominio y del alojamiento web.
• Fácil de configurar: Cualquiera puede añadir la venta de entradas de eventos a su sitio de WordPress existente sin ningún conocimiento técnico.
• Variedad de plugins: Con más de 60 000 plugins en el directorio de WordPress, es probable que encuentres un plugin para cada personalización que desees implementar en tu sitio.
• Control total sobre la venta de entradas y los datos: Plugins como Sugar Calendar incluyen la funcionalidad para gestionar la venta de entradas de eventos en WordPress. Puedes controlar la venta de entradas, emitir reembolsos y rastrear los detalles de los pedidos con este plugin.

Combinar WPForms y Sugar Calendar te da más flexibilidad y funciones en tu plataforma de venta de entradas de eventos. Por ejemplo, puedes permitir a los usuarios enviar eventos en tu sitio a través de un formulario en línea.

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Cómo gestionar la venta de entradas para eventos en WordPress

Paso 1: Instalar el plugin Sugar Calendar

Lo primero que necesitarás hacer es instalar y activar el plugin Sugar Calendar en tu sitio de WordPress. Si eres nuevo en WordPress, consulta la guía de WPBeginner sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

Después de instalar el plugin, también necesitarás instalar y activar el complemento Event Ticketing para Sugar Calendar. El complemento está disponible con la versión de pago del plugin. Este complemento te permitirá aceptar pagos para eventos en tu sitio.

Para instalar el complemento, dirígete a la página de complementos de Sugar Calendar. Luego, haz clic en el botón DESCARGAR debajo del cuadro del complemento Event Ticketing.

Esto descargará una versión comprimida del complemento a tu ordenador. Necesitarás subir este complemento como lo harías con un plugin normal.

Para ello, inicia sesión en tu área de administración de WordPress y ve a Plugins » Añadir nuevo plugin. A continuación, haz clic en el botón Subir plugin situado en la esquina superior derecha de la página.

Después de eso, haz clic en Elegir archivo y selecciona el archivo zip del complemento Event Ticketing que descargaste. Luego haz clic en el bot3n Instalar ahora para instalar el complemento.

Finalmente, haz clic en Activar plugin para completar el proceso de instalaci3n.

Paso 2: Configurar los ajustes de pago para la venta de entradas de eventos

Después de instalar el complemento Event Ticketing, deber3s conectarlo a tu cuenta de Stripe antes de poder aceptar ventas de entradas para eventos.

Para hacerlo, ve a Sugar Calendar » Ajustes y selecciona la pesta1a Pagos. Sugar Calendar te permite elegir tu moneda preferida y tambi3n personalizar la posici3n del s3mbolo de la moneda.

A continuaci3n, despl3zate hacia abajo hasta la secci3n de Stripe y haz clic en el bot3n Conectar con Stripe.

En la siguiente p3gina, introduce tu direcci3n de correo electr3nico para iniciar sesi3n en tu cuenta de Stripe. Sigue las instrucciones para completar la configuraci3n de tu cuenta de Stripe.

Una vez hecho, ser3s redirigido a tu p3gina de ajustes de Sugar Calendar. El Estado de conexi3n ahora indicar3 que tu cuenta est3 conectada.

La P3gina de 3xito del Pago es a donde los usuarios son redirigidos después de realizar una compra de entrada. Puedes elegir cualquier p3gina de tu sitio. Solo aseg3rate de que la p3gina incluya el c3digo corto [sc_event_tickets_receipt]. Esto asegura que los usuarios puedan ver y confirmar el estado de su pago.

Aseg3rate de guardar tus cambios después de conectar tu cuenta.

Ajustes de Notificaci3n de Entradas para Eventos

Sugar Calendar te permite configurar y personalizar correos electr3nicos de notificaci3n para recibos de pedidos y entradas. Para personalizar estos ajustes, selecciona la pesta1a Entradas en la p3gina de ajustes del complemento.

La P3gina de Detalles de la Entrada es a donde los usuarios son dirigidos para ver los detalles de sus compras de entradas. Puedes seleccionar cualquier p3gina de tu sitio en el men3 desplegable. Sin embargo, necesitar3s a1adir el c3digo corto [sc_event_tickets_details]. De lo contrario, no funcionar3 como se espera.

En la secci3n Remitente del Correo Electr3nico, rellena los campos Direcci3n de Correo Electr3nico de Origen y Nombre del Remitente del Correo Electr3nico con la direcci3n de correo electr3nico de administrador de tu sitio y el nombre de tu marca.

Sugar Calendar te permite personalizar el Correo Electr3nico de Recibo de Pedido y el Correo Electr3nico de Recibo de Entrada. Tambi3n admite el uso de etiquetas inteligentes para mostrar detalles del evento como el nombre del cliente, el importe del pedido, el c3digo de la entrada, etc.

Después de personalizar tus ajustes de correo electr3nico, aseg3rate de guardar tus cambios.

Paso 3: Crear calendarios y eventos

El siguiente paso después de configurar el complemento de Entradas para Eventos es crear eventos. Antes de eso, sin embargo, sugiero crear un Calendario para organizar tus eventos. Esto es especialmente 3til para organizadores de eventos y planificadores de eventos que gestionan m3ltiples eventos.

Creaci3n de Calendarios

Para hacerlo, ve a Sugar Calendar » Calendarios y haz clic en el bot ilde{o}n + Añadir calendario.

En la p ilde{a}gina Añadir nuevo calendario, introduce un nombre y un slug para tu calendario. El slug deber ilde{i}a ser idealmente una versi ilde{o}n del nombre amigable para URL.

A continuaci ilde{o}n, puedes introducir una descripci ilde{o}n y elegir un color para tu calendario. El color te ayuda a diferenciar tus calendarios al verlos en el frontend de tu sitio. Cuando est ilde{e}s listo, haz clic en el bot ilde{o}n Añadir nuevo calendario para guardar tus cambios.

Creaci ilde{o}n de eventos

Despu ilde{e}s de crear el calendario, est ilde{a}s listo para empezar a crear eventos. Para hacerlo, ve a Sugar Calendar » Eventos y luego haz clic en el bot ilde{o}n + Añadir nuevo evento.

En la p ilde{a}gina Añadir nuevo evento, introduce un nombre para el evento que est ilde{a}s creando.

En la secci ilde{o}n Evento, necesitar ilde{a}s especificar la duraci ilde{o}n del evento. Puedes hacerlo actualizando la fecha de Inicio y Fin del evento.

Sugar Calendar tambi ilde{e}n te permite configurar opciones adicionales como eventos recurrentes, a ilde{n}adir una ubicaci ilde{o}n, vender entradas, etc. Para este tutorial, me centrar ilde{e} en la funcionalidad de venta de entradas para eventos. Si deseas obtener m ilde{a}s informaci ilde{o}n, consulta esta gu ilde{i}a sobre c ilde{o}mo configurar eventos en Sugar Calendar.

Para permitir la venta de entradas en tu evento, selecciona la pesta ilde{n}a Entradas y activa la opci ilde{o}n Venta de entradas a la posici ilde{o}n ACTIVADO.

A continuaci ilde{o}n, deber ilde{a}s especificar el coste por entrada en el campo Precio de la entrada. Tambi ilde{e}n, introduce un n ilde{u}mero en el campo Capacidad. La capacidad determina el n ilde{u}mero de entradas disponibles para la venta. Este n ilde{u}mero disminuye autom ilde{a}ticamente a medida que los usuarios compran entradas en tu sitio.

Una vez que hayas terminado de personalizar el evento, a ilde{n} ilde{a}delo a uno o varios de tus calendarios. Tambi ilde{e}n sugiero a ilde{n}adir una imagen destacada para que sea visualmente atractiva para los usuarios en el frontend de tu sitio.

Finalmente, haz clic en Publicar para crear el evento.

Paso 4: Mostrar y probar tus eventos

Antes de publicarlo, recomiendo probar tu sistema de venta de entradas para asegurarte de que todo funcione sin problemas. Sugar Calendar te permite mostrar eventos y calendarios utilizando bloques en el editor de bloques.

Puedes mostrar tu calendario en cualquier publicaci ilde{o}n o p ilde{a}gina de tu sitio web. Para hacerlo, abre la p ilde{a}gina o publicaci ilde{o}n donde deseas mostrar tu evento. Luego haz clic en el icono + para a ilde{n}adir un nuevo bloque. Escribe 'Sugar Calendar' en la barra de b ilde{u}squeda y selecciona el bloque Calendario de eventos.

Ver ilde{a}s una vista previa de tu calendario en el editor.

Puedes seleccionar los calendarios que deseas mostrar en el men ilde{u} desplegable Calendarios.

Aseg ilde{u}rate de publicar tu p ilde{a}gina despu ilde{e}s de personalizar el bloque Calendario de eventos. Ahora, cuando veas la p ilde{a}gina en el frontend de tu sitio, ver ilde{a}s todos los eventos del calendario. Seleccionar ilde{e} el evento que cre ilde{e} anteriormente y que permite la venta de entradas.

Esto te dirigir ilde{a} a la p ilde{a}gina de detalles del evento, donde los usuarios podr ilde{a}n comprar sus entradas.

Paso 5: Gestionar la venta de entradas de eventos

El siguiente paso después de publicar tu evento es hacer un seguimiento de tus ventas de entradas y de la lista de asistentes. Esto es crucial para que los organizadores de eventos gestionen su proceso de registro de eventos de manera efectiva.

Para hacerlo, ve a Sugar Calendar » Entradas. Aquí verás un resumen de todas las ventas de entradas. Esta página incluye detalles sobre cada asistente, su código de entrada único, el evento para el que se registraron y la fecha en que completaron su pago.

Cuando pases el ratón sobre un registro de entrada específico, verás la opción de reenviar la entrada al asistente.

Sugar Calendar también te permite exportar las entradas de eventos. Para hacerlo, simplemente haz clic en el botón Exportar a CSV. Esto descargará un archivo CSV que contiene todas tus ventas de entradas y listas de asistentes. El archivo CSV puede ser útil si deseas verificar las entradas de los usuarios antes de concederles acceso a tu evento.

Navegar a la pestaña Pedidos mostrará detalles adicionales sobre las ventas de entradas y los pagos. El Estado indica si un pedido está Pagado, Pendiente o Reembolsado.

Puedes actualizar manualmente un pedido de entrada pasando el ratón sobre él y seleccionando la opción Editar.

Esto te dirigirá a la página de detalles del pedido que contiene información adicional sobre el mismo. Puedes actualizar el estado del pedido, reenviar el recibo por correo electrónico o eliminar el pedido por completo.

Al desplazarte hacia abajo, verás la tabla de Entradas con los detalles del asistente y su código de entrada.

Después de realizar cualquier cambio en un pedido existente, asegúrate de guardar tus cambios haciendo clic en el botón Actualizar Pedido.

Ahora tienes una comprensión sólida de cómo crear y gestionar la venta de entradas para eventos en WordPress utilizando el plugin Sugar Calendar. En la siguiente sección, te mostraré cómo permitir a los usuarios enviar eventos en tu sitio a través de un plugin de formularios de WordPress como WPForms.

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Paso 6: Permitir a los usuarios enviar eventos usando WPForms

WPForms es el mejor plugin constructor de formularios de WordPress con funcionalidades avanzadas como lógica condicional y generador de formularios con IA.

Se integra con el plugin Sugar Calendar para permitir a los usuarios enviar eventos a través de tu formulario. Esto es útil si deseas ejecutar un modelo de negocio que permita a los usuarios enviar eventos de pago en tu sitio.

En esta sección, te mostraré cómo conectar Sugar Calendar a WPForms. El primer paso es instalar y activar el plugin WPForms en tu sitio de WordPress.

Después de eso, necesitarás crear un nuevo formulario o editar uno existente para acceder al constructor de formularios. Puedes crear uno desde cero o usar una de nuestras plantillas personalizables. Alternativamente, puedes generar tu formulario con la IA de WPForms.

Usaré la IA de WPForms para acelerar el proceso de creación de formularios. Por favor, consulta nuestro tutorial sobre cómo generar formularios con la IA de WPForms.

En el formulario generado, he incluido los siguientes campos:

• Título del evento (campo de texto de una sola línea)
• Descripción del evento (campo de texto de párrafo)
• Fecha de inicio y fecha de fin (campo de fecha/hora)
• Calendario del evento (campo desplegable)
• Ubicación del evento (campo de texto de una sola línea)
• Imagen destacada (campo de carga de archivos)

Personalización de campos de formulario

Dado que es probable que los usuarios creen un evento programado para una fecha futura, sugiero deshabilitar las fechas pasadas en los 2 campos de Fecha / Hora. Para hacerlo, haga clic en el campo para abrir su panel de Opciones de Campo. Luego, navegue a la pestaña Avanzado y active la opción Deshabilitar fechas pasadas.

Ahora, deberá asignar los campos del formulario que creó a los datos de eventos de Sugar Calendar. Para hacerlo, vaya a Configuración » Sugar Calendar en el constructor de formularios. Luego, seleccione Activado en el menú desplegable Habilitar creación de eventos de Sugar Calendar.

Después de habilitarlo, proceda a asignar los datos de eventos de Sugar Calendar a los campos del formulario de WPForms correspondientes.

En el campo Estado del evento, puede especificar si el evento enviado debe guardarse como borrador, publicarse inmediatamente o establecerse como pendiente de revisión.

Una vez que haya terminado de asignar los campos, asegúrese de guardar su formulario. Luego, sugiero enviar algunas entradas de prueba para confirmar que todo funciona como se espera.

Visualización de eventos enviados

Las entradas de este formulario se agregarán como nuevos eventos en Sugar Calendar. Para acceder a estos eventos, vaya a Sugar Calendar » Eventos. Aquí verá detalles sobre todos los eventos de su sitio.

Localice el que envió a través de WPForms, haga clic en él y luego seleccione Editar.

Recordemos que aún no hemos publicado este evento, ya que establecimos el estado del evento como Borrador en la configuración del constructor de formularios de WPForms. Al editar el evento, puede habilitar la venta de entradas siguiendo el mismo proceso que cubrimos anteriormente. Cuando esté listo, publique el evento para que esté en vivo.

Ahora, los usuarios pueden enviar eventos en su sitio utilizando un plugin de formularios de WordPress. Puede revisar cada envío de usuario, editar y personalizar el evento para permitir la venta de entradas antes de publicarlo en su sitio. Esta función es útil para los organizadores de eventos que desean obtener eventos de forma colaborativa o permitir que organizadores externos utilicen su sistema de venta de entradas en línea.

Preguntas frecuentes: Cómo gestionar la venta de entradas para eventos

Estas son las respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes que hacen los usuarios sobre la gestión de la venta de entradas para eventos en WordPress.

¿Cómo creo una entrada en WordPress?

Puede crear fácilmente un evento que admita la venta de entradas utilizando un plugin como Sugar Calendar.

¿Cómo creo un sitio web de gestión de eventos en WordPress?

El primer paso es asegurarse de tener un sitio de WordPress funcional. Luego, puede proceder a instalar las herramientas esenciales como WPForms y Sugar Calendar. Estos plugins proporcionan una plataforma integral de venta de entradas para eventos que le permite gestionar eventos, vender entradas en línea y manejar el registro de eventos. Consulte nuestro tutorial para obtener una guía completa.

¿Existen otros plugins que permitan vender entradas para eventos en línea?

¡Por supuesto! Plugins como WPForms, Easy Digital Downloads y The Events Calendar le permiten aceptar pagos de usuarios por productos digitales como cursos en línea, entradas para eventos, etc. Sin embargo, la combinación de las funciones de WPForms y Sugar Calendar le brinda una solución potente para crear y gestionar la venta de entradas para eventos en WordPress.

¿Puedo usar este sistema para eventos virtuales?

¡Absolutamente! El software de ticketing de eventos que hemos comentado también se puede adaptar para eventos virtuales. Puedes usarlo para vender entradas para conferencias en línea, seminarios web o cualquier otro tipo de evento digital. La plataforma de ticketing te permite gestionar las ventas de entradas en línea con la misma facilidad que para los eventos físicos.

A continuación, personaliza los correos electrónicos de notificación

En esta publicación, te mostré cómo gestionar el ticketing de eventos en WordPress usando Sugar Calendar. Si usas WPForms para permitir que los usuarios envíen eventos en tu sitio, también deberías considerar el envío de un correo electrónico de notificación personalizado al usuario después de que envíe la entrada de su evento.

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