Comment l'American Legion Arizona utilise WPForms pour rationaliser ses opérations

Les organisations à but non lucratif sont souvent confrontées à des tâches quotidiennes qui les empêchent d'atteindre leurs objectifs principaux. La gestion des membres, l'organisation d'événements et la gestion de la paperasserie peuvent constituer un véritable défi. Ces problèmes peuvent détourner le temps et les ressources de leurs objectifs principaux, qui sont de servir les communautés et de susciter des changements positifs.

Dans cette histoire de client, nous regardons comment l'American Legion Arizona, un groupe de soutien aux vétérans, a résolu ces problèmes. Ils ont utilisé WPForms pour rendre leur travail plus facile et plus efficace.

Nous vous montrerons comment cette petite équipe de six personnes a économisé des heures de travail chaque semaine, s'est connectée plus efficacement avec ses membres et leur a permis de s'inscrire facilement à des événements et de partager des informations.

Leur histoire montre comment les organisations à but non lucratif peuvent utiliser les formulaires en ligne pour surmonter les obstacles les plus courants. En travaillant plus intelligemment, elles peuvent se concentrer sur ce qui compte vraiment : aider les personnes qu'elles soutiennent.

Profil du client

La Légion américaine de l'Arizona est une filiale de l'organisation nationale de la Légion américaine, qui se consacre à la défense des anciens combattants, des membres actifs du service et de leurs familles. Elle offre une plateforme à plus de 120 postes en Arizona pour partager des informations et collaborer, en soutenant une communauté avec plus de 100 ans d'histoire de service.

Le défi

Lorsque l'American Legion Arizona a commencé à mettre à jour son site web, elle a constaté plusieurs problèmes de fonctionnement :

1. Obtenir l'avis des utilisateurs : L'ancienne méthode consistant à demander l'avis des membres ne fonctionnait pas bien. Peu de personnes y répondaient. Ils avaient besoin d'un moyen plus simple pour savoir ce que les membres pensaient de leurs services et de leurs programmes.
2. Aider les membres : Répondre aux questions et aider les membres prenait trop de temps. L'équipe avait du mal à répondre rapidement, ce qui nuisait à l'expérience des utilisateurs.
3. Organiser des événements : L'organisation organise chaque année de nombreux événements, tels que des réunions et des collectes de fonds. L'ancienne méthode d'inscription à ces événements était lente, comportait souvent des erreurs et prenait beaucoup de temps à gérer pour le personnel.
4. Inscription des nouveaux membres : La procédure d'adhésion et de paiement des nouveaux membres prenait beaucoup de temps et était difficile pour les deux parties.
5. Collecte d'informations : La collecte de différents types d'informations, comme les rapports des postes locaux et les articles pour leur bulletin d'information, était désordonnée et lente.

L'organisation savait qu'elle devait résoudre ces problèmes pour mieux travailler et aider davantage les anciens combattants. Elle souhaitait trouver un outil de construction de formulaires capable de.. :

1. Fonctionne bien avec leur site web WordPress et les autres outils qu'ils utilisent
2. Créez de nombreux types de formulaires, des simples enquêtes aux inscriptions à des événements complexes.
3. Traiter les paiements pour les adhésions et les frais d'inscription aux événements
4. Utilisez des fonctions intelligentes telles que la logique conditionnelle pour créer des formulaires qui changent en fonction des réponses.
5. être suffisamment facile à utiliser pour que leur petite équipe puisse s'en servir sans avoir besoin d'être des experts en technologie

Leur principal objectif était de rendre leur travail plus rapide et plus facile, afin que l'équipe puisse consacrer plus de temps à ce qui est vraiment important : aider les anciens combattants et leurs familles.

Comment WPForms a apporté des solutions

L'American Legion Arizona s'est tournée vers WPForms pour relever ses défis.

Après avoir découvert le plugin lors d'une recherche WordPress sur les plugins de construction de formulaires, ils ont été impressionnés par ses capacités et sa facilité d'utilisation, en particulier pour la collecte des paiements.

Avec WPForms, ils ont créé plus de 50 formulaires à des fins diverses :

• Inscription des membres avec paiement : Simplification de la procédure d'adhésion et de paiement en ligne pour les nouveaux membres.
• Inscription à la conférence avec paiement : Rationalisation des inscriptions aux événements et de la collecte des paiements, ce qui permet aux membres et au personnel de gagner du temps.
• Rapports annuels : Les postes peuvent désormais soumettre leurs rapports annuels en ligne, ce qui facilite grandement la collecte et l'organisation des données.
• Soumission d'événements : Les membres peuvent désormais soumettre les détails de leurs événements afin qu'ils soient facilement ajoutés au calendrier, ce qui permet de le tenir à jour sans que le personnel n'ait à fournir beaucoup de travail supplémentaire.
• Soumission d'articles pour le bulletin d'information : Permet aux membres de soumettre des articles pour la lettre d'information, ce qui accélère et facilite la collecte et la gestion du contenu.
• Inscription aux programmes : Les élèves peuvent s'inscrire à divers programmes en ligne, ce qui permet de rationaliser et de gérer les inscriptions à différentes initiatives telles que Boys State.
• Rapports sur les agents : Les postes peuvent facilement soumettre en ligne les détails et les mises à jour concernant les officiers. Cette automatisation permet de s'assurer que les informations sur les dirigeants restent exactes et à jour, ce qui favorise une communication et une coordination efficaces au sein de l'organisation.
• Formulaires de commande de produits : Les membres peuvent commander et payer des articles de marque personnalisés, tels que des polos, pour montrer leur affiliation et leur soutien au programme.

En utilisant WPForms pour toutes ces tâches, l'American Legion Arizona a pu résoudre plusieurs de ses problèmes initiaux. Elle peut désormais recueillir des commentaires, gérer les inscriptions et rassembler des informations de manière beaucoup plus efficace.

WPForms était suffisamment flexible pour gérer ce large éventail de tâches différentes et les formulaires étaient faciles à créer pour leur petite équipe, même avec une expérience technique limitée.

Les membres ont trouvé les formulaires faciles à utiliser, ce qui a augmenté la participation, et WPForms s'est bien intégré à leur site existant, ce qui signifie qu'il n'a pas été nécessaire de passer à une nouvelle plateforme ou d'apprendre de nouveaux systèmes.

Fonctionnalités et modules complémentaires préférés de WPForms

L'American Legion Arizona a trouvé plusieurs fonctionnalités de WPForms particulièrement utiles. Voici un aperçu de leurs favoris :

Calculs: Cette fonction permet de calculer automatiquement le coût total des événements ou des adhésions. Par exemple, si une personne s'inscrit à plusieurs événements ou ajoute des éléments supplémentaires à son inscription, le formulaire calcule automatiquement le coût total.

Intégration de Stripe: Cette intégration a facilité la collecte de paiements en ligne en toute sécurité. Les membres pouvaient payer leur cotisation ou s'inscrire à un événement directement sur le formulaire, sans être envoyés sur un autre site web.

Signatures numériques: Pour les formulaires nécessitant une signature, comme les dérogations pour les événements, cette fonction permet aux utilisateurs de signer numériquement directement sur le formulaire. Cela permet d'économiser du temps et du papier par rapport à l'impression et à la numérisation de documents signés.

Champs répétables: Cette fonction permet aux utilisateurs d'inscrire plusieurs personnes en remplissant un seul formulaire. Par exemple, si une personne souhaite inscrire un groupe à une conférence, elle peut ajouter autant de participants que nécessaire sans avoir à remplir des formulaires distincts pour chaque personne, ce qui fait gagner du temps aux personnes inscrites et au personnel chargé de traiter les inscriptions.

Logique conditionnelle: Cette fonction rend les formulaires plus intelligents et plus conviviaux. Les formulaires peuvent être modifiés de manière dynamique en fonction des données saisies par l'utilisateur. Par exemple, si un utilisateur indique qu'il a besoin d'aménagements spéciaux pour un événement, le formulaire affichera des questions sur le type d'aménagements dont il a besoin. Les formulaires sont ainsi plus courts et moins déroutants pour les utilisateurs, qui ne voient que les questions qui les concernent. Cela permet également de recueillir des informations plus détaillées en cas de besoin, sans encombrer le formulaire pour tout le monde.

Les résultats

La mise en œuvre de WPForms a apporté des améliorations significatives à l'American Legion Arizona :

Gain de temps

L'automatisation de processus auparavant manuels, tels que l'inscription des membres, l'inscription aux événements et la soumission de rapports, a permis à l'équipe d'économiser d'innombrables heures chaque semaine.

Les membres du personnel qui consacraient auparavant une grande partie de leur journée à des tâches administratives ont désormais la liberté de consacrer plus d'énergie à des initiatives essentielles telles que la sensibilisation des anciens combattants et les programmes de soutien communautaire.

Efficacité accrue

Le passage aux formulaires en ligne a permis de rationaliser les opérations dans tous les domaines. L'élimination des formulaires papier a permis de réduire considérablement les besoins en matière d'impression, d'expédition et de saisie manuelle des données.

Une expérience utilisateur améliorée

Les membres bénéficient désormais d'une expérience transparente et conviviale lorsqu'ils interagissent avec l'organisation.

Des formulaires intuitifs facilitent l'inscription aux événements, la soumission d'articles pour le bulletin d'information, les paiements et les commentaires.

Cette expérience améliorée a favorisé un engagement et une participation accrus de la part de la communauté des anciens combattants, renforçant ainsi le lien entre l'organisation et ses membres.

Un moment de réussite

Le programme Boys State, une initiative de la Légion américaine qui a vu le jour dans les années 1930, a connu un succès retentissant.

Dans le passé, la gestion des inscriptions et la collecte des informations nécessaires à ce programme étaient un processus lourd impliquant des formulaires papier et une saisie manuelle des données.

Cependant, avec la mise en œuvre de WPForms, l'ensemble du processus a été transformé. Rien que l'année dernière, plus de 150 participants se sont inscrits en ligne de manière transparente, soumettant non seulement leurs données d'inscription de base, mais aussi des informations médicales cruciales et des informations de paiement, le tout sans la moindre erreur.

Les gains d'efficacité ne se sont pas arrêtés là. WPForms a également permis au programme d'introduire de nouveaux formulaires pour les participants aux listes d'attente et les conseillers d'orientation des lycées qui souhaitent obtenir de plus amples informations.

Ces formulaires, intégrés de manière transparente aux systèmes de courrier électronique de l'organisation, ont permis une communication rapide et une expérience simplifiée pour toutes les personnes concernées.

Le succès du programme Boys State illustre la façon dont WPForms peut permettre aux organisations de moderniser même leurs initiatives les plus établies, en améliorant l'efficacité et l'expérience des utilisateurs, et en leur permettant finalement de se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Conseils pour les utilisateurs de WPForms

Perspectives d'avenir

L'American Legion Arizona a découvert que la création et la gestion de formulaires peuvent être incroyablement simples et efficaces avec WPForms. La facilité d'utilisation et les fonctionnalités puissantes comme la logique conditionnelle, la collecte des paiements, et les intégrations étendues ont été inestimables.

L'équipe peut désormais créer rapidement de nombreux formulaires, tout en garantissant la sécurité des données des utilisateurs et la rationalisation des processus.

WPForms a considérablement amélioré leurs opérations, et ils explorent d'autres addons et intégrations pour rationaliser les processus et soutenir la croissance.

L'impact de leur succès dépasse les frontières de l'Arizona. Le siège national a pris note de leurs réalisations, reconnaissant le potentiel des formulaires en ligne pour rationaliser les opérations dans l'ensemble de l'organisation. L'équipe ne se concentre pas seulement sur sa propre croissance, mais aussi sur le partage de ses connaissances et de son expérience afin de permettre à d'autres branches d'État d'adopter des solutions numériques similaires.

Principaux enseignements

Le succès de l'American Legion Arizona avec WPForms offre des leçons précieuses pour les organisations à but non lucratif et les entreprises :

• Automatiser et rationaliser : Identifiez les tâches manuelles et fastidieuses qui peuvent être automatisées grâce à des formulaires en ligne bien conçus. Cela permet de libérer du temps précieux pour le personnel, qui peut alors se concentrer sur les objectifs essentiels de la mission.
• Améliorer l'expérience des utilisateurs : Mettez en place des formulaires conviviaux pour simplifier les processus tels que l'inscription à des événements, la collecte de commentaires et la soumission d'informations. Cela améliore l'engagement et la satisfaction des membres et des sympathisants.
• Optimiser la collecte et la gestion des données : Utilisez les formulaires en ligne pour collecter et organiser efficacement les données, en éliminant le besoin de formulaires papier et de saisie manuelle des données. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
• Tirez parti des intégrations : Choisissez une solution de création de formulaires qui s'intègre de manière transparente à vos outils et systèmes existants, tels que les plateformes de marketing par e-mail et les passerelles de paiement, afin de rationaliser les flux de travail et de maximiser l'efficacité.

En mettant en œuvre ces stratégies, les organisations peuvent optimiser leurs opérations, améliorer l'expérience des utilisateurs et mieux remplir leur mission.

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En savoir plus sur l'utilisation de WPForms par les organisations à but non lucratif

Si vous travaillez pour une organisation à but non lucratif et que vous vous sentez inspiré par la façon dont WPForms a transformé les opérations de l'American Legion Arizona, nous avons beaucoup d'autres ressources qui pourraient vous intéresser.

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