Come l'American Legion Arizona utilizza WPForms per semplificare le operazioni

Le organizzazioni non profit spesso faticano con le attività quotidiane che sottraggono tempo ai loro obiettivi principali. La gestione dei membri, l'organizzazione di eventi e la gestione della burocrazia possono essere una vera sfida. Questi problemi possono sottrarre tempo e risorse ai loro obiettivi principali di servire le comunità e promuovere un cambiamento positivo.

In questa Storia di Cliente, esaminiamo come l'American Legion Arizona, un gruppo di supporto per veterani, ha risolto questi problemi. Hanno utilizzato WPForms per rendere il loro lavoro più facile ed efficace.

Ti mostreremo come questo piccolo team di sei persone ha risparmiato ore di lavoro ogni settimana, si è connesso in modo più efficace con i propri membri e ha reso semplice per loro iscriversi agli eventi e condividere notizie.

La loro storia mostra come le organizzazioni non profit possono utilizzare moduli online per superare ostacoli comuni. Lavorando in modo più intelligente, possono concentrarsi maggiormente su ciò che conta davvero: aiutare le persone che supportano.

Profilo del Cliente

L'American Legion Arizona è una filiale statale dell'organizzazione nazionale American Legion, dedicata a sostenere i veterani, i membri in servizio attivo e le loro famiglie. Forniscono una piattaforma per oltre 120 Post in Arizona per condividere informazioni e collaborare, supportando una comunità con oltre 100 anni di storia di servizio.

La Sfida

Quando l'American Legion Arizona ha iniziato ad aggiornare il proprio sito web, ha riscontrato diversi problemi nel modo in cui stava lavorando:

1. Ottenere Feedback dagli Utenti: Il loro vecchio modo di chiedere opinioni ai membri non funzionava bene. Non molte persone rispondevano. Avevano bisogno di un modo più semplice per capire cosa pensavano i membri dei loro servizi e programmi.
2. Aiutare i Membri: Rispondere alle domande e aiutare i membri richiedeva troppo tempo. Il team aveva difficoltà a rispondere rapidamente, causando una scarsa esperienza utente.
3. Organizzazione Eventi: L'organizzazione organizza molti eventi ogni anno, come riunioni e raccolte fondi. Il loro vecchio modo di iscrivere le persone a questi eventi era lento, spesso commetteva errori e richiedeva molto tempo al personale per la gestione.
4. Iscrizioni Nuovi Membri: Il processo per i nuovi membri per iscriversi e pagare la quota associativa era dispendioso in termini di tempo e difficile per entrambe le parti.
5. Raccolta Informazioni: Ottenere diversi tipi di informazioni, come rapporti dai post locali e articoli per la loro newsletter, era disordinato e lento.

L'organizzazione sapeva di dover risolvere questi problemi per lavorare meglio e aiutare di più i veterani. Volevano trovare uno strumento per la creazione di moduli che potesse:

1. Funzionare bene con il loro sito web WordPress e altri strumenti che utilizzano
2. Creare molti tipi diversi di moduli, da semplici sondaggi a complesse iscrizioni a eventi
3. Gestire i pagamenti per le quote associative e le quote degli eventi
4. Usa funzionalità intelligenti come la logica condizionale per creare moduli che cambiano in base alle risposte
5. Abbastanza facili da usare per il loro piccolo team senza bisogno di essere esperti di tecnologia

Il loro obiettivo principale era rendere il loro lavoro più veloce e più facile, in modo che il team potesse dedicare più tempo a ciò che è veramente importante: aiutare i veterani e le loro famiglie.

Come WPForms ha Fornito Soluzioni

The American Legion Arizona si è rivolta a WPForms per affrontare le proprie sfide.

Dopo aver scoperto il plugin tramite una ricerca su WordPress per plugin di creazione moduli, sono rimasti colpiti dalle sue capacità e dalla facilità d'uso, in particolare per la raccolta dei pagamenti.

Con WPForms, hanno creato oltre 50 moduli per vari scopi, tra cui:

• Iscrizione Associati con Pagamento: Semplificato il processo per i nuovi membri per iscriversi e pagare online.
• Registrazione Conferenza con Pagamento: Semplificato le registrazioni agli eventi e la raccolta dei pagamenti, risparmiando tempo sia ai membri che allo staff.
• Rapporti Annuali: I Post possono ora inviare i loro rapporti annuali online, rendendo la raccolta e l'organizzazione dei dati molto più semplice.
• Invio Eventi: I membri possono ora inviare i dettagli dei loro eventi in modo che possano essere facilmente aggiunti al calendario, mantenendolo aggiornato senza molto lavoro extra per lo staff.
• Invio Articoli Newsletter: Consente ai membri di inviare articoli per la newsletter, rendendo più veloce e facile la raccolta e la gestione dei contenuti
• Registrazione Programmi: Gli studenti possono iscriversi a vari programmi online, contribuendo a semplificare e gestire le iscrizioni per diverse iniziative come Boys State.
• Rapporti Ufficiali: I Post possono facilmente inviare dettagli e aggiornamenti sugli ufficiali online. Questa automazione garantisce che le informazioni sulla leadership rimangano accurate e aggiornate, favorendo una comunicazione e un coordinamento efficaci all'interno dell'organizzazione.
• Moduli Ordine Prodotti: I membri possono ordinare e pagare merce personalizzata con il marchio, come polo, per mostrare la loro affiliazione e il loro sostegno al programma.

Utilizzando WPForms per tutti questi compiti, The American Legion Arizona è stata in grado di risolvere molti dei loro problemi originali. Ora potevano raccogliere feedback, gestire registrazioni e raccogliere informazioni in modo molto più efficiente.

WPForms è stato abbastanza flessibile da gestire questa vasta gamma di compiti diversi e i moduli erano facili da creare per il loro piccolo team, anche con esperienza tecnica limitata.

I membri hanno trovato i moduli facili da usare, il che ha aumentato la partecipazione, e WPForms si è integrato bene con il loro sito esistente, il che significa che non c'era bisogno di passare a una nuova piattaforma o imparare nuovi sistemi.

Funzionalità e Add-on WPForms Preferiti

The American Legion Arizona ha trovato diverse funzionalità di WPForms particolarmente utili. Ecco uno sguardo più da vicino ai loro preferiti:

Calcoli: Questa funzionalità ha permesso loro di sommare automaticamente i costi per eventi o iscrizioni. Ad esempio, se qualcuno si registrava per più eventi o aggiungeva articoli extra alla propria registrazione, il modulo calcolava automaticamente il costo totale.

Integrazione Stripe: Questo ha reso facile riscuotere pagamenti in modo sicuro online. I membri potevano pagare le quote associative o le registrazioni agli eventi direttamente sul modulo, senza essere reindirizzati ad un altro sito web.

Firme Digitali: Per i moduli che richiedevano una firma, come le liberatorie per eventi, questa funzionalità ha permesso agli utenti di firmare digitalmente direttamente sul modulo. Ciò ha fatto risparmiare tempo e carta rispetto alla stampa e scansione di documenti firmati.

Campi Ripetibili: Questa funzionalità consente agli utenti di registrare più persone in un'unica sottomissione del modulo. Ad esempio, se qualcuno volesse registrare un gruppo per una conferenza, potrebbe aggiungere tutti i partecipanti necessari senza dover compilare moduli separati per ogni persona, risparmiando tempo sia per i registrati che per il personale che elabora le registrazioni.

Logica Condizionale: Questa funzionalità rende i moduli più intelligenti e facili da usare. I moduli possono cambiare dinamicamente in base a ciò che l'utente ha inserito. Ad esempio, se un utente indica di aver bisogno di alloggi speciali per un evento, il modulo mostrerebbe quindi domande sul tipo di alloggio di cui ha bisogno. Ciò rende i moduli più brevi e meno confusi per gli utenti, poiché vedono solo le domande pertinenti per loro. Aiuta anche a raccogliere informazioni più dettagliate quando necessario, senza ingombrare il modulo per tutti.

I Risultati

L'implementazione di WPForms ha portato miglioramenti significativi all'American Legion Arizona:

Risparmio di Tempo

L'automazione di processi precedentemente manuali, come le iscrizioni dei soci, le registrazioni agli eventi e le sottomissioni di report, ha fatto risparmiare al team innumerevoli ore ogni settimana.

I membri dello staff che un tempo dedicavano una parte significativa della loro giornata a compiti amministrativi ora hanno la libertà di dedicare più energie a iniziative principali come l'assistenza ai veterani e i programmi di supporto alla comunità.

Maggiore Efficienza

La transizione ai moduli online ha semplificato le operazioni a tutto tondo. L'eliminazione dei moduli cartacei ha drasticamente ridotto la necessità di stampa, spedizione e inserimento manuale dei dati.

Esperienza Utente Migliorata

I membri ora godono di un'esperienza fluida e intuitiva quando interagiscono con l'organizzazione.

Moduli intuitivi rendono facile registrarsi agli eventi, inviare articoli per la newsletter, effettuare pagamenti e fornire feedback preziosi.

Questa esperienza migliorata ha favorito un maggiore coinvolgimento e partecipazione della comunità di veterani, rafforzando il legame dell'organizzazione con i suoi membri.

Un Momento di Successo

Un successo eccezionale è stato con il programma Boys State, un'iniziativa dell'American Legion iniziata negli anni '30.

In passato, la gestione delle registrazioni e la raccolta delle informazioni necessarie per questo programma era un processo macchinoso che coinvolgeva moduli cartacei e inserimento manuale dei dati.

Tuttavia, con l'implementazione di WPForms, l'intero processo è stato trasformato. Solo l'anno scorso, oltre 150 partecipanti si sono registrati online senza intoppi, inviando non solo i dettagli di registrazione di base, ma anche cruciali informative mediche e informazioni di pagamento – il tutto senza un singolo errore.

I guadagni di efficienza non si sono fermati qui. WPForms ha anche permesso al programma di introdurre nuovi moduli per i partecipanti alla lista d'attesa e per i consulenti scolastici delle scuole superiori che cercano ulteriori informazioni.

Questi moduli, perfettamente integrati con i sistemi di posta elettronica dell'organizzazione, hanno garantito una comunicazione tempestiva e un'esperienza semplificata per tutti i soggetti coinvolti.

Il successo del programma Boys State esemplifica come WPForms possa consentire alle organizzazioni di modernizzare anche le loro iniziative più consolidate, migliorando l'efficienza, potenziando l'esperienza utente e, in definitiva, permettendo loro di concentrarsi su ciò che conta veramente.

Suggerimenti per gli utenti di WPForms

Guardando al futuro

The American Legion Arizona ha scoperto che la creazione e la gestione di moduli può essere incredibilmente semplice ed efficiente con WPForms. La facilità d'uso e le potenti funzionalità come la logica condizionale, la raccolta di pagamenti e le ampie integrazioni sono state preziose.

Il team ora può creare numerosi moduli rapidamente, garantendo la sicurezza dei dati degli utenti e la semplificazione dei processi.

WPForms ha migliorato significativamente le loro operazioni e stanno esplorando ulteriori add-on e integrazioni per semplificare i processi e supportare la crescita.

L'impatto del loro successo si estende oltre l'Arizona. La Sede Nazionale ha preso atto dei loro successi, riconoscendo il potenziale dei moduli online per semplificare le operazioni in tutta l'organizzazione. Il team non si concentra solo sulla propria crescita, ma anche sulla condivisione delle proprie conoscenze ed esperienze per consentire ad altre filiali statali di adottare soluzioni digitali simili.

Punti Chiave

Il successo di The American Legion Arizona con WPForms offre preziose lezioni sia per le organizzazioni no-profit che per le aziende:

• Automatizza e Semplifica: Identifica attività manuali e dispendiose in termini di tempo che possono essere automatizzate con moduli online ben progettati. Questo libera tempo prezioso al personale per concentrarsi sugli obiettivi della missione principale.
• Migliora l'Esperienza Utente: Implementa moduli intuitivi per semplificare processi come registrazioni di eventi, raccolta di feedback e invio di informazioni. Ciò migliora il coinvolgimento e la soddisfazione tra membri e sostenitori.
• Ottimizza la Raccolta e la Gestione dei Dati: Utilizza moduli online per raccogliere e organizzare dati in modo efficiente, eliminando la necessità di moduli cartacei e inserimento manuale dei dati. Ciò consente di risparmiare tempo e ridurre gli errori.
• Sfrutta le Integrazioni: Scegli una soluzione di creazione moduli che si integri perfettamente con i tuoi strumenti e sistemi esistenti, come piattaforme di email marketing e gateway di pagamento, per semplificare i flussi di lavoro e massimizzare l'efficienza.

Implementando queste strategie, le organizzazioni possono ottimizzare le proprie operazioni, migliorare l'esperienza utente e ottenere un maggiore successo nel compimento della propria missione.

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Successivamente, Scopri di più su come le organizzazioni non profit possono utilizzare WPForms

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