Resumen de IA
Las organizaciones sin ánimo de lucro a menudo luchan con tareas diarias que les quitan tiempo de sus objetivos principales. Gestionar miembros, organizar eventos y manejar papeleo puede ser un verdadero desafío. Estos problemas pueden restar tiempo y recursos de sus objetivos centrales de servir a las comunidades y promover un cambio positivo.
En esta Historia de Cliente, analizamos cómo American Legion Arizona, un grupo de apoyo a veteranos, resolvió estos problemas. Utilizaron WPForms para hacer su trabajo más fácil y efectivo.
Te mostraremos cómo este pequeño equipo de seis personas ahorró horas de trabajo cada semana, se conectó de manera más efectiva con sus miembros e hizo que fuera sencillo para ellos registrarse en eventos y compartir noticias.
Su historia muestra cómo las organizaciones sin ánimo de lucro pueden usar formularios en línea para superar obstáculos comunes. Trabajando de manera más inteligente, pueden centrarse más en lo que realmente importa: ayudar a las personas a las que apoyan.
Perfil del Cliente
La American Legion Arizona es una rama estatal de la organización National American Legion, dedicada a defender a los veteranos, los miembros en servicio activo y sus familias. Proporcionan una plataforma para que más de 120 Posts en Arizona compartan información y colaboren, apoyando a una comunidad con más de 100 años de historia de servicio.
El Desafío
Cuando American Legion Arizona comenzó a actualizar su sitio web, encontraron varios problemas en su forma de trabajar:
- Obtener Comentarios de los Usuarios: Su antigua forma de pedir opiniones a los miembros no funcionaba bien. No respondía mucha gente. Necesitaban una forma más fácil de saber qué pensaban los miembros sobre sus servicios y programas.
- Ayudar a los Miembros: Responder preguntas y ayudar a los miembros llevaba demasiado tiempo. El equipo tenía problemas para responder rápidamente, lo que provocaba una mala experiencia de usuario.
- Organización de Eventos: La organización realiza muchos eventos cada año, como reuniones y recaudaciones de fondos. Su antigua forma de inscribir a la gente en estos eventos era lenta, a menudo tenía errores y requería mucho tiempo del personal para gestionarla.
- Inscripción de Nuevos Miembros: El proceso para que los nuevos miembros se unieran y pagaran su membresía era lento y difícil para ambas partes.
- Recopilación de Información: Obtener diferentes tipos de información, como informes de los posts locales y artículos para su boletín, era desordenado y lento.
La organización sabía que necesitaba solucionar estos problemas para trabajar mejor y ayudar más a los veteranos. Querían encontrar una herramienta de creación de formularios que pudiera:
- Funcionar bien con su sitio web de WordPress y otras herramientas que utilizan
- Crear muchos tipos diferentes de formularios, desde encuestas sencillas hasta complejas inscripciones a eventos
- Procesar pagos de membresías y cuotas de eventos
- Utiliza funciones inteligentes como la lógica condicional para crear formularios que cambian según las respuestas.
- Ser lo suficientemente fácil para que su pequeño equipo lo use sin necesidad de ser expertos en tecnología.
Su objetivo principal era hacer su trabajo más rápido y fácil, para que el equipo pudiera dedicar más tiempo a lo que realmente importa: ayudar a los veteranos y sus familias.
Cómo WPForms Proporcionó Soluciones
The American Legion Arizona recurrió a WPForms para abordar sus desafíos.
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Crea tu formulario ahoraTras descubrir el plugin a través de una búsqueda en WordPress de plugins para crear formularios, quedaron impresionados por sus capacidades y facilidad de uso, especialmente con la recopilación de pagos.
Con WPForms, han creado más de 50 formularios para diversos propósitos, incluyendo:
- Inscripción de Membresía con Pago: Simplificó el proceso para que los nuevos miembros se unan y paguen en línea.
- Inscripción a Conferencias con Pago: Agilizó las inscripciones a eventos y la recopilación de pagos, ahorrando tiempo tanto a los miembros como al personal.
- Informes Anuales: Las filiales ahora pueden enviar sus informes anuales en línea, lo que facilita mucho la recopilación y organización de los datos.
- Envío de Eventos: Los miembros ahora pueden enviar detalles de sus eventos para que se agreguen fácilmente al calendario, manteniéndolo actualizado sin mucho trabajo adicional para el personal.
- Envío de Artículos para el Boletín: Permite a los miembros enviar artículos para el boletín, lo que hace que la recopilación y gestión de contenido sea más rápida y fácil.
- Inscripción a Programas: Los estudiantes pueden inscribirse en varios programas en línea, lo que ayuda a agilizar y gestionar las inscripciones para diferentes iniciativas como Boys State.
- Informes de Oficiales: Las filiales pueden enviar fácilmente detalles y actualizaciones de los oficiales en línea. Esta automatización garantiza que la información de liderazgo siga siendo precisa y actualizada, lo que ayuda a una comunicación y coordinación efectivas dentro de la organización.
- Formularios de Pedido de Productos: Los miembros pueden pedir y pagar productos personalizados de marca, como polos, para mostrar su afiliación y apoyo al programa.
Al utilizar WPForms para todas estas tareas, The American Legion Arizona pudo resolver muchos de sus problemas originales. Ahora podían recopilar comentarios, gestionar inscripciones y obtener información de manera mucho más eficiente.
WPForms fue lo suficientemente flexible como para manejar esta amplia gama de tareas diferentes y los formularios fueron fáciles de crear para su pequeño equipo, incluso con experiencia técnica limitada.
Los miembros encontraron que los formularios eran fáciles de usar, lo que aumentó la participación, y WPForms se integró bien con su sitio existente, lo que significó que no hubo necesidad de mudarse a una nueva plataforma o aprender nuevos sistemas.
Funciones y Complementos Favoritos de WPForms
The American Legion Arizona encontró varias funciones de WPForms particularmente útiles. Aquí hay un vistazo más de cerca a sus favoritas:
Cálculos: Esta función les permitió sumar automáticamente los costos de eventos o membresías. Por ejemplo, si alguien se inscribía en varios eventos o agregaba artículos adicionales a su inscripción, el formulario calculaba el costo total automáticamente.
Integración con Stripe: Esto facilitó la recaudación segura de pagos en línea. Los miembros podían pagar cuotas o inscripciones a eventos directamente en el formulario, sin ser redirigidos a otro sitio web.
Firmas Digitales: Para los formularios que requerían una firma, como los descargos de responsabilidad para eventos, esta función permitía a los usuarios firmar digitalmente en el propio formulario. Esto ahorró tiempo y papel en comparación con la impresión y el escaneo de documentos firmados.
Campos Repetibles: Esta función permite a los usuarios registrar a varias personas en una sola presentación de formulario. Por ejemplo, si alguien quisiera registrar a un grupo para una conferencia, podría agregar tantos asistentes como fuera necesario sin tener que completar formularios separados para cada persona, ahorrando tiempo tanto a los inscritos como al personal que procesa las inscripciones.
Lógica Condicional: Esta función hace que los formularios sean más inteligentes y fáciles de usar. Los formularios pueden cambiar dinámicamente según lo que el usuario haya introducido. Por ejemplo, si un usuario indica que necesita adaptaciones especiales para un evento, el formulario mostraría entonces preguntas sobre qué tipo de adaptaciones necesita. Esto hace que los formularios sean más cortos y menos confusos para los usuarios, ya que solo ven las preguntas relevantes para ellos. También ayuda a recopilar información más detallada cuando es necesario, sin saturar el formulario para todos.
Los Resultados
La implementación de WPForms trajo mejoras significativas a la American Legion Arizona:
Ahorro de Tiempo
La automatización de procesos previamente manuales, como las inscripciones de miembros, las inscripciones a eventos y la presentación de informes, ahorró al equipo incontables horas cada semana.
Los miembros del personal que antes dedicaban una parte importante de su día a tareas administrativas ahora tienen la libertad de dedicar más energía a iniciativas centrales como la divulgación a veteranos y los programas de apoyo a la comunidad.
Mayor Eficiencia
La transición a formularios en línea agilizó las operaciones en todos los ámbitos. La eliminación de los formularios en papel redujo drásticamente la necesidad de impresión, envío y entrada manual de datos.
Experiencia de usuario mejorada
Los miembros ahora disfrutan de una experiencia fluida y fácil de usar al interactuar con la organización.
Los formularios intuitivos facilitan la inscripción a eventos, la presentación de artículos para el boletín, la realización de pagos y la aportación de comentarios valiosos.
Esta mejora de la experiencia ha fomentado una mayor participación de la comunidad de veteranos, fortaleciendo la conexión de la organización con sus miembros.
Un Momento de Éxito
Un éxito destacado fue el programa Boys State, una iniciativa de la American Legion que comenzó en la década de 1930.
En el pasado, la gestión de las inscripciones y la recopilación de la información necesaria para este programa era un proceso engorroso que implicaba formularios en papel y entrada manual de datos.
Sin embargo, con la implementación de WPForms, todo el proceso se transformó. El año pasado, más de 150 participantes se inscribieron sin problemas en línea, presentando no solo sus detalles básicos de inscripción, sino también información crucial sobre divulgaciones médicas y pagos, todo ello sin un solo error.
Las mejoras en la eficiencia no terminaron ahí. WPForms también permitió al programa introducir nuevos formularios para los participantes de la lista de espera y los consejeros escolares que buscan más información.
Estos formularios, integrados a la perfección con los sistemas de correo electrónico de la organización, garantizaron una comunicación rápida y una experiencia optimizada para todos los involucrados.
El éxito del programa Boys State ejemplifica cómo WPForms puede capacitar a las organizaciones para modernizar incluso sus iniciativas más establecidas, mejorando la eficiencia, mejorando la experiencia del usuario y, en última instancia, permitiéndoles centrarse en lo que realmente importa.
Consejos para Usuarios de WPForms
“Aprovecha al máximo la base de conocimientos de WPForms. Está repleta de información que puede ayudarte a resolver la mayoría de los problemas sin necesidad de contactar con el soporte. Y no dudes en explorar los diversos complementos disponibles: pueden ampliar significativamente la funcionalidad de tus formularios.”
Mirando hacia el futuro
American Legion Arizona descubrió que crear y administrar formularios puede ser increíblemente simple y eficiente con WPForms. La facilidad de uso y las potentes funciones como la lógica condicional, la recopilación de pagos y las amplias integraciones han sido invaluables.
El equipo ahora puede crear numerosos formularios rápidamente, asegurando que los datos de sus usuarios estén seguros y sus procesos estén optimizados.
WPForms ha mejorado significativamente sus operaciones y están explorando complementos e integraciones adicionales para optimizar los procesos y apoyar el crecimiento.
El impacto de su éxito se extiende más allá de Arizona. La Sede Nacional ha tomado nota de sus logros, reconociendo el potencial de los formularios en línea para optimizar las operaciones en toda la organización. El equipo no solo se enfoca en su propio crecimiento, sino también en compartir su conocimiento y experiencia para capacitar a otras sucursales estatales a adoptar soluciones digitales similares.
Puntos clave
El éxito de American Legion Arizona con WPForms ofrece lecciones valiosas tanto para organizaciones sin fines de lucro como para empresas:
- Automatizar y Optimizar: Identifica tareas manuales y que consumen mucho tiempo que pueden ser automatizadas con formularios en línea bien diseñados. Esto libera tiempo valioso del personal para centrarse en los objetivos principales de la misión.
- Mejorar la Experiencia del Usuario: Implementa formularios fáciles de usar para simplificar procesos como inscripciones a eventos, recopilación de comentarios y envío de información. Esto mejora la participación y la satisfacción de los miembros y simpatizantes.
- Optimizar la Recopilación y Gestión de Datos: Utiliza formularios en línea para recopilar y organizar datos de manera eficiente, eliminando la necesidad de formularios en papel y la entrada manual de datos. Esto ahorra tiempo y reduce errores.
- Aprovechar las Integraciones: Elige una solución de creación de formularios que se integre perfectamente con tus herramientas y sistemas existentes, como plataformas de marketing por correo electrónico y pasarelas de pago, para optimizar los flujos de trabajo y maximizar la eficiencia.
Al implementar estas estrategias, las organizaciones pueden optimizar sus operaciones, mejorar la experiencia de usuario y lograr un mayor éxito en el cumplimiento de su misión.
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