Wie die American Legion Arizona WPForms zur Optimierung von Abläufen nutzt

Gemeinnützige Organisationen kämpfen oft mit alltäglichen Aufgaben, die sie von ihren Hauptzielen ablenken. Die Verwaltung von Mitgliedern, die Organisation von Veranstaltungen und die Bearbeitung von Papierkram können eine echte Herausforderung sein. Diese Probleme können Zeit und Ressourcen von ihren Kernzielen abziehen, nämlich der Unterstützung von Gemeinschaften und der Förderung positiver Veränderungen.

In dieser Kundengeschichte sehen wir, wie die American Legion Arizona, eine Interessengruppe für Veteranen, diese Probleme gelöst hat. Sie nutzten WPForms, um ihre Arbeit einfacher und effektiver zu gestalten.

Wir zeigen Ihnen, wie dieses kleine Team von sechs Personen jede Woche Stunden Arbeit gespart hat, effektiver mit seinen Mitgliedern in Kontakt getreten ist und es ihnen leicht gemacht hat, sich für Veranstaltungen anzumelden und Neuigkeiten zu teilen.

Ihre Geschichte zeigt, wie gemeinnützige Organisationen Online-Formulare nutzen können, um häufige Hürden zu überwinden. Indem sie intelligenter arbeiten, können sie sich mehr auf das konzentrieren, was wirklich zählt – die Unterstützung der Menschen, denen sie helfen.

Kundenprofil

Die American Legion Arizona ist ein Landesverband der nationalen Organisation American Legion, der sich für Veteranen, aktive Militärangehörige und deren Familien einsetzt. Sie bietet über 120 Posten in Arizona eine Plattform zum Informationsaustausch und zur Zusammenarbeit und unterstützt eine Gemeinschaft mit über 100 Jahren Dienstgeschichte.

Die Herausforderung

Als die American Legion Arizona mit der Aktualisierung ihrer Website begann, stellten sie mehrere Probleme in ihrer Arbeitsweise fest:

1. Einholung von Nutzerfeedback: Ihre alte Methode, Mitglieder nach Meinungen zu fragen, funktionierte nicht gut. Nicht viele Leute antworteten. Sie brauchten eine einfachere Möglichkeit, herauszufinden, was die Mitglieder von ihren Dienstleistungen und Programmen hielten.
2. Unterstützung von Mitgliedern: Die Beantwortung von Fragen und die Unterstützung von Mitgliedern kostete zu viel Zeit. Das Team hatte Schwierigkeiten, schnell zu antworten, was zu einer schlechten Benutzererfahrung führte.
3. Veranstaltungsorganisation: Die Organisation veranstaltet jedes Jahr viele Events, wie Treffen und Spendenaktionen. Ihre alte Methode zur Anmeldung für diese Veranstaltungen war langsam, oft fehlerhaft und erforderte viel Personalzeit für die Verwaltung.
4. Anmeldung neuer Mitglieder: Der Prozess für neue Mitglieder, beizutreten und für die Mitgliedschaft zu bezahlen, war für beide Seiten zeitaufwendig und schwierig.
5. Datenerfassung: Das Sammeln verschiedener Arten von Informationen, wie Berichte von lokalen Posten und Artikel für ihren Newsletter, war unübersichtlich und langsam.

Die Organisation wusste, dass sie diese Probleme beheben musste, um besser zu arbeiten und Veteranen besser zu helfen. Sie wollten ein Formularerstellungstool finden, das:

1. Gut mit ihrer WordPress-Website und anderen Tools, die sie verwenden, funktioniert
2. Viele verschiedene Arten von Formularen erstellen kann, von einfachen Umfragen bis hin zu komplexen Veranstaltungsanmeldungen
3. Zahlungen für Mitgliedsbeiträge und Veranstaltungsgebühren abwickeln kann
4. Nutzen Sie intelligente Funktionen wie bedingte Logik, um Formulare zu erstellen, die sich je nach Antworten ändern
5. Einfach genug für ihr kleines Team zu bedienen, ohne dass sie Technikexperten sein müssen

Ihr Hauptziel war es, ihre Arbeit schneller und einfacher zu gestalten, damit das Team mehr Zeit für das Wesentliche aufwenden konnte – die Unterstützung von Veteranen und ihren Familien.

Wie WPForms Lösungen bot

The American Legion Arizona wandte sich an WPForms, um ihre Herausforderungen zu bewältigen.

Nachdem sie das Plugin durch eine WordPress-Suche nach Formular-Plugins entdeckt hatten, waren sie von seinen Funktionen und der Benutzerfreundlichkeit beeindruckt, insbesondere bei der Zahlungsabwicklung.

Mit WPForms haben sie über 50 Formulare für verschiedene Zwecke erstellt, darunter:

• Mitgliedschaftsanmeldung mit Zahlung: Vereinfachte den Prozess für neue Mitglieder, sich anzumelden und online zu bezahlen.
• Konferenzanmeldung mit Zahlung: Optimierte Veranstaltungsanmeldungen und die Zahlungsabwicklung, was sowohl für Mitglieder als auch für Mitarbeiter Zeit sparte.
• Jährliche Berichterstattung: Posts können nun ihre Jahresberichte online einreichen, was die Erfassung und Organisation der Daten erheblich erleichtert.
• Veranstaltungseinreichung: Mitglieder können nun Details zu ihren Veranstaltungen einreichen, damit diese leicht zum Kalender hinzugefügt werden können, wodurch dieser ohne großen zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter aktuell bleibt.
• Einreichung von Newsletter-Artikeln: Ermöglicht Mitgliedern, Artikel für den Newsletter einzureichen, wodurch die Sammlung und Verwaltung von Inhalten schneller und einfacher wird
• Programmregistrierung: Schüler können sich online für verschiedene Programme anmelden, was zur Optimierung und Verwaltung von Anmeldungen für verschiedene Initiativen wie Boys State beiträgt.
• Offiziersberichterstattung: Posts können einfach Offiziersdetails und -aktualisierungen online einreichen. Diese Automatisierung stellt sicher, dass die Führungsinformationen korrekt und aktuell bleiben, was eine effektive Kommunikation und Koordination innerhalb der Organisation unterstützt.
• Produktbestellformulare: Mitglieder können personalisierte Markenartikel wie Poloshirts bestellen und bezahlen, um ihre Zugehörigkeit und Unterstützung für das Programm zu zeigen.

Durch die Verwendung von WPForms für all diese Aufgaben konnte The American Legion Arizona viele ihrer ursprünglichen Probleme lösen. Sie konnten nun Feedback sammeln, Anmeldungen verwalten und Informationen viel effizienter sammeln.

WPForms war flexibel genug, um diese breite Palette unterschiedlicher Aufgaben zu bewältigen, und die Formulare waren für ihr kleines Team einfach zu erstellen, selbst mit begrenzter technischer Erfahrung.

Die Formulare waren für die Mitglieder einfach zu bedienen, was die Teilnahme erhöhte, und WPForms ließ sich gut in ihre bestehende Website integrieren, sodass kein Umzug auf eine neue Plattform oder das Erlernen neuer Systeme erforderlich war.

Bevorzugte WPForms-Funktionen und Add-ons

The American Legion Arizona fand mehrere WPForms-Funktionen besonders hilfreich. Hier ein genauerer Blick auf ihre Favoriten:

Berechnungen: Diese Funktion ermöglichte es ihnen, Kosten für Veranstaltungen oder Mitgliedschaften automatisch zu summieren. Wenn sich beispielsweise jemand für mehrere Veranstaltungen anmeldete oder zusätzliche Artikel zu seiner Anmeldung hinzufügte, berechnete das Formular automatisch die Gesamtkosten.

Stripe-Integration: Dies erleichterte das sichere Online-Sammeln von Zahlungen. Mitglieder konnten Beiträge oder Veranstaltungsanmeldungen direkt im Formular bezahlen, ohne auf eine andere Website weitergeleitet zu werden.

Digitale Signaturen: Für Formulare, die eine Unterschrift benötigten, wie z. B. Verzichtserklärungen für Veranstaltungen, ermöglichte diese Funktion den Benutzern, direkt im Formular digital zu unterschreiben. Dies sparte Zeit und Papier im Vergleich zum Drucken und Scannen unterschriebener Dokumente.

Wiederholbare Felder: Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, mehrere Personen in einer Formularübermittlung zu registrieren. Wenn beispielsweise jemand eine Gruppe für eine Konferenz anmelden wollte, konnte er so viele Teilnehmer hinzufügen, wie benötigt wurden, ohne für jede Person separate Formulare ausfüllen zu müssen. Dies spart sowohl den Registranten als auch dem Personal, das die Registrierungen bearbeitet, Zeit.

Bedingte Logik: Diese Funktion macht Formulare intelligenter und benutzerfreundlicher. Formulare können sich dynamisch ändern, basierend auf dem, was der Benutzer eingegeben hat. Wenn ein Benutzer beispielsweise angibt, dass er besondere Vorkehrungen für eine Veranstaltung benötigt, zeigt das Formular anschließend Fragen zu den benötigten Vorkehrungen an. Dies macht Formulare kürzer und weniger verwirrend für die Benutzer, da sie nur Fragen sehen, die für sie relevant sind. Es hilft auch dabei, bei Bedarf detailliertere Informationen zu sammeln, ohne das Formular für alle zu überladen.

Die Ergebnisse

Die Implementierung von WPForms brachte erhebliche Verbesserungen für die American Legion Arizona:

Zeitersparnis

Die Automatisierung zuvor manueller Prozesse, wie z. B. Mitgliedschaftsanmeldungen, Veranstaltungsregistrierungen und die Einreichung von Berichten, sparte dem Team jede Woche unzählige Stunden.

Mitarbeiter, die früher erhebliche Teile ihres Tages mit Verwaltungsaufgaben verbrachten, haben nun die Freiheit, mehr Energie für Kerninitiativen wie die Betreuung von Veteranen und Gemeinschaftsprogramme aufzuwenden.

Gesteigerte Effizienz

Die Umstellung auf Online-Formulare hat die Abläufe durchweg optimiert. Die Abschaffung von Papierformularen reduzierte drastisch den Bedarf an Druck, Versand und manueller Dateneingabe.

Verbesserte Benutzererfahrung

Mitglieder genießen jetzt eine nahtlose und benutzerfreundliche Erfahrung bei der Interaktion mit der Organisation.

Intuitive Formulare erleichtern die Anmeldung zu Veranstaltungen, die Einreichung von Artikeln für den Newsletter, die Bezahlung und die Abgabe wertvollen Feedbacks.

Diese verbesserte Erfahrung hat zu größerem Engagement und stärkerer Beteiligung der Veteranengemeinschaft geführt und die Verbindung der Organisation zu ihren Mitgliedern gestärkt.

Ein Moment des Erfolgs

Ein herausragender Erfolg war das Boys State-Programm, eine Initiative der American Legion, die in den 1930er Jahren begann.

In der Vergangenheit war die Verwaltung von Anmeldungen und die Erfassung notwendiger Informationen für dieses Programm ein umständlicher Prozess, der Papierformulare und manuelle Dateneingabe beinhaltete.

Mit der Implementierung von WPForms wurde jedoch der gesamte Prozess umgestaltet. Allein im letzten Jahr meldeten sich über 150 Teilnehmer nahtlos online an und reichten nicht nur ihre grundlegenden Registrierungsdaten, sondern auch wichtige medizinische Offenlegungen und Zahlungsinformationen ein – und das alles ohne einen einzigen Fehler.

Die Effizienzsteigerungen hörten hier nicht auf. WPForms ermöglichte es dem Programm auch, neue Formulare für Wartelisten-Teilnehmer und Berufsberater von High Schools einzuführen, die weitere Informationen suchten.

Diese Formulare, nahtlos in die E-Mail-Systeme der Organisation integriert, sorgten für eine umgehende Kommunikation und ein reibungsloses Erlebnis für alle Beteiligten.

Der Erfolg des Boys State-Programms ist ein Beispiel dafür, wie WPForms Organisationen befähigen kann, selbst ihre etabliertesten Initiativen zu modernisieren, die Effizienz zu verbessern, das Benutzererlebnis zu optimieren und ihnen letztendlich zu ermöglichen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt.

Tipps für WPForms-Nutzer

Vorausschau

Die American Legion Arizona hat festgestellt, dass die Erstellung und Verwaltung von Formularen mit WPForms unglaublich einfach und effizient sein kann. Die Benutzerfreundlichkeit und leistungsstarke Funktionen wie bedingte Logik, Zahlungsabwicklung und umfangreiche Integrationen waren von unschätzbarem Wert.

Das Team kann nun zahlreiche Formulare schnell erstellen und sicherstellen, dass seine Benutzerdaten sicher sind und seine Prozesse optimiert sind.

WPForms hat ihre Abläufe erheblich verbessert, und sie prüfen zusätzliche Add-ons und Integrationen, um Prozesse zu optimieren und das Wachstum zu unterstützen.

Die Auswirkungen ihres Erfolgs reichen über Arizona hinaus. Die Bundeszentrale hat ihre Erfolge zur Kenntnis genommen und das Potenzial von Online-Formularen zur Optimierung der Abläufe in der gesamten Organisation erkannt. Das Team konzentriert sich nicht nur auf sein eigenes Wachstum, sondern auch darauf, sein Wissen und seine Erfahrungen weiterzugeben, um andere Landesverbände zu befähigen, ähnliche digitale Lösungen einzuführen.

Wichtige Erkenntnisse

Der Erfolg der American Legion Arizona mit WPForms bietet wertvolle Lektionen für gemeinnützige Organisationen und Unternehmen gleichermaßen:

• Automatisieren und optimieren: Identifizieren Sie manuelle, zeitaufwändige Aufgaben, die mit gut gestalteten Online-Formularen automatisiert werden können. Dies gibt wertvolle Mitarbeiterzeit frei, um sich auf Kernziele der Mission zu konzentrieren.
• Benutzererlebnis verbessern: Implementieren Sie benutzerfreundliche Formulare, um Prozesse wie Veranstaltungsregistrierungen, Feedbacksammlungen und Einreichungen von Informationen zu vereinfachen. Dies verbessert das Engagement und die Zufriedenheit von Mitgliedern und Unterstützern.
• Datenerfassung und -verwaltung optimieren: Nutzen Sie Online-Formulare, um Daten effizient zu sammeln und zu organisieren, wodurch Papierformulare und manuelle Dateneingaben überflüssig werden. Dies spart Zeit und reduziert Fehler.
• Integrationen nutzen: Wählen Sie eine Formular-Erstellungslösung, die sich nahtlos in Ihre vorhandenen Tools und Systeme integriert, wie z. B. E-Mail-Marketing-Plattformen und Zahlungsgateways, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu maximieren.

Durch die Umsetzung dieser Strategien können Organisationen ihre Abläufe optimieren, ihre Benutzererfahrung verbessern und größere Erfolge bei der Erfüllung ihrer Mission erzielen.

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Erfahren Sie als Nächstes mehr darüber, wie gemeinnützige Organisationen WPForms nutzen können

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