Como a American Legion Arizona Usa o WPForms para Simplificar Operações

As organizações sem fins lucrativos lutam frequentemente com tarefas do dia-a-dia que retiram tempo dos seus objetivos principais. Gerir membros, organizar eventos e lidar com burocracia pode ser um verdadeiro desafio. Estes problemas podem desviar tempo e recursos dos seus objetivos centrais de servir as comunidades e impulsionar mudanças positivas.

Nesta História de Cliente, analisamos como a American Legion Arizona, um grupo de apoio a veteranos, resolveu estes problemas. Utilizaram o WPForms para tornar o seu trabalho mais fácil e eficaz.

Vamos mostrar-lhe como esta pequena equipa de seis pessoas poupou horas de trabalho todas as semanas, conectou-se de forma mais eficaz com os seus membros e tornou simples para eles inscreverem-se em eventos e partilharem notícias.

A sua história mostra como as organizações sem fins lucrativos podem usar formulários online para superar obstáculos comuns. Trabalhando de forma mais inteligente, podem concentrar-se mais no que realmente importa – ajudar as pessoas que apoiam.

Perfil do Cliente

A American Legion Arizona é um ramo estadual da organização nacional American Legion, dedicada à defesa de veteranos, militares em serviço ativo e suas famílias. Fornecem uma plataforma para mais de 120 Postos no Arizona partilharem informações e colaborarem, apoiando uma comunidade com mais de 100 anos de história de serviço.

O Desafio

Quando a American Legion Arizona começou a atualizar o seu website, encontraram vários problemas na forma como estavam a trabalhar:

1. Obter Feedback dos Utilizadores: A sua antiga forma de pedir opiniões aos membros não estava a funcionar bem. Não muitas pessoas respondiam. Precisavam de uma forma mais fácil de saber o que os membros pensavam sobre os seus serviços e programas.
2. Ajudar os Membros: Responder a perguntas e ajudar os membros estava a demorar demasiado tempo. A equipa tinha dificuldade em responder rapidamente, resultando numa má experiência do utilizador.
3. Organização de Eventos: A organização realiza muitos eventos todos os anos, como reuniões e angariação de fundos. A sua antiga forma de inscrever pessoas nestes eventos era lenta, muitas vezes continha erros e exigia muito tempo da equipa para gerir.
4. Inscrições de Novos Membros: O processo para novos membros se inscreverem e pagarem a quota era demorado e difícil para ambas as partes.
5. Recolha de Informações: Obter diferentes tipos de informações, como relatórios de postos locais e artigos para o seu boletim informativo, era confuso e lento.

A organização sabia que precisava de resolver estes problemas para trabalhar melhor e ajudar mais os veteranos. Queriam encontrar uma ferramenta de criação de formulários que pudesse:

1. Funcionar bem com o seu website WordPress e outras ferramentas que utilizam
2. Criar muitos tipos diferentes de formulários, desde inquéritos simples a inscrições complexas para eventos
3. Processar pagamentos para quotas de membros e taxas de eventos
4. Utilize funcionalidades inteligentes como a lógica condicional para criar formulários que se alteram com base nas respostas
5. Serem suficientemente fáceis para a sua pequena equipa utilizar sem necessidade de serem especialistas em tecnologia

O seu principal objetivo era tornar o seu trabalho mais rápido e fácil, para que a equipa pudesse dedicar mais tempo ao que é realmente importante – ajudar veteranos e as suas famílias.

Como o WPForms Forneceu Soluções

A American Legion Arizona recorreu ao WPForms para resolver os seus desafios.

Após descobrirem o plugin através de uma pesquisa no WordPress por plugins de criação de formulários, ficaram impressionados com as suas capacidades e facilidade de uso, especialmente na recolha de pagamentos.

Com o WPForms, criaram mais de 50 formulários para diversos fins, incluindo:

• Inscrição de Membros com Pagamento: Simplificou o processo para novos membros se inscreverem e pagarem online.
• Inscrição em Conferências com Pagamento: Otimizou as inscrições em eventos e a recolha de pagamentos, poupando tempo tanto para os membros como para a equipa.
• Relatórios Anuais: As delegações podem agora submeter os seus relatórios anuais online, tornando a recolha e organização dos dados muito mais fáceis.
• Submissão de Eventos: Os membros podem agora submeter detalhes dos seus eventos para que possam ser facilmente adicionados ao calendário, mantendo-o atualizado sem muito trabalho extra para a equipa.
• Submissão de Artigos para Newsletter: Permite aos membros submeterem artigos para a newsletter, tornando mais rápido e fácil recolher e gerir conteúdo
• Inscrição em Programas: Os estudantes podem inscrever-se em vários programas online, ajudando a otimizar e gerir as inscrições para diferentes iniciativas, como o Boys State.
• Relatórios de Oficiais: As delegações podem facilmente submeter detalhes e atualizações de oficiais online. Esta automação garante que as informações de liderança permanecem precisas e atuais, auxiliando a comunicação e coordenação eficazes dentro da organização.
• Formulários de Encomenda de Produtos: Os membros podem encomendar e pagar por merchandising personalizado com a marca, como camisas polo, para mostrar a sua afiliação e apoio ao programa.

Ao utilizar o WPForms para todas estas tarefas, a American Legion Arizona conseguiu resolver muitos dos seus problemas originais. Agora podiam recolher feedback, gerir inscrições e obter informações de forma muito mais eficiente.

O WPForms foi suficientemente flexível para lidar com esta vasta gama de tarefas diferentes e os formulários foram fáceis de criar para a sua pequena equipa, mesmo com experiência técnica limitada.

Os membros acharam os formulários fáceis de usar, o que aumentou a participação, e o WPForms integrou-se bem com o seu site existente, o que significou que não houve necessidade de mudar para uma nova plataforma ou aprender novos sistemas.

Funcionalidades e Add-ons Preferidos do WPForms

A American Legion Arizona descobriu várias funcionalidades do WPForms particularmente úteis. Eis uma análise mais detalhada das suas favoritas:

Cálculos: Esta funcionalidade permitiu-lhes totalizar automaticamente os custos de eventos ou adesões. Por exemplo, se alguém se inscrevesse em vários eventos ou adicionasse itens extra à sua inscrição, o formulário calculava o custo total automaticamente.

Integração Stripe: Isto facilitou a cobrança segura de pagamentos online. Os membros podiam pagar quotas ou inscrições em eventos diretamente no formulário, sem serem enviados para outro website.

Assinaturas Digitais: Para formulários que necessitavam de uma assinatura, como autorizações para eventos, esta funcionalidade permitiu aos utilizadores assinar digitalmente no próprio formulário. Isto poupou tempo e papel em comparação com a impressão e digitalização de documentos assinados.

Campos Repetíveis: Esta funcionalidade permite aos utilizadores registar várias pessoas numa única submissão de formulário. Por exemplo, se alguém quisesse registar um grupo para uma conferência, poderia adicionar tantos participantes quantos necessários sem preencher formulários separados para cada pessoa, poupando tempo tanto para os inscritos como para a equipa que processa as inscrições.

Lógica Condicional: Esta funcionalidade torna os formulários mais inteligentes e fáceis de usar. Os formulários podem mudar dinamicamente com base no que o utilizador introduziu. Por exemplo, se um utilizador indicar que necessita de acomodações especiais para um evento, o formulário apresentaria então questões sobre que tipo de acomodações necessita. Isto torna os formulários mais curtos e menos confusos para os utilizadores, pois só veem as questões relevantes para eles. Ajuda também a recolher informações mais detalhadas quando necessário, sem sobrecarregar o formulário para todos.

Os Resultados

A implementação do WPForms trouxe melhorias significativas à American Legion Arizona:

Poupança de Tempo

A automatização de processos anteriormente manuais, como inscrições de membros, registos de eventos e submissões de relatórios, poupou à equipa inúmeras horas todas as semanas.

Os membros da equipa que outrora passavam porções significativas do seu dia em tarefas administrativas têm agora a liberdade de dedicar mais energia a iniciativas centrais como a divulgação de veteranos e programas de apoio comunitário.

Aumento da Eficiência

A transição para formulários online simplificou as operações em toda a linha. A eliminação de formulários em papel reduziu drasticamente a necessidade de impressão, envio e introdução manual de dados.

Experiência de Utilizador Aprimorada

Os membros desfrutam agora de uma experiência contínua e intuitiva ao interagir com a organização.

Formulários intuitivos facilitam o registo em eventos, a submissão de artigos para o boletim informativo, a realização de pagamentos e a prestação de feedback valioso.

Esta experiência melhorada fomentou um maior envolvimento e participação da comunidade de veteranos, fortalecendo a ligação da organização com os seus membros.

Um Momento de Sucesso

Um sucesso notável foi com o programa Boys State, uma iniciativa da American Legion que começou nos anos 30.

No passado, a gestão de inscrições e a recolha de informações necessárias para este programa era um processo complicado que envolvia formulários em papel e introdução manual de dados.

No entanto, com a implementação do WPForms, todo o processo foi transformado. No ano passado, mais de 150 participantes inscreveram-se sem problemas online, submetendo não só os seus detalhes básicos de registo, mas também informações cruciais de divulgação médica e de pagamento – tudo sem um único erro.

Os ganhos de eficiência não pararam por aí. O WPForms também permitiu que o programa introduzisse novos formulários para participantes da lista de espera e conselheiros escolares que procuram mais informações.

Estes formulários, perfeitamente integrados com os sistemas de e-mail da organização, garantiram uma comunicação rápida e uma experiência simplificada para todos os envolvidos.

O sucesso do programa Boys State exemplifica como o WPForms pode capacitar as organizações a modernizar até mesmo as suas iniciativas mais estabelecidas, melhorando a eficiência, aprimorando a experiência do utilizador e, finalmente, permitindo-lhes concentrar-se no que realmente importa.

Dicas para Utilizadores do WPForms

Olhando para o Futuro

A American Legion Arizona descobriu que criar e gerir formulários pode ser incrivelmente simples e eficiente com o WPForms. A facilidade de uso e os recursos poderosos, como lógica condicional, recolha de pagamentos e integrações extensas, têm sido inestimáveis.

A equipa pode agora criar inúmeros formulários rapidamente, garantindo que os dados dos seus utilizadores estão seguros e que os seus processos estão otimizados.

O WPForms melhorou significativamente as suas operações, e eles estão a explorar add-ons e integrações adicionais para otimizar processos e apoiar o crescimento.

O impacto do seu sucesso estende-se para além do Arizona. A Sede Nacional tomou nota das suas conquistas, reconhecendo o potencial dos formulários online para otimizar operações em toda a organização. A equipa não está apenas focada no seu próprio crescimento, mas também em partilhar o seu conhecimento e experiência para capacitar outros ramos estaduais a adotar soluções digitais semelhantes.

Principais Conclusões

O sucesso da American Legion Arizona com o WPForms oferece lições valiosas para organizações sem fins lucrativos e empresas:

• Automatizar e Otimizar: Identifique tarefas manuais e demoradas que podem ser automatizadas com formulários online bem concebidos. Isto liberta tempo valioso da equipa para se concentrar nos objetivos principais da missão.
• Melhorar a Experiência do Utilizador: Implemente formulários fáceis de usar para simplificar processos como registos de eventos, recolha de feedback e submissões de informações. Isto melhora o envolvimento e a satisfação entre membros e apoiantes.
• Otimizar a Recolha e Gestão de Dados: Utilize formulários online para recolher e organizar dados de forma eficiente, eliminando a necessidade de formulários em papel e introdução manual de dados. Isto poupa tempo e reduz erros.
• Aproveitar Integrações: Escolha uma solução de criação de formulários que se integre perfeitamente com as suas ferramentas e sistemas existentes, como plataformas de marketing por e-mail e gateways de pagamento, para otimizar fluxos de trabalho e maximizar a eficiência.

Ao implementar estas estratégias, as organizações podem otimizar as suas operações, melhorar a experiência do utilizador e alcançar maior sucesso na concretização da sua missão.

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Em seguida, Saiba Mais Sobre Como as ONGs Podem Usar o WPForms

Se trabalha para uma ONG e se sente inspirado sobre como o WPForms transformou as operações da American Legion Arizona, temos muitos mais recursos que podem lhe interessar.

Comece por consultar o nosso guia sobre como as ONGs podem usar o WPForms para expandir o seu website. Pode também ter interesse em como pode promover a sua causa durante a Giving Tuesday.

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