Comment l'American Legion Arizona utilise WPForms pour rationaliser ses opérations

Les organisations à but non lucratif ont souvent du mal avec les tâches quotidiennes qui les éloignent de leurs objectifs principaux. La gestion des membres, l’organisation d’événements et le traitement des documents peuvent être un véritable défi. Ces problèmes peuvent détourner du temps et des ressources de leurs objectifs principaux qui sont de servir les communautés et de promouvoir un changement positif.

Dans cette histoire client, nous examinons comment l’American Legion Arizona, un groupe de soutien aux anciens combattants, a résolu ces problèmes. Ils ont utilisé WPForms pour rendre leur travail plus facile et plus efficace.

Nous vous montrerons comment cette petite équipe de six personnes a économisé des heures de travail chaque semaine, a mieux communiqué avec ses membres et leur a permis de s’inscrire facilement aux événements et de partager des nouvelles.

Leur histoire montre comment les organisations à but non lucratif peuvent utiliser des formulaires en ligne pour surmonter les obstacles courants. En travaillant plus intelligemment, elles peuvent se concentrer davantage sur ce qui compte vraiment : aider les personnes qu’elles soutiennent.

Profil client

L’American Legion Arizona est une branche d’État de l’organisation nationale American Legion, dédiée à la défense des anciens combattants, des militaires en service actif et de leurs familles. Elle fournit une plateforme à plus de 120 sections en Arizona pour partager des informations et collaborer, soutenant une communauté forte de plus de 100 ans d’histoire de service.

Le défi

Lorsque l’American Legion Arizona a commencé à mettre à jour son site Web, elle a constaté plusieurs problèmes dans sa façon de travailler :

1. Obtenir les commentaires des utilisateurs : Leur ancienne méthode pour demander l’avis des membres ne fonctionnait pas bien. Peu de gens répondaient. Ils avaient besoin d’un moyen plus simple de savoir ce que les membres pensaient de leurs services et programmes.
2. Aider les membres : Répondre aux questions et aider les membres prenait trop de temps. L’équipe avait du mal à répondre rapidement, ce qui entraînait une mauvaise expérience utilisateur.
3. Organisation d’événements : L’organisation organise de nombreux événements chaque année, tels que des réunions et des collectes de fonds. Leur ancienne méthode d’inscription à ces événements était lente, comportait souvent des erreurs et nécessitait beaucoup de temps de gestion pour le personnel.
4. Inscription de nouveaux membres : Le processus d’adhésion et de paiement pour les nouveaux membres était long et difficile pour les deux parties.
5. Collecte d’informations : La collecte de différents types d’informations, tels que des rapports des sections locales et des articles pour leur bulletin d’information, était désordonnée et lente.

L’organisation savait qu’elle devait résoudre ces problèmes pour mieux travailler et aider davantage les anciens combattants. Elle souhaitait trouver un outil de création de formulaires capable de :

1. Fonctionner correctement avec leur site Web WordPress et les autres outils qu’ils utilisent
2. Créer de nombreux types de formulaires, des sondages simples aux inscriptions d’événements complexes
3. Gérer les paiements pour les adhésions et les frais d’événements
4. Utilisez des fonctionnalités intelligentes comme la logique conditionnelle pour créer des formulaires qui changent en fonction des réponses
5. Soyez suffisamment simples pour que leur petite équipe puisse les utiliser sans avoir besoin d'être des experts en technologie

Leur objectif principal était de rendre leur travail plus rapide et plus facile, afin que l'équipe puisse consacrer plus de temps à ce qui est vraiment important : aider les vétérans et leurs familles.

Comment WPForms a apporté des solutions

L'American Legion Arizona s'est tournée vers WPForms pour relever ses défis.

Après avoir découvert le plugin via une recherche WordPress pour les plugins de création de formulaires, ils ont été impressionnés par ses capacités et sa facilité d'utilisation, en particulier pour la collecte de paiements.

Avec WPForms, ils ont créé plus de 50 formulaires à des fins diverses, notamment :

• Inscription aux adhésions avec paiement : Simplification du processus pour les nouveaux membres afin qu'ils puissent adhérer et payer en ligne.
• Inscription à la conférence avec paiement : Rationalisation des inscriptions aux événements et de la collecte des paiements, ce qui permet d'économiser du temps pour les membres et le personnel.
• Rapports annuels : Les sections peuvent désormais soumettre leurs rapports annuels en ligne, ce qui facilite grandement la collecte et l'organisation des données.
• Soumission d'événements : Les membres peuvent désormais soumettre les détails de leurs événements afin qu'ils puissent être facilement ajoutés au calendrier, en le maintenant à jour sans beaucoup de travail supplémentaire pour le personnel.
• Soumission d'articles pour la newsletter : Permet aux membres de soumettre des articles pour la newsletter, ce qui rend la collecte et la gestion du contenu plus rapides et plus faciles.
• Inscription aux programmes : Les étudiants peuvent s'inscrire à divers programmes en ligne, ce qui contribue à rationaliser et à gérer les inscriptions pour différentes initiatives telles que Boys State.
• Rapports des officiers : Les sections peuvent facilement soumettre les détails et les mises à jour des officiers en ligne. Cette automatisation garantit que les informations de leadership restent précises et à jour, favorisant une communication et une coordination efficaces au sein de l'organisation.
• Formulaires de commande de produits : Les membres peuvent commander et payer des produits personnalisés de marque tels que des polos pour montrer leur affiliation et leur soutien au programme.

En utilisant WPForms pour toutes ces tâches, l'American Legion Arizona a pu résoudre bon nombre de ses problèmes initiaux. Ils pouvaient désormais recueillir des commentaires, gérer les inscriptions et collecter des informations beaucoup plus efficacement.

WPForms était suffisamment flexible pour gérer cette large gamme de tâches différentes et les formulaires étaient faciles à créer pour leur petite équipe, même avec une expérience technique limitée.

Les membres ont trouvé les formulaires faciles à utiliser, ce qui a augmenté la participation, et WPForms s'est bien intégré à leur site existant, ce qui signifie qu'il n'était pas nécessaire de passer à une nouvelle plateforme ou d'apprendre de nouveaux systèmes.

Fonctionnalités et extensions WPForms préférées

L'American Legion Arizona a trouvé plusieurs fonctionnalités de WPForms particulièrement utiles. Voici un aperçu de leurs préférées :

Calculs : Cette fonctionnalité leur a permis de totaliser automatiquement les coûts des événements ou des adhésions. Par exemple, si quelqu'un s'inscrivait à plusieurs événements ou ajoutait des articles supplémentaires à son inscription, le formulaire calculait automatiquement le coût total.

Intégration Stripe : Cela a permis de collecter facilement des paiements sécurisés en ligne. Les membres pouvaient payer leurs cotisations ou les inscriptions aux événements directement sur le formulaire, sans être redirigés vers un autre site web.

Signatures Numériques : Pour les formulaires nécessitant une signature, comme les décharges pour les événements, cette fonctionnalité a permis aux utilisateurs de signer numériquement directement sur le formulaire. Cela a permis de gagner du temps et de réduire le papier par rapport à l'impression et à la numérisation de documents signés.

Champs Répétables : Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d'inscrire plusieurs personnes en une seule soumission de formulaire. Par exemple, si quelqu'un souhaitait inscrire un groupe à une conférence, il pourrait ajouter autant de participants que nécessaire sans avoir à remplir des formulaires distincts pour chaque personne, ce qui permet d'économiser du temps tant pour les inscrits que pour le personnel traitant les inscriptions.

Logique Conditionnelle : Cette fonctionnalité rend les formulaires plus intelligents et plus conviviaux. Les formulaires peuvent changer dynamiquement en fonction de ce que l'utilisateur a saisi. Par exemple, si un utilisateur indique qu'il a besoin d'aménagements spéciaux pour un événement, le formulaire afficherait alors des questions sur le type d'aménagements dont il a besoin. Cela rend les formulaires plus courts et moins déroutants pour les utilisateurs, car ils ne voient que les questions qui les concernent. Cela permet également de recueillir des informations plus détaillées lorsque nécessaire, sans encombrer le formulaire pour tout le monde.

Les résultats

L'implémentation de WPForms a apporté des améliorations significatives à l'American Legion Arizona :

Gain de temps

L'automatisation des processus auparavant manuels, tels que les inscriptions aux adhésions, les inscriptions aux événements et les soumissions de rapports, a permis à l'équipe d'économiser d'innombrables heures chaque semaine.

Les membres du personnel qui consacraient autrefois une part importante de leur journée à des tâches administratives ont désormais la liberté de consacrer plus d'énergie à des initiatives clés telles que la sensibilisation des anciens combattants et les programmes de soutien communautaire.

Efficacité accrue

La transition vers les formulaires en ligne a rationalisé les opérations dans l'ensemble. L'élimination des formulaires papier a considérablement réduit le besoin d'impression, d'expédition et de saisie manuelle des données.

Expérience utilisateur améliorée

Les membres bénéficient désormais d'une expérience transparente et conviviale lorsqu'ils interagissent avec l'organisation.

Des formulaires intuitifs permettent de s'inscrire facilement aux événements, de soumettre des articles pour le bulletin d'information, d'effectuer des paiements et de fournir des commentaires précieux.

Cette expérience améliorée a favorisé un plus grand engagement et une plus grande participation de la communauté des anciens combattants, renforçant ainsi le lien de l'organisation avec ses membres.

Un moment de succès

Un succès remarquable a été obtenu avec le programme Boys State, une initiative de l'American Legion qui a débuté dans les années 1930.

Par le passé, la gestion des inscriptions et la collecte des informations nécessaires pour ce programme étaient un processus fastidieux impliquant des formulaires papier et une saisie manuelle des données.

Cependant, avec l'implémentation de WPForms, l'ensemble du processus a été transformé. L'année dernière seulement, plus de 150 participants se sont inscrits en ligne en toute transparence, soumettant non seulement leurs détails d'inscription de base, mais aussi des divulgations médicales cruciales et des informations de paiement – le tout sans une seule erreur.

Les gains d’efficacité ne se sont pas arrêtés là. WPForms a également permis au programme d’introduire de nouveaux formulaires pour les participants à la liste d’attente et les conseillers d’orientation des lycées à la recherche d’informations supplémentaires.

Ces formulaires, intégrés de manière transparente aux systèmes de messagerie de l’organisation, ont assuré une communication rapide et une expérience simplifiée pour toutes les personnes impliquées.

Le succès du programme Boys State illustre comment WPForms peut permettre aux organisations de moderniser même leurs initiatives les plus établies, en améliorant l’efficacité, l’expérience utilisateur et, finalement, en leur permettant de se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Conseils pour les utilisateurs de WPForms

Perspectives d'avenir

L’American Legion Arizona a découvert que la création et la gestion de formulaires peuvent être incroyablement simples et efficaces avec WPForms. La facilité d’utilisation et les fonctionnalités puissantes telles que la logique conditionnelle, la collecte de paiements et les intégrations étendues ont été inestimables.

L’équipe peut désormais créer de nombreux formulaires rapidement, garantissant la sécurité de leurs données utilisateur et la rationalisation de leurs processus.

WPForms a considérablement amélioré leurs opérations, et ils explorent des modules complémentaires et des intégrations supplémentaires pour rationaliser les processus et soutenir la croissance.

L’impact de leur succès s’étend au-delà de l’Arizona. Le siège national a pris note de leurs réalisations, reconnaissant le potentiel des formulaires en ligne pour rationaliser les opérations dans toute l’organisation. L’équipe ne se concentre pas seulement sur sa propre croissance, mais aussi sur le partage de ses connaissances et de son expérience pour permettre à d’autres branches d’adopter des solutions numériques similaires.

Points clés à retenir

Le succès de l’American Legion Arizona avec WPForms offre des leçons précieuses pour les organisations à but non lucratif et les entreprises :

• Automatiser et rationaliser : Identifiez les tâches manuelles et chronophages qui peuvent être automatisées avec des formulaires en ligne bien conçus. Cela libère un temps précieux pour le personnel afin qu’il se concentre sur les objectifs principaux de la mission.
• Améliorer l’expérience utilisateur : Mettez en œuvre des formulaires conviviaux pour simplifier les processus tels que les inscriptions aux événements, la collecte de commentaires et les soumissions d’informations. Cela améliore l’engagement et la satisfaction des membres et des sympathisants.
• Optimiser la collecte et la gestion des données : Utilisez des formulaires en ligne pour collecter et organiser efficacement les données, éliminant ainsi le besoin de formulaires papier et de saisie manuelle des données. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
• Tirer parti des intégrations : Choisissez une solution de création de formulaires qui s’intègre de manière transparente à vos outils et systèmes existants, tels que les plateformes de marketing par e-mail et les passerelles de paiement, pour rationaliser les flux de travail et maximiser l’efficacité.

En mettant en œuvre ces stratégies, les organisations peuvent optimiser leurs opérations, améliorer leur expérience utilisateur et connaître un plus grand succès dans l'accomplissement de leur mission.

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Ensuite, en savoir plus sur la façon dont les organisations à but non lucratif peuvent utiliser WPForms

Si vous travaillez pour une organisation à but non lucratif et que vous êtes inspiré par la façon dont WPForms a transformé les opérations de l'American Legion Arizona, nous avons beaucoup plus de ressources qui pourraient vous intéresser.

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