Cómo crear un formulario Airtable personalizado en WordPress

¿Desea crear un formulario Airtable personalizado para su sitio WordPress?

Airtable es un servicio en la nube que combina la potencia de las hojas de cálculo y las bases de datos. Permite crear aplicaciones de hojas de cálculo personalizadas sin escribir una sola línea de código.

En este artículo, le mostraremos el proceso paso a paso de cómo crear un formulario Airtable personalizado e incrustarlo en su sitio WordPress.

Cree ahora su formulario Airtable en WordPress

¿Por qué crear un formulario Airtable personalizado en WordPress?

Airtable te ayuda a crear aplicaciones de hojas de cálculo personalizadas para almacenar información, igual que harías en una base de datos.

Crea hojas de cálculo fáciles de usar y visualmente atractivas que pueden utilizarse para la planificación de productos, estudios de usuarios, CRM de ventas, lanzamientos de productos, planificación de calendarios de contenidos, etc.

Sin embargo, tendrá que introducir manualmente todos los datos en su cuenta de Airtable.

Para evitar este problema, puede iniciar un sitio de WordPress y, a continuación, establecer una integración de WordPress Airtable con la ayuda del plugin WPForms.

Así, cada vez que alguien envíe el formulario, los datos se añadirán automáticamente a su cuenta de Airtable. Esto le ayudará a ahorrar un tiempo valioso y aumentar su productividad.

Cómo crear un formulario Airtable personalizado en WordPress

Una integración de WordPress Airtable es bastante fácil de configurar con WPForms. ¡Sólo tiene que seguir los siguientes pasos, y usted tendrá un formulario Airtable listo para incrustar en su sitio de WordPress en ningún momento!

Paso 1: Instalar WPForms

En primer lugar, recomendamos obtener WPForms Pro porque viene con una integración Zapier que necesitará para conectar sus formularios con Airtable.

Después de comprar la licencia Pro, instale WPForms en su sitio. Echa un vistazo a la guía para principiantes sobre cómo instalar un plugin de WordPress en caso de que necesites ayuda.

Vamos a suponer que desea enviar automáticamente las entradas del formulario a la tabla Leads en uno de sus espacios de trabajo Airtable.

Paso 2: Instalar el complemento Zapier

Lo siguiente que tienes que hacer es instalar el addon Zapier para WPForms.

Zapier es una herramienta de automatización que le permite conectar 2 o más aplicaciones para hacer una tarea en particular. Por lo tanto, vamos a utilizar Zapier para conectar WPForms y Airtable.

Para instalar el addon Zapier, debe ir a la página WPForms " Addons.

En esta página, busque el complemento Zapier. Haga clic en el botón Instalar complemento situado debajo para iniciar la instalación.

El estado será Activo una vez que el addon esté instalado y activado.

Ahora diríjase a WPForms " Página de configuración para obtener la clave API Zapier. Esta clave se utilizará para conectar Zapier a la cuenta de WPForms.

En la página de configuración de WPForms, debe hacer clic en la pestaña Integraciones. Y luego, debe hacer clic en el logotipo de Zapier para encontrar la clave de API para su sitio.

Mantenga esta pestaña abierta por ahora. Necesitaremos la clave API Zapier de WPForms en un paso posterior.

Paso 3: Crear un formulario

Desde su panel de WordPress y navegue a WPForms " Añadir Nuevo para crear un nuevo formulario.

En la página de configuración, puede cambiar el nombre del formulario por el que desee. Además, puede seleccionar una plantilla de entre más de 2.000 plantillas de formularios. Usaremos la plantilla Simple Contact Form para crear el formulario personalizado de Airtable en este ejemplo.

WPForms ahora cargará inmediatamente su plantilla de formulario y lo llevará a la pantalla del constructor de formularios.

Es posible que desee personalizar este formulario añadiendo más campos. Le recomendamos que haga coincidir sus campos con las columnas del registro de Airtable donde desea enviar los datos de su formulario. De esta forma, podrá asignar fácilmente sus campos de formulario a las columnas de Airtable.

Por lo tanto, añadiremos el campo Teléfono y un campo de texto de una sola línea denominado "Nombre de la organización" porque así es como están configuradas las columnas de nuestra hoja de cálculo Airtable.

Puedes seguir nuestro tutorial sobre cómo crear un formulario de contacto sencillo para obtener instrucciones detalladas sobre cómo añadir campos a cualquier formulario utilizando el constructor de arrastrar y soltar.

Por último, haga clic en el botón Guardar, situado en la esquina superior derecha de la pantalla, para almacenar los cambios.

Perfecto. En el siguiente paso, vamos a incrustar el formulario en su sitio de WordPress.

Paso 4: Insertar formulario Airtable en su sitio web

En este paso, incrustaremos el formulario personalizado de Airtable en nuestro sitio web y, a continuación, añadiremos al menos una entrada de prueba al formulario.

¿Pero por qué necesitamos agregar una entrada de prueba? La razón es que vamos a utilizar más tarde para probar la conexión entre WPForms y Airtable. Esto nos asegurará que todo funciona correctamente.

Puedes incrustar fácilmente el formulario en una entrada, página o en la barra lateral de tu sitio web. Veamos cómo incrustarlo en una página de WordPress.

En primer lugar, debe hacer clic en el botón Incrustar situado en la parte superior del generador de formularios.

Cuando pulses el botón, verás una ventana modal que te ofrece dos opciones de incrustación. En este tutorial, incrustaremos el formulario en una nueva página haciendo clic en el botón Crear nueva página.

Pon un nombre a tu casilla en el cuadro de texto y pulsa el botón ¡Vamos!

Verás que se abre la ventana del editor de páginas de WordPress, que debería contener el formulario que acabas de crear. Puedes editar otros elementos de la página aquí si lo deseas o añadirle contenido.

Cuando esté listo, pulse el botón Publicar en la parte superior para publicar su página con su nuevo formulario Airtable incrustado en ella.

Ahora abra esta página en una nueva pestaña de su navegador. A continuación, rellene el formulario y haga clic en el botón Enviar para crear una entrada de formulario de prueba.

¡Excelente! Ahora que hemos terminado con la creación de nuestro formulario, podemos pasar a la creación de una receta de automatización para el envío de datos de WPForms a Airtable automáticamente.

Paso 5: Crear una nueva receta de automatización

Para conectar WPForms y Airtable, necesita crear un nuevo Zap en el sitio web de Zapier.

¿Qué es un Zap? Es un proceso de conexión de 2 o más aplicaciones, y siempre necesita un disparador para realizar una acción específica.

En una nueva pestaña de tu navegador web, debes abrir el sitio web de Zapier e iniciar sesión en tu cuenta. Puedes crear una cuenta nueva de forma gratuita si aún no tienes una cuenta Zapier.

Después de iniciar sesión en su cuenta Zapier, haga clic en el botón Crear Zap para empezar a crear una nueva receta de automatización.

Ahora, el proceso de creación de un zap consta de dos partes. En la primera parte, tendrá que configurar WPForms como la aplicación de activación. Y luego, tendrá que configurar Airtable como la aplicación de acción.

Empecemos con el proceso de configuración del disparador.

Paso 6: Configurar la aplicación de activación (WPForms)

Después de pulsar Crear un Zap como se muestra arriba, verás que se abre la ventana del editor de recetas, donde se te pedirá que selecciones primero tu aplicación desencadenante.

Busque WPForms utilizando el cuadro de búsqueda para encontrarlo y seleccionarlo. También puede crear el icono de edición en la parte superior izquierda de la ventana para dar un título a su Zap.

A continuación, tendrá que seleccionar Nueva entrada de formulario utilizando el menú desplegable Evento. Esto establecerá cada nueva entrada de formulario como un evento desencadenante para ejecutar esta automatización, que es justo lo que queremos.

Haga clic en el botón Continuar de la parte inferior para continuar.

En este punto, tendrá que elegir su cuenta WPForms para conectarse con Zapier. Haga clic en el botón Iniciar sesión.

Se abrirá una nueva ventana emergente donde se le pedirá que introduzca la URL de su sitio web y la clave API de Zapier. Obtenga su clave API de WPForms para Zapier como mostramos en el paso 2, y péguela en el cuadro de texto Clave API junto con la URL completa de su sitio web en el cuadro de texto anterior.

Cuando haya introducido los datos necesarios, pulse Sí, Continuar.

Después de hacer esto, la ventana emergente se cerrará automáticamente, y debería ver su cuenta WPForms conectada como la aplicación desencadenante.

Pulse Continuar para pasar al siguiente ajuste.

Ahora, deberá seleccionar el formulario específico que desea procesar para la integración WPForms-Airtable. Seleccione el formulario que creó en el Paso 3.

Hemos llamado a nuestro formulario "Custom Airtable Form", así que vamos a elegir ese del desplegable.

Cuando haya encontrado el formulario que necesita, pulse el botón Continuar.

Una vez hecho esto, Zapier le pedirá que pruebe su activador WPForms utilizando una entrada reciente enviada para su formulario seleccionado. Si enviaste una entrada de prueba como sugerimos en el paso 4, Zapier no tendrá problemas para encontrarla.

Pulse el botón Test Trigger para continuar.

Si ya hay varias entradas enviadas para su formulario, puede utilizar el menú desplegable para seleccionar una entrada específica. Pero no importa cuál utilices, ya que Zapier solo necesita probar la integración en este punto.

Pulse Continuar para avanzar.

Esto completará el proceso de configuración del disparador. ¡Bien hecho!

En el siguiente paso, configuraremos la aplicación Action para nuestra integración: Airtable.

Paso 7: Configurar la Action App y publicar la automatización

En cuanto pases del paso anterior, Zapier te mostrará los ajustes para configurar tu action app.

Como queremos que Airtable sea nuestra aplicación de acción, utiliza el campo de búsqueda para encontrar Airtable en la lista de aplicaciones disponibles y haz clic en ella.

Ahora tendrá que elegir un evento de acción que desea que ocurra en Airtable. Como queremos enviar datos a Airtable, elegiremos la opción Crear Registro del menú desplegable.

A continuación, haga clic en el botón Iniciar sesión para conectar su cuenta Airtable.

Cuando se abra una nueva ventana emergente, se le pedirá que introduzca su clave API de Airtable.

Si todavía no tiene la clave, vaya a su cuenta Airtable y haga clic en el icono de su perfil en la parte superior derecha para expandir el menú. A continuación, seleccione Cuenta.

En la página de su cuenta, desplácese hacia abajo hasta encontrar el botón Generar clave API y haga clic en él.

Usted tendrá una clave de API que puede copiar ahora. Con la clave copiada, cambie a la ventana de inicio de sesión de Zapier para su cuenta de Airtable e inserte la clave API.

Cuando lo hayas hecho, pulsa Sí, Continuar.

Su cuenta de Airtable estará ahora conectada con Zapier. Una vez más, haga clic en Continuar para proceder al siguiente paso.

Ahora, Zapier te pedirá que selecciones una Base (o espacio de trabajo) en la que crear el registro basado en los datos enviados desde WPForms. También tendrás que seleccionar la tabla dentro de ese espacio de trabajo.

En nuestro ejemplo, hemos creado una tabla en Airtable y la hemos llamado "Leads", así que la seleccionaremos.

Cuando seleccione su tabla, Zapier obtendrá los nombres de las columnas de su tabla. Para asignar correctamente los campos de formulario a las columnas de Airtable, simplemente seleccione el campo WPForms correspondiente para cada campo de columna de Airtable.

Cuando hayas terminado, haz clic en Continuar.

Al igual que con su aplicación de activación, Zapier ahora tendrá que enviar un registro de prueba a Airtable basado en las asignaciones de campo que seleccionó anteriormente. Pulse el botón Acción de prueba para avanzar.

Debería ver un mensaje de éxito confirmando que su registro fue enviado a Airtable.

¡Ya casi terminamos! Haga clic en Publish Zap para hacer su integración WPForms-Airtable en vivo.

En este punto, se abrirá otra ventana modal, preguntando si estás listo para publicar tu automatización. Haz clic en Publicar y Activar para poner en marcha tu receta de automatización.

¡Excelente! Con su WordPress-Airtable integración activada, se asegurará de que los nuevos contactos se añadirán a su cuenta Airtable cada vez que alguien envía su formulario de WordPress.

Es una buena idea comprobar su cuenta Airtable para asegurarse de que el registro de prueba fue enviado correctamente por Zapier.

En nuestro caso, el registro se envió casi al instante, y todos los campos de los formularios coinciden perfectamente con las columnas que configuramos en nuestra tabla.

¡Y ahí lo tiene! Ahora puede crear formularios personalizados Airtable en WordPress y mejorar su productividad con esta integración eficiente.

A continuación, envíe notificaciones por SMS para los formularios

Si te ha resultado útil esta integración con WPForms, te recomendamos que veas cómo enviar notificaciones por SMS desde tus formularios de WordPress. Configurar las notificaciones por SMS es una gran manera de estar al día sobre las nuevas entradas de formularios tan pronto como se envíen.

Cree ahora su formulario Airtable en WordPress

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