AIサマリー
今年もその時期がやってきました！新たなスタート、新たな目標、そして多くの組織では採用活動が活発化する季節です。採用シーズンに向けて準備を進める人事担当者や、新たなチームメンバーを迎え入れようとする経営者の方ならお分かりでしょう。山積みの応募書類、終わりのないスプレッドシート、そして「もっと効率的な管理方法があるはずだ」というあのうずうずする感覚。
確かにあります！しかも高価なエンタープライズソフトウェアやシステムの大規模な刷新は不要です。御社のウェブサイトがWordPressで運営されているなら、WPFormsが採用活動とオンボーディングの進め方を変革します。
その仕組みと、今年多くの人事チームがデジタルフォームへの移行を進めている理由を、詳しくご説明しましょう。
採用とオンボーディングにおけるWPFormsの活用
- 1. 2,000以上のテンプレートから始めましょう
- 2. 実際に機能する申請書を作成する
- 3. 各候補者に適応するスマートフォーム
- 4. 既に使用しているツールとの連携
- 5. 現代の職場におけるデジタル署名
- 6. 長文を扱いやすい部分に分割する
- 7. ユーザーが保存して後で戻れるようにする
- 8. あらゆるものを安全かつ整理整頓して保管する
- 9. セキュリティとコンプライアンス（これは重要です）
- よくあるご質問
1. 2,000以上のテンプレートから始めましょう
WPFormsの最大の利点の一つは、どのフィールドを含めるか迷いながら空白の画面を見つめる必要がないことです。当社のテンプレートギャラリーでは、プロがデザインした2,000以上のフォームテンプレートを提供しており、雇用専用サブカテゴリも完備しています。
求人応募用紙が必要ですか？テンプレートが用意されています。新入社員向け従業員情報用紙？対応済みです。新入社員オリエンテーションアンケート、研修依頼書、退職面談用紙まで、すべてすぐに使えます。プロ仕様の応募用紙を、10分以内に自社ウェブサイトに掲載できるのです。
さらに、すべてのテンプレートはドラッグ＆ドロップビルダーで完全にカスタマイズ可能です。特定のフィールドが気に入らない？削除しましょう。業界や会社特有の要素を追加したい？そのままドラッグ＆ドロップで挿入できます。会社のブランディングに合わせたい？色やスタイルを調整しましょう。開発者不要、コーディング知識も不要です！
2. 実際に機能する申請書を作成する
応募書類は、候補者が御社と初めて本格的に関わる機会となることがよくあります。WPFormsで作成したフォームなら、必要な情報を簡単に収集できるだけでなく、応募者にとって快適な体験を提供できます。
連絡先情報、就労許可、職歴などの標準フィールドを追加できるだけでなく、履歴書やポートフォリオ用のファイルアップロードフィールドも追加できます。
つまり、候補者は書類を個別にメールで送ったり、どこに送ればよいか考えたりする必要がありません。すべてが申請書に添付された状態で一箇所に届きます。
職種別の質問を追加したいですか？カスタムスクリーニング質問を追加しましょう。給与希望額や勤務開始可能日を把握したいですか？それらの項目も追加できます。ドラッグ＆ドロップビルダーを使えば、必要な応募書類を驚くほど簡単に作成できます。
3. 各候補者に適応するスマートフォーム
驚かれるかもしれませんが、応募フォームは全員に同じ項目を表示する必要はありません！条件分岐機能を使えば、応募者の回答に応じて適応する動的なフォームを作成できます。
たとえば、誰かがあなたの役職ドロップダウンから「マーケティングマネージャー」を選択した場合、キャンペーン経験やマーケティングツールに関する質問を表示するかもしれません。しかし「ソフトウェアエンジニア」を選択すると、代わりに全く異なる技術的な質問が表示されます。
あるいは、候補者が国外から応募していることを示した場合、ビザのスポンサーシップ要件に関する項目を自動的に表示できます。
この種のスマートなパーソナライゼーションには二つの効果があります：応募者一人ひとりにとってアプリケーションがより関連性のあるものに感じられること、そして不必要な質問で応募者を圧倒することなく、各役職に適した情報を収集できることです。
4. 既に使用しているツールとの連携
これが人事チームにとってWPFormsの最大の魅力です。おそらく既に、候補者管理にはGoogleスプレッドシート、採用パイプライン管理にはCRM、チームとの連絡にはSlackといったツールを活用しているでしょう。WPFormsはこれら全てと連携します。
新しい応募が到着すると、自動的にGoogleスプレッドシートの追跡表に新規行を作成し、履歴書をGoogleドライブのフォルダに保存し、Slackチャンネルに通知を送信し、候補者をCRMの連絡先として追加します。これらすべてが瞬時に自動で行われます。一度設定すれば、その後は自動的に動作します。
より専門的なツールを使用する場合は？WPFormsはSalesforce、HubSpot、Zoho CRM、そしてZapierを介して数千もの他のアプリケーションと連携します。
チームが使用しているツールが何であれ、WPFormsはそれらと連携できる可能性が高いです。
5. 現代の職場におけるデジタル署名
書類を印刷し、署名し、スキャンしてメールで返送する作業を覚えていますか？新入社員もそんなことはしたくないのです。
WPFormsのデジタル署名機能により、従業員はスマートフォン、タブレット、またはコンピューターから直接、文書に電子署名できます。
採用通知書、雇用契約書、秘密保持契約書、ポリシー確認書、福利厚生確認書…署名が必要な書類はすべてデジタルで処理できます。
より速く、より安全で、最近では本当にプロフェッショナルな印象を与えます。
6. 長文を扱いやすい部分に分割する
1ページに50もの入力項目があるフォームを埋めるのは誰にとっても苦痛です。圧倒されてしまい、多くの人が途中で放棄してしまいます。そこで当社の複数ページ機能は、長い登録フォームを論理的なセクションに分割することでこの問題を解決します。
ページ1は個人情報、ページ2は緊急連絡先、ページ3は税務情報を扱います。以下同様です。各ページには進捗状況を示すインジケーターが表示されるため、新入社員は自身の進捗を確認でき、これにより完了率が劇的に向上します。
同じ情報ですが、圧倒されるのではなく扱いやすいように整理されているだけです。
こちらもご覧ください：複数ページフォーム作成の完全ガイド
7. ユーザーが保存して後で戻れるようにする
新入社員は情報を集める時間が必要な場合があります。福利厚生登録のために配偶者の社会保障番号を確認する必要があるかもしれません。理由が何であれ、一度に全てを完了させるよう強制することはストレスを生みます。
「保存して再開」機能により、新入社員はオンボーディングフォームの作成を開始し、進捗状況を固有のリンクで保存し、準備が整い次第いつでも再開して完了させることができます。
この小さな配慮が、新入社員が最初からどれほど歓迎され、尊重されていると感じるかに大きな違いをもたらします。
こちらもご覧ください：Save and Resumeアドオンの完全ガイド
（ええ、でも「履歴書」——つまり職務経歴書の書類——の綴りが「resume」——タスクに戻る時にする行為——と同じだって話は、もう聞きたくないよ…）
8. あらゆるものを安全かつ整理整頓して保管する
オンボーディング書類の提出が完了すると、その書類はどこに保存されるのでしょうか？WPFormsなら選択肢があります。Google Driveとの連携により、新入社員ごとにフォルダを自動作成し、提出された書類をすべてそこに保存できます。チームがDropboxを利用している場合も同様です。
PDFアドオンは特に便利です。フォーム送信内容を自動的に取り込み、プロフェッショナルなPDF文書を生成します。
採用候補者の特定情報を含む、書式設定済みのオファーレターや社員ハンドブックを瞬時に作成できることを想像してみてください。自動化の真髄です！
9. セキュリティとコンプライアンス（これは重要です）
セキュリティとコンプライアンスは最も刺激的な話題ではないことは承知していますが、従業員データを扱う際には極めて重要です。WPFormsはGDPR、CCPA、PCI準拠の認証を取得し、この点を真剣に受け止めています。
認証機能に加え、高度なアクセス制御などの実用的なセキュリティ機能も利用できます。例えば、提出された申請書は特定の人事チームメンバーのみが閲覧できるように設定したり、一部のフォームはログイン済みの従業員のみがアクセスできるように制限したり、機密情報を含むフォームにはパスワード保護を設定したりできます。WPFormsでは、これらすべてを細かく制御できます。
初めての従業員を採用する場合でも、100人目の採用でも、また単独の人事担当者であっても、大規模なチームの一員であっても、WPFormsはまさに必要な規模に合わせて拡張します。
将来のあなた自身（そして候補者や新入社員）が、この手軽さに感謝するでしょう！当社のHRソリューションページをご覧ください。現代的な採用とオンボーディングがいかにシンプルか、実感いただけます。
よくあるご質問
WPFormsにおける候補者および従業員データのセキュリティはどの程度確保されていますか？
非常に安全です。WPFormsはGDPR、CCPA、PCIに完全準拠しており、厳格な国際的なデータ保護基準を満たしています。
すべてのデータ送信は暗号化され、ファイルアップロードは安全です。また、送信された情報へのアクセス権限を細かく制御できます。ログインユーザーのみにフォームへのアクセスを制限したり、ユーザー役割ごとに閲覧権限を制限したり、機密性の高いフォームにパスワード保護を設定したりできます。
さらに、Google DriveやDropboxなどのサービスと連携すれば、それらのエンタープライズレベルのセキュリティも活用できます。人事データにとって、まさにこれが必要な保護レベルなのです。
WPFormsを使うにはプログラミングの知識が必要ですか？
とんでもない。実はそれが最大の売りポイントの一つなんです！WPFormsは、プログラミングができない方のために特別に設計されています。
当社のドラッグ＆ドロップビルダーは真に直感的です。フィールドの追加はクリック、順序変更はドラッグ、オプション設定もクリックするだけ。技術的な構築というより、家具を配置するような感覚です。条件分岐のような機能さえも、ドロップダウンメニューやチェックボックスで設定でき、コードは一切不要です。
応募者は応募内容を保存して後で完了できますか？
はい！これは応募者にとって最も便利な機能の一つです。「保存して再開」機能（Proプラン以上で利用可能）により、応募者は応募書類の記入を開始し、固有のリンクで進捗を保存し、準備ができた時にいつでも戻って完了させることができます。
これは特に長い申請書の場合や、候補者が推薦状や執筆サンプルなどの書類を収集する必要がある場合に役立ちます。これによりフォーム放棄が大幅に減少し、昼休みに申請したりモバイル端末で申請したりする人にとって、はるかに優れた体験を提供します。
次に、フォーム送信内容を契約書や請求書に変換しましょう
採用やオンボーディングだけに留まる必要はありません…WPFormsは、中小企業の人事ニーズに対応する無数の追加ツールを提供します。次は、フォームの送信内容を自動的に契約書や請求書（その他もろもろ）に変換する方法をご紹介します。
フォームを作る準備はできましたか？最も簡単なWordPressフォームビルダープラグインで今すぐ始めましょう。WPForms Proにはたくさんの無料テンプレートが含まれており、14日間の返金保証がついています。
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