Utilizar o WPForms para Recrutamento e Integração

Chegou a altura do ano! Novos começos, novas metas e, para muitas organizações, um aumento nas contratações. Se é um gestor de RH a preparar-se para a época de recrutamento ou um proprietário de empresa a querer integrar novos membros na equipa, sabe como funciona: pilhas de candidaturas, folhas de cálculo intermináveis e aquela sensação persistente de que tem de haver uma maneira melhor de gerir tudo.

Com certeza que há! E não requer software empresarial caro nem uma remodelação completa dos seus sistemas. Se o site da sua empresa funciona com WordPress, o WPForms pode transformar a forma como lida com o recrutamento e a integração.

Deixe-me guiá-lo através de como funciona exatamente e porque é que tantas equipas de RH estão a mudar para formulários digitais este ano.

Utilizar o WPForms para Recrutamento e Integração

1. Comece com mais de 2.000 modelos

Uma das melhores partes do WPForms é que não precisa de ficar a olhar para um ecrã em branco a pensar que campos incluir. A nossa galeria de modelos oferece mais de 2.000 modelos de formulários desenhados profissionalmente, incluindo uma subcategoria inteira apenas para Emprego.

Precisa de um formulário de candidatura de emprego? Existe um modelo para isso. Formulários de informação do colaborador para novos contratados? Coberto. Inquéritos de integração de novos contratados, formulários de requisição de formação, até formulários de entrevista de saída estão todos prontos a usar. Pode literalmente ter um formulário de candidatura com aspeto profissional ativo no seu website em menos de dez minutos.

Além disso, cada modelo é totalmente personalizável com o nosso construtor de arrastar e soltar. Não gosta de um campo em particular? Remova-o. Precisa de adicionar algo específico à sua indústria ou empresa? Adicione-o diretamente. Quer combinar com a imagem da sua empresa? Ajuste as cores e o estilo. Não é necessário um programador nem conhecimento de codificação!

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2. Criar formulários de candidatura que realmente funcionam

O seu formulário de candidatura de emprego é muitas vezes a primeira interação real que um candidato tem com a sua empresa. Um formulário criado com o WPForms facilita a recolha de tudo o que precisa, mantendo a experiência agradável para os candidatos.

Pode adicionar todos os campos padrão como informações de contacto, autorização de trabalho, histórico de trabalho… mas também pode incluir campos de carregamento de ficheiros para currículos e portfólios.

Isso significa que os candidatos não estão a enviar documentos por e-mail separadamente ou a tentar descobrir para onde enviar as coisas. Tudo chega a um só lugar, anexado à sua candidatura.

Quer fazer perguntas específicas da posição? Adicione perguntas de triagem personalizadas. Precisa de saber as expectativas salariais ou a disponibilidade para início? Inclua esses campos também. O nosso construtor de arrastar e soltar torna incrivelmente simples criar exatamente a candidatura de que precisa.

3. Formulários inteligentes que se adaptam a cada candidato

Aqui está algo que pode surpreendê-lo: os seus formulários de candidatura não precisam de mostrar os mesmos campos a todos! Com a Lógica Condicional, pode criar formulários dinâmicos que se adaptam com base no que os candidatos lhe dizem.

Por exemplo, se alguém selecionar "Gestor de Marketing" no seu menu suspenso de cargos, poderá apresentar-lhe perguntas sobre experiência em campanhas e ferramentas de marketing. Mas se selecionar "Engenheiro de Software", aparecerão perguntas técnicas completamente diferentes.

Ou, se um candidato indicar que se candidata de fora do país, pode apresentar automaticamente campos sobre necessidades de patrocínio de visto.

Este tipo de personalização inteligente faz duas coisas: torna a candidatura mais relevante para cada candidato e ajuda-o a recolher as informações corretas para cada função sem sobrecarregar as pessoas com perguntas irrelevantes.

4. Ligar às ferramentas que já utiliza

Esta é a minha funcionalidade favorita do WPForms para equipas de RH. Provavelmente já utiliza ferramentas como o Google Sheets para acompanhar candidatos, um CRM para gerir o seu pipeline ou o Slack para comunicar com a sua equipa. O WPForms liga-se a todas elas.

Quando chega uma nova candidatura, pode criar automaticamente uma linha na sua folha de cálculo de acompanhamento do Google Sheets, guardar o currículo numa pasta do Google Drive, enviar uma notificação para o seu canal do Slack e adicionar o candidato como contacto no seu CRM. Tudo isto acontece instantaneamente e automaticamente. Configura uma vez e depois funciona.

E se utilizar algo mais especializado? O WPForms integra-se com Salesforce, HubSpot, Zoho CRM e MILHARES de outras aplicações através do Zapier.

Quaisquer que sejam as ferramentas em que a sua equipa confia, é provável que o WPForms se possa ligar a elas.

5. Assinaturas digitais para o local de trabalho moderno

Lembra-se de imprimir documentos, assiná-los, digitalizá-los e enviá-los de volta por e-mail? Os seus novos funcionários também não querem fazer isso.

Assinaturas Digitais com o WPForms permite que os funcionários assinem documentos eletronicamente a partir do seu telemóvel, tablet ou computador.

Cartas de oferta, acordos de emprego, NDAs, confirmações de políticas, confirmações de benefícios… tudo o que necessita de uma assinatura pode ser tratado digitalmente.

É mais rápido, mais seguro e, nos dias de hoje, parece mais profissional.

6. Dividir formulários longos em partes geríveis

Ninguém gosta de preencher um formulário com 50 campos numa só página. É avassalador e as pessoas muitas vezes abandonam-nos. Por isso, a nossa funcionalidade de várias páginas resolve isto, dividindo longos formulários de integração em secções lógicas.

A Página 1 pode cobrir informações pessoais. A Página 2 trata dos contactos de emergência. A Página 3 lida com informações fiscais. E assim por diante. Cada página mostra um indicador de progresso para que os novos funcionários possam ver que estão a progredir, o que melhora drasticamente as taxas de conclusão.

É a mesma informação, apenas organizada de uma forma que parece gerível em vez de assustadora.

Leia Também: O Guia Completo para Criar Formulários de Várias Páginas

7. Permitir que as pessoas guardem e voltem mais tarde

Por vezes, os novos contratados precisam de tempo para recolher informações. Talvez precisem de verificar o número de segurança social do cônjuge para a inscrição em benefícios. Seja qual for a razão, forçar alguém a completar tudo de uma só vez cria stress.

A funcionalidade Guardar e Retomar permite que os novos contratados iniciem os seus formulários de integração, guardem o seu progresso com uma ligação única e voltem para terminar quando estiverem prontos.

Esta pequena funcionalidade faz uma enorme diferença na forma como os novos funcionários se sentem bem-vindos e respeitados desde o início.

Leia Também: O guia completo para usar o suplemento Guardar e Retomar

(Ok, mas não me façam falar sobre como resume — como no documento de experiência de trabalho, se escreve da mesma forma que resume — a coisa que se faz quando se retoma uma tarefa…)

8. Armazenar tudo de forma segura e organizada

Depois de alguém completar os seus formulários de integração, para onde vai tudo? Com o WPForms, tem opções. A integração com o Google Drive significa que pode criar automaticamente uma pasta para cada novo contratado e armazenar todos os seus documentos submetidos lá. O mesmo com o Dropbox, se for o que a sua equipa usa.

O suplemento PDF é particularmente útil. Pode pegar nas submissões de formulários e gerar automaticamente documentos PDF profissionais.

Imagine criar instantaneamente uma carta de oferta formatada ou um manual do funcionário que inclua as informações específicas do novo contratado. Automação no seu melhor!

9. Segurança e conformidade (é importante)

Sei que segurança e conformidade não são os tópicos mais excitantes, mas são cruciais quando se lida com dados de funcionários. O WPForms leva isto a sério com certificações para conformidade GDPR, CCPA e PCI.

Para além das certificações, obtém funcionalidades de segurança práticas como controlos de acesso avançados. Talvez apenas certos membros da equipa de RH devam ver as candidaturas submetidas. Talvez alguns formulários devam ser acessíveis apenas a funcionários com sessão iniciada. Ou talvez queira proteger com palavra-passe formulários que contenham informações sensíveis. O WPForms dá-lhe controlo granular sobre tudo isto.

Quer esteja a contratar o seu primeiro funcionário ou o seu centésimo, quer seja um gestor de RH individual ou parte de uma equipa maior, o WPForms escala exatamente para o que precisa.

O seu eu futuro (e os seus candidatos e novos contratados) agradecer-lhe-ão por facilitar! Consulte a nossa página de soluções de RH e veja quão simples o recrutamento e a integração modernos podem ser.

FAQ

Quão seguros são os dados dos candidatos e funcionários no WPForms?

Muito seguros. O WPForms cumpre totalmente as normas GDPR, CCPA e PCI, o que significa que cumpre rigorosos padrões internacionais de proteção de dados.

Toda a transmissão de dados é encriptada, os uploads de ficheiros são seguros e tem controlo granular sobre quem pode aceder às informações submetidas. Pode restringir o acesso aos formulários a utilizadores com sessão iniciada, limitar as permissões de visualização por função de utilizador, proteger com palavra-passe formulários sensíveis e muito mais.

Além disso, quando integra com serviços como Google Drive ou Dropbox, também está a alavancar a segurança de nível empresarial deles. Para dados de RH, este é exatamente o nível de proteção de que necessita.

Preciso de saber programar para usar o WPForms?

De todo o lado. Esse é, na verdade, um dos nossos maiores pontos de venda! O WPForms foi concebido especificamente para pessoas que não programam.

O nosso construtor de arrastar e soltar é genuinamente intuitivo. Clica para adicionar campos, arrasta-os para reordenar e clica para configurar opções. É mais como organizar móveis do que construir algo técnico. Mesmo funcionalidades como a lógica condicional são configuradas através de menus suspensos e caixas de seleção, sem necessidade de código.

Os candidatos podem guardar a sua candidatura e terminá-la mais tarde?

Sim! Esta é uma das funcionalidades mais amigas do candidato. Com a funcionalidade Guardar e Retomar (disponível nos planos Pro e superiores), os candidatos podem começar a preencher a sua candidatura, guardar o seu progresso com um link exclusivo e voltar para a completar sempre que estiverem prontos.

Isto é particularmente útil para candidaturas mais longas ou quando os candidatos precisam de reunir documentos como referências ou amostras de escrita. Reduz significativamente o abandono de formulários e cria uma experiência muito melhor para pessoas que possam estar a candidatar-se durante a pausa para almoço ou em dispositivos móveis.

Em seguida, Transforme as Submissões do seu Formulário em Contratos e Faturas

Não temos de parar na contratação e integração… O WPForms oferece inúmeras ferramentas adicionais para as necessidades de RH da sua pequena empresa. Em seguida, descubra como pode transformar as submissões do seu formulário em contratos e faturas (entre outras coisas) automaticamente.

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