Resumo de IA
Na semana passada enviei um e-mail de newsletter com um pequeno erro de digitação. Claro, reparei nele cerca de 20 minutos depois de o e-mail ter sido enviado. (Sei que está a ir para a sua caixa de entrada para o encontrar agora…)
Um erro de digitação numa newsletter é uma coisa. Mas esse mesmo pequeno erro num contrato de cliente ou numa fatura de projeto pode ser genuinamente dispendioso. Demonstra apenas que pode olhar diretamente para um erro e o seu cérebro ainda lhe dará um polegar para cima confiante.
O que é um risco que não quer correr com contratos e faturas.
Nunca tema — é aqui que entra a automação. Vou mostrar-lhe como usar o WPForms para transformar automaticamente as submissões do seu formulário em PDFs impecáveis e profissionais. Vamos a isso!
Transformar Submissões de Formulários em Contratos e Faturas
Porquê a Geração Automatizada de Documentos?
Sejamos realistas, não entrou na sua área de trabalho porque tem uma paixão profunda por tarefas administrativas. Automatizar a criação dos seus documentos não é apenas um truque inteligente… É uma forma de recuperar a sua sanidade e proteger o seu profissionalismo.
- Pareça um Profissional: A automação garante que todos os documentos enviados são perfeitamente formatados, com branding bonito e sem erros de digitação.
- Banir o Erro Humano: Quando os dados são extraídos diretamente do formulário, nunca enviará uma fatura para “Jon” quando o nome dele é “John”. A informação correta vai para o lugar certo, sempre.
- Configure e Esqueça: Anexe PDFs a e-mails e envie-os instantaneamente após a submissão do formulário. É o seu fluxo de trabalho, agora em piloto automático.
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O Seu Novo Assistente: O Addon PDF
A magia por trás desta operação é o nosso addon PDF.
Esta ferramenta poderosa, disponível no nosso plano WPForms Pro e superior, é a sua máquina pessoal de geração de documentos. Pega nos dados brutos de entrada do formulário e transforma-os num PDF polido e profissional pronto para qualquer situação:
- Contratos de clientes e propostas de projetos
- Faturas detalhadas e recibos de pagamento
- Recibos de doação personalizados e acordos de voluntariado
- Certificados de conclusão ou bilhetes para eventos
Quer construir o seu próprio robô de papelada? Vamos mergulhar.
Passo 1: Prepare o Addon
No seu painel WordPress, navegue para WPForms » Addons. Encontre o Addon PDF, clique em Instalar Addon, e depois certifique-se de que está Ativado.
Passo 2: Inicie um Novo Formulário PDF
Vá ao formulário que pretende usar. Dentro do construtor de formulários, clique em Definições » PDF, depois clique no botão Adicionar Novo PDF.
Em seguida, dê um nome memorável ao seu novo PDF.
Passo 3: Escolha um Modelo (Não Comece do Zero)
Temos o addon abastecido com modelos para documentos Financeiros, Documentos formais, Certificados, e mais.
Escolha um que se assemelhe ao que precisa e poderá personalizá-lo a partir daí.
Passo 4: Coloque os Seus Dados a Trabalhar com Etiquetas Inteligentes
As Smart Tags são a forma de extrair dados diretamente do envio do formulário e colocá-los perfeitamente no seu PDF.
Clique num local do seu modelo onde pretende adicionar informações do utilizador, clique no pequeno ícone Smart Tag e escolha o campo correspondente do seu formulário.
- Para um acordo com o cliente, pode extrair o nome do utilizador e os serviços selecionados diretamente para o corpo do seu modelo legal.
- Para criar uma fatura, pode mapear o total de pagamentos e as seleções de produtos do seu formulário para os itens da linha.
- Para um recibo de doação instantâneo, pode mapear o campo “Valor da Doação” para criar um recibo personalizado e dedutível em impostos.
Passo 5: Faça-o Ter Bom Aspeto
No separador Aparência, pode dar asas à sua criatividade. Carregue o seu logótipo, escolha entre mais de 40 Temas de cores e selecione os seus tipos de letra.
Isto garante que os seus documentos automatizados não só funcionam na perfeição, como também têm um aspeto fantástico.
Alguns modelos também incluem elementos opcionais, como um distintivo, um bloco de assinatura ou um campo de data. Para contratos e faturas, uma assinatura seria fantástica.
Passo 6: Coloque-o em Piloto Automático
Para completar a automação, diga ao PDF para onde ir. Nas definições do PDF, utilize o menu suspenso Notificações para anexar o seu novo e brilhante PDF ao e-mail de confirmação.
Agora, quando alguém clica em “enviar”, o seu documento perfeitamente elaborado é gerado instantaneamente e enviado.
Onde Encontrar os Seus Documentos Gerados
Se alguma vez precisar de aceder a um documento, basta ir a WPForms » Entradas. Todos os seus PDFs são guardados lá com o respetivo envio, prontos para si a qualquer momento.
Basta clicar em Ver no formulário para o qual gostaria de ver o PDF.
Na página encontrará uma ligação para descarregar o PDF que foi criado para esse envio na secção PDF.
Sobre essas Faturas…
Toda esta conversa sobre faturação profissional é um bom lembrete para manter os seus próprios registos em ordem. Para os seus próprios registos, provavelmente precisará de uma fatura para a sua compra do WPForms.
Não se preocupe, nós tratamos disso. Esta é uma funcionalidade separada gerida na sua conta WPForms, não no seu website.
- Addon PDF: Para criar documentos para os seus utilizadores (clientes, doadores, consumidores, etc.).
- Área da Conta: Para obter uma fatura para a sua própria contabilidade.
Basta iniciar sessão na sua conta WPForms, clicar no separador Faturação e poderá gerar uma fatura para qualquer compra.
Temos um guia completo sobre o assunto aqui: Como Criar uma Fatura no WPForms.
Agora, vá em frente e automatize!
Agora detém o poder de eliminar uma das partes mais tediosas do seu trabalho. Vá em frente, recupere o seu tempo e elimine o pânico de encontrar um erro depois de ser tarde demais.
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FAQ
O que preciso para começar a gerar automaticamente documentos como contratos e faturas no WPForms?
Para utilizar esta funcionalidade, necessitará de uma licença WPForms Pro (ou superior) e de ter o complemento PDF instalado e ativado no seu site WordPress. É tudo o que é necessário para começar a construir o seu fluxo de trabalho.
Como é que a informação do formulário entra automaticamente no PDF?
O processo utiliza uma funcionalidade chamada Smart Tags. No editor de PDF, basta mapear os campos do seu formulário (como Nome, Email ou Valor do Pagamento) para os locais correspondentes no seu modelo de documento. O WPForms recolhe automaticamente os dados enviados pelo utilizador para o PDF final.
Que tipos de documentos posso criar com esta funcionalidade?
Embora contratos e faturas sejam utilizações populares, pode criar quase qualquer tipo de documento. O sistema é suficientemente flexível para recibos de doação personalizados, bilhetes para eventos, certificados de conclusão, acordos de serviço assinados e muito mais.
Posso personalizar o PDF para corresponder à minha marca?
Sim! O complemento PDF dá-lhe controlo total sobre a aparência. Pode carregar o seu próprio logótipo, escolher entre dezenas de temas de cores e personalizar tipos de letra para garantir que cada documento corresponde perfeitamente ao estilo da sua marca.
Em seguida, Simplifique o Onboarding dos Seus Clientes
Automatizar os seus contratos e faturas é uma grande vitória para o seu fluxo de trabalho, mas é apenas uma parte da criação de uma experiência de cliente verdadeiramente perfeita. Afinal, um formulário de entrada desajeitado ou e-mails intermináveis de ida e volta ainda podem criar frustração antes que o trabalho real comece.
Agora que otimizou a sua papelada, vamos corrigir o resto da jornada. Deixe-nos mostrar-lhe como simplificar todo o seu processo de onboarding de clientes usando o WPForms.
Pronto para construir o seu formulário? Comece hoje com o plugin construtor de formulários WordPress mais fácil. O WPForms Pro inclui muitos modelos gratuitos e oferece uma garantia de devolução do dinheiro em 14 dias.
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