Come creare un modulo di richiesta di viaggio in WordPress

Q: Cosa dovrebbe essere incluso in un modulo di richiesta di viaggio?

At a minimum, include the employee's name and department, their manager or approver, the reason for travel, the departure and destination cities, the travel dates, the arrangements needed like flights or a hotel, and the estimated cost. Adding a file upload field for supporting documents, such as a conference invite or receipts, is a helpful extra.

Q: Qual è la differenza tra un modulo di richiesta di viaggio e un modulo di autorizzazione di viaggio?

They're often used to mean the same thing. A travel request form is usually the initial ask from the employee, while a travel authorization form is the approved version that confirms the trip and its budget have the green light. In practice, one form with an approval step can cover both.

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Qualcuno ti invia un'email riguardo a un viaggio, tu rispondi chiedendo le date, loro rispondono senza budget e, dopo alcuni messaggi, non riesci ancora ad approvare nulla.

Un modulo di richiesta di viaggio risolve questo problema raccogliendo tutto in anticipo, come i dettagli del viaggio, il motivo del viaggio e i documenti di supporto in un unico posto, quindi instradandolo alla persona giusta per l'approvazione.

In questa guida, ti illustrerò come crearne uno in WordPress in pochi minuti con un modello gratuito e zero codice.

Ti mostrerò anche come inviare richieste al responsabile giusto e tenere traccia delle approvazioni una volta che iniziano ad arrivare.

Crea ora il tuo modulo di richiesta di viaggio

Cos'è un modulo di richiesta di viaggio?

Un modulo di richiesta di viaggio è un modulo online che i dipendenti utilizzano per richiedere l'approvazione di un viaggio di lavoro prima di prenotare qualsiasi cosa.

Raccoglie i dettagli del viaggiatore, le date del viaggio, la destinazione, lo scopo e i costi stimati in modo che un responsabile o il team finanziario possa rivedere e approvare la richiesta in un unico passaggio.

Invece di email sparse e notifiche chat, ottieni un registro coerente per ogni viaggio, il che rende più facile approvare le spese e rimanere aggiornato sul tuo budget di viaggio.

Un buon modulo di richiesta di viaggio (a volte chiamato modulo di requisizione di viaggio o modulo di autorizzazione di viaggio) di solito raccoglie dettagli come:

Nome e reparto del dipendente
Nome del responsabile o approvatore
Motivo del viaggio
Città di partenza e destinazione
Date di partenza e ritorno
Disposizioni di viaggio necessarie, come voli, un hotel o un'auto a noleggio
Costo stimato
Documenti di supporto, come un invito a una conferenza o un certificato medico

Vorrai un generatore di moduli che ti permetta di aggiungere o rimuovere campi facilmente, in modo da poter adattare il modulo a come la tua azienda gestisce effettivamente i viaggi.

Come creare un modulo online di richiesta di viaggio

Ora passiamo alla parte divertente e creiamo effettivamente il modulo. Utilizzerò il modello di modulo di richiesta di viaggio di WPForms, quindi la maggior parte della configurazione è già fatta per te prima ancora di iniziare.

Passaggio 1: Installa il plugin WPForms
Passaggio 2: Apri il modello di modulo di richiesta di viaggio
Passaggio 3: Aggiungi o personalizza i campi
Passaggio 4: Configura le impostazioni del tuo modulo
Passaggio 5: Imposta le notifiche
Passaggio 6: Configura le tue conferme
Passaggio 7: Pubblica il tuo modulo di richiesta di viaggio
Automatizza il tuo flusso di approvazione dei viaggi

Passaggio 1: Installa il plugin WPForms

Il modo più semplice per creare un modulo di richiesta di viaggio in WordPress è con WPForms. È il plugin per la creazione di moduli più adatto ai principianti e viene fornito con oltre 2.100 modelli di moduli WordPress, incluso un modello di modulo di richiesta di viaggio pronto all'uso che puoi personalizzare in pochi minuti.

Ciò che mi piace di più di WPForms per un modulo come questo è quanto gestisce da solo. Ottieni l'editing drag-and-drop, l'upload di file per i documenti e notifiche intelligenti che inviano ogni richiesta alla persona giusta.

Per questo tutorial, consiglio WPForms Pro, poiché sblocca gli extra che rendono le richieste di viaggio veramente utili, come il tracciamento di Google Sheets, le firme digitali per le approvazioni e Salva e Riprendi per moduli più lunghi.

Per iniziare, procedi all'acquisto della licenza WPForms Pro. Quindi installa WPForms sul tuo sito. Se hai bisogno di aiuto, segui questa guida passo passo su come installare un plugin in WordPress.

Aggiorna subito a WPForms Pro!

Passaggio 2: Apri il modello di modulo di richiesta di viaggio

Con WPForms installato, sei pronto per creare il tuo modulo. Questo primo passaggio è dove carichi il modello di richiesta di viaggio in modo da non partire da una pagina vuota.

Per iniziare, vai su WPForms » Aggiungi nuovo dalla tua bacheca di WordPress e dai un nome al tuo modulo. Scorri quindi fino alla sezione Seleziona un modello e digita “richiesta di viaggio” nella barra di ricerca.

Selezione del modello di modulo di richiesta di viaggio

Una volta caricato il modello di modulo predefinito per le richieste di viaggio, la maggior parte del lavoro è già fatta per te. Vedrai i campi per quanto segue:

Nome del Dipendente
Email
ID dipendente
Manager / Supervisore
Motivo del viaggio
Viaggio organizzato (Volo, Hotel, Auto a noleggio e Altro)
Città di partenza
Città di arrivo
Data di partenza
Data di ritorno
Informazioni aggiuntive

Personalizzazione del modello di modulo di richiesta di viaggio

Se non sei sicuro di quali campi ti servono effettivamente, puoi descrivere il tuo modulo a WPForms AI in linguaggio semplice e lasciarlo creare per te, quindi apportare modifiche.

Vuoi vedere prima il risultato finale? La nostra demo live del modulo di richiesta di viaggio mostra esattamente cosa compileranno i tuoi visitatori.

Passaggio 3: Aggiungi o personalizza i campi

Il modello copre le basi, ma ogni azienda gestisce i viaggi in modo leggermente diverso. Quindi, aggiungi, rimuovi o riorganizza i campi finché il modulo non corrisponde al tuo processo.

Per aggiungere un campo, trascinalo dal pannello di sinistra sul tuo modulo a destra. Per modificare un campo, fai clic su di esso e cambia la sua etichetta, le opzioni o le impostazioni. Puoi anche trascinare qualsiasi campo su o giù per riordinarlo.

Supponiamo che tu voglia che i viaggiatori alleghino un documento, come un invito a una conferenza o una ricevuta. Puoi aggiungere un campo Caricamento file trascinandolo dalla sezione Campi avanzati sul tuo modulo, in questo modo:

Aggiunta di un campo di caricamento file a un modulo di richiesta di viaggio

Se il tuo team è spesso in viaggio, anche il più recente campo Fotocamera è utile, poiché consente alle persone di scattare una foto di una ricevuta o di un documento direttamente dal proprio telefono. Quando il tuo modulo ha l'aspetto desiderato, fai clic su Salva.

Suggerimento Pro

Non tutte le aziende necessitano degli stessi campi, quindi inizierei tagliando tutto ciò che non utilizzerai, come l'ID dipendente se sei un piccolo team. Mantenere il modulo breve è il modo più semplice per far sì che più persone lo completino.

Passaggio 4: Configura le impostazioni del tuo modulo

Queste impostazioni controllano l'aspetto e il comportamento del tuo modulo. Per iniziare, vai su Impostazioni » Generali.

Accesso alle impostazioni generali di un modulo

Qui puoi configurare quanto segue:

Nome modulo: Cambia il nome del tuo modulo qui se lo desideri.
Descrizione modulo: Dai una descrizione al tuo modulo.
Tag: Organizza i tuoi moduli WordPress con i tag.
Testo del pulsante di invio: Personalizza il testo sul pulsante di invio.
Testo di elaborazione del pulsante di invio: Modifica il testo che viene visualizzato mentre il tuo modulo viene inviato.

Nella sezione Avanzate, puoi anche:

Aggiungi classi CSS: Stile il tuo modulo o pulsante di invio con CSS.
Abilita precompilazione tramite URL: Compila automaticamente alcuni campi nel tuo modulo utilizzando un URL personalizzato.
Abilita invio modulo AJAX: Attiva le impostazioni AJAX in modo che il modulo venga inviato senza ricaricare la pagina.
Disabilita archiviazione delle informazioni delle voci in WordPress: Puoi interrompere l'archiviazione delle informazioni delle voci e dei dettagli dell'utente, come indirizzi IP e user agent, per aiutare a conformarsi al GDPR. Le nostre istruzioni passo passo su come aggiungere un campo di accordo GDPR ti guideranno.

Dopo aver terminato con le impostazioni generali, passa alle impostazioni di Protezione antispam e Sicurezza.

Abilita la protezione antispam moderna di WPForms.

Abilita protezione antispam moderna: Ferma lo spam dei moduli di contatto con la protezione antispam moderna di WPForms.
Abilita protezione antispam Akismet: Se utilizzi il plugin Akismet, puoi collegarlo al tuo modulo.
Abilita filtro paese: Blocca le richieste provenienti da determinati paesi.
Abilita filtro parole chiave: Impedisci l'invio di moduli che includono parole o frasi specifiche.

Puoi anche impostare il tuo CAPTCHA preferito per una protezione aggiuntiva. Quando sei soddisfatto di queste impostazioni, fai clic su Salva.

Passaggio 5: Imposta le notifiche

Le notifiche sono il modo in cui ti assicuri che una richiesta di viaggio raggiunga effettivamente la persona giusta. Ogni volta che qualcuno invia il modulo, WPForms può inviare un'e-mail a chiunque debba vederla.

Accesso alle impostazioni di notifica di un modulo

A meno che tu non la disattivi, riceverai una notifica ogni volta che qualcuno invia il modulo. Questo ti copre, ma il vero valore per un modulo di richiesta di viaggio è l'invio di più notifiche contemporaneamente.

Per un modulo di richiesta di viaggio, imposterei alcune e-mail separate in modo che tutti rimangano informati. Invia una a te stesso o all'amministratore dell'ufficio, una al manager del viaggiatore in modo che possa approvare il viaggio e una alle risorse umane o alla finanza in modo che possano iniziare a pianificare il budget.

Se usi Smart Tag, puoi persino inviare una conferma al dipendente che ha compilato il modulo, facendogli sapere che la sua richiesta è arrivata e cosa succederà dopo.

Puoi anche aggiungere i dettagli del tuo processo di approvazione e rimborso del viaggio direttamente nell'e-mail di notifica, in modo che nessuno debba chiedere come funziona.

Per assistenza nell'impostazione delle basi, puoi consultare la nostra documentazione su come impostare le notifiche del modulo in WordPress.
Per inviare tali e-mail separate a persone diverse, segui il nostro tutorial passo passo su come inviare notifiche multiple del modulo in WordPress.
E se vuoi che le tue e-mail corrispondano al marchio della tua azienda, ecco come fare per aggiungere un'intestazione personalizzata al tuo modello di e-mail.

Una notifica email con un'immagine di intestazione personalizzata

Un'intestazione personalizzata è un piccolo tocco, ma rende l'intero processo di richiesta più ufficiale per il tuo team.

Passaggio 6: Configura le tue conferme

Ora impostiamo la tua conferma, che è il messaggio che le persone vedono subito dopo aver inviato il modulo. È la tua occasione per dire loro cosa succederà dopo e stabilire le aspettative riguardo all'approvazione.

WPForms ti offre tre tipi di conferma:

Messaggio: Quando qualcuno invia il modulo, appare un semplice messaggio che lo informa che la sua richiesta è stata ricevuta ed è in fase di elaborazione.
Mostra pagina: Questo porta la persona a una pagina specifica del tuo sito, come una pagina di ringraziamento. Per assistenza, consulta il nostro tutorial su come reindirizzare i clienti a una pagina di ringraziamento.
Vai a URL (Reindirizzamento): Usalo quando vuoi inviare le persone a un sito web diverso.

Per un modulo di richiesta di viaggio, una conferma Messaggio funziona bene. Puoi usarla per stabilire le aspettative, ad esempio informando le persone che ci vogliono tre giorni lavorativi per ricevere notizie sulle approvazioni.

Per impostarla, fai clic sulla scheda Conferme nell'Editor del modulo sotto Impostazioni. Quindi seleziona il tipo di conferma desiderato.

Per questo esempio, scelgo Messaggio e scrivo qualcosa come "Grazie per aver inviato la tua richiesta di viaggio! Ti faremo sapere se è approvata o negata entro tre giorni lavorativi."

Personalizzazione del messaggio di conferma del modulo di richiesta di viaggio

Una volta personalizzato il messaggio a tuo piacimento, fai clic su Salva. Se desideri maggiori dettagli, ecco la nostra guida completa su come impostare una conferma del modulo in WPForms.

Passaggio 7: Pubblica il tuo modulo di richiesta di viaggio

Il tuo modulo di richiesta di viaggio è pronto, quindi non resta che inserirlo sul tuo sito web. WPForms semplifica la pubblicazione con il suo strumento di incorporamento integrato. Inizia facendo clic sul pulsante Incorpora nella parte superiore del generatore di moduli.

Quando si apre la finestra Incorpora in una pagina, fai clic su Crea nuova pagina.

Successivamente, WPForms ti chiederà di nominare la pagina. Digita un titolo e fai clic su Iniziamo!

WPForms aprirà una nuova pagina con il tuo modulo di richiesta di viaggio già inserito. Fai clic su Pubblica (o Aggiorna) in alto per renderla attiva.

Pubblicazione del modulo di richiesta di viaggio

Con questo pubblicato, i tuoi dipendenti possono ora inviare richieste di viaggio direttamente dal tuo sito web, e ognuna arriva automaticamente nella casella di posta corretta.

Automatizza il tuo flusso di approvazione dei viaggi

Un modulo di base è sufficiente per raccogliere le richieste, ma il vero risparmio di tempo è ciò che accade dopo che qualcuno preme invia. Con alcune funzionalità Pro, puoi trasformare il tuo modulo di richiesta di viaggio in un vero e proprio flusso di approvazione.

Il più grande risparmio di tempo è inviare automaticamente ogni richiesta a un foglio di calcolo. Il componente aggiuntivo Fogli Google aggiunge ogni nuova sottomissione a un Foglio Google, in modo che tu e il tuo team finanziario manteniate un registro aggiornato di ogni viaggio.

Se le tue approvazioni richiedono una firma formale, puoi raccogliere una firma digitale direttamente sul modulo, in modo che un manager possa approvare un viaggio da qualsiasi dispositivo senza stampare nulla.

Puoi anche rivedere le richieste senza lasciare WordPress. Ogni sottomissione viene salvata in WPForms » Voci, dove puoi cercare, contrassegnare con una stella e contrassegnare le richieste come gestite.

Aggiungi la logica condizionale in cima e il modulo può instradarsi da solo, inviando i viaggi internazionali a un approvatore e quelli locali a un altro.

Questi extra sono facoltativi, ma insieme trasformano un semplice modulo in un sistema su cui tutto il tuo team può fare affidamento.

Domande frequenti sui moduli di richiesta di viaggio

I moduli di richiesta di viaggio sono molto comuni per i team HR e i proprietari di piccole imprese. Ecco le risposte ad alcune delle domande più frequenti sulla creazione di un modulo di richiesta di viaggio, un modulo di requisizione di viaggio o un modulo di autorizzazione di viaggio in WordPress.